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1、总账日常处理业务1.1.1 概述总账凭证是整个财务会计核算系统的主要数据来源，是整个财务会计核算系统的基础，凭证正确性将直接影响到整个财务会计信息系统的真实性、可靠性。凭证处理一般流程如下图凭证日常处理图本章将围绕具体的日常处理业务，将完整描述如何进行日常的凭证录入、复核、审核、过账、冲销、查询等业务操作。1.1.2 日常处理业务凭证的录入一般是由总账会计在各自财务实体填制录入凭证的过程，或检查由系统自动生成凭证的准确性，例如：在资产管理系统与总账联用的情况下，由资产管理系统传递到总账的固定资产凭证。凭证暂存是对凭证进行临时的保存，不需要对暂存的凭证进行约束检查，包括无须检查“有借必有贷、借贷
2、必相等”等；不需要在账簿、报表中体现，但需要在凭证查询中能够查询到。凭证保存是当用户执行“提交”操作，系统执行对凭证头、凭证体、凭证尾的全部信息进行合法性检查，检查全部通过则保存凭证。凭证复核是指出纳对库存现金或银行存款科目的凭证进行复核，以确认凭证中现金或银行存款科目的金额与实际收付金额一致。在与出纳系统联用的情况下，复核通过后，系统自动将现金或银行存款金额登入相应的出纳系统中现金和银行日记账；对已复核但未审核的凭证可以进行反复核并通知制单人依据原始凭据检查和修改凭证。反复核后，日记账中相应的记录自动被删除。凭证审核一般由财务主管执行，凭证审核在EAS系统通过两种方式进行：一种是不启用工作流
3、，由具有审核权限的用户审核凭证；另外一种是启用工作流的情况下，在录入保存凭证后，系统自动将审核凭证任务通过工作流发送到凭证审核处理责任人。凭证过账一般由总账会计将已录入的记账凭证根据其会计科目登记到相关的明细账簿的过程，经过记账的凭证不允许被修改。只能采取补充凭证或者红字冲销的方式进行更正。同样，凭证的过账在EAS系统中通过两种方式进行：一种是不启用工作流，由具有过账权限的用户过账；另外一种是在启用工作流动的情况下，在审核凭证以后系统将过账凭证任务通过工作流发送到过账处理责任人。本章可以学习到金蝶EAS以下业务：l 如何新增凭证l 如何查询凭证l 如何复核凭证l 如何审核凭证l 如何将凭证过账
4、l 如何制作模式凭证l 如何查询凭证汇总表1.1.3 如何进行凭证新增凭证新增即录入填制凭证的过程。凭证填制必须登陆具体的实体组织，如案例中英和集团有限公司，英和集团等，详细见业务操作环境介绍。凭证的录入跟科目属性有很大关系，每类科目的录入凭证方法不一样。大致有五种类型：1、凭证上的科目是普通科目，普通科目即不具有任何核算类型的科目，即除以下四类以外的科目；2、凭证上的科目进行外币核算科目，包括核算单一币别和核算多币别；3、凭证上的科目进行数量金额辅助核算科目；4、凭证上的科目挂接辅助账核算科目；5、凭证上的科目进行往来业务核算科目。（请参见往来业务操作）。操作前提：l 总账基础资料已经全部录
5、入EAS系统；l 凭证的暂存规则与提交规则已配置完成；l 凭证号的规则已经配置完成，或者总账系统参数已经启用“GL-031,凭证处理使用手工编码”。任务1：2011年1月1日支付职工工资10000元。制作此张凭证所涉及的科目是普通科目，直接在凭证新增界面录入相关信息如操作演示所示。操作演示：在“金蝶EAS主控台”界面，选择财务会计总账凭证处理凭证新增，进入“凭证新增”界面记账日期：缺省值取系统当前日期，允许用户自行修改，但不允许用户直接录入日期数值；业务日期：缺省值取系统当前日期，允许用户自行修改，但不允许用户直接录入日期数值，业务日期不能大于记账日期；凭证类型：选取下拉列表显示所有在基础资料
6、中设置的凭证类型，可在凭证类型维护中设置凭证的默认类型；凭证号：根据编码规则生成，也可手工定义（系统参数控制GL_031，凭证处理使用手工编码项控制）；会计期间：系统会计期间；参考信息、附件数：手工录入，系统非必录项。摘要栏：对凭证分录的文字解释，可以直接录入，也可通过F7调用到摘要库中读取。科目栏：可直接录入会计科目代码或者助记码；也可通过系统参数设置自动出现会计科目提示窗，或者通过F7、双击鼠标左键调出会计科目代码表。金额栏：金额栏分为借方金额和贷方金额两栏，只有科目栏中选择了科目内容才能进行金额录入，每条分录的金额只能在借方或贷方，不能在借贷方双向同时存在。报告币金额栏：分为报告币借方金
7、额和报告币贷方金额两栏，缺省均为空，当用户录入原币金额或本位币金额则系统自动计算取数；当设置数量、金额辅助核算的科目录入数量与单价则系统自动计算取数。允许用户修改系统自动计算得出的数值。系统提供检验“原币金额”与“折合报告币汇率”的乘积是否与报告币金额相等、“本位币金额”与“折合报告币汇率” 的乘积是否与报告币金额相等，如不相等，系统会提示是否继续，用户可选择“是”或“否”。数值上限为1000，000，000，000，小数位数精确值取自总账系统基础资料的币别设置处的核算精度。该列缺省隐藏，当“集团管理系统”中系统参数选中“启用报告货币”时，则该列显示；合计：系统会把凭证中的借贷方发生额分别进行
8、汇总反映在此栏。任务2：7月5日英和集团收到某外商投资30000美元，存入美元户，当日汇率7.90。此案例是涉及外币核算业务凭证，会计科目设置为单一外币核算，或者是核算多币别、所有币别的会计科目。录入凭证时系统自动更换凭证格式为外币格式。外币汇率为浮动汇率时汇率值才允许更改，更改后的汇率值自动在辅助资料中汇率表里新增一条汇率记录。操作演示：在“金蝶EAS主控台”界面，选择财务会计总账凭证处理凭证新增，进入“凭证新增”界面新增凭证时，当科目为外币核算时，系统自动进入外币凭证格式。出现币别、原币金额、汇率三个项目，依次录入。本位币=原币*汇率。注意：当出现“无法获取折算本位币汇率”信息提示时，进入
9、功能菜单-基础数据管理-辅助资料-汇率维护汇率表，并且注意汇率表生效生期。生效日期在凭证业务之前，否则汇率无法输入。任务3：7月10日 采购甲材料 1500千克 单价25元/千克，乙材料 2000千克 单价 32元千克，以建设银行支付。此类凭证属于数量金额辅助核算。涉及到的科目为数量、金额辅助核算类型，数量核算单位在会计科目维护属性时从系统辅助资料的计量单位中选取，单价、数量的小数位在系统配置里系统参数中其它参数中控制。操作演示：在“金蝶EAS主控台”界面，选择财务会计总账凭证处理凭证新增，进入“凭证新增”界面新增凭证时，当科目为数量金额核算时，系统自动进入数量、金额凭证格式。录入数量*单价=
10、金额。数量金额核算与外币核算使用同一窗口。任务4：赊销库存商品一批。主营业务收入进行四级核算，二级明细核算职员，三级明细核算物料，四级明细核算行政组织（部门）。在EAS系统中主营业务收入科目设置是挂接辅助账方式，辅助账类型组合了职员、物料、行政组织三个核算项目。此类凭证属于挂接有辅助账核算凭证，涉及到的会计科目为挂接辅助账核算类型，辅助账核算科目有单一核算项目的辅助账和多个核算项目的辅助账。操作演示：在“金蝶EAS主控台”界面，选择财务会计总账凭证处理凭证新增，进入“凭证新增”界面科目栏录入的是带有辅助核算的科目时，必须录入该辅助核算的核算项目的信息，如客户、供应商、职员、物料、成本中心、利润
11、中心等。否则凭证将无法保存。核算项目的录入次序在定义辅助资料定义辅助账类型时确定。常用快捷键F7：将光标移动到摘要栏，按F7，可以选择已录入摘要库中的摘要，单击【确定】后，摘要会自动添入当前的凭证中。将光标定位于会计科目栏时，按F7键，即可调出会计科目代码表，在科目代码表选择所要录入的科目，单击【选择】，即可获取科目代码。F9：当遇到科目属性中指定为现金类科目或现金等价物的会计科目，要定义其现金流量内容时，按F9键快速弹出现金流量内容的自定义窗口。F11：按F11键系统会自动弹出一个“参数设置”窗口，如下图所示，用户可根据需要对里面参数进行多项选择。用户可对上图参数设置做详细设置，以提高日常录
12、入凭证速度。空格：在金额编辑状态下，使用空格键，将切换分录金额的借贷方向。=：光标落在金额单元格，使用“=”号键自动计算借贷金额，并进行平衡填入金额。Ctrl+上箭头键：光标在辅助账行，使用“Ctrl+上箭头键”，将光标移动到分录行。F12：按F12键系统会自动弹出一个“金蝶计算器”方便用户随时使用，此计算器的计算结果最多可精确15位数。Ctrl+F7：类似=，借贷金额自动凭证。-：减号，切换到红字凭证。1.1.4 凭证查询能做什么凭证查询在凭证序时簿中进行。在凭证序时簿中可以进行凭证新增，修改、删除、审核、反审核、过账、反过账、复核、反复核、指定凭证现金流量、保存模式凭证、凭证打印等凭证日常
13、处理工作。操作演示：在“金蝶EAS主控台”界面，选择财务会计总账凭证处理凭证查询选择工具栏“条件查询”进入如下界面新建：单击【】将重新创建查询条件。保存：单击【】将设置完的查询条件方案保存在系统，已保存成功的设置方案会显示在窗口左边空白处。另存：单击【】将设置完的查询条件方案另存到别的地方，已保存成功的设置方案会显示在窗口左边空白处。删除：单击【】可删除已经设置并保存好的查询条件方案。用户级下拉框：定义查询条件的级别。用户级：是指定义的查询条件只提供给定义者使用。组织级：是指定义的查询条件可以提供给定义者及其组员（已经预设好的成员）使用。公共级：是指定义的查询条件可以提供给全部成员使用。条件页
14、签说明表数据项说 明按期间查询选择按期间查询，则输入会计期间范围，可跨年跨期查询。按日期查询选择按日期查询，则输入计账日期范围，可跨年跨期查询。会计科目查询凭证时科目代码的起止范围。币别在这个选项中可以选择不同币别。 已审核已经审核过的凭证。未审核未经审核过的凭证。全部全部凭证，包括已经审核与未审核的所有凭证。已过账若选择此项，则在查询时，包括已过账的凭证。未过账若选择此项，则在查询时，包括未过账的凭证。全部若选择此项，则在查询时，包括已过账、未过账的所有凭证。已复核若选择此项，则在查询时，包括已复核的凭证。未复核若选择此项，则在查询时，包括未复核的凭证。全部若选择此项，则在查询时，包括已复核
15、、未复核的所有凭证。按凭证查询当选择此选项时，会出现和两个过滤方案，前者是指将本位币的凭证过滤出来，后者是指将有外币的凭证过滤出来。该选项主要实现本位币凭证和外币凭证分不同凭证格式打印的功能。按分录查询当选择此选项时，所有的过滤条件与排序均是基于分录进行的。高级页签：在“高级”页签中如下图所示，有三个选项供使用者选择，如果选择，可以在下面的中进行核算项目的选择，查询出带满足条件的核算项目的凭证。自定义页签：在“自定义”页签中，设定条件过滤公式，如果选择的条件字段是“会计科目”，则光标停在栏中时可以按F7查看科目代码。如果有多个过滤条件，可选择菜单编辑插入行，继续设定下一个过滤条件。还可以选择编辑删除行删除选中的过滤条件行或编辑全部清除清除所有过滤条件。设定好过滤条件公式后，选择、
