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1、XXX集团信息化系统解决方案直接加入方案即可替换“XX” 用友软件股份有限公司2010年5月目 录1业务管理系统解决方案31.1办公自动化31.1.1协同工作31.1.2公文流转81.1.3统计表单231.1.4通知管理331.1.5即时通讯341.1.6知识管理341.1.7个人办公421.1.8会务管理461.1.9公共信息471.1.10电子邮件511.1.11辅助办公管理521.1.12系统管理531.1.13关联人员/关联项目571.1.14门户空间591.1.15系统整合641.1.16全文检索651.1.17实施培训651.1.18系统培训73本篇部分附表75用友软件股份有限公司
2、 第2页第2页，共246页1 业务管理系统解决方案我们为XX集团提供一个高质量、高效率、智能化的通过协同办公系统，为领导决策和企业办公提供信息服务，提高办公效率，减轻工作人员工作负担，节约办公经费，从而实现企业的办公无纸化、资源信息化、决策科学化。图 系统应用架构总图信息系统覆盖高、中层和普通员工，是全员的应用。n 集团高层领导和决策者关注战略部署：任务目标布置安排；检查进展结果；授权下级处理工作；发布阶段性目标要求；检查阶段性目标完成；反馈问题和解决问题；n 中层人员进行各项业务管理：反应各项业务指标；审核各项管理流程；实现各项任务的管理：接受上级任务指令；围绕任务传达布置；检查和参与任务执
3、行；n 普通员工参与的管理：布置团队计划的管理，进行团队行为管理和团队的沟通管理；对于每个员工通过信息化进行业务工作；岗位工作事项的执行；参与动态协作；制定阶段性工作计划和回复计划进展状况；实现自我管理。随着XX的不断发展，业务处理，日常沟通不仅仅完成集团单一内部人员之间的沟通、交流、资料信息的互传，还是需要更多的扩展到集团各个单位之间的协作沟通，内部单位之间处理各种烦杂的工作事项，这些工作中有的涉及组织内的成员，有的涉及其他单位的人员，事项有的是待处理有的是已完成；在各种事务在处理过程中，包括各种办公流程、业务流程和公文管理都需要全部历史保留。协同办公的建立和实施，集团公司将有效改变原有近乎
4、手工操作的模式，解决企业内部各种业务流程间的关联交叉，以快速提高企业整体工作效率，提升企业整体竞争优势。图协同办公系统业务布局示意图1.1 协同办公模块框架图协同办公系统应用功能示意图我们提供的协同办公，能够为客户带来丰富的功能，不但能满足本次议标书中要求的功能，而且还有更多产品的扩展功能帮助XX集团快速提升内部管理水平。1.2 办公自动化1.2.1 协同工作协同工作是企业内部员工间的协同工作平台（包括异地分支）。支持简捷的文字编辑、信息流转、回复、意见加载，以及附件加载。协同数据转入邮件协同。应该能够完成自建流程、调用模板流程、自建个人模板、调用格式、上传附件、调用统计表单等，以完成办公中的
5、资料传递、审批、请示、报告、汇报、工作沟通等工作内容。l图形化流程：可以图形化的方式灵活自建流程等。l客户端可以自定义流程。l丰富的流程策略：可以终止、回退、撤销、加签、知会和转发等。l痕迹保留：对正文修改后可以痕迹保留。l可以使用统计表单。l可以图形化的方式对协同流转进行全程跟踪，催办、查办协同的处理等。l协同支持OFFICE插件，提供手写签名识别、 WORD、EXCEL等对正文的处理等功能扩展。l协同可进行归档和预归档。协同工作是用于解决日常工作中人与人之间，人与部门之间，部门与部门之间，岗位与部门之间，岗位与岗位之间，工作小组之间的工作协作。这是组织行为的基本模式和状态，随着企业不断的发
6、展，协作不仅仅完成企业单一内部人员之间的沟通、交流、资料信息的互传，更多的扩展到企业各个单位之间的协作沟通，企业内的单位之间处理各种烦杂的工作事项，这些工作中有的涉及组织内的成员，有的涉及其他单位的人员，事项有的是待处理有的是已完成；在各种事务在处理过程中，包括各种办公流程、业务流程和公文管理都需要全部历史保留。大企业和大组织更是以制度驱动企业发展，靠流程去进行工作导航，通过业务表单承载具体，有效满足这些管理应用需求，产生了NC-OA的协同工作管理，这些管理覆盖了各种业务应用：n 审批类：以批示，批阅，批办，请示等工作事项为主的审批类协同工作n 沟通类：以汇报，协作等日常工作事项为主的沟通类协
7、同工作n 采集类：以调查，收集等工作事项为主的采集类协同工作n 关联性：协同工作与相关系统的信息之间的互通n 规则性：以严谨的流程模板的事项为主的协同工作协同工作管理实现跨单位，跨组织的人与他人之间进行沟通协作的基本工具。支持简捷的文字编、信息流转、回复、意见加载，以及附件和内部相关协同的加载。支持手写签名、公章管理、痕迹保留，支持Word、Excel文件的读写支持单位内部协同信息与电子邮件之间互通以实现：图 协同系统的自由业务逻辑示意图协同工作是个人、团队、组织之间传递信息和执行组织管理规则的事务处理工具；它帮助实现事务的发起、处理和管理，并记录事务的发展过程和结果，由人通过流程规则来完成事
8、项的办理，并支持规则的成型和管理；规范管理流程,执行组织制度；使得管理与协作过程透明化；支持分时异地工作，共享传递信息，提高执行效率；降低传递中的信息衰减与变形；沉淀管理过程与结果，实现业务信息在办公环境中的展现。图 协同系统工作逻辑示意图主要功能包括：1.2.1.1 新建事项系统提供可以利用新建/待发功能发起一个协同工作事件诉求，支持二元化工作流，即支持客户端进行自建流程发起工作事项，也支持通过调用模板流程建立工作事项。使用人通过流程定义、正文内容格式的编辑后，发送各个相关的事件处理者；建立新的工作事项的时候可以添加工作需要的文件、 上传附件、调用系统设计的各种表单，同时也可以选择于该事项所
9、关联的协同事项, 并通过选择关联项目与相关的工作项目绑定，共同完成办公中的资料传递、审批、请示、报告、汇报、工作沟通等工作内容。图项目工作建设和绑定界面示意n 自建流程：1. 应用于任何一个办公人员，流程发起者可自由定义流程走向，选择节点人员，系统以图形方式供用户创建和显示流程；2. 自建流程解决了使用者办公流程的灵活性，与此同时使用人员可以根据自己的办公特点，将自己最常用的流程、对象和格式组合或是分别保存起来，成为属于自己的个人模板为随时使用，从而进一步提高工作效率。3. 发起人可以对流程处理节点的操作权限加以控制，如能否修改正文、能否改变流程。流程处理节点可以是一个人的单节点，也可以是有多
10、个人的复合节点。复合节点的处理方式可以是竞争执行、多人执行和单人执行。4. 节点设置：可以分别设置每个节点的处理期限和提醒时间n 调用模板流程：1. 为了统一规范管理，规范工作流程，模板流程可以规范流程如合同审批流程等，这种流程全单位统一调用模板，达到规范化管理和一致性应用。2. 工作流模板流程支持模糊化角色，岗位，职务等定义和节点动作权限定义，模板套用后系统自动匹配符合角色要求的具体人员到相应的流程节点。3. 节点流程：提供处理人的多种选择方式：直接设定处理人、按岗位/职务设定处理人、按部门/组设定处理人、以及按流程的相对角色设定处理人等，使得流程设置更加灵活、通用、规范和有良好的应变性4.
11、 支持复合节点的多种执行方式：单人、多人、竞争，使得“找人办事”和“按事择人办”得到有机结合。5. 支持对流程的动态控制，如加签、减签、会签、知会、取回、回退、撤销、终止等，使参与者可灵活控制改变信息的传递过程，这也是任何MAIL系统所不及的6. 正文类型：系统提供了多种协同正文（信息流转主体）类型，如 HTML、Word、Excel、WPS 文字、WPS表格。7. 信息链接：支持多种信息链接方式，如插入本地文件、关联知识库文档、添加发起人附言、选择关联项目。8. 支持发起人附言、发起人补充正文9. 可预先进行档案归档和项目归档；1.2.1.2 待办事项我们每天要处理各种烦杂的工作，这些工作有
12、的需要亲自办理的，有的需要协商办理的；在处理这些事务的过程中，每个人都可以在系统提供的待办事项中查阅别人发送给自己的协同工作信息，即对该信息发表自己意见、态度、加载自己的附件等。当遇到事务处理需要协商或是改变流程时可以通过加减签、知会、会签等方式进行流程的转变，从而达到日常协同工作的全面、准确、及时沟通和交流。处理完成后，接收者还可以继续在已办事项中继续查看其他人的意见和态度，最后，使用者可以根据自己的意愿删除信息或将信息保存在自己的个人文档夹中，进入知识管理，通过文档中心的共享借阅功能，把信息传递给工作伙伴；同时可以配合多种全文检索可以帮助每一个使用者快速地查找到目标信息。图协同处理界面示意
13、图1.2.1.3 待办事项机制1. 事项处理：提供支持意见填写、意见常用语、意见隐藏、意见震荡回复、加签、减签、修改正文、回退终止等一系列操作，并可根据实际情况进行处理权限的设置。2. 转发事项：转发事项分为转发协同和转发邮件，转发协同将协同信息转发给其他人员，允许带意见进行转发；转发邮件是将协同信息宜邮件的形式转发出去； 在转发过程中内容，附件可以一通转发。3. 归档：可以将协同信息进行归档，一旦待办事项进行归档，信息自动转变为已办的信息。4. 移动协同：支持协同流转发送到手机，手机与PC端进行建立，回复，转发等协同操作5. 待发事项：存储未发送的协同事项，支持建立，修改流程，加载附件，增加
14、附言等工作。6. 已发事项：查看已经发送的协同事项，设置，取消跟踪流程，撤销发送给他人的信息和事件。7. 已办事项：查看办理完毕的事项，并对已经处理的协同可以进行撤回1.2.1.4 督办事项督办是保证事项工作畅通，各项决策贯彻落实，完善工作秩序，改进工作作风的一项重要工作。通过督办，可以使各项工作责任到人，做到事事有人承办、有人负责，避免推诿扯皮，提高工作效率。协同督办由协同发起人设置督办人员，可以在新建协同事项页面、已发事项页面设置督办信息。督办人员可以跟踪催办协同处理人员，可以更换处理人员或处理流程，并查看处理情况。支持修改督办期限，发送催办信息，修改督办协同事项的流程，查看协同发起人设置
15、的督办主题，并填写督办备注信息，查看督办事项的办理情况。1.2.1.5 协同管理系统提供了从多种角度如时间、流转状态、重要程度以及超期处理的数量，对协同的待办事项、已办事项，待发事项、已发事项，进行统计和穿透查询，使每一位使用者对各自的工作状况能有个量化的了解。1.2.2 公文流转公文流转集团内部、各单位、部门间进行协调和信息传递中最正式的方式，其具有正式、严肃、规范的特征。为保证公文的正式性和有效性，公文从发出前，需要进行严格的审定和管理，从而形成发文的流程。在整个发文流程中有两个关键环节：签发和封发。签发是单位领导人对于公文是否成立进行确认的关键步骤，经过签发后，公文就可以对外下发；封发是最后对于公文进行规范化处理，包括套红（形成规范格式文书）、盖章（具有合法性）、打印（形成标准纸质文件）、归档（形成可追溯的存档资料）。正式公文发出后，通过公文交换中心送达公文送往的目的地。接收单位收
