管理信息化办公运用解决

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1、目 录前言- 1 -第一章 现状需求分析- 2 -1网络现状分析- 2 -2需求分析- 2 -3设计原则- 4 -第二章 OA系统解决方案及理由综述- 5 -1什么是OA（办公自动化）- 5 -2 OA在企业信息化中的作用- 5 -2.1 企业集成- 5 -2.2 优化流程- 6 -2.3 知识管理- 6 -3实施OA系统给工作带来的改善- 6 -4应用系统平台- 8 -4.1 背景信息- 9 -4.2 Notes系统的特点- 10 -4.3 Notes 系统的功能- 10 -4.4 Lotus Domino/Notes是一个开放平台- 11 -4.5 Domino在应用开发技术特点- 12

2、-5办公自动化（OA）系统功能简介- 14 -5.1基础管理办公平台- 15 -5.2以费用控制为核心的办公事务处理系统- 16 -5.3* 以决策支持为核心的企业情报系统- 33 -第三章 工程实施质量保证与培训- 34 -1. 质量保证体系- 34 -2. 项目进度参考计划- 34 -3. 技术支持- 35 -4. 用户培训- 35 -第四章 产品报价- 38 -1.系统报价- 38 -第五章 成功案例- 39 -前言本方案提交给房屋监理所，用以规划其OA信息系统，支持贵单位的发展战略。本方案提出了房屋监理所的办公自动化系统解决方案，方案的目的在于，利用现有网络设备，建立监理所的办公自动化

3、系统，实现网上办公、无纸办公、进一步规范行政办公流程，促进监理所内部协同办公能力，建设形成监理所内部的快速信息通道，逐步实现业务电子处理，从而提高房屋监理所的办公效率和管理水平。本方案根据房屋监理所的具体工作情况和现有网络环境进行设计。本解决方案将实现以下目标：n 通过网络实现企业信息（软）、资源（硬）共享与合理化应用。n 构建企业内部电子邮局系统，实现企业内部电子化通讯。n 建设办公自动化系统，实现工作流转的自动化和文档管理的自动化。n 利用现有网络实现网上办公与移动办公。n 利用办公自动化系统实现日常办公、个人办公等其它行政事务的电子化。n 在以上目标的基础上，提供综合办公平台的扩展接口（

4、如SAP）第一章 现状需求分析企业要实现信息化管理，首要的条件就是建立企业局域网，然后在该局域网的基础上开发应用各种基础和专业软件。网络化可以有效地实现企业内部的资源共享、信息发布、技术交流、生产组织。此外，还可以通过这个网络连接到世界上其它计算机，使得企业方便地实现与外部的交流。办公自动化是为适应经济全球化、信息化的新趋势而提出的，目的是通过先进成熟的计算网络和软件等信息技术建成一个高质量、高效率、智能化的办公自动化系统，实现数据共享、公文流转、邮件收发、档案管理、信息浏览、信息交流等等，为领导决策和工作人员办公提供信息服务；从而提高办公效率、减轻工作人员工作负担、节约宝贵的办公经费，最终实

5、现单位办公自动化、办公无纸化和资源信息化。1 网络现状分析 房屋监理所局域网已经建立完善，并通过验收。各办公人员均可在此网络上进行数据交流和传输； 大量信息无法共享，不能满足现代办公要求，需办公自动化应用； 与互联网已联通，并且能够上网查询资料。2 需求分析战略目标 优化和扩展房屋监理所的管理方式、服务方式，提高办公效率； 为未来情报系统、领导决策系统、知识数据库系统和数据仓库提供强有力的技术支持； 更好地支持和完成企业业务、各部门协调管理等关键业务。问题和挑战 缺乏对部门大量的非结构化文档(例如公文、政策、法规、会议记录)进行有效管理与检索的手段；解决方法及优先级 实施结构统一的网络信息系统

6、，加强系统内部和部门间的信息共享和通信； 统筹设计,分步实施。分步实施指办公自动化功能模块的应用分步实施； 充分考虑系统的安装、使用培训、后期维护的便利性； 办公自动化系统提供的基础通讯平台的坚强性能够满足监理所的需要。简单说当用户数量达到数万时系统通讯准确高效； 办公自动化应该考虑跟企业未来电子商务实施相衔接；办公自动化系统的设计应该充分考虑未来监理所实施电子商务战略的种种可能；应该把办公自动化的实施视为企业未来电子商务战略的一个基础、一个部分； 监理所的办公自动化应用应该是企业级办公自动化应用，不同于一般行政办公自动化或一般小企业办公自动化应用；它在并发用户、数据存储量方面将大得多，在流程

7、的灵活性、创造性方面要求高得多；所以无论是公文流、工作流，还是文档管理等方面必须上升至企业级； 应该考虑广域网络应用需求、考虑跨地区跨地域跨国家的数据连接访问需求系统必须支持便利的移动办公； 应该考虑企业延展、发展。系统应该有足够的扩充性。扩充性表现在当用户分布的地域扩张、用户扩张、流程变化扩张时系统应该能够承受； 办公自动化系统应该支持知识管理的各个方面。在知识沉淀、沉淀的知识进行有效管理、沉淀的知识进行有效传播； 办公自动化可以延展到实时通讯，如电视电话会议系统； 办公自动化应该与互连网络在确保安全的条件下实现无缝连接； 应该考虑企业集成（数据集成、流程集成）应用，比如说与SAP、人力资源

8、管理、财务管理等等在数据、流程方面的相互作用。3 设计原则 实用性：选择实用的OA模块建设房屋监理所办公自动化系统，使之能够最大限度满足实际工作的需要； 经济性：各种类型用户可采用局域网或者VPN的方式连接到网上进行办公自动化操作，整个房屋监理所只需要一套办公自动化系统即可解决问题，以最低的成本建设房屋监理所办公自动化系统，使其能够最大限度满足实际工作的需要，避免资源浪费； 先进性：在系统规划上将采用当前先进的网络技术、浏览器/服务器计算模式和系统软件，符合网络和软件系统的发展趋势并满足该网络系统的长期发展需要，增强系统的生命力。同时，系统建设将充分考虑主机、网络等硬件环境的开放性，充分发挥高

9、速交换网络技术的优越性，在监理所总部建立实时处理的网络信息系统； 继承性：最大限度保护原有设备及软件投资，充分利用已有资源； 扩充性：建成的计算机网络系统进行扩充或改造时，不仅能够充分保护原有投资，还可降低系统维护、升级的复杂程度，提高系统更新、维护、升级的效率； 可靠性：采取相应技术方法和措施，保证全网作业的可靠性和稳定性； 安全性：安全已成为评估一个网络系统的最重要因素。系统设计时充分考虑到系统的保密性，禁止网络上传输的信息被外人窃取，同时对网内的所有用户划分严格的使用级别和权县。对数据的加密存储、传输和签名发送、接收等均采用安全有效的技术手段，特别是系统与国际互联网络(Internet)

10、互联时，安全保密要求就更加严格。系统通过用户标识符、用户身份验证、文档加密等手段，保证公文信息不被非法泄露；提供操作系统级、数据库级、文档级的存取权限及加密措施，提供多种操作角色。尤其是系统中利用了Domino字段级的安全性，使系统的安全性更高而且性能一点都不会减少。第二章 OA系统解决方案及理由综述房屋监理所建立一个统一的信息平台，加强企业的流程化、规范化管理，完善企业的信息化基础，必须先建立监理所公司的办公自动化系统。1 什么是OA（办公自动化）OA-办公自动化系统分为传统OA和企业级OA。传统上的OA仅仅是诸如公文流转、收发文管理、档案管理、会议安排、文件检索、电子表格、电子邮件等等这些

11、非结构化数据的处理和交换过程，面向的用户群也只是机关办公室或企业的职能部门、文秘部门。在此种情况下，办公自动化作的所有工作不过是将手工工作搬到计算机网络上，并利用了计算机技术的一些先进特点，却没有增加任何先进的管理理念和方法。随着技术的发展、办公方式和习惯以及管理思想的变化，OA被赋予了新的内容。功能方面：广义而言，OA应该是一个企业除了生产控制之外的一切信息处理与管理的集合。它面向不同层次的使用者，便有不同的功能表现：对于企业高层领导而言：OA是决策支持系统（DSS）。OA运用科学的数学模型，结合企业内部外部的信息为条件，为企业领导提供决策参考和依据；对于中层管理者而言：OA是信息管理系统（

12、IMS），OA利用业务各环节提供的基础“数据”，提炼出有用的管理“信息”，把握业务进程，降低经营风险，提高经营效率；对于普通员工而言：OA是事务业务处理系统。OA为办公室人员提供良好的办公手段和环境，使之准确、高效，愉快地工作。2 OA在企业信息化中的作用2.1 企业集成在企业除了办公自动化系统之外，还有财务、库存、生产、销售、人力等管理系统。由于大量的信息孤岛式的建设，他们之间很少能够紧密协调起来。就前端来说，我们经常需要进行退出一个系统然后再进入另一个系统，并且发现数据常常不一致，目前中国具有信息系统的企业绝大部分都是这种情况。往往具有多个供应商提供的多个系统，但很少集成。也有少数企业采用

13、ERP套件，集成了其中的一部分，全部集成的企业凤毛麟角，也可能正在产生之中。对于他们后台数据的完全集成，由于集成的工作量和供应商数量成非线性增长（n*(n-1)），在一定时期内，几乎是不可能的。于是希望能够由前台（界面）集成这些信息，如果能够从办公自动化系统可以获得所需的全部信息，就太好不过了。办公自动化在这里变成了一个黏合剂，把所有的系统集成在一起，让整个信息系统有了整体的感觉。2.2 优化流程 对于流程，熟悉办公自动化系统的人就会想起收发文的流程。那是非常完善的、符合层级结构的、效率低下的流程。对于如何优化该流程，如果我们宥于原有的思维模式和知识领域，我们无法获得更多。必须基于现代的流程管

14、理思想对目前的业务流程进行重组。（办公自动化系统和管理咨询结合在一起）2.3 知识管理进入知识经济时代，人人都是知识工作者，要求办公自动化系统必须具有知识内涵，或者说是基于知识。提供知识管理所需的最基本的IT工具，知识存储库和知识交流场所，更高级的意义上提供，基于知识的岗位要求和评估体系。3 实施OA系统给工作带来的改善针对企业信息化应用现状和面临的问题，在经过深入的思考，结合我们的市场调查，我门认为：解决流程化管理、部门间协同配合、个人事务的电子化、企业内部信息的发布和与已有系统的集成，实现资源共享，理想的解决方案是首先启动监理所的办公自动化系统建设。4 OA系统能提高企业的管理水平和效率O

15、A 融入了管理的思想，引进切实可行的管理技术，OA系统服务于管理。管理是企业发展的推动力，也因管理而产生了办公事务。应用OA系统后处理公务的时间大大缩短，以前处理一、两周或更长的事情通过办公自动化在一、两天得到处理。4 建立企业信息化的统一管理平台随着企业信息化提高和完善，企业内部存在财务、库存、生产、销售、人力等众多的管理系统，我们经常需要进行退出一个系统然后再进入另一个系统，并且发现数据常常不一致。由于大量的信息孤岛式的建设，它们之间很少能够紧密协调起来。就前端来说，目前中国具有信息系统的企业绝大部分都是这种情况。所以企业需建立信息化的统一管理平台，把众多离散的管理系统集成在这一平台下，通过一个管理系统了解企业全部的运行情况，降低使用者的要求。国内众多的大型企业皆采用OA做为企业信息化的统一管理平台。OA系统服务于管理。管理是企业发展的推动力，也因管理而产生了办公事务。应用OA系统后处理事务的时间将大大缩短。4 员工技能的提升：员工通过对办公自动化系统的应用，提高了操作计算机的技能。同时在观念上接受信息化。4 提升工作效率：办公自动化改变了传统的办公方式，变以前的同步办公为异步