管理信息化系统功能配置构想

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1、（注意：本报告所附图片仅为示例图片，非软件最终选型！为了使您有更好的阅读效果，建议您将显示比例调整为130%-160%且打开导航窗格，在查看示例图片时，建议自行放大比例！）ERP系统功能配置构想第一部分 简介1.1.1 ERP概述1.1.2 何为ERPERP，即企业资源计划,它是由MRP(制造资源计划)发展而来的, 90年代初,美国Gartner Group公司用一系列功能标准来界定ERP,其定义如下: 超越了MRP的范围和集成功能； 支持混合方式的制造环境； 支持动态的监控能力,提高业务绩效； 支持开放的客户机/服务器计算环境。ERP最初是一种基于企业内部供应链的管理思想,它在MRP的基础上

2、扩展了管理范围。其基本思想是把企业的业务流程看作是一个紧密联接的供应链,并将企业内部划分成几个相互协同作业的支持子系统,如财务、市场营销、生产制造、服务维护、工程技术等,可对企业内部供应链上的所有环节如订单、采购、库存、计划、生产制造、质量控制、运输、销售、服务与维护、财务、成本控制、经营风险与投资、决策支持等有效地进行管理,从管理范围和深度上为企业提供了更丰富的功能和工具。1.1.3 为什么要使用ERP随着企业销售规模的扩大、业务的飞速发展，部分企业建立起覆盖全国乃至全世界的由销售分公司、地区总经销商、各级代理商或专卖店构成的多级分销网络。企业竞争，市场为先，企业分销网络已成为企业重要资源及

3、核心竞争要素之一。 随着数字化时代的到来，企业面临来自各个环节的竞争，企业的反应速度是决胜的关键因素，作为企业的经营者如何合理地计划、管理、协调和控制分销资源已成为企业面临的一个无法回避的棘手问题。由于企业分销系统分布广泛，地域跨度大，且日益庞大，在企业日常运作中，必须很好地解决以下管理问题，才能更好地利用分销系统决胜于市场： 如何及时了解企业各分支机构的销售情况和库存量？ 如何及时发现企业内部存在的积压和断货情况并及时协调？ 如何及时了解企业各个品种规格产品在各地区销售走势和比重情况，为企业制定下一步的销售策略和销售计划提供及时准确的依据？ 如何及时了解各级代理商、经销商的应收账款？ 进一步

4、加快了企业的响应速度，有助于提高客户的满意度与忠诚度。 如何加强系统内各单位费用控制，以进一步降低系统运行成本？ 如何进一步发掘企业潜力，扩大企业市场份额？ 如何快速收集竞争对手情况？此时，为解决上述问题，企业中的有识之士，必然会引入ERP的概念。因为ERP不仅面向供需链,体现精益生产、敏捷制造、同步工程的精神,而且结合全面质量管理(TQM)以保证质量和客户满意度；结合准时制生产(JIT)以消除一切无效劳动与浪费、降低库存和缩短交货期；它还要结合约束理论(TOC,Theory of Constraint,是优化生产技术OPT的发展)来定义供需链上的瓶颈环节、消除制约因素来扩大企业生产的有效产出

5、。利用ERP管理思想,首先需要在整个企业中建立一个环环相扣的管理模式,使各个分支机构能在一个整体的ERP管理下实现协作经营和协调运作。把这些企业的分散计划纳入整个供应链的计划中,实现资源和信息共享。例如,在管理模式统一的ERP计划下,上下游机构、部门可最大限度地减少库存,使所有上游机构、部门的产品能够准确、及时地到达下游机构、部门,这样既加快了各分支机构的商品流通速度,又减少了各企业的库存量和资金占用,还可及时地获得最终消费市场的需求信息,从而使整个管理模式能紧跟市场的变化。如此一来，不但解决了上述问题，还大大增强了该管理模式在大市场环境中的整体优势,同时也使每个机构、部门均可实现以最小的个别

6、成本和转换成本获得较大的成本优势。在21世纪,企业间的竞争将会演变为这种管理模式之间的竞争！1.2 ERP整体操作步骤为了让您可以尽快地熟悉ERP软件的使用方法及操作流程，使您能够有一个比较全局的认识，特简单归纳如下，希望能帮助你更好地理解ERP系统。建立账套基本信息录入期初建账启用账套系统设置单据录入报表查询月结年结决策支持 使用ERP系统的第一步是进行初始化信息的收集、整理及统计工作。首先应对公司信息、往来单位信息、仓库信息、商品信息、职员信息以及会计科目等基本信息进行整理；其次是对库存商品、固定资产、现金银行、应收应付、待摊费用等项目的期初金额进行统计。信息收集好后即可按照上述的软件操作

7、流程使用，只要清楚了这一条主线，系统运用起来就会得心应手。下面对每一流程的先后顺序进行简要说明，具体操作方法各位可以请参考各功能模块的详细内容。l 第一步、录入基本信息 建立正确的基本信息是进行系统操作的第一步，基本信息在整个系统操作过程中是作为公共信息使用的，在基本信息中加入了商品、往来单位等信息后，业务操作过程如销售、进货时只需选择某商品或往来单位就可以了，不用再重复录入，因此信息输入要准确、详细。此处只对重要部分进行说明： 商品信息：记录商品的全名、编号、规格等信息，建议此处商品应进行分类。 往来单位：记录业务往来的单位和个人，建议按业务发生性质或频繁程度分类。 内部职员：记录公司职员的

8、姓名和联系方式，建议按部门进行分类。 银行账户：记录开户银行。 存货仓库：记录公司仓库及门店仓库的名称、编号及类型。 费用类型：按公司具体情况增加各种费用项目，增加会计科目。 其他收入：按公司具体情况增加销售收入外的收入项目，增加会计科目。l 第二步、期初建账 基本信息录入完成后，即可进行第二步，建立期初。所谓期初就是指您开始使用本系统来管账时库存有多少商品、客户欠您多少钱、有多少现金等。期初数据作为整个系统的起始数据影响着资产负债表及开账后数据的正确性，必须准确录入。 进入主菜单后点击系统维护/期初建账进行期初值的录入工作。应收应付、现金银行、固定资产和待摊费用等期初数据均可按实际金额录入。

9、库存商品的期初值，以成本核算方法的不同而不同，当使用移动加权平均法、先进先出法和后进先出法时只需录入商品的期初成本均价和数量即可；当使用手工指定法时必须按批次录入商品的成本单价、数量、有效期和批次号。（注意：期初时录入的商品成本价是不含税价格。有期初的商品，基本信息中库存商品，启用账套后换算比率不能修改。成本算法必须在系统配置里先行选择确定。） l 第三步、启用账套 基本信息和期初建账的录入完成后，必须启用账套才能进行业务单据的录入，启用账套是一项非常重要的操作，启用账套后所有的期初数据都无法修改，但您还能增加或修改基本信息。点击系统维护/超级用户/启用账套完成该功能操作。 （注意：基本信息中

10、已有库存的商品、有期初的商品，在启用账套后换算比率不能修改，成本核算方式也不能修改，并且启用账套的时间是不能修改的！）l 第四步、系统设置在完成基本信息和期初建账后，我们还必须适应企业的管理需要，对应用软件进行有关系统设置，以让软件的应用能够满足我们管理控制的需要。通过系统设置，能够进行成本算法、单据业务控制设置；通过权限与口令，能够设置每一个操作员能够操作哪些业务，查看哪些报表字段，以保证各部门各操作员在自己的管辖权力范围内进行工作，并只能看自己该看的业务数据。l 第五步、业务录入 ERP系统提供了多种业务单据，用于处理日常的进、销、存、收付款以及费用报销等业务，并将这些业务所产生的变化自动

11、进行账务处理。案例中所例举的业务只是基本业务，其他业务单据的处理方式详见功能模块。根据案例发生的情况现进行业务处理： 1. 第一笔业务：2014/03/22从南昌川奇保健品有限公司采购铁锌钙片1000瓶，每瓶10元。发生商品采购，录入采购入库单，单据过账后即会发生库存及相应会计科目的变化。 2. 第二笔业务2014/03/24销售铁锌钙片800瓶，每瓶30元，录入销售出库单一张. 单据过账后，库存及相应会计科目发生变化，根据期初值以及2014/03/22发生相关采购及销售情况后，现库存管理中的库存状况： 假设在该案例中期初库存铁锌钙片200盒，成本价10元/盒；3月22日采购入库1000盒，进

12、价10元，库存增加。当天销售800盒，库存减少。 发生业务后不但库存会变化，相关会计科目如：应收、应付账款或银行存款等都会自动增减，同时资产负债表和经营情况表也会变化，此时也可进入决策支持模块进行各排行榜查询以及相关统计与分析。（注意：ERP系统可谓是环环相扣，所以请务必要保证基础数据的准确性！）l 第六步、报表查询 经过一段时间的业务后，各级管理者，都希望查询有关业务报表，包括采购报表、销售报表、应收应付报表、财务利润报表等。 通过报表中心能够比较全面地查询有关统计结果，掌握企业的经营状态。l 第七步、月结 每个月月末对系统进行一次月结存，以便准确划分每月账本，并能快速查询每个月的资产、销售

13、、费用和利润情况。此操作只需点击主界面系统维护/月结存菜单即可进行。（提示：月结存后，第二天才能做业务，此处指会计日期，非物理日期。）l 第八步、年结 每年年终对系统进行年结存，年结存后系统将所有账本数据转入下一年并作为期初值，所有单据信息将不复存在，系统将回到期初状态，新一年的业务即将开始。在进行年结存前一定要先进行数据备份。年结存后如何查询上一年的数据呢？您可以将上年年末的备份数据恢复成另外一个账套，这样，您就有两套数据，一套是上一年的，用来查询与对账，另外一套是今年的，用来做当年的账。 至此整个工作流程结束，此处只进行了最简单的业务例举，目地是为了让您对整个软件的操作流程有一个总体上的认

14、识，相关业务操作请参阅各章内容。第二部分 系统设置2.1 参数设置2.1.1全局参数“全局参数”在菜单上的位置：主界面系统管理参数配置全局参数，全局参数设置涉及三个子模块：账套信息、账套参数、其他。（全局参数针对整个账套设置，不能针对不同的分支机构与不同的用户单独设置。）2.1.1.1 账套信息账套的基本信息，界面如上图。l 账套代号：该项为必填项，可随时进行修改。l 账套名称：该项为必填项，可随时进行修改。l 账套启用时间：在系统开账后自动记录账套启用时间，否则为空，不能手工修改。2.1.1.2账套参数账套参数共10项，具体如界面所示：l 成本算法：系统提供三种成本算法：“移动加权平均法”“

15、先进先出法”“手工指定法”， （成本算法的设置在开账后就不允许被修改。）l 启用分支机构管理：该选项需要在新建账套时设置。（账套启用后，即使未开账该选项也不允许被修改。）l 允许客户供应商统一：默认建账向导中的该参数的设置，（不受是否建立了客户或供应商档案的限制。）在不允许客户供应商统一的情况下，只有定义为客户的往来单位会在销售类单据及应收核算中使用，对应的只有定义为供应商的往来单位在采购类单据及应付核算中使用。但在允许客户供应商统一的情况下，系统中建立的客户可以作为供应商使用，供应商也可以作为客户使用。（此设置开账后不能修改。）l 允许负库存：勾选了此项，系统允许产生负库存；否则，会导致负库存产生的单据不允许过账。（此设置开账后不允许被修改。此设置只对移动加