第5章 常用应用软件

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1、第五章,常用的应用软件,第五章常用的应用软件,本章主要内容： 5.1 中文Word 2003 5.2 中文Excel 2003 5.3 中文演示软件PowerPoint 2003,5.1中文Word 2003,5.1.1 Word 2003窗口组成,图5-1 Word 2003窗口组成,1. 标题栏 2. 菜单栏 3. 工具栏 4. 标尺 5. 文本区 6. 滚动条 7. 状态栏,5.1.2 文档的基本操作 1.创建新文档 (1）启动Word后，Word自动创建“文档1”，此时，用户便可以输入文本，然后存盘。 (2）单击【常用】工具栏上的【新建空白文档】按钮。 2.文档的输入 创建文档后，便可

2、在文档的插入点处进行输入了，输入 时插入点自动后移。当输入内容到达右边界时，Word会 自动换行，当本段输入完毕后，应按回车键结束。 3.保存文档 (1)首次保存文档 2)再次保存文档 3)自动保存文档,4.打开文档 (1)打开最近使用的文档 (2)打开其他文件 (3)查找文件 5.编辑文档 编辑文档是指对文本进行删除、移动、复制、查找和替 换等修改操作。 (1)选定文本 使用鼠标或键盘. (2)删除文本 (3)移动和复制文本(使用鼠标或剪贴板） (4)撤消和恢复操作 (5)查找和替换文本,6.文档的显示 Word提供了多种用于显示文档的视图，每种视图显示文 档的侧重面不同，用户可根据需要选择

3、视图。 (1)普通视图 进入Word后，屏幕处于普通视图。在该视图中，可以输入文本、对文本进 行编辑和排版操作。在该视图中有些内容和排版效果是看不见的，如页码、 图形以及分栏排版效果等。 (2)Web版式 是网页视图，它按照 Web 网页浏览器的显示效果显示文档。Web 版式也是 一种编辑视图，在该视图中可以对文档进行编辑和排版操作。 (3)页面视图 对文档的所有内容进行编辑和设置格式，显示效果与打印效果完全相同。 对图文混排的文档，页面视图尤为方便。 (4)大纲视图 用于组织和观察文档结构。,(5)阅读版式 用于浏览查看文档，屏幕并不是按实际打印效果显示文档。单击【视图】 菜单的【阅读版式】

4、命令可以进入文档结构视图。该视图将屏幕分成左右 两部分，如图5-14所示。,图5-14 文档结构图,5.1.3文档的排版 文档的排版包括字符格式、段落格式和页面格式。 1.设置字符格式 (1)字符格式 是指字符的外观，包括字体、字号、字间距、字形和颜色等。 字符格式的设置可通过【格式】工具栏或【格式】菜单的【字体】 命令完成。 (2)使用【格式】工具栏 图5-15所示是【格式】工具栏中用于设置字符格式的按钮，各按钮 的功能说明如下：,图5-15 【格式】工具栏及其说明,(3)使用【字体】命令 单击【格式】菜单中的【字体】命令，显示【字体】对话框，如图 5-16所示。 (4)复制字符格式 使用【

5、常用】工具栏的【格式刷】按钮，可将选定文本的格式复制 给其他文本，从而快速对文字格式化。,图5-16 【字体】选项卡,2.设置段落格式 (1)段落标记和段落格式 当输入文本时，按回车键便出现一个段落标记，即回车符，表示生成了一 个段落。通过【视图】菜单的【显示段落标记】命令或【常用】工具栏的 【显示/隐藏编辑标记】按钮，可显示或隐藏段落标记。 段落格式是指段落的外观，包括行距、段间距、缩进、对齐和修饰等。段 落格式可通过工具栏、命令和标尺进行设置。 (2)更改度量单位 度量单位是段落排版的设置单位。Word2003提供了许多度量单位，如厘米、 毫米、英寸、磅、字符等。Word默认设置的度量单位

6、是厘米，用户也可根 据需要选择其他的度量单位。标尺上的刻度和对话框中的排版度量单位随 用户选择的度量单位而改变。 改变度量单位的操作步骤如下： 1）单击【工具】菜单的【选项】命令，出现对话框，从中选择【常规】选 项卡； 2）在【度量单位】框中选择所需的度量单位。如果要以字符为度量单位，则选中【使用字符单位】复选框。 设置完成后，标尺上的刻度和对话框中的排版度量单位将随之改变。,(3)文本的缩进 通常每个段落的首行都缩进两个汉字，有时还需要各个段落的宽度不一致， 即有宽有窄，这些格式可通过文本的缩进功能实现。文本各种缩进如图5- 19所示。 可以使用以下方法设置文本缩进。 1）使用标尺 通过【视

7、图】菜单的【标尺】命令可显示或隐藏标尺。 首行缩进：拖动该标记可以调整段落中首行第一个字的起始位置。 悬挂缩进：拖动该标记可以调整段落中首行以外各行的起始位置。 左缩进： 拖动该标记可以调整段落左边界的缩进的位置。 右缩进： 拖动该标记可以调整段落右边界的缩进的位置。 2）使用【格式】工具栏 【格式】工具栏中用于段落排版的按钮如图5-20所示。其中【减少缩进量】 和【增加缩进量】按钮用于调整段落缩进。,图5-19 水平标尺,3）使用【段落】命令 单击【格式】菜单的【段落】命令，出现【段落】对话框，如图5-21所示。 在【左】、【右】框中可分别指定段落的左右缩进值。在【特殊格式】框中 可设置首行

8、缩进和悬挂缩进。在【预览】框可以看到所选格式的效果。,图5-20 【格式】工具栏的段落按钮,图5-21 【段落】对话框,(4)文本的对齐 文本对齐格式是指文字按照什么方式排列。可以使用以下方法设置文本对 齐格式。 1）使用【格式】工具栏 在图5-20【格式】工具栏中，有4个按钮(【两端对齐】【居中】【右对齐】 【分散对齐】)用于设置文本对齐格式。 2）使用【段落】命令 (5)行间距和段间距 单击【格式】菜单的【段落】命令，出现【段落】对话框，如图5-21所示。 通过对话框设置文本各行之间距离和段落之间距离。 (6)首字下沉 将插入点置于需要【首字下沉】的段落 中，选择【格式】菜单的【首字下沉】

9、 命令，在出现如图5-22所示对话框中进 行相应设置。,图5-22 【首字下沉】对话框,3.项目符号和编号 可以快速为列表内容添加项目符号、编号或多级符号，使文章的层次更清 楚。 (1)使用【格式】工具栏 选择需要添加编号或符号的段落，单击【格式】工具栏的【项目符号】按 钮。 (2)使用【项目编号和符号】命令 单击【格式】菜单的【项目符号和编号】命令，出现如图5-23所示对话框， 进行相应的选择。,图5-23 【项目符号和编号】对话框,4.边框和底纹 可以为段落、表格、图形等内容添加边框和底纹（即背景），以使内容更 醒目突出。 (1)添加边框 单击【格式】菜单中的【边框和底纹】命令，然后单击【

10、边框】选项卡， 其对话框如图5-24所示。 (2)添加底纹 单击【格式】菜单中的【边框和底纹】命令，然后单击【底纹】选项卡， 对话框如图5-25所示。,图5-24 【边框】选项卡,图5-25 【底纹】选项卡,5.分栏 在报张杂志中，经常看到文章以分栏格式排版。 (1)使用【其他格式】工具栏 单击常用工具栏上的【分栏】按钮，出现如图5-26所示的分栏示意图，然 后拖动鼠标以选择栏数。 (2)使用【分栏】命令 单击【格式】菜单中的【分栏】命令，出现如图5-27所示【分栏】对话框。,图5-26 分栏示意图,图5-27 【分栏】对话框,5.1.4页面排版和打印文档 页面排版包括设置页码、纸张大小、页边

11、距等。 1.页眉、页脚和页码 (1)插入页码 方法一：单击【插入】菜单的【页码】命令 ； 方法二：单击【视图】菜单的【页眉和页脚】命令，进入【页眉和页脚】 视图，并显示【页眉和页脚】工具栏，如图5-30所示；单击此工具栏的 【插入页码】按钮。 (2)插入分页符 输入文字时，当文字到达页面底部，Word会自动插入一个分页符， 并进入下一页。人为插入分页符的方法是：将插入点定位在要分页 处；单击【插入】菜单的【分隔符类型】命令。,图5-30 【页眉和页脚】视图,2.页面设置 通过页面设置可以设置纸张大小、页边距等格式。设置方法是：选择【文 件】菜单的【页面设置】命令，出现如图5-31所示【页面设置

12、】对话框， 有4个选项卡，分别用于设置页边距、纸张、版式、文档网格。,图5-31 【页面设置】对话框,3.打印文档 文档排版完成后，应首先通过打印预览查看排版效果，若满意便可以打印 了。可单击【常用】工具栏的【打印】按钮或【打印预览】工具栏的【打 印】按钮，则立即把文档打印出来。如果需要在打印之前做些打印设置， 可单击【文件】菜单的【打印】命令，出现如图5-34所示【打印】对话框。,图5-34 【打印】对话框,5.1.5表格 制表是字处理软件的主要功能之一。 1.表格的建立 通常是先创建一个空白表格，然后再向表格输入内容。 (1)使用【常用】工具栏 单击【常用】工具栏的【插入表格】 按钮 ，打

13、开一个示意网格，如图5- 35所示； (2)使用【表格】菜单 在【表格】菜单的【插入】级联菜单中，选择【表格】命令，出现【插入表 格】对话框，如图5-36所示；,图5-35 建立表格示例,图5-36 【插入表格】对话框,(3)使用【表格和边框】工具栏 单击【表格】菜单的【绘制表格】命令，弹出如图5-37所示的【表格和边框】 工具栏。通过它可以画出各种复杂表格。 (4)将文字转换成表格 选定要转换的文字，在【表格】菜单的【转换】级联菜单中，选择【文字转 换成表格】命令。 (5)将输入表格内容,图5-37 【表格和边框】工具栏,2.编辑表格 (1)选定表格操作对象 通过鼠标可以更快捷地进行选定操作

14、，方法如下： 1）选择单元格 2）选择行 3）选择列 4）选择连续单元格 5）选择整个表格 (2)移动表格 (3)改变行高和列宽 1）使用表格尺寸控点 Word 2003为表格配备了尺寸控点，如图5-39所示。 2）使用鼠标 3）使用【自动调整】命令 应从【表格】菜单的【自动调整】级联菜单中选择【根据内容调整表格】命 令。 4）使用【表格属性】命令 单击【表格】菜单中的【表格属性】命令。,图5-39 表格标记,(4)增删行、列和单元格 1）增加行和列 在【表格】菜单的【插入】级联菜单中，选择【行】命令或【列】命令。 2）增加单元格 可以在表格中插入一个或多个单元格。从【表格】菜单的【插入】级联

15、菜单中选择 【单元格】命令。 3）在单元格内插入表格 将插入点定位在需插入表格的单元格中，从【表格】菜单的【插入】级联菜 单中，选择【表格】命令即可。 4）删除行、列和单元格 【表格】菜单包括【删除】级联菜单，该级联菜单有【表格】、【列】、 【行】、【单元格】4个删除命令，分别用于删除整个表格、已选择的列、 行和单元格。 5）拆分和合并单元格 首先选定要拆分的单元格，然后单击【表格】菜单的【拆分单元格】命令， 或单击【表格和边框】工具栏的【拆分单元格】按钮，在出现的对话框中指定拆分数目即可。 首先选定要合并的单元格，然后单击【表格】菜单的【合并单元格】命令或【表格和边框】工具栏的【合并单元格】

16、按钮即可。,6）拆分和合并表格 拆分表格是将一个表格分成上下两个表格。将插入点定位在分界行上，然后单击【表 格】菜单的【拆分表格】命令，则表格被分成上下两个表格。 如果要合并表格，只需将表格之间的空行删除即可。 7）绘制斜线表头 例如，要绘制出图5-43所示的斜线表头，其操作步骤是： 图5-43 斜线表头示例 图5-44 【插入斜线表头】对话框 将插入点定位在表头中； 单击【表格】菜单的【绘制斜线表头】命令，对话框如图5-44所示； 在【表头样式】框中选择所需的表头斜线格式，然后在标题栏输入表头标题，单击【确定】按钮即可。,3.表格的计算和排序 (1)表格的计算 例如，图5-45中的总分可通过数学和英语计算得到。自动计算总分的方法是 ：将插入点定位在需要总分的单元格，然后单击【表格和边框】工具栏的自 动求和】按钮即可。 如果要做其他计算，可选择【表格】菜单的【公式】命令，当出现【公式】 对话框，在【粘贴函数】框中选择所需的计算函数，在【数字格式】框