档案qc报告最终 .pdf

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1、提高档案管理工作效率 -条形码技术在档案管理中的应用 小组名称：档案QC 小组 北京国电华北电力工程有限公司 2009 年 1 月 目录 一、 小组概况 -1 二、 选择课题 -2 三、 现状调查 -6 四、 设定目标 -7 五、 原因分析 -9 六、 确定要因 -10 七、 制定对策 -12 八、 实施措施 -16 九、 效果检查 -22 十、 巩固措施 -24 十一、总结与打算 -24 1 小组概况 注册登记 小组名称档案 QC小组所在部门信息部 成立时间2008年 2 月小组类型攻关类 登记日期2008年 2 月注册编号 小组成员 序号姓名性别年龄文化程度职称小组分工 1吕建男48本科高

2、工 指导：协调、指导项目执 行情况 2甘立梅女37专科助理馆员 组长：组织学习、 活动记 录、组织实施、 成果发布 等 3张炜女38本科工程师 组员：参加讨论，试用、 实施等 4马金荣女51专科副研究馆 员 组员：档案技术负责人， 负责需求分析、 现场论证 等 5白胜兰女36本科高工 组员：负责技术支持， 对 出图进行监控及生成条 码 6梁晓凤女26本科初级 组员：参加讨论， 提供紫 光系统与条形码系统接 口及数据库表内容 活动情况 以上图表制表：甘立梅选择课题 选题理由保质保量完成工作任务 对现有工作技术手段进行改进， 用先进技术 提高工作效率。 部门目标 立题日期2008 年 2 月 20

3、 日 活动日期2008 年 2 月 20 日12 月 31 日 活动次数15 次活动时间10 个月 平均受 TQC 教育50 小时出勤率98% 1、目前公司业务拓展迅速， 各种档案的数量以每 年 30% 的速度急剧增加，而工作人员得不到补 充。制约了对知识的管理，对业务发展不利。 0 10000 20000 30000 2005年2006年2007年2008年 人员出图量 调查研究2、档案管理系统运行稳定，但不能拓展更多的 业务范围，在使用上还有不便之处。 3、现有工作流程中有一些可进行简化，有可改 进的可行性。 4、对编码技术等一些可用于档案管理的技术从 安全、效率、技术手段等方面进行调查研

4、究， 有些技术可以运用到我公司档案管理当中。 确定课题通过分析，可以看出现有管理系统、管理手段、 管理技术都有可改进的地方。因此小组成员一 致认为：本次 QC课题是优化流程，应用条形码 技术，全面提高档案管理工作效率。 制定计划 本 小 组 按PDCA 四 阶 段 八 步 骤 ， 确 定 了 活 动 内 容 、 目 标 、 进 度 等 （ 见 下 表 ）： 本表制表：张炜 活动程序步骤活动内容目标要求 进度 二 月 三 月 四 月 五 月 六 月 七 月 八 月 九 月 十 月 十 一 月 十 二 月 P计 划质量教育学习 TQC理论 明确 PDCA 四阶段八步骤，会 用 QC方法、工具分析，

5、 懂 TQC 基本理论 调查现状找问题 收集、讨论影响借阅利 用档案的因素 全面调查、分析原因，提出详 细、准确的需求 确定目标确定活动目标对目标进行可行性分析 分析原因，确定要因 理顺诸多关系， 确定要 因，现场验证落实 分析透彻、准确、认真，注意 平时积类资料的完整性 制定对策 针对要因，制定对策， 措施切实可行 有可操作性 D执 行 对策实施 按对策实施， 进入攻关 阶段，优化程序设计 坚持边使用边改进的原则，短 暂过渡，全面实施 C检 查 检查效果 对策实施前后对比， 检 验目标结果完成度 注重实际效果 A总 结 巩固措施制定巩固措施 发扬成绩，纠正不足，提出更 高要求 总结与打算 总

6、结小组活动情况， 取 得成果与体会 利用成果不断完善， 制定相关 制度、办法保证实施 确定预 归 3 现状调查 2003 年档案借阅管理工作人员有8 人，到 2006 年因人员退休自然减至6 人， 而每年的档案数量却以30% 的速度递增，同时还不断增加档案种类。而档案管理工 作环节中还有一些操作不便之处，如图所示： 从上图可以看出，大部分档案工作靠人工操作完成，会出错，如录错条目、 漏调卷、未归还、未销账、销错账等等，引起不必要的麻烦。而且浪费时间， 以借阅成品岗一年工作量计算，所用时间见下表： 序号内容 所用时间 一卷（分钟）一年（小时） 1调阅708 2归还3 781 3整编725 手工检

7、索 档案整编预约借阅 归还 手工书写检索 标识 按借阅人、档 案类型进行人 人工逐条对照 挑选应还档案 按档案类型 分别打印，且 不能排序 进行归还 进行调阅进行插卷 折合工作日为天，占借阅成品岗一年工作日的120% ，其中调阅、归还所占比 例大，如果这两项时间能够下降40% ，并且正确率达到100% ，利用环节工作将会得 到根本改观。 在整编环节里已解决了部分条目信息手工录入的问题，但还要粘贴、 手写检索 标识，既影响工作效率，又不美观。如果能采用一种省时省力又能使检索标识整齐 美观的办法，还能提高一部分工作效率。 4 设定目标 通过以上各项工作的分析， 全体小组成员一致认为本次QC小组活动

8、目标的是编 制一个可基于紫光数据库系统的新程序，对档案管理中的借阅、归还、整编工作加 以改进，工作效率分别提高30% 、60% 、30% 。同时对所有类型的档案进行条形码管 理。 具体量化如下 序 号 内容 所用时间 改进前一卷 所用时间 （分钟） 目标（分 钟） 改进前一年 所用时间 （小时） 目标（小 时） 1调阅708509 2归还3781468 3整编725532 目标值的可行性分析 1）技术分析： 目前条形码技术已经在物流、仓储、车辆管理、化验单等方面 具有成熟的经验、优秀的案例以及良好的应用效果。虽然在电力行业还没有一家使 用条形码技术管理档案，但已有其他行业开始使用。在对系统分析

9、中，通过紫光系 统提供的接口，条形码系统就可利用现有数据进行程序开发，符合工作流程，减少 不必要环节，提高工作效率。服务器使用Windows2000 Server操作系统， SQL Server2000 数据库。系统开发采用Microsoft .Net技术架构和智能客户端技术， 这与我公司计算机系统相符。 同时二维条形码可以解决汉字、 罗马数字的编码问题， 这样档案中包含的信息就可实现条码化。 2）管理分析： 本课题涉及档案管理、计算机技术、信息技术、条形码技术等 几个方面，课题组成员汇集相关专业骨干人员，有多年的实际工作经验，为本课题 目标的实现提供了充足的技术力量保证。 因此，小组全体成员

10、一致认为本课题的目标是可行的。 5 原因分析 2008 年 4 月，本小组对 2005 年2008 年档案借阅、归还两个方面分别进行了 深入分析。全体小组成员借助“头脑风暴法”，积极思考各种可能的原因和影响因 素，并绘制了因果关联图： 6 确定要因 根据因果关联图分析结果， 小组成员对影响借阅归还效率的4 个末端因素进行 逐一整理确认，并进行分析论证。 归还时需要一 卷一卷的核对 查找，速度低。 档 案 类 型 多 操作界面不 在同一窗口 人 工 按 档 案 类型、人员 编 号 逐 一 挑 环节多，步 骤繁锁 预约单不 能排序 缺少突破，对 新 的 管 理 理 念缺少了解， 操 作 环 节 有

11、 待优化 借阅、归 还效率低 缺 乏 一 种 自 动 化 程 度 高 档案上无可快 速识别的标志 要因确认一：档案上无可快速识别的标志 目前档案袋上的检索标识为普通不干胶标签，内容只有调卷号、各类档案的关 键字，对于经常调用的成品档案还要在档案袋侧面手写调卷号，作为上架、调用、 回架的重要标识。这种普通不干胶标签对温度高求高，遇高温高湿，粘性降低，使 用时间变短， 2006 年-2007 年的库存档案上的标签已经开始脱落，影响使用。最主 要的是由于标签不能过大，所包含内容少，不能反映档案全貌。这些内容只能做为 进行档案管理的手工检索标识，需要人工操作，造成效率不高。 结论：档案上无可快速识别的

12、标志不是主要原因 要因确认二：缺少突破，对新的管理理念缺少了解 档案管理工作的现状是： 人员少 ,工作量持续增加 , 只能以完成工作为首要目标, 没有精力在管理上做进一步的研究、探讨。培训少，专业知识老化，不能满足公司 不断发展的业务需要。这些原因可以通过培训、学习进行弥补。充分发挥人的主观 能动性，不断更新自己的知识库。 结论：不是主要原因 要因确认三：档案类型多 企业在发展，领域不断扩大，档案门类也在不断增加。但是在紫光系统中各档 案类型字段名不统一，带来检索上的不利。 结论：不是主要原因 要因确认四：操作环节有待优化 紫光档案管理系统操作环节过多，每一个环节都要反复录入，反复查找。各 项

13、工作基本以手工操作为主，这样错误率就会上升。虽然系统管理人员对紫光系统 作了不少改动，但都没有从根本上解决问题。 结论：操作环节有待优化是主要原因 要因确认五： 缺乏一种自动化程度高的管理系统 紫光档案管理系统已在我公司使用了十年时间，这套系统在当时是按我公司档 案管理模式定制的，属于先进行列。随时时间的推移，公司业务不断拓展，档案种 类、数量不断增加，这套系统的弊端就逐一显露出来。如各种功能不在同一个窗口 中打开，需要反复交换；预约单内容不能排序；不能按人员进行分类；无法对数据 进行存储； 统计功能薄弱； 操作环节过多， 各项功能的界面窗口过小， 不便查找等， 紫光系统的定置呆板阻碍了档案管

14、理的发展。 小组成员经过反复研究，认为应有一个基于紫光系统的，不改变现有工作流程 的，可以改变不利因素的新系统。 结论： 缺乏一种自动化程度高的管理系统 根据以上对末端原因的逐条确认，得出导致工程投资费用高的两个主要原因如 下： 操作环节有待优化 缺乏一种自动化程度高的管理系统 7 制定对策 要因确定后，小组按5W1H 要求有针对性的对每个要因的现状、目标、对策、措 施、责任人、计划完成日进行了认真的讨论，制定了设计步骤和具体措施如下： 要因： 缺乏一种自动化程度高的管理系统 小组成员通过各种途径进行广泛了解，最终确定条形码技术可以解决问题。 条码是由一组按一定编码规则排列的条、空符号，用以表示一定的字符、数字及 符号组成的信息。是为实现对信息的自动扫描而设计的。它是实现快速、准确而可靠 地采集数据的有效手段。条码可分为一维条码和二维条码。 条码技术是在计算机技术与网络技术不断发展的基础上逐步发展起来的一门 集编码、制作、检测、识别、数据采集与处理以及传输于一体的高科技信息技术。 条码技术的核心作用是用机器代替人工键入实现自动识别及数据采集，从而在计算 机管理系统中的各个节点实现计算机自动化管理。即利用光电扫描设备识读条码