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1、 永嘉县食品总公司 程序文件（A/0版）编制： 审核： 批准： 档案号：YJX/BG01-M1 使用者：实施日期：2012/01/5 制定日期：2012/01/5 永嘉县食品总公司程序文件一、文件控制程序序号 HJP-01共3页 第1页第0次换页1 目的 对食品安全管理体系所要求文件进行控制，确保文件控制要执行如下事宜：1.1文件在发布前要得到批准，以确保文件的充分性和适宜性。1.2对文件进行评审、必要时加以更新并再次批准。1.3确保文件的更新和现行修订状态得到识别。1.4在使用现场确保能获得相应文件的有效版本。1.5确保文件字迹清晰、易于标识和检索。1.6确保外来文件的识别、获取并控制其分发
2、。1.7防止作废文件的非预期使用，若因任何原因而保留作废文件时，对这些文件进行适当的标识。2 适用范围2.1食品安全管理体系文件制定、审批、发放、管理、更新和处置活动的控制。2.2法律法规、外来技术文件的识别、获取和控制。3 职责3.1办公室作为实施文件控制程序的主要责任部门，负责如下事宜：3.1.1制定文件编号、标识规则。3.1.2食品安全管理规范、程序文件的编写和控制。3.1.3法律法规的识别、获取和控制。3.1.4公司食品安全管理规范、外来文件的备案。3.2进入公司质量管理体系的各部门作为实施文件控制程序的相关责任部门负责。3.2.1参与食品安全管理规范、程序文件的编写。3.2.2本部门
3、食品安全管理规范文件的制定和控制。3.2.3归本部门使用的文件的保管。4 工作程序4.1文件的批准与发布4.1.1文件在发布前由授权人员对其适用性、完整性进行审批。4.1.1.1食品安全管理规范（前提方案和HACCP计划）由办公室组织编写，HACCP小组审核，总经理批准。4.1.1.2程序文件由办公室组织编写，HACCP小组批准。4.1.1.3其他食品安全管理体系文件由各部门自行制定，部门负责人批准。4.1.1.4法律法规的有效性由食品安全小组负责审查。4.1.1.5外来技术文件的有效性由质检科负责审查。4.1.1.6所有文件都必须按照文件编号、标识规则的规定进行标识，并做到文字清晰、签署完整
4、。4.2文件的控制4.2.1办公室负责制定公司的文件编号、标识规则，编写公司受控文件清单，详细说明这些文件的编号、名称、控制部门、发放范围、数量和版本号。发放范围要确保所有的使用现场和对食品安全管理体系有效运行至关重要的操作点都能得到相应文件的有效版本。4.2.2文件的控制部门按受控文件清单规定的发放范围发放文件。4.2.3文件的发放部门要做好发放记录，记录发放文件的编号、名称、数量、发放序号、接收部门及人员、发放时间、文件的版本号和回收情况。4.2.4文件的持有者负责文件的保管，不得复制、丢失，未经批准不得向公司外部泄露文件的内容。4.2.5作废或失效文件由控制部门及时从发放和使用场所撤出并
5、填写文件回收记录。4.2.6撤出的作废文件按照管理权限由控制部门统一销毁并填写文件销毁记录。作为资料需保留的作废文件和资料，由控制部门加盖“保留资料”印章后，妥善保管。4.3文件和资料的评审与更新4.3.1公司结合食品安全管理体系策划、产品实现策划、内部审核和管理评审对文件进行评审，需做出更新时，由控制部门实施。文件更新须按4.1条款规定的权限由相关人员重新批准。4.3.2获得批准的更新由文件控制部门统一实施，根据更新的次数、处数和范围实施标记、换页或换版。4.3.3标识更新由文件控制部门填写文件更改记录，记录文件更新的次数、页码、标记、日期和责任人。4.4外来文件的控制4.4.1适用法律法规
6、由办公室通过： 当地政府； 行政管理部门；新闻媒介；上级领导机关；等多种渠道识别和获取。4.4.2获取的法律法规由办公室及时在公司外来文件清单上进行登录、确定发放范围并进行发放。4.4.3外来技术文件由HACCP小组通过：标准制定部门；行业组织；顾客；其他相关方；市场。等多种渠道识别和获取。4.4.4获取的技术文件和资料通过办公室及时在外来文件清单上进行登录、由质检科确定发放范围并进行发放。4.5文件和资料的标识规则4.5.1所有文件都应当注明：文件名称、编号、批准人、发布时间或实施日期、发放序号和版本号。4.5.2法律法规只需注明名称和实施日期。4.5.3国家标准、行业标准只需注明名称、标准
7、编号和发布时间。4.5.4文件换版的修订状态通过封面的版本号进行标识。4.5.5文件换页更改的修订状态通过标题栏进行说明。4.5.6文件标记更改的修订状态通过标记和修改控制页进行说明。4.6文件和资料的编号规则如下： （1）食品安全管理体系前提方案：HJA-X-XX其中：HJ公司名称的汉语拼音缩写；A前提方案；X部门、XX流水号（下同）。（2）食品安全管理体系程序文件：HJP-XX其中：管理手册 M 程序文件 PHJ公司名称的汉语拼音缩写；B食品安全管理体系程序文件。（3）食品安全管理体系HACCP计划：HJC-X-XX其中：HJ公司名称的汉语拼音缩写；C食品安全管理体系HACCP计划。（4）
8、食品安全管理体系记录：HJ/D-X-XX其中：HJ公司名称的汉语拼音缩写；D食品安全管理体系记录。X部门，XX该部门表格或食品安全管理体系记录的序号。（5）各部门的序号规定如下：屠宰场： J办公室：B质检科：Z销售公司：X采购科：G5 文件和记录5.1受控文件清单5.2法律法规清单5.3文件发放/回收记录5.4文件销毁记录程序文件二、记录控制程序序号 HJP-02共1页 第1页第0次换页1 目的 规范食品安全管理体系记录的填写、标识、收集、归档、保管和处置，确保食品安全管理体系记录为产品符合规定要求和食品安全管理体系有效运行提供完整准确的证据。2 适用范围 公司食品安全管理体系记录格式设计、填
9、写、收集、保管和处置活动的控制。3 职责3.1办公室作为实施记录控制程序的主要责任部门，负责如下事宜：3.1.1编制公司食品安全管理体系记录明细表。3.1.2监督检查公司食品安全管理体系记录的管理工作。3.2进入公司食品安全管理体系的各部门作为实施记录控制程序的相关责任部门，负责如下事宜：3.2.1设计本部门食品安全管理体系记录的格式。3.2.2本部门食品安全管理体系记录的填写、标识、收集、归档和保管。4 工作程序4.1办公室根据证明产品符合规定要求、食品安全管理体系有效运行的需要，确定需要加以控制的食品安全管理体系记录，编制公司食品安全管理体系记录明细表。4.2食品安全管理体系记录明细表要说
10、明食品安全管理体系记录的编号、名称、保管部门、保存期限。4.3各部门按照完整、准确地反映食品安全管理活动过程和结果的要求设计本部门食品安全管理体系记录的格式。4.4所有从事管理、执行、验证和评审工作的人员都要按要求的格式、使用统一的标识和编号，正确填写食品安全管理体系记录。4.5食品安全管理体系记录必须用钢笔或圆珠笔填写，字迹清晰、签署完整。因笔误造成的更改，更改处要有更改人的签字。更改后的记录要能辨认出笔误部分的内容。4.6食品安全管理体系记录必须完整、准确、真实地反映食品安全活动的过程和结果。4.7食品安全管理体系记录填写完毕，由各部门指定专人收集、按照便于检索和查阅的方式分类、妥善保管。
11、4.8食品安全管理体系记录的保存期限要超过产品的食品安全责任期限和满足对食品安全活动进行追溯的需要。保管期内的记录必须存放于适宜的环境中，防止损坏、变质和丢失。4.9合同要求时，在商定期限内食品安全管理体系记录可提供给顾客或其他代表评价时查阅。4.10办公室每年结合内部审核对食品安全管理体系记录的填写、保管情况进行监督检查。4.11记录保存期限为三年。4.12超过保存期限的食品安全管理体系记录经质检科确认后由保管部门负责销毁。5 文件和记录5.1质量记录清单程序文件三、内部审核控制程序序号 HJP-3.0共1页 第1页第0次换页1 目的 验证食品安全管理体系是否符合策划安排、准则要求和公司所建
12、立的食品安全管理体系的要求，评价食品安全管理体系是否得到有效实施和更新。2 适用范围 是用于公司内部与食品安全相关的各个部门的内部审核活动。3 职责3.1办公室作为实施内部审核程序的主要责任部门，负责如下事宜：3.1.1内部审核活动的策划。3.1.2内部食品安全审核。3.1.3对纠正措施的实施过程进行监督，对其结果进行验证。3.1.4保管内部审核中形成的文件和记录。3.2进入公司食品安全管理体系的各部门作为实施内部审核程序的相关责任部门，负责如下事宜：3.2.1配合审核人员搞好内部审核。3.2.2对内部审核中发现的不符合项、观察项和不足制定和实施纠正措施。4 工作程序4.1审核计划4.1.1办
13、公室根据公司食品安全管理活动的实际情况、重要性和以往的审核结果，制定内部审核计划，计划要保证每个部门、食品安全管理体系每项基本要求每年至少接受一次审核。4.1.2内部审核计划要详细说明审核的目的、依据、范围、审核人员的分工及审核的具体时间安排。内部审核计划经管理者代表批准后提前一周发给被审核部门。4.1.3内部审核人员必须通过资格鉴定并与所审核的活动无直接责任。4.2审核过程4.2.1内部审核由审核组长主持首次会议，在重申审核计划安排及注意事项后进行审核。4.2.2审核人员通过询问、观察、查阅文件和记录，收集食品安全管理活动的客观证据。对审核中发现的不符合项、观察项和不足做好记录并提出报告。4
14、.2.3不符合项和观察项报告要详细说明不符合项、观察项的客观事实及判定所依据的标准或文件的具体条款。4.2.4审核结束，由审核组长主持末次会议，简要总结审核情况，宣布审核结果。4.3后续工作4.3.1不符合项、观察项报告要发放到责任部门。责任部门要认真分析原因、制定和实施纠正措施。4.3.2办公室负责在规定时限内对纠正措施的实施过程进行监督，对其效果进行验证，并将检查和验证的情况在符合项、观察项报告上进行记录。4.3.3办公室向管理者代表提交内部审核报告。报告除审核计划的有关内容和审核的大致情况外，还要详细说明审核中发现的突出问题，不符合项的分布情况和改进食品安全管理体系的建议，并附上所有不符合项、观察项报告。4.4内部审核结果要作为一项重要内容输入管理评审，由此引起的体系的改进由管理者代表负责实施。5 文件和记录5.1内部审核计划5.2内审检查表5.
