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1、管理处程序文件文件编号： JYHT- QP-O版本：A改次：0目 录页 码第 1 页共 1 页文件编号版次文 件 名 称页码备 注JYHT- QP -0A0目录1JYHT- QP -00A0修订页2JYHT- QP -01A0文件控制程序3JYHT- QP -02A0操作记录控制程序7JYHT- QP -03A0人力资源管理程序11JYHT- QP -04A0设施设备管理程序12JYHT- QP -05A0物业接管验收程序16JYHT- QP -06A0业户入伙管理程序18JYHT- QP -07A0保洁工作管理程序21JYHT- QP -08A0绿化工作管理程序22JYHT- QP -09A
2、0治安消防管理程序24JYHT- QP -10A0住户维修及房屋整体修缮管理程序26JYHT- QP -11A0二次装修管理程序29JYHT- QP -12A0社区文化管理程序32JYHT- QP -13A0费用、基金收取管理程序33JYHT- QP -14A0物品管理控制程序34JYHT- QP -15A0内部沟通（信息交流）程序36JYHT- QP -16A0投诉处理程序38JYHT- QP -17A0培训工作管理程序40JYHT- QP -18A0日常与客户沟通管理程序42JYHT- QP -19A0客户请修服务管理程序44JYHT- QP -20A0钥匙管理控制程序47JYHT- QP
3、 -21A0事故处理与报告管理程序48JYHT- QP -22A0“亲情服务”实施管理程序49JYHT- QP -23A0首问责任制管理程序60管理处程序文件文件编号： JYHT- QP-O0版本：A改次：0修订页页 码第 1 页共 1 页修订时间文件编号本文修订状态修订人批准人2007-8-JYHT- QP-O新增 修订 废止JYHT- QP-O新增 修订 废止JYHT- QP-O新增 修订 废止JYHT- QP-O新增 修订 废止JYHT- QP-O新增 修订 废止JYHT- QP-O新增 修订 废止JYHT- QP-O新增 修订 废止JYHT- QP-O新增 修订 废止JYHT- QP-
4、O新增 修订 废止JYHT- QP -O新增 修订 废止JYHT- QP -O新增 修订 废止JYHT- QP-O新增 修订 废止JYHT- QP-O新增 修订 废止JYHT- QP-O新增 修订 废止JYHT- QP-O新增 修订 废止JYHT- QP-O新增 修订 废止JYHT- QP-O新增 修订 废止JYHT- QP-O新增 修订 废止JYHT- QP-O新增 修订 废止JYHT- QP-O新增 修订 废止JYHT- QP-O新增 修订 废止JYHT- QP-O新增 修订 废止JYHT- QP-O新增 修订 废止JYHT- QP-O新增 修订 废止JYHT- QP-O新增 修订 废止J
5、YHT- QP-O新增 修订 废止JYHT- QP-O新增 修订 废止管理处程序文件文件编号： JYHT- QP-01版本：A改次：0文件控制程序页 码第 1 页共 4 页1.0程序目的通过对与管理处质量有关的文件（包括外来文件，如适用的国家、行业、地方标准、业主提供文件和上级发文等）的管理控制，确保其有严格的分类编号、编制、审核、批准、发放管理、有效控制、保管和更改的规定，使管理处的各项工作依据正确的指示进行。2.0适用范围 适用于管理处所有与管理工作有关的文件的管理与控制。3.0主要职责和权限3.1管理处客服中心文员负责公司管理体系文件和其它相关文件的收集、分类编号、整理存档保管、发放及其
6、它相关工作。3.2各部门负责人负责本部门文件的管理和控制。4.0程序内容4.1文件的编制、审核、批准文件的编制、审核和批准按下述规定执行：文件类别编制审核批准程序文件（包括质量记录空白表格样式）责任部门主管管理处主任/管理处经理公司领导部门工手册责任部门管理处主任/管理处经理公司领导外来文件发文部门机构管理处主任/管理处经理公司领导管理处程序文件文件编号： JYHT- QP-01版本：A改次：0文件控制程序页 码第 2 页共 4 页4.2文件的归属、分类、编号4.2.1 管量处所有的已审批生效的程序文件、工作手册、质量记录表格均应归档、分类，由管理处统一编号。4.2.2 管理处所有已审批的外来
7、文件，根据类别交管理处客服中心文员和各部门负责人进行归档、分类。编号方法如下：（1）JYHTQP （程序文个）该程序文件序号质量程序文件金逸豪廷拼音简写（2）JYHT （工作手册）该部门工作制度/规程序号部门拼音简写金逸豪廷拼音简写（3）QR（操作表格）该部门工作记录表格格式序号该部门拼音简写代表操作记录表格格式4.3 管理文件的有效性控制4.3.1 为确保管理处管理体系的有效性能够得到控制，对所有文件及表格采用版次来控制最新有效版次。版本采用英文字母如：A、B、C表示第一版本、第二版本、第三版本；改次采用两位阿拉伯数字如00、01、02表示未经修改、第一次修改、第二次修改。4.4管理体系文件
8、发放4.4.1 程序文件的发放由管理处客服中心文员将程序文件复印，让部门责任人在文件发放回收记录表上签字后发放。管理处程序文件文件编号： JYHT- QP-01版本：A改次：00文件控制程序页 码第 3 页共 4 页4.4.2 部门工作手册的发放，由管理处客服中心文员复印后，让部门责任人在文件发放回收记录表上签字后发放。4.4.3 操作记录空白表格作为规范填写方式的文件，其发放由各部门责任人制定操作记录表格一览表，进行统一管理和控制。4.5管量体系文件的保管和借阅4.5.1 管理体系文件由各部门责任人负责统一归档保管，严禁复印。4.5.2 如管理处内部员工需要暂借阅某种管理体系文件和资料，应到
9、相关部门办理借阅和归还手续，并填写在管理体系文件借阅登记表。4.6管理体系文件的更改4.6.1 在管理处管理体系运作过程中，各种因素均可导致管理体系文件和资料的更改，其原因、内容由申请更改的相关部门提出，并填写管理体系文件更改申请表交管理处,由管理处与原文件编写部门/人进行更改。4.6.2管理体系文件的更改一般由其原审批部门/人审批，如因某种特殊原因必须指定其他部门/人审批时，该部门/人需获得审批所需依据的背景资料，以保证修改之适宜性。文件编写部门/人应将审批后的更改文件交与管理处。4.6.3 管理处客服中心文员接到已审批质量体系文件更改申请表和更改文件后，应更新文件原版，复印更改的管理体系文
10、件后，按文件发放回收记录表发给文件相关部门及换回作废质量体系文件和资料。4.7 管理体系文件的作废4.7.1 对于已作废的管量体系文件，由管理处客服中心文员或相关部门文件管理员统一保管，其上应注明“作废”字样，并在管理处保留作废管理体系文件登记表上登记。管理处程序文件文件编号： JYHT- QP-01版本：A改次：0文件控制程序页 码第 4 页共 4 页4.8 外来文件的管理本程序所提及外来文件指适用的国家、行业、地方标准、法律法规、业主提供的文件和上级发文等。4.8.1 编号由收文部门对外来文件进行编号，编号方法为：1）发文单位有统一的原编号时，保持原编号。2）单位无统一编号时，由收文单位按
11、收文时间先后编号。4.8.2 外来文件的有效性控制1）外来文件如适用的国家、行业、地方标准、法律法规、业主提供的文件和上级发文等，由文件归口部门填写外来文件登记表。对国家、行业、地方的标准、法律法规等对物业服务有强制性的外来文件，并经审批后生效。2）文件归口部门对有更新要求的外来文件应每年跟踪一次最新有效版本，填写在外来文件登记表中，及时获取、更新和发放最新版本外来文件，确保公司使用的外来文件为最新有效版本。4.8.3 外来文件的发放1）与物业服务质量有关的、有强制性要求的外来文件，由归口部门发放，同时，让接收人在文件发放回收记录表上签收。2）理性文件由行政人事部按公司领导批示传阅，不需编制文
12、件控制清单。5.8.4 外来文件的保管外来文件由归口部门分类造册，归档保管，借阅文件时应填写管理体系文件借阅登记表5.0支持性文件操作记录控制程序6.0质量记录 6.1外来文件登记表 6.2管理体系文件借阅登记表 6.3管理体系文件更改申请表 6.4管理处保留作废质量体系文件登记表 6.5文件发放回收记录表 编写： 审核： 批准： 日期：管理处程序文件文件编号： JYHT- QP-02版本：A改次：0操作记录控制程序页 码第 1 页共 3 页1.0程序目的 通过对管理处所有与管理有关的记录的标识、收集、编目、查阅、归档、贮存、保管和处理之控制，确保记录完整、准确、清晰，以证明物业管理服务质量满足规定要求，管理处的管理体系在有效地运行，并为实现可追溯性及采取纠正和预防措施提供依据。2.0适用范围 适用于管理处所有与管理有关记录的管理和控制。3.0主要职责和权限 3.1管理处负责监督操作记录控制程序执行和管理处所有操作记录表格的管理。 3.2各部门负责与本部门工作相关的质量记录的领用、收集、整理、标识、归档、贮存、保存。4.0工作程序4.1.1质量记录表格的名称、编号及版次由管理处负责编制，
