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1、中小型企业公司行政管理部职位 说明书1.行政经理 职位名称 行政经理 职位代码 所属部门行政部 职 系 职等职级 直属上级 薪金标准 填写日期 核 准 人 职位概要: 规划、指导、协调公司行政服务支持等各项工作,组织管理下属人员完成本职工作。 工作内容: %组织制定行政部工作发展规划、计划与预算方案; %组织制定行政管理规章制度及督促、检查制度的贯彻执行; %组织、协调公司年会、员工活动、市场类活动及各类会议,负责外联工作及办理公司所需各项证照; %起草及归档公司相关文件; %搜集、整理公司内部信息,及时组织编写公司大事记; %管理公司重要资质证件; %组织好来客接待和相关的外联工作; %主持
2、部门内部的建设工作,建设及维护内部网络; %协调公司内部行政人事等工作; %对控制成本的方法提出建议。 xx任职资格: 教育背景: 秘书、中文、公关、行政管理等相关专业本科以上学历。 培训经历: 受过管理学、战略管理、管理技能开发、公共关系、财务知识等方面的培训。 经 验: 5 年以上行政管理工作经验。 技能技巧: 熟练的中英文写作、口语、阅读能力; 优秀的外联与公关能力,具备解决突发事件的能力; 较强的分析、解决问题能力,思路清晰,考虑问题细致; 熟练使用办公软件、办公自动化设备。 态 度: 做事客观、严谨负责、踏实、敬业; 具有很强的人际沟通、协调、组织能力以及高度的团队精神,责任心强。
3、工作条件: 工作场所:办公室。 环境状况:舒适。 危 险 性:基本无危险,无职业病危险。 直接下属 间接下属 晋升方向 轮转岗位 2.行政助理 职位名称 行政助理 职位代码 所属部门行政部 职 系 职等职级 直属上级行政经理 薪金标准 填写日期 核 准 人 职位概要: 协助行政经理完成公司行政事务性工作及部门内部日常事务工作。 xx工作内容: %协助上级制定行政、总务及安全管理工作发展规划和计划; %协助审核、修订行政管理规章制度,进行日常行政工作的组织与管理; %协助高级管理人员进行财产、内务、安全管理,为其他部门提供及时有效的行政服务; %考核和指导行政部工作人员的工作并给予业务指导; %
4、协助承办公司相关法律事务; %参与公司经营事务的管理和执行工作; %会务安排。 任职资格: 教育背景: 行政管理或相关专业大专以上学历。 培训经历: 受过管理学、公共关系、文书写作、档案管理、财务会计基本知识等方面的培训。 经 验: 2 年以上行政管理工作经验。 技能技巧: 具有较强的时间管理能力; 优秀的外联和公关能力,具备解决突发事件能力; 良好的中英文写作、口语、阅读能力; 熟练使用办公软件; 熟练使用操作办公自动化设备。 态 度: 工作细致认真,谨慎细心,责任心强; 具有很强的人际沟通、协调能力,团队意识强。 工作条件: 工作场所:办公室。 环境状况:舒适。 危 险 性:基本无危险,无
5、职业病危险。 直接下属 间接下属 晋升方向 轮转岗位 3.行政主管 职位名称 行政主管 职位代码 所属部门行政部 职 系 职等职级 直属上级行政经理 薪金标准 填写日期 核 准 人 xx职位概要: 协助经理安排、落实行政服务支持工作。 工作内容: %组织办好会议接待、娱乐等各项活动; %协助制定、监督、执行公司行政规章制度; %组织公司办公费用的计划、办公用品的购买、管理和发放工作; %管理公司非技术资料、计算机磁盘、光盘等资料; %做好办公室人员考勤和处理各种假期; %管理公司的公共卫生、食堂就餐工作; %发放日常福利、节日福利; %购买、管理和维修公司固定资产; %完成直属上司交办的临时性
6、工作。 任职资格: 教育背景: 秘书、中文、公关、行政管理等相关专业本科以上学历。 培训经历: 受过管理学、管理技能开发、档案管理、会务组织、财务会计基本知识等方面的培训。 经 验: 3 年以上行政管理工作经验。 技能技巧: 较强的管理能力; 良好的中英文写作、口语、阅读能力; 熟练使用办公软件; 熟练使用操作办公自动化设备。 态 度: 做事客观、严谨负责、踏实、敬业; 工作细致认真,谨慎细心、责任心强; 具有很强的人际沟通协调能力,团队意识强。 工作条件: 工作场所:办公室。 环境状况:舒适。 危 险 性:基本无危险,无职业病危险。 直接下属 间接下属 晋升方向 轮转岗位 xx4.总经理秘书
7、 职位名称 总经理秘书 职位代码 所属部门行政部 职 系 职等职级 直属上级行政经理 薪金标准 填写日期 核 准 人 职位概要: 协助总经理完成日常事务性工作。 工作内容: %起草公司年度工作总结及总经理讲话稿; %起草公司股东会和董事会的会议材料; %作好公司重要会议的记录及会议纪要的整理; %起草、打印、登记和存档总经理签发文件; %协助行政部经理做好公司来宾的接待工作; %接听电话、妥当应答,如有必要,做好电话记录; %掌握总经理的日程安排,为总经理接见访客做好预约工作; %收发传真,并及时交给总经理处理; %完成总经理或行政经理交办的其他工作。 任职资格: 教育背景: 多种专业背景本科
8、以上学历。 培训经历: 受过管理学、管理技能开发、公共关系、财务管理、文书写作、档案管理方面的培训。 经 验: 2 年以上高级秘书工作经验。 技能技巧: 熟悉公司文档管理; 良好的中英文写作、口语、阅读能力; 熟练使用办公软件及办公自动化设备。 态 度: 良好的组织沟通协调能力; 工作细致认真,谨慎细心,条理性强; 责任心强,勇于承担挑战性的工作; 具有开拓精神和团队精神。 xx工作条件: 工作场所:办公室。 环境状况:舒适。 危 险 性:基本无危险,无职业病危险。 直接下属 间接下属 晋升方向 轮转岗位 5.秘书 职位名称 秘书 职位代码 所属部门行政部 职 系 职等职级 直属上级行政经理
9、薪金标准 填写日期 核 准 人 职位概要: 安排会谈、向电话询问者提供信息、收发日常邮件,进行文档管理,对其他行政和业务方面的工作提供行政支持。 工作内容: %接听电话,向电话询问者提供信息,记录留言,转接电话; %收发与回复日常邮件; %撰写会议通知、会议记要、日常信件和工作报告; %会谈、会务安排; %将信件及其他记录归档; %备份信件及其他文档; %安排商务旅行,做好预订工作; %接待访客; %采购、分发和控制办公用品; %分发钱款,进行简单的账务管理。 xx任职资格: 教育背景: 秘书、中文等相关专业大专以上学历。 培训经历: 受过文书写作、档案管理、财务会计基本知识等方面的培训。 经
10、 验: 1 年以上工作经验。 技能技巧: 熟练使用操作办公自动化设备,包括计算机、打印机、传真机、复印机等; 有良好的文字表达能力,有一定英语基础,具备较强的听说能力。 态 度: 认真负责,积极主动执行交办工作; 工作效率高,条理性强,有团队合作精神; 保密意识强。 工作条件: 工作场所:办公室。 环境状况:舒适。 危 险 性:基本无危险,无职业病危险。 直接下属 间接下属 晋升方向 轮转岗位 6.翻译 职位名称 翻译 职位代码 所属部门行政部 职 系 职等职级 直属上级行政经理 薪金标准 填写日期 核 准 人 职位概要: 做好语言文字之间的互译工作,外事活动的组织接待工作。 工作内容: %进
11、行外国语言与汉语之间的口译及其他语言之间的口译; %进行外国文字和中文之间的互译或其他文字之间的互译; %校订修改译文; %在大型国际会议中,利用电子视频系统听取讲演者的演讲,进行同声翻译; %对外事活动进行必要的组织管理工作; %接待国外来访者并担当翻译。 xx任职资格: 教育背景: 外国语言专业本科以上学历。 培训经历: 受过行业状况、行业术语、外事礼仪、公共关系、产品知识等方面的培训。 经 验: 2 年以上相关工作经验。 技能技巧: 熟悉行业术语,熟悉多国风俗禁忌; 能独立完成必要的口译、笔译任务; 能承担外事接待活动的组织、翻译任务; 良好的口头和书面表达能力; 熟练使用办公软件。 态
12、 度: 工作严谨认真,耐心细致; 善于交际,热情周到,责任心强; 具有团队精神,乐于接受挑战性的工作。 工作条件: 工作场所:办公室。 环境状况:舒适。 危 险 性:基本无危险,无职业病危险。 直接下属 间接下属 晋升方向 轮转岗位 7.档案员 职位名称 档案员 职位代码 所属部门行政部 职 系 职等职级 直属上级行政主管 薪金标准 填写日期 核 准 人 职位概要: 做好档案入库、分类、查阅手续、保管、销毁等相关工作。 xx工作内容: %严格执行档案资料保密制度; %严格档案入库制度,认真做好分类登记,对档案的分类应做到科学合理,便于查找; %档案借阅应按规定办理登记手续,认真检查到期归还的资
13、料是否完整无缺,发现问题及时报告和处理; %按有关规定对档案进行例行的保养、管理或销毁。 任职资格: 教育背景: 档案或相关专业大专以上学历。 培训经历: 受过档案管理、信息管理等方面的培训。 经 验: 6 个月以上相关工作经验。 技能技巧: 熟悉档案管理办法; 掌握计算机档案管理信息系统; 熟练使用办公软件。 态 度: 严谨、有责任心,有团队合作精神; 工作认真负责,细致认真; 保密性强。 工作条件: 工作场所:办公室。 环境状况:舒适。 危 险 性:基本无危险,无职业病危险。 直接下属 间接下属 晋升方向 轮转岗位 8.前台 职位名称 前台 职位代码 所属部门行政部 职 系 职等职级 直属
14、上级行政主管 薪金标准 填写日期 核 准 人 职位概要: 做好公司日常行政事务工作,保证公司信息通讯顺畅,提高公司运作效率。 xx工作内容: %转接总机电话,收发传真、信件和报刊; %接待来访客人,并通报相关部门; %管理办公用品,管理维修打印机、传真机、复印机等办公器材; %打印、复印文件和管理各种表格文件; %承办员工考勤和外出登记; %安排约会、会议室及差旅预定; %保管各种手续、手册; %更新和管理员工通讯地址和电话号码等联系方式; %协助组织公司活动。 任职资格: 教育背景: 秘书、中文等相关专业中专以上学历。 培训经历: 受过文书写作、档案管理、财会基本知识等方面的培训。 经 验: 1 年以上行政人事、文秘或相关工作经验。 技能技巧: 有良好的文字表达能力,有一定的英语基础; 熟练使用办公软件、办公自动化设备。 态 度: 工作细致认真,谨慎细心,热情,积极主动; 工作效率高,责任心强,具有团队精神; 保密意识强。 工作条件: 工作场所:办公室。 环境状况:舒适。