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1、XX电器集团有限公司文件控制程序文件代号：Q/XXX.QEO.C-01版本号/修改状态：A/0页 码：1/41 适用范围对质量、环境、职业健康安全管理体系有关的文件和资料进行有效控制，确定在各个部门、各个场所可获取相应文件的最新有效版本，防止作废文件的非预期使用。2 适用范围适用于公司质量、环境、职业健康安全管理体系有关的文件、资料、包括外来文件的控制。3 职责3.1 体系管理中心负责QEO管理手册的编制，程序文件的审核和体系文件发放范围的控制。3.2 管理者代表负责QEO管理手册的审核，程序文件、管理标准、工作标准的批准。3.3 总经理负责QEO管理手册的批准3.4 各部门负责各自涉及到的程
2、序文件、企业管理标准、表格的编制。3.5 办公室档案室负责文件的存档、发放、借阅、收回。3.6 技术标准由技术研发中心组织编制，技术副总（总工程师）审批。3.7 管理标准、工作标准由办公室组织各部门编制，管理者代表审批。4 工作程序4.1 文件编制的策划4.1.1 本公司质量、环境、职业健康安全管理体系文件分级为：一级文件：QEO管理手册；二级文件：程序文件；三级文件：技术标准、管理标准、工作标准；四级文件：记录表格。4.1.2 本公司QEO管理体系文件分类为内部文件和外来文件：内部文件体系管理文件：QEO管理手册、程序文件；企业标准文件：技术标准、管理标准、工作标准；外来文件：国家标准、法律
3、、法规、地方条例、行业协会文件、地方政府文件。4.1.3 文件编号方法XX电器集团有限公司文件控制程序文件代号：Q/XXX.QEO.C-01版本号/修改状态：A/0页 码：2/4QEO管理手册：Q/XXXS-XXXX 发布年限手册 企业名称代码 企业标准程序文件： Q/XXXQEOC-01顺序号程序文件管理体系企业名称代码企业标准作业文件：（技术标准、管理标准、工作标准）Q/XXXQEO-01-XXXX发文年限顺序号标准代号管理体系企业名称代码企业标准注：标准代号为：技术标准：J 管理标准：G 工作标准：Z4.1.4 文件的版本号和修定状态号版本号以A、B、C字母表示修改状态号以0、1、2、3
4、表示页码以第*页/总页数表示（如页码1/3表示该文件共3页，此为第1页）4.2 文件编制和审批a.QEO手册由体系管理中心负责编制，管理者代表审核，总经理批准。b.程序文件由相关部门编写，体系管理中心审核，管理者代表批准。c.技术标准由技术研发中心组织编制，技术副总（总工程师）审批，管理标准、工作标准由办公室组织各部门编制，管理者代表审批。d.记录表格：各部门使用的表格自行设计，部门负责人审批，报体系管理中心申请编号并将样表存档。XX电器集团有限公司文件控制程序文件代号：Q/XXX.QEO.C-01版本号/修改状态：A/0页 码：3/44.3 文件发放、收回与归档4.3.1 体系管理文件的发放
5、由体系管理中心编制文件发放一览表，办公室档案室按要求发放。档案发放要按规定发放复印件，并在文件发放清单上签字，体系管理文件（手册、程序文件）在封面加盖“受控”印章并编号。其余管理文件的发放由办公室制定文件发放一览表并在文件发放清单上签字。技术文件的发放按技术研发中心对技术文件发放规定技术文件分发对象表发放并在技术文件领用表上签字，发放技术文件加盖“生产用文件”、“检验文件”等相关标识及分发日期章。外来文件的发放，按办公室规定发放复印件并记录在管理文件发放登记表上。4.3.2 文件的收回：使用文件人员因工作变更时，档案管理员将收回情况记录在文件收回登记表上，因使用中造成破损需重新领用时，领用人员
6、提出申请，办公室经理同意后到档案室调换文件，档案管理员填写文件收回登记表和文件发放登记表。4.3.3 体系管理文件、技术文件、外来文件的归档：档案室将各部门提交的文件原件分类归档，并登记在文件归档登记表上，同时编制存档号并记录，体系管理文件的受控状态在受控文件清单上记录。4.4 文件借阅4.4.1 相关人员因工作需要借阅文件时，先提出申请，经部门经理批准后，档案管理人员办理手续，并记录在文件资料借阅（收回）登记表上，借阅文件人员交回所借文件时，由档案管理人员对文件名称、数量、对照无误后，将收回结果记录在文件资料借阅（收回）登记表上。4.4.2 公司以外人员需要借阅文件时，需部门领导提出申请，经
7、办公室经理审核，总经理批准后方可按4.4.1规定办理借阅。4.5 文件更改与销毁4.5.1 体系文件更改：对体系管理文件更改采用更改通知方式下达，由体系管理中心人员执行更改，并将更改前后内容，批准人及更改方式记录在文件更改通知单上。其余文件的更改由原文件的起草部门负责。4.5.2 技术文件的更改：对技术文件的更改按技术文件更改规定执行更改，记录由档案室保存。4.5.3 文件销毁：档案室对作废的管理文件和收回的作废技术文件的销毁先申请，XX电器集团有限公司文件控制程序文件代号：Q/XXX.QEO.C-01版本号/修改状态：A/0页 码：4/4说明理由，经相关主管部门负责人批准后，由办公室安排专业
8、人员监督一同进行销毁，并填写文件销毁登记表。5 相关文件记录控制程序6 记录Q/XXX.QEO.R-01-01 文件发放清单Q/XXX.QEO.R-01-02 受控文件清单Q/XXX.QEO.R-01-03 文件归档登记表Q/XXX.QEO.R-01-04 文件发放、回收登记表Q/XXX.QEO.R-01-05 技术文件（资料）领用申请表Q/XXX.QEO.R-01-06 管理文件发放登记表Q/XXX.QEO.R-01-07 技术文件（资料）归档及发放通知单Q/XXX.QEO.R-01-08 文件领用申请表Q/XXX.QEO.R-01-09 文件接收清单Q/XXX.QEO.R-01-10 文件
9、更改记录Q/XXX.QEO.R-01-11 文件销毁登记表Q/XXX.QEO.R-01-12 文件资料借阅登记表XX电器集团有限公司 记录控制程序文件代号：Q/XXX.QEO.C-02版本号/修改状态：A/0页 码：1/21 目的 为保证质量、环境、职业健康安全管理体系有效运行、加强记录的管理、确保记录的完整，证明本公司所运行的管理体系符合标准要求和产品符合要求，环境、职业健康安全符合法律、法规要求的可追溯性，同时为改进、纠正和预防措施提供依据。2 适用范围 本程序适用于公司内质量、环境、职业健康安全管理体系各种记录标识、贮存保护、检索、保存期限和处置的控制。3 职责3.1 体系管理中心负责质
10、量、环境、职业健康安全管理体系运行中日常检查，法律、法规、信息、危险源辨识、风险评价、目标、指标管理考核、内审、管理评审、纠正的验证、体系文件更改等过中产生记录的管理。3.2 质管部负责进货检验、产品检验、不合格品评审处理，计量设备监测，测量过程中产生记录的管理。3.3 销售中心、进出口公司负责合同、合同评审、顾客信息反馈过程中产生记录的管理。3.4 采购部负责供方选择、评价、管理、零部件和采购价格核算、结算过程中产生记录的管理。3.5 生产部负责设备管理、生产日常检查、成员企业管理、生产综合统计过程中产生记录的管理。3.6 办公室负责员工招聘、培训、考核、辞退、环境检测、消防、安全检查、事故
11、事件报告、绩效测量和监视、信息交流、应急准备与响应、档案管理、日常文明生产检查过程中产生记录的管理。3.7 技术研发中心负责新产品开发过程中产生记录的管理。3.8分公司或车间或车间负责老产品改造过程中产生记录的管理。3.9 销售公司负责顾客满意度调查分析的记录管理。3. 10 其它各部门负责本部门工作中产生记录的管理。4 工作程序4.1 记录的建立、分类、编号4.1.1 记录的建立：各职能部门在质量、环境、职业健康安全管理体系运行中形成的管理记录，表格应由部门组织人员编制，部门负责人审批，报体系管理中心受XX电器集团有限公司记录控制程序文件代号：Q/XXX.QEO.C-02版本号/修改状态：A
12、/0页 码：2/2控后使用。4.1.2 记录分类：本公司质量、环境、职业健康安全管理体系运行中产生记录有：文件受控、发放、收回、借阅、销毁记录，员工招聘、培训、考核、辞退记录，环境检测、消防安全检查、事故报告、应急准备和响应、绩效测量和监视记录，物资采购、供方管理、生产计划和完成、生产设备管理记录，产品开发、改造记录，合同、合同评审记录，内审、管理评审、日常检查、信息反馈法律法规信息、危险源管理、目标考核，纠正的验证、文件更改记录，产品检验、不合格处理、计量设备管理记录。4.1.3 记录编号：Q/XXOQEOR 顺序号 程序文件号 记录表格代号 管理体系号 企业各标准代码 企业标准4.2 记录
13、的填写、更改、保存、销毁4.2.1 记录的填写：任何记录都必须认真填写，应字体清楚、正确、真实、内容完整（如：名称、型号、规格、记录日期、记录者、审批者等）。4.2.2 记录的更改：任何记录都不能涂改、因笔误更改可采取划改方式，更改应在改动处由更改者签名标识。4.2.3 记录的保存：各部门产生的记录应每月或每季进行先分类整理，再装订成册，编号并编制目录表便于检索，后交记录管理人员集中管理。记录的保存应有专人保管，并做到防潮、防火、防蛀虫。4.2.4 记录保存期限按附录体系质量记录管理责任表执行。4.2.5 记录的销毁：当记录超过规定保存期时，记录保管人员提出申请，经相关领导批准后在指定地点进行
14、销毁，并做好销毁记录。5 记录Q/XXX.QEO.R-02-01 QEO管理记录登记表Q/XXX.QEO.R-02-02 QEO管理记录台账6 支持性文件 体系质量记录台帐XX电器集团有限公司管理评审控制程序文件代号：Q/XXX.QEO.C-03版本号/修改状态：A/0页 码：1/31 目的按策划的时间间隔评审质量、环境、职业健康安全管理体系，以确保其持续的适宜性、充分性和有效性。2 范围适用于通过有关信息对公司QEO管理体系的管理评审。3 职责3.1 总经理主持管理评审活动、审批评审报告。3.2 管理者代表组织管理评审，并向总经理汇报QEO管理体系运行情况，提出改进建议。3.3 体系管理中心负责收集、整理管理评审的输入材料，并编制“管理评审计划”，“管理评审报告”和对不符合项纠正措施的验证。各职能部门负责整理提交所涉及内容的输入材料，并参与管理评审活动。4 工作程序4
