在EXCEL中输入技巧 .pdf

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1、在 Excel 工作表的单元格中， 可以使用两种最基本的数据格式：常数 和公式。常数是指文字、数字、日期和时间等数据，还可以包括逻辑 值和错误值， 每种数据都有它特定的格式和输入方法，为了使用户对 输入数据有一个明确的认识， 有必要来介绍一下在Excel 中输入各种 类型数据的方法和技巧。 【1】输入文本 Excel 单元格中的文本包括任何中西文文字或字母以及数字、空 格和非数字字符的组合，每个单元格中最多可容纳32000个字符数。 虽然在 Excel 中输入文本和在其它应用程序中没有什么本质区别，但 是还是有一些差异，比如我们在Word 、PowerPoint 的表格中，当在 单元格中输入文

2、本后， 按回车键表示一个段落的结束，光标会自动移 到本单元格中下一段落的开头，在 Excel 的单元格中输入文本时， 按 一下回车键却表示结束当前单元格的输入，光标会自动移到当前单元 格的下一个单元格，出现这种情况时，如果你是想在单元格中分行， 则必须在单元格中输入硬回车，即按住Alt 键的同时按回车键。 【2】输入分数 几乎在所有的文档中， 分数格式通常用一道斜杠来分界分子与分 母，其格式为“分子 / 分母”，在 Excel 中日期的输入方法也是用斜 杠来区分年月日的，比如在单元格中输入“1/2 ”，按回车键则显示 “1 月 2 日”，为了避免将输入的分数与日期混淆，我们在单元格中 输入分数

3、时，要在分数前输入“0”（零）以示区别，并且在“ 0”和 分子之间要有一个空格隔开， 比如我们在输入 1/2 时，则应该输入“0 1/2 ”。如果在单元格中输入 “8 1/2 ”，则在单元格中显示“ 8 1/2 ”， 而在编辑栏中显示“ 8.5”。 【3】输入负数 在单元格中输入负数时，可在负数前输入“-”作标识，也可将 数字置在（）括号内来标识，比如在单元格中输入“（88）”，按一 下回车键，则会自动显示为“-88”。 【4】输入小数 在输入小数时， 用户可以向平常一样使用小数点，还可以利用逗 号分隔千位、百万位等，当输入带有逗号的数字时，在编辑栏并不显 示出来，而只在单元格中显示。 当你需

4、要输入大量带有固定小数位的 数字或带有固定位数的以“0”字符串结尾的数字时，可以采用下面 的方法：选择“工具”、“选项”命令，打开“选项”对话框，单击 “编辑”标签，选中“自动设置小数点”复选框，并在“位数”微调 框中输入或选择要显示在小数点右面的位数，如果要在输入比较大的 数字后自动添零， 可指定一个负数值作为要添加的零的个数，比如要 在单元格中输入 “88”后自动添加 3 个零，变成“88 000”，就在“位 数”微调框中输入“ -3 ”，相反，如果要在输入“88”后自动添加 3 位小数，变成“ 0.088”，则要在“位数”微调框中输入“ 3”。另外， 在完成输入带有小数位或结尾零字符串的

5、数字后，应清除对“自动设 置小数点”符选框的选定， 以免影响后边的输入；如果只是要暂时取 消在“自动设置小数点”中设置的选项，可以在输入数据时自带小数 点。 【5】输入货币值 Excel 几乎支持所有的货币值，如人民币（￥）、英镑（）等。 欧元出台以后， Excel2000 完全支持显示、输入和打印欧元货币符号。 用户可以很方便地在单元格中输入各种货币值，Excel 会自动套用货 币格式，在单元格中显示出来，如果用要输入人民币符号，可以按住 Alt 键，然后再数字小键盘上按 “0165”即可。快速输入欧元符号先 按下 Alt 键，然后利用右面的数字键盘(俗称小键盘 )键入 0128 这 4 个

6、数字，松开 Alt 键，就可以输入欧元符号。 【6】输入日期 Excel 是将日期和时间视为数字处理的，它能够识别出大部分用普通 表示方法输入的日期和时间格式。 用户可以用多种格式来输入一个日 期，可以用斜杠“ / ”或者“ -”来分隔日期中的年、月、日部分。比 如要输入“ 2001年 12 月 1 日”，可以在单元各种输入“2001/12/1 ” 或者“ 2001-12-1 ”。如果要在单元格中插入当前日期，可以按键盘 上的 Ctrl+; 组合键。 【7】输入时间 在 Excel 中输入时间时，用户可以按24 小时制输入，也可以按 12 小时制输入， 这两种输入的表示方法是不同的，比如要输入

7、下午 2 时 30 分 38 秒，用 24 小时制输入格式为： 2:30:38 ，而用 12 小时制 输入时间格式为： 2:30:38 p，注意字母“p”和时间之间有一个空格。 如果要在单元格中插入当前时间，则按Ctrl+Shift+;键。 【8】输入比值 如何在 excel 中输入比值 (1:3) ，单元格式设置为文本即可。先设成 文本格式，再输入。 【9】输入 0 开头 在 Excel 单元格中，输入一个以“ 0”开头的数据后，往往在显示时 会自动把“0”消除掉。要保留数字开头的 “0”，其实是非常简单的。 只要在输入数据前先输入一个“”（单引号），这样跟在后面的 以“0”开头的数字的 “

8、0”就不会被系统自动消除。 还有更好的办法， 就是设置单元格格式为自定义“000000#“，0 的个数依编码长度定， 这样可以进行数值运算。 如果这带 0 开头的字串本身是文本， 或者是 不定长的，那干脆先设该部分单元格格式为文本好了。另外还可用英 语逗号开头再输就可以了。 【10】输入百分数 在单元格中输入一个百分数（如60），按下回车键后显示的却是 0.6 。出现这种情况的原因是因为所输入单元格的数据被强制定义成 数值类型了，只要更改其类型为“常规”或“百分数”即可。操作如 下：选择该单元格，然后单击“格式”菜单中的“单元格”命令，在 弹出的对话框中选择“数字”选项卡，再在“分类”栏中把其

9、类型改 为上述类型中的一种即可。 如果我要求为负值的百分数自动显示成红 色，可以再利用条件格式进行设置，格式- 条件格式 - 单元格数值 - 小 于-0( 格式 - 图案- 红色) ，选中要设置的单元格-ctrl+1-分类 - 自定义- 输入 0.00%; 红色-0.00% 【11】勾怎么输入 1、按住 ALT键输入 41420后放开 ALT键 2、 首先选择要插入“”的单元格，在字体下拉列表中选择 “Marlett ” 字体，输入 a 或 b，即在单元格中插入了“”。 【12】输入无序数据 在 Excel 数据表中，我们经常要输入大批量的数据，如学生的学 籍号、身份证号等。这些数值一般都无规

10、则，不能用“填充序列”的 方法来完成。通过观察后我们发现，这些数据至少前几位是相同的， 只有后面的几位数值不同。 通过下面的设置， 我们只要输入后面几位 不同的数据， 前面相同的部分由系统自动添加，这样就大大减少了输 入量。例如以学籍号为例，假设由8 位数值组成，前 4 位相同，均为 0301，后 4 位为不规则数字，如学籍号为03010056 、03011369 等。 操作步骤如下： 选中学籍号字段所在的列， 单击“格式”菜单中的“单 元格”命令，在“分类”中选择“自定义”，在“类型”文本框中输 入“03010000”。不同的 4 位数字全部用“ 0”来表示，有几位不同 就加入几个“ 0”，

11、 确定 退出后，输入“ 56”按回车键，便得到了 “03010056 ”，输入“ 1369”按回车便得到了“ 03011369 ”。身份证 号的输入与此类似。 【13】快速输入拼音 选中已输入汉字的单元格， 然后单击“格式拼音信息显示或隐藏” 命令，选中的单元格会自动变高，再单击“格式拼音信息编辑” 命令，即可在汉字上方输入拼音。单击“格式拼音信息设置”命 令，可以修改汉字与拼音的对齐关系。 【14】快速输入自定义短语 使用该功能可以把经常使用的文字定义为一条短语，当输入该条短语 时，“自动更正”便会将它更换成所定义的文字。定义“自动更正” 项目的方法如下 : 单击“工具自动更正选项”命令，在

12、弹出的“自 动更正”对话框中的“替换”框中键入短语，如“电脑报”，在“替 换为”框中键入要替换的内容，如“电脑报编辑部”，单击“添加” 按钮，将该项目添加到项目列表中，单击“确定”退出。以后只要输 入“电脑报”，则“电脑报编辑部”这个短语就会输到表格中。具体 步骤： 1. 执行“工具自动更正”命令，打开“自动更正”对话框。 2. 在“替换”下面的方框中输入“pcw”（也可以是其他字符， “pcw ”用小写），在“替换为”下面的方框中输入“电脑报”， 再单击“添加”和“确定”按钮。 3. 以后如果需要输入上述文本时，只要输入“pcw ”字符此时 可以不考虑“ pcw ”的大小写，然后确认一下就成

13、了。 【15】填充条纹 如果想在工作簿中加入漂亮的横条纹，可以利用对齐方式中的填充功 能。先在一单元格内填入“*”或“ ”等符号，然后单击此单元格， 向右拖动鼠标，选中横向若干单元格，单击“格式”菜单，选中“单 元格”命令，在弹出的 “单元格格式” 菜单中，选择“对齐” 选项卡， 在水平对齐下拉列表中选择“填充”，单击“确定”按钮。 【16】上下标的输入 在单元格内输入如103 类的带上标 (下标) 的字符的步骤 : (1) 按文本方式输入数字 ( 包括上下标 )，如 103 键入103 ； (2) 用鼠标在编辑栏中选定将设为上标(下标)的字符，上例中应选定 3； (3) 选中格式菜单单元格命

14、令，产生 单元格格式 对话框； (4) 在 字体 标签中选中上标 ( 下标)复选框，再确定。 【17】文本类型的数字输入 证件号码、电话号码、数字标硕等需要将数字当成文本输入。常用两 种方法 : 一是在输入第一个字符前，键入单引号；二是先键入等 号= ，并在数字前后加上双引号。请参考以下例子 : 键入027 ，单元格中显示027； 键入=001 ，单元格申显示001； 键入=3501，单元格中显示 3501 。( 前后加上三个双撇号是为 了在单元格中显示一对双引号)； 键入=930，单元格中显示930； 【18】多张工作表中输入相同的内容 几个工作表中同一位置填入同一数据时，可以选中一张工作表

15、， 然后 按住 Ctrl键，再单击窗口左下角的Sheet1、Sheet2.来直接选 择需要输入相同内容的多个工作表，接着在其中的任意一个工作表中 输入这些相同的数据， 此时这些数据会自动出现在选中的其它工作表 之中。输入完毕之后，再次按下键盘上的Ctrl键，然后使用鼠标左 键单击所选择的多个工作表， 解除这些工作表的联系， 否则在一张表 单中输入的数据会接着出现在选中的其它工作表内。 【19】不连续单元格填充同一数据 选中一个单元格，按住Ctrl键，用鼠标单击其他单元格，就将这些 单元格全部都选中了。在编辑区中输入数据，然后按住Ctrl键，同 时敲一下回车，在所有选中的单元格中都出现了这一数据

16、。 【20】利用 Ctrl *选取文本 如果一个工作表中有很多数据表格时，可以通过选定表格中某个单元 格，然后按下Ctrl *键可选定整个表格。 Ctrl *选定的区域为： 根据选定单元格向四周辐射所涉及到的有数据单元格的最大区域。这 样我们可以方便准确地选取数据表格，并能有效避免使用拖动鼠标方 法选取较大单元格区域时屏幕的乱滚现象。 【21】快速清除单元格的内容 如果要删除内容的单元格中的内容和它的格式和批注，就不能简单地 应用选定该单元格， 然后按 Delete 键的方法了。 要彻底清除单元格 , 可用以下方法：选定想要清除的单元格或单元格范围；单击“编辑” 菜单中“清除”项中的“全部”命令，这些单元格就恢复了本来面目。 【22】在 Excel 中插入斜箭头 经常使用 Excel 的朋友会遇到这样一个问题： 在 Excel 中想插入斜箭 头，但 Excel 本身没有这样的功能， 是不是就没有其他办法了呢？答 案是否定的。 我们要想在 Excel 中插入斜箭头， 首先我们在要插入斜 箭头的单元格里调整好大小 （为了方便插入斜箭