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1、浪潮软件报表系统操作说明书 -报表通用操作部分报表系统简介报表模块是浪潮通软GS管理软件的重要组成部分，是运行在INTERNET环境下的通用报表系统。其独特的设计思想，以及与EXCEL相似的操作风格和界面，更适合广大财务人员的要求，达到了易学易用的效果；强大的取数功能，与浪潮通软GS管理软件总账模块联合使用，完全能够满足您编制财务报表的所有要求。报表模块主要包括创建报表、设计报表格式、定义报表公式、报表数据处理、报表打印以及图文并茂的报表分析功能，另外，系统还提供了强大的格式、公式、数据的保护功能。使用这些功能完全可以满足您编制各种会计报表和操作权限控制的要求。主要功能报表模块包括以下主要功能
2、：报表管理功能。在系统中可以创建、保存和关闭报表，可以对已经定义好的报表格式、公式和数据进行保护，避免了操作人员错误操作。根据单位的需要，自由设计报表格式。如设置单元格以及组合单元格的格式、设置单元格的类型、调整行高列宽，以及设置显示比例等。简捷方便的报表数据处理功能。如单元格数据以及公式的复制、剪切、粘贴功能，报表的行列编辑功能。丰富的报表公式定义功能。可以完成报表计算公式定义、校验公式定义。强大的公式取数功能，几乎可以完成全部报表的取数。灵活的报表打印功能。可以进行打印的各种设置，采用“所见即所得”的报表打印功能，并提供“打印预览”，可以随时观察到打印效果。报表公式处理功能。可以编辑您自己
3、定义的公式，进行各种计算公式、校验公式的处理，随时进行报表的计算、校验、汇总，打印出各种报表和校验报告。3.1 操作流程第一次使用报表模块，参照如下流程：报表新建报表形成报表格式定义报表公式定义报表格式、公式保护报表数据处理报表计算报表校验报表汇总报表数据保护计算数据单元报表打印制作一张报表的流程一般主要经过以下步骤： 第一步 进入报表模块，创建新的报表 第二步 设计报表格式 第三步 报表公式定义 第四步 报表数据处理 第五步 报表打印 第六步 退出报表系统在以上的步骤中，创建新的报表、设计报表格式、报表数据处理是必须的步骤，这是报表处理的基本过程。3.2 基本概念在本节中，主要说明报表模块的
4、基本概念。数据单元：数据单元又称数据类型，它是个抽象的概念，在本系统中数据保存在数据单元中。数据单元是可扩充的，并且是可以运算和汇总的。它可以表示不同单位的数据，不同币种的数据，不同金额单位的数据等。报表版本：引入报表版本的概念，意义在于对于同一报表可以存在多种格式。格式状态：在格式状态下用户可以定制报表的格式。包括：报表内容定义和设置单元格、行、列。数据状态：在数据状态下，既不能修改报表的格式，又不能定义报表的公式，但可以看到报表的格式以及报表的数据。在该状态下，可以对数据区中的数据进行查询、修改、计算、校验。通用公式状态、单元公式状态：这两种公式状态下，可以运用数学函数及财务函数进行公式的
5、定义，具体如何进行公式的定义，在第五章报表公式处理中有具体的说明。在公式状态下，显示您所定义的报表格式，定义了公式的单元格将显示“公式”二字。通用公式状态下定义的公式适用于该表所有数据单元；单元公式状态下定义的公式只适用于本数据单元。单元格:单元格是组成报表的最小单元，一个单元格由所在行、列组成。行号用数字表示，列标用字母表示。对单元格的操作主要涉及如下的内容：单元格格式设计、单元格公式定义、对单个单元格以及多个单元格数据的处理、不同视图下单元格的显示等等。报表组成:一张会计报表由四部分组成：标题、表头、表体及表尾。报表文件管理主要涉及如何新建、打开、删除报表以及封存、审核等功能。3.3 新建
6、报表 新建一张报表，需要首先设置表的各种参数信息，分为：基本参数、格式参数、其他参数。新建报表有两种方式：一种是根据用户输入的报表参数和系统默认的参数，新建一张报表；另一种是选择报表模板，可以是任何一张已存在的报表或模板表，其初始的参数除了格式参数外，其他参数仍允许修改，然后根据在模板基础上的加工形成一张新的报表。功能位置进入报表模块，选择报表操作菜单下的新建报表功能。操作步骤进入该功能后，显示界面如图1.1.1所示。图 1.1.1项目录入及说明基本参数：【报表编号】：为十二位字符以内的数字、字母任意组合的字符串，编号不能为空，在格式定义之后，不能对报表编号进行修改。【模板选择】：可以选择任何
7、一张已存在的报表或模板表。【报表名称】：新建表名称，不能为空。系统将根据输入的表名确定主标题行内容。【报表版本】：同一张报表，可以有不同的版本，默认值1.0，新建表的版本不能修改。【版本说明】：对该版本的说明信息，若是升级版，一般要有版本升级的详细说明。格式参数：【标题行数】：由主标题和副标题组成，主标题默认为报表名称，副标题反映单位名称、报表时间、以及金额单位等。系统缺省值为2。【表头行数】：表头即列标题名称。系统缺省值为1，如果为多层表头，可以设置多行。【表尾行数】：表尾即报表的注释项目。系统缺省值为2。【表体行数】：表体即表的具体内容，表格内除了表头内容以外的所有项目内容和数据就是表体。
8、系统缺省值为30。【报表列数】：报表总列数。系统缺省值为10。举例图 1.1.2其他参数：【上报编号】：该表在上报时的编号，可以和该表的报表编号相同。【报表类型】：可以是年报表、季报表、月报表、日报表、模板表、分析表。注意： 其中的年报、季报、月报、日报表只是起到分类作用，并无其他含义。 【报表类别】：是对报表的分类。同一个报表可以划到多个类别中。新建报表时，可以先确定类别，也可以不确定类别。若选择类别，则列示该登录职责对应的单位所拥有的报表类别集合。若不选择类别，则建完该表后，还可以通过报表划分功能确定该表的类别，也可以不分类。【保护属性】：在“公有”和“私有”中选择其一。如果选择私有，则该
9、报表格式只能由创建单位使用，其他单位不允许使用；如果选择公有，则为下级单位使用该报表格式提供了可能，只需在系统模块职责维护中分配该报表的数据权限即可。注意： 新建报表的编号不允许与已有的报表编号重复，即不同版本的报表只能通过版本升级功能实现。 在整个集团中，对于统一的报表格式，应在虚拟合并公司中创建，并把这些报表的保护属性设为公有。3.4 打开报表如果在报表系统中，已存在建好的报表，在此处您可以打开这些报表。功能位置进入报表模块，选择报表操作菜单下的打开报表功能。操作步骤进入该功能后，系统显示界面如图1.2.1所示。图 1.2.1该功能提供了打开报表格式和打开报表数据两种功能。若打开格式则选中
10、需要打开的报表，而不选任何数据单元，点击【确定】即可，在打开的格式窗口只有格式状态和通用公式状态；若打开报表数据，除了选择报表外还需要选择数据单元，再点击【确定】，在打开的报表数据窗口有格式状态、数据状态、通用公式状态、单元公式状态四种状态可以切换。打开报表之后，您可以对选中的报表进行查询、修改、打印、分析等操作。注意： 无论是打开报表格式还是打开报表数据，一次只能打开一张报表。 根据登录职责对应单位所拥有的报表类别，只列示有权限的报表。 会计期间默认显示登录的会计日期所属的期间，可以修改。3.5 报表转出可以将报表的格式、公式等转出到磁盘上，作为备份。功能位置进入报表模块，选择报表操作菜单下
11、的报表转出功能。操作步骤进入该功能后，显示窗口如图 1.3.1所示。图1.3.1选中要转出的报表名称、转出内容，点击【转出】即可。需要选择一个转出文件，即相应内容转出后的存储位置。3.6 报表转入可以将已经存在的转出文件转入。该功能类似于报表的复制功能，但是使用起来更加灵活。功能位置进入报表模块，选择报表操作菜单下的报表转入功能。操作步骤进入该功能后，显示窗口如图 1.4.1所示。图1.4.1选择【选择文件】按钮，系统弹出如下图1.4.2所示对话框。图1.4.2选择已经存在的转出文件即可。此时，系统显示如图所示。图1.4.3 选择要转入的报表名称，也可以选择【全选】,转入内容，点击【转入】完成
12、对报表的更新操作。注意： 如果要转入的报表编号在当前系统中已经存在，且当前年已有报表数据，则考虑格式和数据的统一性，报表格式转入会失败，此时请用清除数据功能清除已有数据，再进行报表转入。3.7 报表启封封存该功能提供了对报表格式和公式的保护。通常情况，多个操作员对相同的报表会有各种操作权限，可能刚刚定义好的报表会被其他不了解情况的操作员改变。报表封存功能就是针对这个问题提出来的，它能使您在享受强大的报表定义功能的同时，有效保证报表格式和公式的安全性和正确性。功能位置进入报表模块，选择报表操作菜单下的报表启封封存功能。操作步骤进入该功能后，系统显示界面如图1.5.1所示。图 1.5.1项目说明:
13、【格式封存】：有不保护、低级保护、中级保护、高级保护四个选项。其含义如下：不保护：没有限制；低级保护：禁止用户修改格式区、数据区、行数、列数、标题行数、表头行数、表体行数，插入行列、删除行列；中级保护：除基本保护信息不允许修改外，另：标题的内容、副标题的内容、表头内容、格式的内容、合并单元格、小数位数、数据类别、是否保护，单元格对应的指标代码、设置行对应标准类别、列对应标准类别不允许修改；高级保护：除中级保护的内容不允许修改之外，另：行高、列宽、字体、字号、颜色、边框、对齐方式、自动换行、设置固定行、固定列、行列隐藏、数据的显示格式都不允许修改。【公有公式】：包含计算公式、校验公式、平衡公式。有允许增删改、不允许删改、不许增删改三个选项。其含义如下：允许增删改：可以增加、删除、修改公有公式。不允许删改：不能删除、修改已有的公有公式，但是可以增加。不许增删改：不能删除、修改已有公有公式，并且也不能增加。【单元公式】：同公有公式。【同化类别报表】：该功能是将当前报表类别下的所有报表都设置为该类别下第一个报表的封存属性。注意： 只有在左上角的数据类型中选择了数据单元，才可以定义单元公式的封存属性。 修改封存属性后，需要点击【保存】按钮。 报表的创建单位有封存权限。 3.8 报表数据审核为防止计算完或输入完数据的报表，被其他操作员误修改
