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1、 第四章 Excel XP 中文电子表格软件 Excel XP是基于Windows XP环境下的电予表格软件，它继承了Windows的图形用户界面，具有操作方便、数据处理和数据分析等一系列优点。本章以Excel XP 为蓝本，兼顾其他Excel 版本，介绍Excel XP的各种功能及操作方法。 表格是人类处理数据的一种有力工具，利用计算机去处理表格能成倍提高工作效率。用计算机处理表格的软件称电子表格处理软件。 Excel XP的核心功能是电子表格处理，同时兼顾统计计算、图表处理、数据分析等功能。电子表格是对纸面表格的模拟，可以打开本地机、内部局域网或因特网上的电子表格文件。自动完成表格中的统计
2、及计算，并且当表格中的数据有所变化时，它可以自动重新计算结果。 4.1 Excel XP中文版环境介绍 4.1.1 Excel XP 的启动与退出 1启动Excel XP 有三种方式启动Excel XP 1 从Office XP快捷工具栏上启动Excel XP 在Office 快捷工具栏上选中Excel XP 按钮，双击它，即可启动Excel XP 。 2 从“开始”按钮处启动Excel XP 单击Windows 桌面左下角的“开始”按钮，打开“开始”菜单,单击“程序”“MicrosoftExcel XP”项，即可启动Excel XP 。 3 利用桌面上的快捷图标启动Excel XP 若在桌面
3、上设置了Excel XP快捷图标，指向该图标双击，即可启动Excel XP。 上述三种启动方式之一都可进入Excel XP 工作窗口，如图4.1所示 图4.1 Excel XP的工作窗口2退出 退出Excel XP工作窗口的方法也很多，主要有： 1 双击Excel XP工作窗口左上角的标题栏最左端控制菜单按钮。 2 选择“文件”菜单中的“退出”命令。 3 单击窗口标题栏最右端上的“关闭”按钮。 4 按Alt+F4快捷键。 在退出Excel XP时，如果工作表还未存盘，系统会提示是否将编辑的工作簿文件存盘。4.1.2 Excel XP的窗口 在启动Excel XP之后，屏幕上出现工作窗口。几乎所
4、有Excel XP命令操作都在工作窗口中完成。在进行各种命令操作之前，必须对Excel XP窗口有所了解。Excel XP窗口的主要组成有：标题栏、菜单栏、工具栏、状态栏、工作簿窗口(滚动条)与编辑栏等6个部分组成。其中前4个部分与Word窗口中相应的部分相似，后2个部分则相当于Word窗口中的文本区。如图4.1所示1标题栏 标题栏位于窗口最上方，它包含程序名“Microsoft Excel XP“和工作簿文件名，Bookl。 2菜单栏 菜单栏位于标题栏的下方。它是Excel XP中工作所需要的全部命令集合。部分命令后跟省略号()。当执行这些命令时将出现对话框，供户选择或键入执行命令所需的参数
5、。 3工具栏 工具栏在菜单栏下面。一些操作频繁的命令除了上述菜单栏中给出外，为方便操作还在工具栏中以工具按钮形式给出(它包括常用工具栏、格式工具栏、图表工具栏等)。它们都是通过鼠标指向单击使用。通常在安装后第一次启动时只显示常用工具栏与格式工具栏，用户可以通过“视图”菜单中的“工具栏”命令或快捷菜单隐藏它们中的一栏或两栏，以扩大工作簿窗口，需要时再重新显示。另外，用户还可以通过“工具栏”快捷菜单中的“自定义”命令，增加、删除或重新排列工具栏中的按钮。 1 常用工具栏：包含一些常用命令，如打开文件、保存文件等。 2 格式工具栏：包含可快速修改文本外观的按钮，如B按钮用来将一般显示的文本改为用粗体
6、(Bold style)显示。 4状态栏 状态栏位于窗口的底部，显示当前工作区的状态、当前选择的菜单命令提示等。状态栏要不要在屏幕上显示可以由用户选择。若暂时不想显示状态栏，可执行“视图”菜单中的“状态栏”命令将它隐藏起来；再次执行该命令又可使它重新显示。 5工作簿窗口 工作簿窗口是Excel XP的主要工作区，在性质上属于文档窗口。Excel XP允许同时打开多个工作簿(各占用一个窗口)，每一工作簿下最多不能超过255张表。在图4.1的Excel XP窗口中只打开一个工作簿窗口。 工作簿窗口中的工作表区： 1 工作表标签：位于工作簿窗口底行中部。图4.1只显示出3张工作表的标签，依次为She
7、etl、Sheet2、Sheet3。加亮的标签指出了当前的工作表(如图4.1为Sheetl)。 新建的工作簿一般包含16张工作表，但用户可按需增减，最多达255张工作表。标签左方设有标签滚动钮，可使桌面上的标签左右滚动显示。 2 工作表工作区：工作区(work space)统指位于编辑栏与标签栏之间的区域，表格的编辑主要在这一区域内完成。区内又包括行头、列头和单元格。加亮的单元格表示当前的活动单元格，图4.1中的活动单元格为A1，它处于A列与1行的交叉点上。 对于较大的工作表，可利用工作区右下方的两个滚动条显示被遮盖的单元格的内容。 在行头与列头的交会处还有一个“全选钮”，单击全选钮选中当前工
8、作表的所有单元格。 6编辑栏 编辑栏位于工具栏的下方，自左至右依次由名字框、工具钮和编辑框三部分组成，当某个单元格被激活时，其单元格的地址(例如A1)即在名字框出现。此后用户键入的数据，将在该单元格与编辑框中同时出现。“”为确认按钮，用于确认输入单元格的内容；“X”为取消按钮，用于取消本次键入的内容；“fx”为粘贴函数按钮，仅在向单元格输入公式和函数时使用。 4.1.3 工作簿、工作表和单元格 工作簿、工作表和单元格是Excel XP的三个重要概念。工作簿是计算和储存数据的文件，一个工作簿中可以包含若干张有内在关联的工作表构成。由于Excel XP中的工作簿是以文件形式存放在磁盘上的，而工作表
9、又存放于工作簿中，所以保存文件实际上就是保存了工作簿和工作表。其扩展名为.XLS。 1工作簿、工作表 Excel XP首次启动后进入工作簿窗口，默认情况下Excel XP XP的一个工作簿中有3个工作表名，位于工作簿窗口底行中部。如图4.1显示出3张工作表的标签，依次为Sheetl、Sheet2、Sheet3。这三张空白的表叫“工作表”，一个工作簿可以包含多个工作表，这样可使一个文件中包含多种类型的相关信息，用户可以将若干个相关工作表组成一个工作簿，操作时不必打开多个文件，而直接在同一文件的不同工作表中方便地切换。默认当前工作表为Sheetl，用户可以用这个空白的工作表建立自己的工作表，也可根
10、据实际情况可以增减工作表和选择工作表。 2单元格、区域单元格是组成工作表的最小单位。Excel XP的每个工作表中的每一行、列交叉处即为一个单元格，每个工作表中可以最多包含65536行和256列(1600多万个单元格。)，每个单元格可输入少于32000个字符。每个单元格用它所在的列号和行号来引用，在工作簿窗口左边的“1”、“2”是行号，上边的“A”、“B” 是列号。同直角坐标系一样，通过行号与列号标识了单元格位置。如D1，表示位于第D列、第1行的单元格；C5表示位于第C列、第5行的单元格。 仅靠字母表中的26个字母无法表达出256列。在Z列之后，Excel XP规定使用两个字母表示列，即用AA
11、，ABAZ，BA，BBIV来表示。因此，最后一个单元格的为IV65536。 当单击哪个单元格时，这个单元格变为一个粗轮廓线高亮度显示出来，则这个单元格叫做“当前单元格”或“活动单元格”。这个单元格的列和行号被显示在“名称框”中。 一个区域的概念，区域是连续的单元格，用单元格左上角：右下角表示，“：”为区域运算符。如A2：A9 表示起于A2止于A9的八个单元格。这样的连续8个单元格称为一个区域。 4.2 建立工作表 Excel XP首次启动后进入工作簿窗口，默认情况下Excel XP 的空白工作簿名为BOOK1，用户可选择Sheetl、Sheet2、Sheet3工作表的标签之一(三张空白的“工作
12、表”)建立自已的工作表。工作表的命名操作是指向工作表标签右击，在快捷菜单中选择“重命名”，输入新的工作表名后，在工作表标签之外的空白处单击即可。工作簿文件是在存盘时提示你输入工作簿文件名。其扩展名为.XLS。 4.2.1 数据输入 单元格的选取是单元格操作中的常用操作之一，它包括单个单元格选取、多个连续单元格选取和多个不连续单元格选取。 1选取单个单元格 单个单元格的选取即指向单元格单击可激活该单元格。除了用鼠标、键盘上的上、下、左、右“编辑”键外，使用“编辑”菜单中的“定位”命令，在对话框中输入单元格地址(如D10)，也可选取单个单元格。 2选取多个连续单元格 用鼠标拖曳可使多个连续单元格被
13、选取；或者用鼠标单击要选区域的左上角单元格，按住Shift键再用鼠标单击右下角单元格；还可以单击工作簿窗口左边的“1”、“2”行号，或上边的“A”、“B” 列号。选取一行或某一列中的所有单元格；单击工作表左上角行列交叉的按钮来选中整个工作表。 3选取多个不连续单元格 先选择一个区域或一个单元格，再按住Ctrl键不放，然后选择其他区域或一个单元格。 在工作表中单击任意一个单元格即可清除单元格区域的选取。 4数据的输入 在工作表中用户可以输入两种数据常量和公式。当激活某个单元格后，可以从键盘直接输入；当激活某个单元格后，先输入一个“=”等号再输入公式，是用这个公式计算的结果填入该单元格；也可以自动
14、输入，通过设置还可以在输入时检查其正确性。 输入结束后按回车键、Tab键、四个箭头“编辑”键或用鼠标单击编辑栏的“”按钮均可确认输入。按Esc键或单击编辑栏的“X”按钮可取消输入。 常量数据类型分为文本型、数值型和日期时间型。 1 文本输入 Excel XP文本包括汉字、英文字母、数字、空格及其他键盘能键入的符号。文本输入默认为左对齐。有些数字如电话号码、邮政编码常常当作字符处理。此时只需在输入数字前加上一个单引号，Excel XP将把它当作字符沿单元格左对齐。 当输入的文字长度超出单元格宽度时，如右边单元格无内容，则扩展到右边列；否则将截断显示。 2 数值输入 数值除了数字(09)组成的字符
15、串外，还包括+、一、E、e、$、/、以及小数点“和千分位符号“，”等特殊字符(如$8,321)。另外还可使用分数输入，如22 35，在整数和分数之间应有一个空格，当分数小于1时，要写成0 35，不写0会被Excel XP识别为日期3月5日。字符“￥”和“$”放在数字前会被解释为货币单位，如￥1.8。数值型数据在单元格中输入默认值为右对齐。 Excel XP数值输入与数值显示未必相同，当输入的数据太长时，Excel XP 会自动以科学计数法表示。如输入123000000000，Excel XP表示为1.23E+11，E代表科学计数法，其前面为基数，后面为10的幂数。又如单元格数字格式设置为带两位小数，此时输入三位小数，则末位将进行四舍五入处理。因
