第4章信息管理的全过程电子教案

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1、第4章 信息管理的全过程,思考: 1.谈谈CIO应该具备怎样的素质。中国的CIO的前途怎样? 2.信息管理的物理过程应包括哪些活动？,关于课程的学习,开课强调：认真 思考 参与 交流 授课内容学习： 系统思考整体观点，注重联系，理清思路，缕出线条 课程的全局：概念、原理、方法、过程、应用 内容间联系：各种概念间、不同应用领域间等 可勾画出知识结构图/表 重点归纳读书、提炼 重点内容的讲授、讨论不惜浓墨重彩；提问、作业 分析、整理、判断、精化 精髓 综合提升概括、飞跃 温故而知新；学习的目的在于提高（积累、表达、能力）；注重学习内容和过程的收获,进一步考虑,思有心、思考 勤勤劳、努力 记记忆、记

2、性 志理想、抱负 例：韩国总统李明博从穷孩子到韩国现代公司执行总裁、再到总统，非凡的成长经历的背后是非凡的付出。 “我的12年等于24年”。,第4章 信息管理的全过程,信息管理的实质在于管理过程。但信息管理过程并没有统一、固定的模式。我们按大致的时间过程进行讨论。 基本环节有四个,形成一个闭环。 41 信息需求与服务 为什么要进行信息资源管理，为什么要建设信息系统？ 归根到底，是为了满足人们生存与发展的需要信息需要。 美国心理学家马斯洛著名的人的7个需求层次： 生理需要、安全需要、社交需要、尊重需要、求知需要、求美需要、自我实现需要 。 需求层次逐级上升。 同样，人的信息需求也永远不会停止。,

3、41 信息需求与服务,2.信息需要的结构分析 信息需要的结构可以分成两种： 层次结构；内容结构。 （1）信息需要的层次结构 信息需要可分为2类认识到的和未认识到的。 信息需求：认识到的信息需要。 现实需求：认识到且表达出来的信息需要。 潜在需求：认识到而未表达出的信息需要（只可意会）。 信息提问：用户向信息服务机构提出的信息需求（书面、口头）。,41 信息需求与服务,2.信息需要的结构分析 （2）信息需要的内容结构 用户的信息需要主要表现为两大类： 对信息的需要（最终目标） 目的：了解情况，增长知识，进行决策，解决问题。 信息内容：某领域针对问题求解的特定信息（本质） 信息类型：多种多样数据、

4、事实、知识；图书、期刊；文字、图形、图象等。 信息质量：准确、可靠、完整、全面，而不是错误、模糊、零散、片面 信息数量：适度，方便用户有效地消化吸收（防止信息过载）,41 信息需求与服务,2.信息需要的结构分析 （2）信息需要的内容结构 对信息服务的需求 由于信息激增，致使用户个人获得信息的能力有限，需要专门的信息机构提供帮助。 服务方式：检索、咨询、复制、借阅等。 服务设施：设备、场所等。 服务质量：要求是多方面。如适时性、针对性、经济性、易用性、方便性、可获取性等。,41 信息需求与服务,二、信息服务 有广义和狭义之分。 狭义的信息服务：以信息产品形式，及时、准确地传递给特定用户。由专职信

5、息服务机构提供，也称信息提供服务。 广义的信息服务：各种信息劳动，以产品或劳务形式提供。指信息服务产业范围内的所有活动。 信息服务的三个基本要素： 信息产品、信息用户、信息服务者。 其中，信息服务者是信息产品和信息用户的桥梁。,41 信息需求与服务,二、信息服务 1.信息服务的原则 （1）针对性。特定的时间、特定的用户、特定的信息需要。（如研究人员、学生） （2）适时性。强调选择恰当的时机，在用户最需要时传递给用户（不早不晚）。 （3）精炼性。精心筛选，简明扼要，浓缩性强。（满足用户解决问题的需要为前提） （4）方便性。注重可近性、易用性，消除用户的陌生感和不信任感（对用户友好性）。 （5）效

6、益性。用户：投入产出效益；信息服务机构：费用效益（互利共赢为原则） （6）竞争性。信息服务市场竞争日益激烈。 （机遇与挑战并存）,41 信息需求与服务,2.信息服务的主要方式 （1）文献服务 场所图书馆、资料馆、档案馆。（传统形式） 服务方式：阅览、借阅、复制等。 （2）报道服务 多种渠道：信息发布、展览演示、信息出版物（主要方式）。 信息出版物：指信息机构对原始文献信息进行选择整序后形成的、用于宣传报道文献或文献线索的出版物。 表3.1 中国信息出版物分类表检索类、报道类、研究类 （3）检索服务 狭义的信息检索：为用户找出并提供信息的过程（查寻）。 广义的信息检索：将信息按一定方式组织和存储

7、起来，然后在用户需要的时候提供信息给用户。（存储和检索）,41 信息需求与服务,2.信息服务的主要方式 （3）检索服务 检索服务方式： 定题情报服务（SDI）：系统方工作人员把用户信息需求转换成一定的检索式，存入计算机；检索系统定期为用户检索新文献，并及时提交给用户。用户可定期获得所需要的最新信息，及时掌握同类专题的动态和进展。（如半月/1月） 专题回溯检索（RS）：对数据库中的信息，查找一定时间范围内或特定时间以前的文献。 特点：查找信息的系统性，适于课题调研、成果查新等。,41 信息需求与服务,2.信息服务的主要方式 （4）咨询服务 咨询受托人帮助客户解决各种疑难问题的一种高级智能型信息服

8、务。（通常是一种有组织的智力劳动） 需要专业知识背景、实践经验、创新能力等。 咨询服务分为五大主要类型： 政策咨询；管理咨询；工程咨询；技术咨询；专业咨询。 （认真阅读！） （5）网络服务,第4章 信息管理的全过程,42信息收集与加工 信息收集：按照一定的原则、设计的程序、科学的方法，通过一定的渠道，对信息进行有计划、有步骤地吸收和汇集。 一、信息收集 1. 信息收集的原则 （1）针对性根据信息服务机构的性质、任务和服务对象，确定信息收集的范围和重点。 如综合性机构、专业信息中心、同行业的两个企业等，收集的范围和重点都有差别。 （2）系统性连续地、系统地收集和积累信息，保持信息的系统性、连贯性

9、、完整性。 避免时续时断、支离破碎、不成体系。 （3）预见性密切注视科学技术和经济的发展水平、动向和趋势，随时留意新信息源和信息渠道的产生和发展，预测信息源的集散、增衰趋势，充分估计未来的信息需求，有预见地收集信息。,42 信息收集与加工,一、信息收集 1. 信息收集的原则 （4）科学性经常采用科学方法研究信息源的分布规律，选择和确定信息密度大、信息含量多的信息源。 （5）计划性事先制定比较周密详细的信息收集计划。包括时间、内容等。 2. 信息收集的基本程序 （1）明确目标需求，制定信息收集计划 目标需求，即要解决什么问题、需要哪些信息 （2）设计数据结构 包括数据的类型、数据项 （3）信息收

10、集 （4）提供收集结果,42 信息收集与加工,一、信息收集 3. 信息收集的方法或途径 （1）采购 一种经常性的、稳定的、系统的搜集和获取信息的有效方式。 许多公开出版的书刊、发行的数据库（根据公开发行的指南）。 订购、现购、邮购、委托代购等。 （2）调查 现场调查、访问、发放问卷、样品搜集等。 现场调查可以获得第一手材料。 形式有现场会、展览会、实地考察、经验交流会等。 特点：详细、可靠、及时、直观。 访问调查直接面谈、电话采访。 需事先拟定调研提纲，选好采访对象，预约采访时间。 通常应掌握一定的技巧，使对方愿意配合。,42 信息收集与加工,3. 信息收集的方法或途径 （2）调查 发放问卷事

11、先设计调查表，发给被调查者填写，并回收。 调查的质量和效果取决于调查表的设计质量、被调查者的配合程度、回收率高低。 样品调查通过对某件实物样品的调查和分析，获取信息。 内容通常包括：样品存放线索的调查；样品获取方式，如购买、馈赠、租借、互换等；样品实物信息的获取，即通过拆卸、重装、测试、实验、观察和分析，从实物样品中提取信息。 （3）交换 不同系统和单位之间交换信息源（如出版物），互相补充和调剂。 交换的信息源多属于内部资料、非卖品。不通过中间环节。,42 信息收集与加工,3. 信息收集的方法或途径 （4）索取 对尚未发表的信息源，或不必通过购买即可取得的信息，可免费索取。 如，厂商推销产品：

12、赠送产品样本、说明书、期刊、产品目录等。 又如，有的机构因职能变动、机构合并等，将全部或部分文献资料免费赠送给其它单位。 （5）检索 手工检索通过采用各类检索工具获得信息源的线索。 计算机检索联机、脱机、光盘、网络方式。其中，网络检索正在取代其它检索而成为主流。网上有各种类型的信息源。,42 信息收集与加工,二、信息加工 信息加工：指对原始信息进行判别、筛选、分类、排序、计算、研究、著录、标引、编目及组织，而使之成为二次信息的活动。 1. 信息加工的基本过程 (1)信息的筛选和判别 对原始信息，可能有残缺模糊、拼凑、夸大等情况，需鉴别其真伪。 (2)信息的分类和排序 原始信息多为零乱、孤立状态

13、。 分类、排序 规则、有序、系统化 (3)信息的计算和研究 分类、排序后的信息的计算、分析、比较、归纳，及推理判断更为系统、深刻、有价值。,42 信息收集与加工,二、信息加工 1. 信息加工的基本过程 （4）信息的著录和标引 按照一定的标准、格式，对原始信息进行特征描述和记载，再按一定的规律加注标识。 （5）信息的编目和组织 将著录和标引的结果，按一定规则编制目录，作为检索指南和查找工具。实际上，著录、编目均来自文献管理。 2. 信息加工的方式 信息加工与数据处理很难严格区分。 按照处理功能的深浅，可分为三类加工： 预处理加工对信息简单整理； 业务处理加工对信息进行分析，结果是辅助决策信息；

14、决策处理加工进行统计推断，产生决策信息。,42 信息收集与加工,二、信息加工 2. 信息加工的方式 按加工处理响应时间，大体分两类： 实时处理型将传递来的数据立即处理； 批处理型将传递来的数据存起来达到一定的数量和时间后，再集中处理。 按计算机配置，可分为集中式和分布式： 集中式将计算机放在指定位置，由中心计算机集中承担处理功能。 分布式以统一规划为基础，将适当规模的计算机系统安装在多个部门，分别承担处理功能。 3. 信息加工的基本方法 （自己认真阅读）,附：成功的企业,优秀的企业重点强调的是“认真” 成功的企业善于总结 美国企业管理学家戴明博士，使日本的制造业战后快速崛起。美国人问究竟教给日

15、本人什么秘诀，他说“我告诉日本人，每天进步1%” OEC管理法是“Over all every control and clear”的缩写，即全面地对每人每天所做的每件事进行控制和清理，“日事日毕”，由日本企业所发明 海尔集团将OEC管理法运用到自己的企业生产管理中，并加以创新，增加了“日清日高”的内容,谢 谢 !,第4章 信息管理的全过程,上次课内容: 41 信息需求与服务 42 信息收集与加工,第4章 信息管理的全过程,思考问题: 1. 请举例说明信息服务的基本要素。 2. 管理咨询的主要内容有哪些? 3. 简要解释信息的筛选和判别的基本方法。,第4章 信息管理的全过程,信息管理的整个流程包括： 信息的生成、信息的收集与加工、信息的存储、信息的检索、信息的传递、信息的使用以及信息的反馈等。 信息存储与检索处在中间环节。 43 信息存储与检索 一、信息存储 1、文件存储系统 基本概念 文件：记录的集合； 记录：数据项的集合； 数据项：可使用的数据的最小单位（字段、域）。,43 信息存储与检索,一、信息存储 1、文件存储系统 利用文件，可以存放大量的数据，需要时可查找、更新。 文件组织方式 顺序文件：记录的物理顺序与逻辑顺序相一致，顺序存放在存储介质上。 索引文件：带有索引的文件。由索引（区）和数据文件（数据区）组成。 索引索引项的集合。通常按关键字顺序存放。