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1、合同管理制度第一章 总则第一条 为了规范山东华安检测技术有限公司（以下简称“公司”）合同管理工作，明确管理职责与合同管理、评审流程，提高公司有效控制风险的能力，维护公司合法权益，依据合同法及相关规定，结合公司实际需求，特制订本制度。第二条 合同管理原则：（1）合法性原则；（2）利益清晰原则；（3）事前签订原则；（4）合同保密原则（5）合同评审与领导审批相结合原则。第二章 适用范围第三条 本制度适用公司全体部门及员工；第四条 本制度所称的“合同”，是指集群各机构与其他法人单位、组织或个人在生产经营活动中以平等主体资格设立、变更、终止民事权利义务关系的协议总称，包括但不限于合同、协议、合约、委托、
2、意向等名称的文件，或以电子、书面等形式签订的全部合同。第五条 本制度所称“电子合同”，是指通过数据电文、电子邮件等电子形式签订的合同，包含线上协议及其他电子合同；第六条 本制度所称“业务人员”，是指集群各机构因对外销售、购买产品、服务等合同事宜，主导或参与合同谈判、签订、变更及解除等工作的人员统称，不包括协助参与合同谈判且承担法务或财务等基础服务支撑职能的人员第七条 本办法所称“履行部门”，是指实际承担合同所涉业务履行工作的部门、中心与机构的统称第八条 分支机构以公司名义签署合同，应按本制度执行；第三章 管理职责第九条 公司行政中心是公司合同的管理部门，具体负责合同评审、备案、存档、盖章、借阅
3、等具体工作；第十条 行政中心应设置法律专业（法务专员）专门管理，负责日常合同评审、法律纠纷、诉讼、调节、仲裁、合规监督等工作，对合同评审负首要责任；第十一条 行政中心合同评审人员（管理人员）有职责、有权利要求合同履行部门或业务人员对合同内容中的不合理、不清晰、不准确的条款进行修改，直符合要求。第十二条 公司合同属于高度商业机密材料，应保管在有一定安全措施的保险柜或铁柜内，并保证保险柜始终处于上锁状态；第十三条 行政中心合同管理及评审人员应当严格履行本规定要求，不得放宽、含糊合同评审标准，保管人员不得未经审批手续私自出借、复印合同，不得向无关人员透露合同信息，不得私自复印或将合同带出公司。第十四
4、条 公司财务中心是合同金额、付款方式、开票信息等财务条款的监督、审批部门，应对合同额的成本或经济效益进行准确的核算，对付款的方式、付款时限等条款提出具体的要求。第十五条 合同履行部门或业务人员负责合同的洽谈、起草、初审、签订、变更、解除等工作，确保合同签订的必要性、合同内容与洽谈业务的吻合性、合同资料的齐全性，负责填写合同评审表，并根据公司合同评审流程进行评审和逐级审批。第四章 合同内容第十六条 合同履行部门或业务人员在公司授权的职能范围内起草合同。第十七条 草拟合同条款，必须做到充分协商，合同对当事人权利、义务的约定必须明确、具体，合同文本用语应当准确、严谨、简练、规范。合同一般应包括以下条
5、款（根据签约需要，选择适用）：（1）合同标题明确，各方当事人的法定全称、法定代表人、住所应当与各方当事人的有效证件等资信材料载明的情况一致； （2）签约的目的和依据；（3）合同标的。合同标的应具有唯一性、准确性，动产应详细约定规格、型号、商标、等级等内容；不动产应注明名称和坐落地点等内容；不易确定的无形资产、咨询服务、技术转让、工作成果等描述要准确； （4）数量条款。合同应采用国家标准的计量单位、计量方法、计量工具，应约定标的物数量，常年合同无法约定确切数量的应约定数量的确定方式（如电子邮件、传真、送货单、发票等）；（5）质量条款/验收标准。应包括质量检测标准和方式，国家有强制性标准的，应写明
6、该标准的代号全称，如有多种标准的，应约定与合同标的相适应的标准。应写明质量检验的方法、责任期限和条件、质量异议期限和条件等；（6）价款或报酬条款及可能发生费用的分担条款。合同中应明确约定支付方式、数额、票据、计算标准和程序、币种等；（7）履约期限、地点或方式条款。履行期限、履行地点应具体明确；交付标的物方式、服务提供方式、结算方式应具体明确；（8）权利义务条款。应明确约定履行过程中各方的权利义务及风险责任的划分；（9）合同的担保条款。合同中对方当事人要求提供担保的，应根据公司规定的程序报批且经有权确认人签字确认；要求对方提供担保的，应当审查对方提供标的物的真实情况和保证人的资信情况；（10）违
7、约责任条款。有法定违约金的，应按规定在合同中写明；法律没有规定或规定不明确的，应根据实际情况具体约定违约金、赔偿金的数额、比例及计算方法； （11）解决争议方式条款。可选择协商、调解、诉讼或仲裁等方式，选择诉讼方式的，应优先选择我方所在地人民法院（济南高新经济开发区人民法院、济南市历下区人民法院），选择仲裁方式的，应明确约定仲裁机构的名称； （12）其他条款：合同文本份数；生效的时间和条件；联系方式；附件名称；签约地点、日期；签约各方开户银行及账号；签约各方公章或合同专用章；法定代表人（负责人）或代理人签字。（13）除上述条款之外，合同当事人双方可以在合同中增加协商约定的条款，但不得违反法律、
8、法规及本制度的规定。（14）合同各方当事人共同认为必须明确的其他条款。对技术类合同和其他涉及经营信息、技术信息的合同，应约定保密承诺与违反保密承诺时的违约责任；履约期限1年以上的重大合同应当约定双方联系制度。第十八条 行政中心应就合同文本统一进行合同编号：1、合同编号的格式为：公司名称-部门代码-签订年份-流水号。（1）公司代码一律为“HAJC”；（2）部门代码： 部门代码部门代码部门代码行政中心01运营中心02财务中心03人资中心04质控中心05营销中心06工程检测一中心071工程检测二中心072工程检测三中心073特检检测中心08消防检测中心09化学检测中心010职业卫生检测部011其他机
9、构012（3）签订年份：即合同签订年份，由四位阿拉伯数字组成。（4）流水号：合同履行部门该年度所签合同的顺序号，由四位阿拉伯数字组成，是按合同签订先后顺序编制的流水号，自“0001”起，至“9999”止。（5）补充协议、变更（解除）协议或长期合同项下的订单与主合同共用一个合同编号，但在主合同编号的流水号后，根据补充协议、变更（解除）协议或订单的签订次数及顺序在合同编码后用扩号加两位阿拉伯数字标识，自“01”起，至“99”止。第十九条 合同文本除签订日期、合同编号或签字栏内容外，一律采用打印书就，不得手写。第二十条 合同分为一般/重大经济合同、一般/重大技术合同、一般/重大工程合同。第五章 评审
10、流程第二十一条 合同履行部门应指派一名业务人员填写合同评审表，根据不同用途进行逐级审批；第二十二条 评审流程为合同履行部门主管领导-行政中心合同管理人员（暂代）-财务中心审批-运营中心总监-总经理-董事长/法人，运营中心总监、总经理、董事长/法人可单独作为合同评审最高授权人，具体参照下表；第二十三条 合同在评审时应当根据实际情况附带对方营业执照复印件、资质证书复印件、认证证书复印件、许可证书复印件、法人（代理人、个人）身份证复印件、法人委托书原件、对公账户证明原件等资信材料并加盖公章。第二十四条 合同评审部门同时应对签订方资质材料的真伪及有效期进行查询。第二十五条 完成且通过评审审批的合同，行
11、政中心应在合同背面加盖“已评审”印章并由盖章人员签字，在合同结尾我方盖章处加盖合同专用章，并在合同左右两侧加盖骑缝章，骑缝章要保证每页合同均有痕迹。第二十六条 严禁提前在空白合同盖章，合同审批类别项目合同额附加条件最高授权人一般经济合同日常业务10万元以内运营总监采购5万元以内总经理咨询服务10万元以内总经理其他经营开支5万元以内总经理投融资20万元以内总经理一般技术合同合作20万元以内运营总监一般工程合同装修10万元以内总经理基建维修10万元以内总经理工程建设20万元以内总经理重大经济合同日常业务10万元以上或违约金5万元以上或高风险总经理采购5万元以上总经理咨询服务等10万元以上董事长其他
12、经营开支5万元以上董事长投融资20万元以上董事长重大技术合同分支机构合作20万元以上董事长重大工程合同装修10万元以上董事长基建维修10万元以上董事长工程建设20万元以上董事长合同变更、解除第二十七条 合同变更（1）因合同履行情况发生变化，需变更合同条款时，业务人员在征得签订方的同意，并按照原签订流程提交总务中心法务部审核、备案后，以书面形式向签订方提出变更合同的要求。（2）在未得到签订方书面答复前，除依法可以中止履行或者继续履行会给我方造成重大损失外，仍需按合同规定履行；业务人员不得以签订方的非书面答复作为合同变更的依据。（3）签订方提出变更合同要求的，须以书面文件为准实施合同变更程序。第二
13、十八条 合同解除（1）因不可抗力致使合同无法履行的，合同履行部门或业务人员须立即书面通知行政中心，并及时提供有关证明文件，需要解除合同的，须及时向签订方提出书面解除要求。（2）签订方因不可抗力致使合同无法履行，并提出书面解除合同要求时，业务人员应立即要求签订方提供有关证明文件。（3）签订方未能在合同规定的期限内履行义务，业务人员在发出书面商函催促履约后仍未能履行合同的、签订方出现重大经营问题或发生严重违法情况，继续合作有损公司商誉或有可能造成经济损失时，业务人员应及时将相关情况书面报送行政中心，依据事实情况及合同约定可解除该合同，并追究违约责任。第七章合同纠纷处理第二十九 条在合同签订或履行中
14、发生纠纷，应首先采取协商、调解方式解决；能够达成一致意见时，须按照本办法规定的合同签订程序修改或重新签订合同。第三十条 协商、调解不能达成一致意见时，由业务人员向行政中心提交审批并通过后，由行政中心进行仲裁或诉讼准备。第三十一 条在合同纠纷处理过程中，未经行政中心同意，任何人都不得向合同签订方作出实质答复（包括口头形式），也不得向签订方提供任何文件资料和支付任何款项。第八章 合同档案管理第三十二条 合同档案，是指集群在从事生产、经营、科技等活动中，与自然人、法人或其他组织，就设立、变更、终止民事权利义务关系而形成的合同或意向文书、信件、数据电文(包括传真、电子数据交换的电子邮件)等可以有形地表
15、示所载内容且已归档的所有资料。第三十三条 合同档案资料内容：（1）合同审批表原件；（2）合同原件；（3）资信证明材料；（4）合同的变更、解除协议书原件；（5）有关合同招、投标及中标通知书等文件资料原件；（6）收/付款凭证、交付/验收证明、往来函件等合同履行中形成的所有资料；（7）基于合同纠纷形成的和解书、诉讼/仲裁文书、调解书、判决或裁定等因解决合同纠纷形成的所有资料；（8）其他总务中心认为有必要归档的相关资料。第三十四条 合同借阅，因业务需要需要借阅历史合同档案的部门，原则上只允许借阅本部门历史合同档案，填写合同借阅申请表，经部门主管领导、行政中心审批后方可借阅或复印。第六章 罚则第三十五条 合同评审部门及评审签字人员因工作疏忽、玩忽职守未能履行工作职责，违反以上条款的，根据实际情况，处以不低于200元负激励或降职降级、开除等处罚，造成严重后果的，依法
