办公文秘办公文秘培训讲义精品

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1、第一课(windows)一、鼠标的使用鼠标分为左右键,左键用来执行命令,单击左键可以选定一个项目,双击左键可以打开一个项目;右键用来调命令,指向不同项目单击右键将弹出与该项目有关的命令。二、如何进入资源管理器指向我的电脑单击右键点击资源管理器点开始程序附件资源管理器三、如何选定单击左键可以选定一个项目(文件、文件夹)按住CTRL再单击左键,可以选定多个不相邻的文件按住上档键(SHIFT)可以选定多个相邻的文件。CTRL+A全选四、如何打开文件选定文件双击左键选定文件单击右键打开选定文件 按回车五、如何删除文件选定文件点工具栏上的删除()选定文件单击右键点删除选定文件按Delete键六、如何创建

2、文件夹选定要建文件夹的位置(如:桌面、我的文档)点文件菜单新建文件夹七、文件夹或文件重命名选定文件夹或文件单击右键重命名输入新名称八、移动文件选定文件编辑剪切选定目标文件夹编辑粘贴选定文件击右键剪切选定目标文件夹击右键粘贴选定文件按快捷键CTRL+X 选定目标文件夹CTRL+V九、复制文件选定文件编辑复制选定目标文件夹编辑粘贴选定文件击右键复制选定目标文件夹击右键点粘贴选定文件按快捷键CTRL+C 选定目标文件夹CTRL+V十、回收站(即是垃圾桶)还原文件:选定文件单击右键还原清空回收站:指向回收站击右键点清空回收站十一、画图、计算器点开始程序附件画图或计算器第二课(常识课)一、桌面背景1、在

3、桌面空白处单击右键属性背景选择所需背景或点浏览找到图片所在的文件夹选定图片文件打开确定二、显示时钟开始设置任务栏和开始菜单显示时钟确定三、修改日期时间双击我的电脑双击控制面板双击日期时间随意修改确定/或直接双击右下角的时间。四、如何显示输入法指示器双击我的电脑 双击控制面板 双击键盘 输入法区域设置 启动任务栏上的指示器 确定五、添加五笔:同上,点添加找到五笔确定。小键盘不见的时候,单击五笔旁的那支笔点显示输入状态六、修改鼠标指针双击我的电脑双击控制面板双击鼠标指针浏览选择所需的指针打开确定七、添加打印机双击我的电脑双击控制面板双击打印机双击添加打印机根据向导去完成八、搜索文件点工具栏上的搜索

4、输入文件名选择搜索范围立即搜索九、查看文件夹或文件的大小指向文件或文件夹单击右键属性B=字节 KB=千字节 MB=兆 GB=千兆 1个英文字母=1B1个汉字=2B 1KB=1024B 1MB=1024KB 1GB=1024MB十、移动磁盘的使用 优盘的插入:将优盘的插入到机箱前面和后面的USB接口中。 复制文件到优盘:选定要复制的文件右击键复制选定优盘右击键粘贴。 关闭优盘:双击右下角的优盘图标拔下或弹出硬件停止关闭。十一:播放多媒体:(简单地说多媒体就是将图像、动画、声音和视频技术融为一体的术语)1、必须具备有媒体播放器;如:千千静听(播放CD、MP3、VCD伴音、只听到音乐);暴风影音(可

5、以播放VCD、DVD、可以看到视频)。第三课(Word基础)一、如何打开word双击word图标单击右键点打开选定word图标按回车二、如何退出word点右上角的图标在任务栏上单击右键点关闭按Alt+F4按住shift 点文件菜单里的全部关闭可以关闭所有文档三、如何创建word桌面快捷方式点开始程序 word 单击右键发送到桌面快捷方式四、Word窗口基本结构五、如何找出隐藏的工具指向工具栏或菜单栏任何一个地方单击右键点取隐藏的工具。(常用、格式、表格和边框、绘图)点视图菜单工具栏(如果标尺不见了也可在视图里找)六、新建空白文档(Ctrl+N)1、点工具栏上的新建空白文档按钮2、点文件新建空白

6、文档确定七、打开(Ctrl+O) 点常用工具栏上的打开或文件菜单里的打开.八、保存(Ctrl+S)点常用工具栏上的保存或文件菜单里的保存输入文件名选保存位置点保存九、密码保存:点工具栏上的保存输入文件名选保存位置点工具常规选项输入密码确定保存十、撤消或更改密码:打开原文件文件另存为工具常规选项删除/输入新密码保存十一、自选图形:1、插入图形:选择所需图形,指针变成十字架时,按左键拖动。2、图形大小:指针放在小正方形上,出现两边箭头时,按左键拖。3、移动图形;指向图形按左键拖或按移动键 ;按住ctrl时可以慢移。4、快速复制图形:按住ctrl,指向图形按左键拖动。5、删除图形;选定图形按dele

7、te键或点剪切;也可以点编辑菜单里的清除。6、给图形添加文字:指向图形单击右键,点添加文字。7、自由旋转:选定图形点工具上的自由旋转指针放在小圆上按左键旋转。8、组合图形:按上档键,选定要组合的对象绘图组合9、取消组合:选定图形绘图取消组合第四课(常规排版)一、如何选定1、把光标放在文本的前面,按左键拖动。2、按shift+ 方向键()3、指针放在行的左端指针向右时单击左键,可以选定一行4、ctrl+A全选5、双击可以选定一个词;三击可以选定整段。二、文本的移动、复制。(剪切、复制、粘贴) 选定要剪切或复制的内容点工具栏的剪切或复制把光标放到要粘贴的位置点粘贴三、查找与替换 把光标放在文本的前

8、面编辑查找输入查找内容点查找下一处或点替换输入替换内容点替换或全部替换四、插入符号:1、在小键盘上单击右键选择符号类型点击所需符号(不要时对小键盘单击左键。)2、点插入菜单里的符号选择所需的符号点插入Shift+减号键=破折号 Shift+6=省略号 在英文字符时按Shift+减号键=下划线,也可以点工具栏上的下划线(U) 按空格键(如果空格键按不出来,可以点工具选项兼容性为尾部空格添加下划线确定)五、中文简繁转换:选定转换的文字工具语言中文简繁转换选转换方向确定六、字体格式: 1、选定字体然后在格式工具栏上进行编辑。 2、选定字体点格式菜单里的字体随意设置确定快捷键:ctrl+“” 字体变大

9、 ctrl+“” 字体变小七、上标和下标(32=9 H2O)按ctrl+“+”=下标; ctrl+shift+”+”=上标八、段落格式:ctrl+T(按两次) 首行缩进两个字: ctrl+Shift+“T”减少缩进行距: ctrl+“1”=一倍 ctrl+“2”=两倍 ctrl+“5”=1.5倍九、项目符号和编号格式项目符号和编号选择编号或自定义选择编号的样式调整字体和编号位置确定十、改页面方向文件页面设置纸型选择方向确定第五课(特殊排版、页眉页脚的设置)一、文字加边框选定文字格式边框和底纹边框选择线型、颜色、宽度应用范围确定二、文字加底纹选定文字格式边框和底纹底纹选择颜色应用范围确定三、页面

10、边框:格式边框和底纹页面边框选择线型/艺术型边框确定四、分栏选定要分栏的段落格式分栏选择栏数确定(要栏长相等的时候,把光标放在文本的结尾点插入分隔符连续确定)五、首字下沉点格式首字下沉下沉选择字体下沉行数距正文的距离确定六、文字方向: 格式文字方向选择方向确定七、插入剪贴画1、点绘图工具栏中的插入剪贴画选择类型选择所需 的图片单击右键插入2、选定图片单击右键设置图片格式点版式选择环绕方式八、插入艺术字点绘图栏上的插入艺术字,选择一种样式确定输入内容选择字体确定。九、页眉和页脚的设置视图页眉和页脚随意设置页眉点在页眉和页脚间切换设置页脚(如果要排序,点插入页码,要改变数字格式点设置页码格式) 关

11、闭十、插入公式、组织结构图:点插入对象公式3.0或组织结构图第六课(表格)一、如何创建表格1、点工具栏上的插入表格或点菜单栏上的插入表格输入列数与行数确定2、点常用工具栏中的插入表格按左键拖动所需的行与列二、如何移动表格1、把光标放在第一个单元格,按回车2、指向左上角十字箭头按左键拖动三、调整表格把指针放在右下角的小正方形上,出现两边箭头按左键拖动四、如何选定A、表格:单击左上角的十字箭头或点表格选定表格B、行:指针放在行的左边,指向右时,单击左键C、列:指针放在列的顶端,出现黑色箭头时,单击左键D、单元格:指针放在单元格的左下角,出现黑色箭头时,单击左键五、如何插入行或列1、选定行或列点表格

12、菜单里的插入行或列2、选定行或列单击右键点插入行或列六、在某行后插入行把光标放在该行的最右端按回车七、如何删除行、列、表格选定要删除的对象点剪切或表格菜单里的删除八、调整行高指针放在行的下框线上,出现上下箭头时,按左键拖动,按Alt可慢移九、固定行高选定要固定的行表格表格属性行点指定行高然后设置行高确定十、调整列宽指针放在列的右框线上,出现左右键头时,按住左键拖动,按Alt可慢移十一、固定列宽选定固定的列表格表格属性点列点指定宽度然后设置宽度确定十二、平均分布行或列选定要平均分布的行或列点工具栏的平均分布行或列十三、合并单元格:选定要合并的单元格点工具栏上的合并单元格十四、拆分单元格把光标放在

13、要拆分的单元格点工具栏上的拆分单元格输入行数、列数确定十五、把单元格边距变为“0”点表格表格属性选项把左右边距变为0 确定十六、绘制斜线表头先调宽做表头的单元格表格绘制斜线表头选择表头样式输入表头内容确定十七、单元格的对齐方式选定内容单击右键单元格的对齐方式或在表格工具栏上选择第七课(样式、邮件合并的使用)一、如何创建新样式格式样式点新建输入样式名称点格式随意设置字体与段落的格式 确定关闭二、向导的应用点文件新建其它文档选择所需的向导点确定然后根据提示去完成三、页面设置文件页面设置页边距设置上下左右的页边距纸型确认纸张的大小和页面的方向确定四、打印文件打印确认页面范围打印份数确定五、邮件合并1、邮件合并的两个条件。A、主文档:即邮件中那些固定不变的文字、表格图片、公式等组成的文档。B、数据源:即邮件中那些发生变化的数据的表格文档。2、邮件合并。A、创建主文档。单击常用工具栏中的新建空的文档。在此空的文档中录入主文档内容邮件中那些固定不变的文字、表格、图片、公式等。再点工具邮件合并创建选择一种邮件类型(套用信函) 活动窗口。B、建立数据源:单击数据源框下的获取数据建立数据源。修改域名:删除不必要的域名以及添加没有的域名 确定。保存数据源(选择保存的位置,输入文件名 保存)

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