知识管理培训方案

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1、知识管理培训,策略发展部 田丽丽 2011年9月份,什么是知识管理,知识管理定义 公关行业的知识管理统称为：以项目为主线，客户、项目、采购三大业务板块紧密结合将人力、市场、财务、行政等流程后端资源与前端紧密结合形成公司整体竞争力。,为什么要做知识管理,行业背景： 公关行业是以项目管理为核心，加入知识管理，将项目过程中的知识集中管理，资料共享给全公司人员，以便形成公关公司的核心竞争力。 通过全面知识管理，实现公司内部信息的迅速积累。它能让公司充分利用已有知识的价值，更好的协调项目中出现的问题并实现更紧密的协作。并且通过使用专业知识归档和实践，提高公司的知识分享环境。 公司现状： 新同事、新业务

2、长期客户业务合作类型较多，便于查看，统一管理 如果员工不能很好的利用公司内部的信息，那更不能更好的铸造它。从企业内部资源获取有价值的信息，构建内部信息框架，能够让员工更好的访问相关信息，提高解决问题的能力，使这些信息真正的变得有用而不单单只是搜集数据。同时能使公司的知识工作者和团队更好的协作和执行。,为什么要做知识管理,知识管理目标： 资料有序、有效保存 文件列表共享合理应用 规范管理：工作流标准化-平台管理制度明确 增值服务：统一业务管理、取其精华为之所用 知识管理就是要用科学的方式获取、组织、分享、更新、创新这些知识，从而在公司组织中成为管理运营的智慧资本，给企业带来价值。,谁来做,知识管

3、理小组组织结构,怎样做,一、内容管理 1 资源管理-嘉宾数据库、供应商资源 2 客户资料-客户信息收集整理 3项目知识库-收集项目资料、分析整理 4 创意资料库、平台制度收集整理,怎样做,二、流程管理 建立集中统一的管理平台，通过流程推动业务运转将各业务环节贯通。 工作流程管理： 1. 知识管理：文档的获取、归类、检索、审计、安全控制等过程着手 2. 项目管理（通过相应的业务流程，完成对项目的管控和和跟踪。将最有用的知识推送到项目前和项目中，并且在项目完成后将最有价值的知识沉淀下来） 3. 客户管理：前期客户接触-客户沟通-明确需求-立项-执行-总结，客户需求管理。 4. 采购管理： 物品：项

4、目提采购需求-判断库存情况-采购及出入库管理-活动结束再入库管理-库存管理 其他供应商采购管理：提需求比价合作谈判执行验收考核结算,怎样做,三、 工具应用-搜索、查看、权限设置 建立目录索引：客户品牌、LOGO、客户资料介绍、活动类别等分类分析、满 足不同关键字进行 查询 （server文件一览表） 权限设置：日常权限： 1. 知识管理小组: 对文件进行上传、分类整理、查寻、下载等权限 2. 其他员工：查看列表，按需到专员处查阅，填表申请下载 有特定项目时，除知识管理小组成员有固定的权限外 项目组成员：针对此项目上传、修改、查寻、下载权限 ，活动结束后，将所属文件转移至知识管理服务器中，以便查

5、看。 规范工作文件： 在项目立项至结束期，时刻规范文件 1. 立项时-工作流中所涉文件标准化，建立标准文件夹及说明，及文件版本标准说明 2. 项目执行期-文件夹中存放过程文件，文件按日期及版本进行存放（特别是方案及设计可参考性文件不许删除） 3. 项目结束时-验收文件夹中文件、及时补充。,知识管理的具体内容：,1、项目数量统计,公司原文件的状况分析,2、项目活动资料排列方式 以往项目活动资料的文件收集整理是按照服务年限为主，根据年份进行项目活动资料的排列。 3、文件夹模板 按照07年的项目文件夹管理规定分被为13个文件夹：“01-check lists” “02-contact list” “

6、03-contract& budget” “04-design” “05-email” “06-logo&CI” “07-program rundown, agenda” “08-media information” “09-plan” “10-photo picture” “11from client” “12-reports” “13-other”。 4、原文件查找利弊 便于查看所属年限，但文件夹的放置也较为混乱，不便于新员工查找与客户相关的项目及文件。,公司原有文件的状况分析,1. 分类整理： 经知识管理部门与其他事业部近2个月的资料分类整理，共整理了297余个项目的资料文件，为提高查找

7、灵便性，将文件按品牌管理及应用分为七类：A-合作客户、B-贝都因公司、C-名人堂、D-自主品牌活动、E-供应商资料、F-有价值信息参考、G-各部门知识共享。既有针对性的利于寻找，又便于往后项目资料的整理摆放。,知识管理具体调整办法,分类详细说明：,A-合作客户项目公司已合作客户和立项未执行的项目的相关资料,知识管理具体调整办法,B-贝都因公司贝都因公司介绍、公司LOGO及公司年会相关资料 C-名人堂名人堂介绍、名人堂LOGO、名人堂合作客户及名人堂自主项目 D-自主品牌活动爱梦想、e-talking论坛、e-talking媒企沙龙、e-talking年会及创意中国盛典,知识管理具体调整办法,分

8、类详细说明：,E-供应商资料供应商管理、供应商数据库及供应商资源，暂不开放。需要逐步的进行资料文件补充。 F-有价值信息参考3D设计参考、方案参考、平面设计参考、视频参考、学习工具参考及其他。现有价值信息参考信息需要知识管理专员随时进行补充、更新。 G-各个部门知识共享各个部门放在sever上可供公司各个员工参考的文件，需要各个部门可以将总结的信息放在sever上进行知识共享，此项需要协同个部门共同完成，并随时更新。,知识管理具体调整办法,分类详细说明：,2. 公关活动项目资料排列 针对以往按年份进行资料收集整理的查找不方便性，现将所有资料按客户进行排列，即“客户名称-合作项目-细化年限合作项

9、目”。方便直接针对同一客户不同年份的各个合作项目的直接查找。,客户名称,合作项目,细化年限合作项目,知识管理具体调整办法,3. 文件夹模板重新调整 文件夹模板由原有的13个文件夹调整为客户资料和客户合作项目两个系统文件夹，再逐步细分。 客户资料包括客户公司介绍、客户公司LOGO、客户品牌及产品管理：,“01-XX公司介绍”公司介绍、客户负责人客情分析表、品牌定位说明、企业形象文化介绍。 “02-XX公司LOGO”XX LOGO矢量图、XX LOGO使用说明、XX LOGO使用参考。 “03-XX品牌及产品管理”XX品牌，即该品牌相关内容。,知识管理具体调整办法,华硕为例文件命名示范： 客户合作

10、项目包括与该客户合作的不同年份的各个项目，命名为“服务年限-客户名称-项目名称-子项目名称”的文件夹,服务年限-客户名称-项目名称-子项目名称,合作项目,知识管理具体调整办法,“00-招标信息”包括立项前的相关招标信息 “01-方案”初期方案、最终方案。以PPT形式存储，PPT命名时注明时间，以便查找、利用。 “02-执行文件”分工表、工作单、流程、时间表、文字。包括整个项目执行文件。 “03-嘉宾相关”参与此项活动的嘉宾相关信息、嘉宾邀请及接待细节性文字描述。 “04-物料、道具”此项活动需要准备的物料、道具。 “05-现场音乐、视频、相关文件”此项活动现场所需要用到的相关音乐、视频、PPT

11、文件等。,知识管理具体调整办法,文件夹模板说明（00-05）：共分成14个文件夹，涵盖了客户相关信息、项目执行过程中的方案、执行文件、嘉宾媒体等信息进行分类,“06-平面及3D设计”平面设计、3D设计。平面设计和3D设计都分为初期设计和最终设计2个文件夹。 “07-媒体相关”媒体宣传策略、媒体名单及预算、新闻稿。包括针对此项活动的媒体相关文件。 “08-供应商相关”AV、场地、搭建、演出、其他。包括供应商提供的图片，报价及合同等相关文件。 “09-总结报告”活动阶段性报告、最终总结报告。活动阶段性报告以“项目名称-子项目名称-总结人-时间”命名，最终总结报告以“项目名称总结报告-总结人-时间”

12、命名。,知识管理具体调整办法,文件夹模板说明（06-09）,“10-考核及客户评价”项目结束后，供应商考核、员工内部360度评价、客户满意度调查表、客户评价等描述文字 “11-活动照片及总结视频”活动现场照片拍摄、总结视频，服务器中存放于文件规格小的文件，只为报告使用，原始图片及视频刻盘。 “12-预算与合同”合同、预算。合同即与客户签订的、此项目的合同；预算分为内部预算和对外报价，内部预算即本次活动的成本，对外报价即对客户的报价。 “13-其他”会议记录、邮件&传真。包括此次项目的会议记录，和与客户往来的邮件、传真等事务性文件。,知识管理具体调整办法,文件夹模板说明（10-13）,4、建立索

13、引 制作“文件sever活动一览表”为索引，以便迅速查找，可按年份、所属行业、活动形式、活动人数、亮点说明等角度索引。,知识管理具体调整办法,知识管理具体调整办法,明确知识管理流程,知识管理具体调整办法,1、文件管理适用范围 适用于公司目前业务模块及平台管理：公关业务、活动业务、电视业务模块及平台管理（除广告及电视栏目常规录制外）中的所有相关文件的收集整理、后续综合管理（资料存储、分类查找等管理）。 2、内容定义 通过学习、实践或探索所获得的认识、判断或技能。指公司在server上所拥有的各个项目：合作客户、贝都因公司、名人堂、自主品牌活动、供应商信息、有价值信息参考、各部门知识共享。,相关管

14、理规定,3 相关角色和职责 按照项目活动的程度，依据保证项目资料文件的真实性及完整性原则，合作客户知识管理规定相关角色分为以下两类： 项目活动部门： 项目活动部门包括客户经理、项目经理及执行项目相关人员，负责该合作项目整体运作的流程，需要随时将与项目有关的文件、资料，按照规定存放在相应的文件夹中，并保证其项目资料的真实性及完整性，协助知识管理部门的管理工作。 知识管理部门： 知识管理部门负责对项目活动部门随时上传的项目资料进行监督、管理和审阅，确保资料的真实性和完整性，协同项目活动部门对项目资料施行管理工作，并制定知识管理规定及规范内容的开放性及权限,相关管理规定,4. 文件编号命名管理 文件

15、编号的命名 文件编号：项目名称-子项目名称-文件类型-时间； 项目名称：合作项目名称缩写； 子项目名称：合作项目的子项目名称缩写； 文件类型名称：文件所属类型名称； 时间：撰写时间。 例如：华硕极限7+2活动总结报告0609。 文件编号命名实施办法 为有效实施对文件编号的管理，减少知识管理人员对项目文件编号的维护代价，文件的产生者，项目组成员需要按照上述命名规定进行命名，知识管理人员负责对其监督和管理。,相关管理规定,5 文件存储管理 存储文件的载体server应确保文件在保管期限内的真实性、可用性、可靠性，与维护、处理和存储相关的问题存在于文件的整个过程中。 所有项目组成员均建立对应权限，各

16、自拥有对各类文件的读、写、增加、删除、复制、下载权限，项目经理拥有所有权限。由项目经理保证上传到sever上已保存文件的质量；由知识管理员协同项目经理整体把握项目文件在各阶段的上传情况，在读取过程发生时，发生过程的证据以及文件设计和格式变化的细节信息宜一同保存。 存储的文件格式。文件在项目执行过程中，从物理形态上一般分为纸质文件和电子文件，主要针对server上电子文件的存储文件格式管理。文字型电子文件以DOCX、PDF、TXT为通用格式；图像电子文件以JPEG为通用格式；视频和多媒体电子文件以MPEG、WMV为通用格式；音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。,相关管理规定,视频、照片资料收集要点,服务器上存200张以内照片，每张照片300K， 视频保存小于30M以内，只需保存现场所用小片，总结报告在服务器中存小片，完整版刻盘 原始照片及视频分类整理后刻盘备份在知识管理专员处。