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1、兴国能源科技有限公司XGNY/QP-（01-19）程序文件 编 制 审 核 批 准 日 期 分 发 号二0一二年三月一日 颁 布 二0一二年三月一十五日 实 施 地址： 贵州省毕节市小坝镇高新产业基地电话：（0857） 7102114 传真：（0857） 7102118 邮编：551712 兴国能源科技有限公司程序文件编码： XGNY /QP-（01-19）版次： A/0文件控制程序实施日期 2012年3月15日修改日期：页码： 第 1 页 共1 页程 序 文 件 目 录序号名 称编 码版次1文件控制程序XGNY/QP-01A/02记录控制程序XGNY /QP-02A/03管理策划控制程序XG
2、NY /QP-03A/04管理评审控制程序XGNY /QP-04A/05与顾客有关的过程控制程序XGNY /QP-05A/06人力资源控制程序XGNY /QP-06A/07设施和工作环境控制程序XGNY /QP-07A/08测量和监控装置控制程序XGNY /QP-08A/09实现过程的策划控制程序XGNY /QP-09A/010设计和开发控制程序XGNY /QP-10A/0 11采购控制程序XGNY /QP-11A/0 12生产和服务提供过程控制程序XGNY /QP-12A/013标识和可追溯性控制程序XGNY /QP-13A/014顾客满意度测量控制程序XGNY /QP-14A/015内部审
3、核控制程序XGNY /QP-15A/016过程和产品的监视和测量控制程序XGNY /QP-16A/017不合格品控制程序XGNY /QP-17A/018数据分析/持续改进控制程序XGNY /QP-18A/019质量成本分析控制程序XGNY /QP-19A/020纠正/预防措施控制程序XGNY /QP-20A/02122兴国能源科技有限公司程序文件编码： XGNY /QP-01版次： A/0文件控制程序实施日期 2012年3月15日修改日期：页码： 第 1 页 共4 页1 目的 对与组织质量管理体系有关的文件进行控制，确保各相关场所使用文件为有效版本。 2 范围 适用于与质量管理体系有关的文件控
4、制。 3 职责 总经理负责批准发布质量手册。 管理者代表负责审核质量手册。 各部门负责相关文件的编制、使用和保管。 行政人事部负责组织对现有体系文件的收集、整理和归档等。 4 程序 4.1 文件分类及保管 4.1.1 质量手册（包含了所有过程的文件），由行政人事部备案保存。 4.1.2 公司第三级质量管理体系文件分为两类： 1）部门工作手册，为各部门运行质量管理体系的常用实施细则：包括管理标准（部门管理制度等）；工作标准（岗位责任制和任职要求等）；技术标准（国家标准、行业标准、企业标准及作业指导书、检验规范等）；部门质量记录文件等。由各相关部门自行保存并报行政人事部备案存档； 2）其他质量文件
5、：是针对特定产品、项目或合同编制的质量计划、设计输出文件或其他标准、规范等，文件的组成应适合于其特有的活动方式。由各相应的部门保存、使用。 4.1.3 公司级管理性文件，如各种行政管理制度、部分外来的管理性文件，包括与质量管理体系有关的政策，法规文件等，由行政人事部保存。 4.2文件的编码4.2.1质量管理体系文件的编码1）质量手册、文件的编码规定： 兴国能源科技有限公司程序文件编码： XGNY /QP-01版次： A/0文件控制程序实施日期 2012年3月15日修改日期：页码： 第2 页 共4 页质量手册 XGNY/QM- xx 文件版本号 质量手册代码 本企业代码程序文件 XGNY/QP-
6、xx 程序文件顺序号 程序文件代码 本企业代码其它质量文件 XGNY/QD-xx-xx 质量文件顺序号 本部门代码 其它质量文件代码 本企业代码质量计划 XGNY/QL-xx 本年度顺序号 质量计划代码 本企业代码 记录 xx- xxx - xxx 本部门记录顺序号 程序文件在标准中的文件章节号 主要使用部门代号4.2.2 各部门代号规定如下： 营销部：YX； 物控部：WK 生产部：SC 技术中心：JS； 供应部：GY品控部：PK 行政人事部：XZ 财务部：CW 客服中心：KH4.3 文件的编写、审核、批准、发放 文件发布前应得到批准，以确保文件是适宜的：兴国能源科技有限公司程序文件编码： X
7、GNY /QP-01版次： A/0文件控制程序实施日期 2012年3月15日修改日期：页码： 第3 页 共4 页4.3.1质量手册由品控部组织编写，管理者代表审核，上报总经理批准发布，由行政人事部负责登记、发放；4.3.2程序文件由品控部组织各部门编写，管理者代表审核，上报总经理批准发布，由行政人事部负责登记、发放；4.3.3各部门文件由各部门负责人组织编写、由管理者代表审核、批准，行政人事部负责登记、发放； 4.3.4 应确保文件使用的各场所都应得到相关文件的适用版本。文件的发放、回收要填写文件发放、回收记录。4.4 文件的受控状况 文件分为“受控”和“非受控”两大类，凡与质量体系运行紧密相
8、关的文件应为受控，由各主管部门按规定执行。所有受控文件必须在该文件封面加盖表明其受控状态的印章，并注明分发号。 4.5 文件的更改 4.5.1质量手册由质量体系负责人负责组织更改，填写文件更改申请，经管理者代表审核，上报总经理批准后更改，由行政人事部发放。行政人事部应保留文件更改内容的记录； 4.5.2其他文件的更改由各相应主管部门填写文件更改申请单，经原审批部门审批，再由各相应部门指定人员进行更改、发放、处理。如果指定其他部门审批时，该部门应获得审批所需依据的有关背景资料； 4.5.3所有被更改的原文件必须由相应主管部门收回，以确保有效文件的唯一性。 4.6 文件的领用 4.6.1文件使用者
9、应填写文件发放、回收记录，经相应主管部门负责人审批方可领用； 4.6.2因破损而重新领用的新文件，分发号不变，并收回相应旧文件；因丢失而补发的文件，应给予新的分发号，并注明已丢失的文件的分发号失效；发放部门作好相应发放签收记录。 4.7 文件的保存、作废与销毁 4.7.1 文件的保存 1）与质量管理体系相关的文件都必须分类存放在干燥通风，安全的地方； 2）各部门文件由本部门资料员保管。行政人事部每6个月对各部门文件保管情况进行检查； 3）对受控文件，各部门资料员应及时填写本部门使用文件的部门受控文件清单。每12个月应将清单副本报行政人事部备案，如内容没有变化，应通知行政人事部； 4）任何人不得
10、在受控文件上乱涂画改，不准私自外借，确保文件的清晰、易于识别和检索。 4.7.2 文件的作废与销毁 1）所有失效或作废文件由相关部门资料员及时从所有发放或使用场所撤出，加盖“作废”印章，确保防止作废文件的非预期使用； 2）为某种原因需保留的任何已作废的文件，都应进行适当的标识； 3）对要销毁的作废文件，由相关部门填写文件销毁申请，经管理者代表批准后，由行政人事部授权相关部门销毁。 4.7.3 文件的借阅、复制 兴国能源科技有限公司程序文件编码： XGNY /QP-01版次： A/0文件控制程序实施日期 2012年3月15日修改日期：页码： 第 4 页 共4 页借阅、复制与质量管理体系有关的文件
11、，应填写文件借阅、复制记录，由相关部门负责人按规定权限审批后向资料管理人借阅、复制。复制的受控文件必须由资料管理人登记编号。 4.8 外来文件的控制 4.8.1 收到外来文件的部门，需识别其适用性，并控制分发以确保其有效。 4.8.2 行政人事部负责收集相关国家、行业、国际标准的最新版本，统一编号、加盖受控印章，分发到相关部门使用，并把旧标准收回。 4.8.3 各部门要把上述标准及其他与质量管理体系有关的外来文件填入“部门受控文件清单”，并报行政人事部备案。 4.9 每年6个月由行政人事部组织对现有质量管理体系文件进行定期评审，各部门结合平时使用情况进行适时评审，必要时予以修改，执行4.5条款
12、规定。 4.10 对承载媒体不是纸张的文件的控制，也应参照上述规定执行。 4.11 作为质量记录的文件应执行质量记录控制程序。 5 相关文件 5.1 记录控制程序。 6 质量记录 6.1 文件发放、回收记录。 6.2 文件借阅、复制记录。 6.3 部门受控文件清单。 6.4 文件更改申请。 6.5 文件销毁申请。兴国能源科技有限公司程序文件编码： XGNY /QP-02版次： A/0记录控制程序实施日期 2012年3月15日修改日期：页码： 第 1 页 共2 页1 目的 对质量管理体系所要求的记录予以控制。 2 范围 适用于为证明产品符合要求和质量管理体系有效运行的记录。 3 职责 行政人事部负责监督、管理各部门的质量记录。 各部门资料员负责收集、整理、保管本部门的质量记录。 品控部负责保管超过一年的质量记录。 各部门负责人负责批准本部门编制的质量记录格式。 4 程序 4.1 各部门资料员负责收集、整理、保存本部门的质量记录。 4.2 质量记录的标识编号 质量记录的标识编号按文件控制程序（XGNY/QP-05）执
