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1、电子文件管理细则 第一部分：文书电子文件元数据方案 （征求意见稿）1 范围本标准规定了电子文件形成、交换、归档、移交、保管、利用等全过程元数据设计、捕获、著录的一般要求。本标准适用于各级档案馆和各级机关，企事业单位和其他社会组织可以参照执行。本标准适用于原生电子文件，以及纸质档案数字化图像、文本的管理。2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。GB/T 2260 中华
2、人民共和国行政区划代码GB 2312-1980 信息交换用汉字编码字符集 基本集GB/T 4880.2 语种代码名称 第2部分：3字母代码 （eqv ISO 639-2:1998）GB/T 4881 中国语种代码GB/T 7156-2003 文献保密等级代码与标识GB/T 7408-2005 数据元和交换格式 信息交换 日期和时间表示法 （idt ISO 8601:2000）GB/T 9704-1999 国家行政机关公文格式GB/T 11714-1997 全国组织机构代码编制规则GB/T 13967-1992 全宗单GB 18030-2005 信息技术 中文编码字符集GB/T 18391（所有
3、部分） 数据元的规范与标准化 idt ISO/IEC 11179（所有部分）GB/T 18894-2002 电子文件归档与管理规范DA/T 1-2000 档案工作基本术语DA/T 13-1994 档号编制规则DA/T 14-1994 全宗指南编制规范DA/T 18-1999 档案著录规则DA/T 19-1999 档案主题标引规则DA/T 22-2000 归档文件整理规则DA/T 31-2005 纸质档案数字化技术规范国档发19874号 编制全国档案馆名称代码实施细则国发200023号 关于发布国家行政机关公文处理办法的通知国家档案局令第8号 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定中办发19
4、9614号 中国共产党机关公文处理条例中国档案分类法中国档案主题词表ISO 15489-1:2001 信息与文献 文件管理 第1部分 通用原则ISO 23081-1:2006 信息与文献 文件管理流程 文件元数据 第1部分 原则ISO/TS 23081-2:2007 信息与文献 文件管理流程 文件元数据 第2部分 概念与执行事宜3 术语和定义GB/T 9704-1999、DA/T 1-2000、中国共产党机关公文处理条例和国家行政机关公文处理办法中确立的以及下列术语和定义均适合本标准。3.1 文件 records机构或个人在履行法定义务或业务事务活动过程形成、收到并保管的作为证据和信息的记录。
5、ISO 15489-1:2001，3.153.2 组合文件combined records 由若干个联系紧密的文档组成、视为一个文件著录的文件集合体。3.3 文档 document归档文件最小的文件单元，可以是一个独立的自然件，也可以是组合文件中的某一自然件或某一自然件的附件。3.4 元数据metadata描述文件的背景、内容、结构及其整个管理过程的数据。ISO 15489-1:2001，3.123.5 元素 element通过标识、定义、约束性、值域等一系列属性描述的一个数据单元。GB 18391.1-2002，3.143.6 基本型 simple不具有子元素的元素所对应的元素类型。3.7
6、容器型 container具有子元素且本身不能被赋值的元素所对应的元素类型。3.8 复合型 compound本身可以被赋值且在一定条件下可以具有子元素的元素所对应的元素类型。3.9 捕获 capture适时获取电子文件及其元数据的方法和过程。3.10 实体 entity任何已经存在的、将要存在的或可能存在的具体的或抽象的事物，包括事物间的联系。ISO 23081:2-2007，3.64 元数据元素、结构及描述方法4.1 元数据元素及其结构本标准参考ISO 23081，并结合目前我国电子文件管理实际，将电子文件元数据从概念层次上区分为文件实体元数据、机构人员实体元数据、业务实体元数据、实体关系元
7、数据四个域，每个域包含的元数据元素及其结构规定如下： 表1 文件实体元数据编号元数据编号元数据编号元数据M1集合层次（5.1）M2档号（5.2）M3全宗号（5.2.1）M4目录号（5.2.2）M5年度（5.2.3）M6保管期限（5.2.4）M7机构问题（5.2.5）M8类别号（5.2.6）M9案卷号（5.2.7）M10室编案卷号（5.2.7.1）M11馆编案卷号（5.2.7.2）M12件号（5.2.8）M13室编件号（5.2.8.1）M14馆编件号（5.2.8.2）M15件内顺序（5.2.9）M16页号（5.2.10）M17全宗名称（5.3）M18全宗形式（5.4）M19立档单位（5.5）M2
8、0立档单位沿革（5.6）M21全宗档案内容介绍（5.7）M22全宗档案历史沿革（5.8）M23全宗档案整理体系（5.9）M24全宗档案数量（5.10）M25题名（5.11）M26正题名（5.11.1）M27并列题名（5.11.2）M28副题名（5.11.3）M29说明题名文字（5.11.4）M30主题（5.12）M31主题词（5.12.1）M32关键词（5.12.2）M33人名（5.12.3）M34地名（5.12.4）M35机构名（5.12.5）M36分类号（5.12.6）M37文件组合类型（5.13）M38文件编号（5.14）M39责任者（5.15）M40成文时间（5.16）M41起止时间（
9、5.17）M42件数（5.18）M43页数（5.19）M44文种（5.20）M45语种（5.21）M46紧急程度（5.22）M47稿本（5.23）M48主送（5.24）M49抄送（5.25）M50内容摘要（5.26）M51附注（5.27）M52行文依据（5.28）M53覆盖范围（5.29）M54地域区间（5.29.1）M55时间区间（5.29.2）M56计算机文件属性（5.30）M57计算机文件类别（5.30.1）M58计算机文件格式（5.30.2）M59计算机文件大小（5.30.3）M60源计算机文件名（5.30.4）M61数字化属性（5.31）M62数字化对象描述（5.31.1）M63扫描
10、分辨率（5.31.2）M64扫描色彩模式（5.31.3）M65图像压缩方式（5.31.4）M66存储（5.32）M67当前位置（5.32.1）M68脱机载体编号（5.32.2）M69缩微号（5.32.3）M70盒号（5.32.4）M71存址（5.32.5）M72电子签名（5.33）M73签名格式描述（5.33.1）M74签名日期（5.33.2）M75签名人（5.33.3）M76签名结果（5.33.4）M77证书块（5.33.5）M78证书（5.33.5.1）M79证书参考（5.33.5.2）M80签名算法标识（5.33.6）M81权限管理（5.34）M82密级（5.34.1）M83保密期限（5
11、.34.2）M84版权说明（5.34.3）M85授权对象（5.34.4）M86授权行为（5.34.5）M87控制标识（5.34.6）M88所有权说明（5.34.7）M89原始信息系统描述（5.35）M90文档创建环境（5.36）表2 机构人员实体元数据编号元数据编号元数据编号元数据M91机构人员类型（6.1）M92机构人员名称（6.2）M93法定代表人（6.3）M94组织机构代码（6.4）M95档案馆代码（6.5）M96辖区范围（6.6）M97职能范围（6.7）M98个人职位（6.8）M99联系方式（6.9）表3 业务实体元数据编号元数据编号元数据编号元数据M100业务类型（7.1）M101业
12、务行为（7.2）M102行为受理时间（7.3）M103行为时间（7.4）M104行为移送时间（7.5）M105行为依据（7.6）M106行为原因（7.7）M107行为结果（7.8）M108行为描述（7.9）表4 实体关系元数据编号元数据编号元数据编号元数据M109实体标识符（8.1）M110关系类型（8.2）M111关系（8.3）M112关系描述（8.4）4.2 元数据的描述方法本标准参考GB/T 18391，采用表5所示方法对元数据元素进行描述。本标准所描述的元数据元素有四个属性相同： 注册版本：1.0 注册机构：中华人民共和国国家档案局 字符集：GB 2312-1980、GB 18030-2005 语言：中文表5 元数据元素描述方法编号按一定规则排列的元数据的顺序号中文名称元数据元素的中文标识英文名称元数据元素的英文标识定义元数据元素含义的描述
