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1、文 件 名 称泉州汽车制造有限公司行政制度及流程文件编号QZ行政01页 数共 页版 本第一版生效日期2009 年 3月1日适用范围泉州汽车制造有限公司批 准审 核制 定行政部目录制度汇编目录 1公司会议管理规定QZ-行政-101A 2办公用品管理规定 QZ-行政-102A4印章管理制度QZ-行政-103A 10档案管理制度QZ-行政-104A 11档案管理实施办法QZ-行政-105A 13声像档案管理规定QZ-行政-106A 16文书管理制度QZ-行政-107A 19公司图书管理规定QZ-行政-108A 21计算机网络及信息管理守则QZ-行政-109A 24出入厂管理制度QZ-行政-201A
2、25车辆管理制度QZ-行政-202A 28员工住宿管理规定QZ-行政-203A 32食堂餐饮管理制度QZ-行政-204A 34卫生管理制度QZ-行政-205A 36安全管理制度QZ-行政-206A 37突发事件管理制度QZ-行政-207A 45出差管理规定QZ-行政-301A 46接待管理制度QZ-行政-302A 49组织管理制度QZ-行政-303A 50损坏公司财物的管理规定QZ-行政-304A 52经济处罚制度QZ-行政-305A 53会议管理制度QZ-行政-101A第一条为方便公司的会议管理和会议场地合理使用，特制定本制度。第二条 公司提倡有实效的会议，会议应以简明、清晰、准备充分、节约
3、时间为原则。第三条 会议分类：1. 公司级会议：公司员工大会、公司各种专项会议。应报总经理批准后由对口部门负责组织召开。2. 业务会议：即全公司性的技术、业务综合会（如销售经营会、质量分析会、生产调度会、技术评审会等），由对口业务部门负责组织。3. 部门会议：各部门召开的会议由各部门主管决定召开并负责组织。4. 班组会议：由各班组决定并主持召开。5. 上级部门或外单位在我公司召开的会议（如现场会、洽谈会、业务会等）。由业务对口部门负责组织，行政人事部协作做好会务工作。第四条 会议的管理：1. 为避免会议过多或重复，公司经常性的会议一律纳入例会制，原则上要按例行规定的时间、地点、内容组织召开。例
4、行会议安排如下：1）公司员工大会一般一年一次，年初举行。对公司上一年度的工作进行总结表彰，并传达公司本年度的经营目标。2）销售年会每年二次。每个经营年度年初下达销售计划，年末对销售情况进行分析总结。3）销售机构经营例会每季末。公司各销售机构对每季的销售计划执行情况进行总结分析，评价各方面的工作情况，指出不足，提出改进措施，不断提高公司经济效益。4）中高层管理人员述职会每年末。汇报总结上一年度的工作情况及下一年度的工作安排。5）质量分析会每月初。汇报、总结上月售后反馈的质量问题，讨论分析质量问题，进行责任分解，研究决定质量改进措施。6）生产销售调度会每月初。根据销售情况，调度、平衡生产进度。7）
5、部长例会每周。汇报上周工作情况，提交各部门不能自行解决的问题，形成急待解决的问题和执行追踪表。每月第一周五大班组组长及保安队长需参加。总经理对各的工作进行讲评，提出下周工作要点，进行布置和安排。8）部门事务会。每周。检查、总结、布置工作。9）班组会检查、总结、布置工作，传达公司指示。2. 各部门会期必须服从公司统一安排，各部门小会不应安排在公司例会同期召开，（与会人员不发生时间上的冲突除外）应坚持服从大会，局部服从整体的原则。3. 凡涉及多个部门主管参加的会议，均应于会议召开前一天通知与会人。第五条 会议纪录、决议及纪要的形成的发布：1. 原则上，班组级以上会议都需有会议纪录。会议纪录人由会议
6、主持人指定。会议纪录应存档保管。2. 当涉及需表决的项目时，超过半数与会者同意即为通过。无论参加会议与否，对决议的执行参照制度导入、执行及反馈规范。对决议执行情况的跟踪考核由决议对口部门负责。公司级的决议，由总经理助理跟踪考核。3. 凡公司级别的会议原则上都要形成会议纪要。形成的会议纪要由对口部门在限定时间内完成会议纪要和决议的整理工作。会议纪要和决议形成后，参会的公司领导班子成员签字确认。会议纪要发放前应由对口部门负责人审核，发放时应填写文件签收记录表，并由接收人签收。4. 会议纪要需根据内容区分秘级程度。保密级及以上的只能在规定范围内发放。如发现有外泄的，公司追究当事人保管不善的责任并给予
7、适当处罚。5. 会议纪要由对口部门交由行政人事部档案员存档，并按重要程度确定保存期限。第六条 严守会议纪律，保守会议秘密。在会议决议未正式公布以前，不得私自泄露会议内容，影响决议实施。第七条 会议管理要点：1. 会议召集人原则上应提前一天通知与会人员，并告知会议议题、会议进行的秩序及时间分配。如需改期，或因特殊情况需安排新的会议时，应及时告知与会人。2. 严格遵守会议开始时间。各种会议期间与会人员应准时到达。如因确实有事的，应提前10分钟向相关人员请假。非正常缺席视同迟到，给当事人50元/次罚款。3. 会议开始前应确定会议持续时间。在必须延长会议时间时，应取得大家的同意，并决定延长的时间。第八
8、条 会议室、接待室使用制度：1. 会议室、接待室是公司举行会议、接待客户、培训员工的场所，公司所有员工非接待客人和参加会议，不得随意进入和占用接待室和会议室。2. 各部门如要使用会议室，需提前告知行政人事部，并在会议室使用本上签字。3. 任何员工不得拿走会议室的家具及物品。与会者要爱护会议室的设施。4. 会议结束，与会人员要复原桌椅，带走个人物品，杂物放入指定地方，保持会场清洁。5. 公司四楼会议室和酒楼会议厅由公司前台文员和酒楼前台接待人员统一管理，会议期间要求保持良好的秩序，不得做出有损于公司形象的行为。6. 如有两个或两个以上的部门同时申请使用会议室，原则上按预定时间先后会议重要程度安排
9、，特殊情况使用部门自行协商进行调整。办公物品管理规定QZ-行政-102A第一条原则为统一管理，控制用品数量及节约经费开支，所有办公用品的购买由供应部负责，行政人事部负责统计、保管及发放。第二条办公物品的分类本办法将办公用品分为文具耗材类、事务类用品两类。文具耗材类可分为以下两类：消耗品：铅笔、白板笔、刀片、胶水、卷宗、信纸、橡皮、夹子、印油、电池、图钉、大头针、曲别针、橡皮筋、口取纸、复写纸、碳粉、复印纸、传真纸、便签纸、圆珠笔、订书针、笔记本、签字笔、荧光笔、修正液、软盘、美工刀等价值较低的用品。管制品：剪刀、订书机、打孔机、起钉器、日期章、计算器、米尺、名片本、墨盒、文件夹、硒鼓等。事务类
10、用品是指事务用家俱、设备、工具等用品。分为以下两类：低值易耗品：是指使用年限在一年以下，价值在500元以下的用品。固定资产类：是指使用年限在一年以上，价值在500元以上的用品。第三条办公用品的使用程序：一、 申购部门填写采购申请单，价值100元以下，由行政人事部部长审批，价值超过100元，由行政人事部部长审核后交总经理批准。各部门应本着节约的原则进行申购，如申购的物品造成积压或导致企业经济损失，由申购部门负责赔偿。二、 供应部购买或由行政人事部在指定供应商处购买。急需先由行政人事部询价，再交降低成本小组审核后购买。三、 所订购办公用品送到后，按送货单进行验收，核对品种、规格、数量与质量，确保没
11、有问题后，由前台人员在送货单上签收。再由申购部门领用。四、 根据进、出仓单行政人事部人事专员建立办公管制品台帐，行政专员建立事务性用品台账，并按部门编号。五、 收到办公用品后，对照采购申请单、进出仓单及发票，开具汇款通知单，经主管人员签字后，作好登记，转交财务部办理支付或结算。六、 财务部根据购货发票金额登记固定资产明细账。七、 使用部门建立用品卡片。八、 行政人事部按财务部要求定期进行固定资产的清理。第四条文具用品的管理：一、消耗品依据年领用量估算设定领用限制基数，并随部门或人员工作性质的改变适时调整，每月底公布各部门人均办公用品费用报表，提示各部门办公费用管理状况。二、计算器、硒鼓、墨盒、
12、打孔器、起钉器、剪刀等管制品列入部门办公用品集体使用，由各部门文员管理登记办公用品使用情况，规定保管人和移交手续。管制品只可以旧换新，遗失则从责任人每月工资中扣除，部门没有执行登记和当月盘点的，发生的损失从部长工资中扣除。每月10日各部门文员上报计划时，将上月文具领用登记表交行政人事部人事专员审核，确认本月领用数量。三、办公文具由供应部、行政人事部公开选择供应商，原则上半年一定，办公文具每月8-10日由各部门提出文具用品申请，行政人事部部长审批后交行政专员到指定供应商采购，每月15日发放。四、办公文具入库、出库由前台负责，行政人事部行政专员负责管理和发放。行政人事部行政专员建立分部门的管制品台
13、帐，每月核对数量。五、销售分公司和办事处只能领取信纸、信封、名片、硬皮本等办公用品，其它办公用品到当地采购，费用自理。六、办公文具用品只为公务提供，严禁取回家私用，违者重罚。每月28日由前台、人事专员、行政专员清盘、核帐，编制办公费用报表。第五条事务性用品使用及管理规定一、事务性用品，包含办公桌（椅）、电脑、打印机、复印机、传真机、文件柜、电话、空调机、投影机、VCD机、电视机、功放机、割草机、高压洗车机、工具、床柜等价值100元以上的设备。二、行政人事部行政专员按部门建立事务性用品台帐，对各部门的事务性用品的购买、配置、分发领用、修缮与保管进行实物管理。台账内容包括物品编号、名称、规格、型号
14、、购置时间、数量、价值、使用及管理部门、部门负责人、目前状况、类别（是低值易耗品还是固定资产类）等内容。三、行政人事部每季度对各部门的物品及管理情况进行检查，对管理不善的部门有权提出批评、赔偿及经总经理同意后的处罚。处罚时按实际发生金额赔偿。四、各部主管对其部门所配置的事务性用品，负有使用与保管的责任，防止事务性用品的被盗、被挪用以及污染与破损。部门用品的非正常的损失首先由部门主管承担领导责任，再根据实际情况划分具体责任。部门负责人必须建立按具体使用者的事务用品卡片。事务性用品采取“谁使用谁保管”的原则，使用者具有不可推卸的保全与维护责任；使用责任者离职时，需办理交接手续。如有遗失或损毁，按情况照价或折价赔偿。五、事务性用品需维修或清洗、维护的，由部门通知行政人事
