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1、建设工程文件档案资料管理基本概念建设工程信息管理建设工程文件档案资料管理建设工程档案的分类,陈绍周 2007年11月22日,基本概念,（一）,基本概念,数据 数据是客观实体属性的反映，是一组表示数量、行为和目标，可以记录下来加以鉴别的符号。 数据有多种形态，包括文字、数值、语言、图表、图形、颜色等 信息 信息来源于数据，又高于数据，信息是数据的灵魂，数据是信息的载体。 信息是对数据的解释，反映了事物(事件)的客观规律，为使用者提供决策和管理所需要的依据。 信息是决策和管理的基础，决策和管理依赖信息，正确的信息才能保证决策的正确，管理则更离不开信息。,基本概念,建设工程文件： 在工程建设过程中形
2、成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件，也可简称为工程文件。 建设工程档案 在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的 文字、图表、声像等各种形式的历史记录，也可简称工程档案。 建设工程文件档案资料 建设工程文件和档案组成建设工程文件档案资料。 建设工程文件档案资料载体 纸质载体 、缩微晶载体、光盘载体 、磁性载体。,建设工程信息管理,建设工程信息管理的 基本环节 建立信息代码系统、信息的 收集、传递、加工、整理、检索、分发、存储。,建立信息代码系统,信息的编码考虑以下几个方面： (1)代码系统的可扩充性 在不需调整和修改原有代码系统基本结构的
3、前提下代码列表增加条目的能力。在代码系统适当的层次和位置对每一代码位要留有可扩充的余地以适应未来的需要.,建立信息代码系统,(2)代码系统采用的符号 编码的过程实际上是逐个把一个或一组符号指定给信息条目列表中的每一个条目，以便被编码的条目可以绝对地区别于列表中的其他条目。 根据编码的需要，要么使用字母进行编码，要么使用数字进行编码，或者同时使用数字和字母。 采用纯数字进行编码；有10个符号可以使用，采用纯字母编码系统时，为避免与数字0、1、2混淆，26个英文字母中O 、I、 Z、Q不用。有21个字母可用。,建立信息代码系统,(3)代码系统的编码规则 只要不降低代码系统的可扩充性及满足被编码对象
4、(即信息)检索或存贮方面的灵敏性，代码的长度越短越好。代码长度方面，应尽可能保持一致,建立信息代码系统,(4)代码系统的编码方法 顺序编码法：简单，代码短，没有逻辑基础，本身不能说明任何信息特征。 表意式编码法：它通过助记符来描述但在信息项较多的情况下，编码十分困难。 基于标准分类法：把要编码的条目表详细划分为若干类型。再在每大类中分十小类便于确定各信息项的分类及特性；便于信息项的添加；逻辑意义清楚便于进行信息项的排序、检索及分类统计。,建设工程信息的收集,(一)项目决策阶段的信息收集 项目相关市场方面的信息。 项目资源相关方面的信息。 自然环境相关方面的信息。 新技术、新设备、新工艺、新材料
5、，专业配套能力方面的信息。 政治环境，社会治安状况，当地法律、政策、教育的信息。,建设工程信息的收集,(二)设计阶段的信息收集 可行性研究报告，前期相关文件资料，存在的疑点和建设单位的意图，建设单位前期准备和项目审批完成的情况; 同类工程相关信息; 拟建工程所在地相关信息; 勘察、测量、设计单位相关信息; 工程所在地政府相关信息; 设计中的设计进度计划，设计质量保证体系.,建设工程信息的收集,(三)施工招投标阶段的信息收集 工程地质、水文地质勘察报告、施工图设计、概预算、设计算有关信息。 建设单位建设立项文件，建设用地、征地、拆迁文件。 工程造价、材料、构件、设备、劳动力信息。 当地施工单位管
6、理水平，保证体系、技术装备能力。 规范、规程、标准，特别是强制性规范。 所在地关于招投标有关法规、规定文件及合同范本。 招投标代理机构能力、特点，招投标管理机构。 该建设工程采用的新技术、新设备、新材料、新工艺。,建设工程信息的收集,(四)施工阶段的信息收集 1.施工准备期 施工组织设计、监理规划、参建各方现场机构组成、进场人员资质、施工图的会审和交底记录 、合同交底记录、法律、法规和规范、规程 。 在施工准备期项目组或要求监理部建立如下台账： 参建单位组织台账 技术准备文件台账 设计文件台账 合同文件台账,建设工程信息的收集,2.施工实施期 人员、设备、水电气等能源的动态信息； 施工期气象的
7、中长期趋势及同期历史数据； 物资的进场、加工、保管、使用等信息； 项目经理部管理程序； 施工中需要执行的规范、规程、标准、施工合同的执行情况； 施工中发生的工程数据； 建筑材料必试项目有关信息； 设备安装的试运行和测试项目有关信息； 施工索赔相关信息。,建设工程信息的收集,施工实施期监理部须建立和登记如下台账： 工程变更（设计变更、技术签证）台账 材料报验、试验台账 工程验收（检验批、隐蔽验收）台账 经济签证及索赔签证台账 计量及工程款支付台账 气象台账 监理指令台账,建设工程信息的收集,3竣工保修期 收集的信息 （工程准备阶段文件 、监理文件、施工文件、施工资料 、竣工图 、竣工验收资料 ）
8、,信息的加工整理,信息的加工主要是把建设各方得到的数据和信息进行鉴别、选择、核对、合并、排序、更新、计算、汇总、转储，生成不同形式的数据和信息，提供给不同需求的各类管理人员使用。 调整、核对、合并、计算、汇总、转储各类台账，形成可利用、可追溯的数据和信息，与台账相呼应。,信息的分发和检索,信息的分发、检索的原则： 需要的部门和使用人，有权在需要的第一时间，方便地得到所需要的、以规定形式提供的一切信息和数据，而保证不向不该知道的部门(人)提供任何信息和数据。 主要内容有： 了解使用部门(人)的使用目的、使用周期、使用频率、得到时间、数据的安全要求； 决定分发的项目、内容、分发量、范围、数据来源；
9、 决定分发信息和数据的数据结构、类型、精度和如何组合成规定的格式； 决定提供的信息和数据介质(纸张、显示器显示、磁盘或其他形式)。,信息的存储,信息的存储一般需要建立统一的数据库，各类数据以文件的形式组织在一起，组织的方法要考虑规范化。一般按照：类别 、工程代号 、开工年月 、组成文件名 组成序列号。 各建设方协调统一存储方式，在国家技术标准有统一的代码时尽量采用统一代码。,建设工程文件档案资料管理,（三）,建设工程文件范围,工程准备阶段文件：工程开工以前，在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件。 监理文件：监理单位在工程设计、施工等阶段监理过程中形成的文件。 施工文件
10、：施工单位在工程施工过程中形成的文件。 竣工图：工程竣工验收后，真实反映建设工程项目施工结果的图样。 竣工验收文件：建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。,建设工程文件特征,分散性和复杂性 继承性和时效性 全面性和真实性 随机性 多专业性和综合性,建设工程档案管理职责,总体规定 建设、勘察、设计、施工、监理等单位将本单位在工程建设过程中形成的文件向本单位档案管理机构移交； 勘察、设计、施工、监理等单位将本单位在工程建设过程中形成的文件向建设单位档案管理机构移交； 建设单位按照现行建设工程文件归档整理规范(GBT 503282001)要求，将汇总的该建设工程文件档案向地方城建档案管理部门移交。,
11、建设工程档案管理职责,通用职责 （1）工程各参建单位填写的建设工程档案应以施工及验收规范、工程合同、设计文件、工程施工质量验收统一标准等为依据。 （2）工程档案资料应随工程进度及时收集、整理，并应按专业归类，认真写，字迹清楚，项目齐全、准确、真实，无未了事项。表格应采用统一表格，特殊要求需增加的表格应统一归类。,建设工程档案管理职责,通用职责 （3）工程档案资料进行分级管理，建设工程项目各单位技术负责人负责本单位工程档案资料的全过程组织工作并负责审核，各相关单位档案管理员负责工程档案资料的收集、整理工作。 （4）对工程档案资料进行涂改、伪造、随意抽撤或损毁、丢失等，应按有关规定予以处罚，情节严
12、重的，应依法追究法律责任。,建设工程档案管理职责,建设单位职责 （1）在工程招标及与勘察、设计、监理、施工等单位签订协议、合同时，应对工程文件的套数、费用、质量、移交时间等提出明确要求； （2）收集和整理工程准备阶段、竣工验收阶段形成的文件，并应进行立卷归档； （3）负责组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位的工程文件的形成、积累和立卷归档工作；也可委托监理单位监督、检查工程文件的形成、积累和立卷归档工作；,建设工程档案管理职责,建设单位职责 （4）收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的工程档案； （5）在组织工程竣工验收前，应提请当地城建档案管理部门对工程档案进行预验收；未取
13、得工程档案验收认可文件，不得组织工程竣工验收； （6）对列入当地城建档案管理部门接收范围的工程，工程竣工验收3个月内，向当地城建档案管理部门移交一套符合规定的工程文件；,建设工程档案管理职责,建设单位职责 (7)必须向参与工程建设的勘察设计、施工、监理等单位提供与建设工程有关的原始资料，原始资料必须真实、准确、齐全； (8)可委托承包单位、监理单位组织工程档案的编制工作；负责组织竣工图的绘制工作，也可委托承包单位、监理单位、设计单位完成，收费标准按照所在地相关文件执行。,建设工程档案管理职责,监理单位职责 (1)应设专人负责监理资料的收集、整理和归档工作，在项目监理部，监理资料的管理应由总监理
14、工程师负责，并指定专人具体实施，监理资料应在各阶段监理工作结束后及时整理归档。 (2)监理资料必须及时整理、真实完整、分类有序。在设计阶段，对勘察、测绘、设计单位的工程文件的形成、积累和立卷归档进行监督、检查；在施工阶段，对施工单位的工程文件的形成、积累、立卷归档进行监督、检查。,建设工程档案管理职责,监理单位职责 (3)可以按照委托监理合同的约定，接受建设单位的委托，监督、检查工程文件的形成积累和立卷归档工作。 (4) 按照现行建设工程文件归档整理规范(GBT 503282001)和各地城建档案管理部门的要求编制移交清单（文件的套数、提交内容、提交时间），双方签字、盖章后，及时移交建设单位，
15、由建设单位收集和汇总。监理公司档案部门需要的监理档案，由项目监理部提供。,建设工程档案管理职责,施工单位职责 （1）实行技术负责人负责制，逐级建立、健全施工文件管理岗位责任制，配备专职档案管理员，负责施工资料的管理工作。工程项目的施工文件应设专门的部门(专人)负责收集和整理。,建设工程档案管理职责,施工单位职责 （2）建设工程实行总承包的，总承包单位负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案，各分包单位应将本单位形成的工程文件整理、立卷后及时移交总承包单位。建设工程项目由几个单位承包的，各承包单位负责收集、整理、立卷其承包项目的工程文件，并应及时向建设单位移交，各承包单位应保证归档文件的完整、准确
16、、系统，能够全面反映工程建设活动的全过程。,建设工程档案管理职责,施工单位职责 （3）可以按照施工合同的约定，接受建设单位的委托进行工程档案的组织、编制工作。 （4）按要求在竣工前将施工文件整理汇总完毕，再移交建设单位进行工程竣工验收。,建设工程档案管理职责,施工单位职责 (5)负责编制的施工文件的套数不得少于地方城建档案管理部门要求，但应有完整施工文件移交建设单位及自行保存，保存期可根据工程性质以及地方城建档案管理部门有关要求确定。如建设单位对施工文件的编制套数有特殊要求的，可另行约定。,建设工程档案管理职责,地方城建档案管理部门职责 （1）负责接收和保管所辖范围应当永久和长期保存的工程档案和有关资料。 （2）负责对城建档案工作进行业务指导，监督和检查有关城建档案法规的实施。 （3）列入向本部门报送工程档案范围的工程项目，其竣工验收应有本部。门参加并负责对移交的工程档案进行验收。,归档文件的质量要求,（1）归档的工程文件一般应为原件。 （2）工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。 （3）工程文件的内容必须真实、准确，与工程
