常见的几种编研材料的编写

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1、常见的几种编研材料的编写 发布时间：2009-6-9收藏本文 1.全宗介绍：是以文章叙述的形式向利用者介绍和报道全宗构成者（立档单位）及其所形成档案情况的一种检索工具。全宗介绍主要由封面、正文和备注三部分组成。正文是全宗介绍的主体，包括立档单位和全宗历史概况，全宗内档案的内容与成分以及档案管理状况。封面（标题、全总号、时间、编者以及编印时间）标题由立档单位加“全宗介绍”构成，立档单位应写全称。例：西安市长安区建设局全宗介绍全总号，由档案局给，建设局的全宗号为 16时间：全总内档案文件的起止年代。总封面如下：西安市长安区建设局全宗介绍全宗号：16XX 年至 2008 年西安市长安区建设局档案室编

2、2008 年 10 月 5 日正文（立档单位和全宗的历史概况，全宗内档案的内容与成分、档案的管理情况） A、立档单位简要历史：立档单位成立、合并、改组、更名、撤销的时间、原因、依据及继承或代行职能机关的名称；立档单位的性质、职权范围、工作任务与主要职能；（这部分内容主要在三定方案上区查）立档单位的隶属关系（与上级主管机关，直属下级机关的组织关系、业务关系） ；立档单位正副职负责人的姓名、职务及任职时间；立档单位内部组织机构的设置、职能及演变情况和内部组织机构的名称、正职负责人的姓名、职务及任职时间。（2）立档单位的主要职能（3）立档单位的隶属关系（4）立档单位正副职负责人的姓名、职务、任职时间

3、。（5）立档单位内设机构及下属单位的主要职责a.党委办：主任 XX负责机关政务工作。 。 。 。 。 。b.财务科：科长 XX负责。 。 。 。 。B .全宗简要历史全宗内档案的门类、数量、起止年代；向档案馆移交档案情况；档案的整理、鉴定、销毁情况和档案的完整情况及其它需要说明的问题。例：XX 局于 XX 年成立综合档案室，目前保管的档案门类有文书档案、会计档案、实物档案、基建档案、声像档案等。其中文书档案 XX 卷（1981 年至 2008 年） ，会计档案；1995 年以前的文书档案均已移交到档案局。 。 。 。C.全宗内档案的内容与成分反映立档单位基本职能和主要活动的档案；反映立档单位每

4、个阶段中的工作或特殊工作所形成的档案；反映立档单位的知名人物、历史事件及具有地方特色的重要科研价值的档案。例：机构设立、领导任免、职工花名册、会议记录、工作总结、工作计划、人事奖惩、调动、职称评定、调资等方面的材料；会计方面的材料有：凭证、报表、账簿等。D.档案管理状况档案室设施情况；档案管理制度情况；档案检索工具编制情况和参考资料编写情况。例：（1）档案设施状况综合档案室现有办公库房 2 间，面积共计 63 平米。配备了密集架 5 列、配备了电脑等。（2）档案制度建设（3）编研资料情况（4）检索工具情况E.备注关于利用全宗介绍的说明；有关立档单位历史和全宗历史的参考资料；人名索引、地名索引等

5、；有关全宗内档案的补充说明；全宗介绍中需加解释的名词、事件及问题；全宗介绍编制后，全宗内档案增加、调整、遗失、销毁等说明；其它有关问题的说明。（三）组织沿革：是记载一个机关、地区或专业系统的体制、组织机构、人员编制等方面变革情况的一种参考资料。组织沿革的内容包括：机关或地区、系统的历史概况，行政区划，建制变更情况、机关名称的改变、地址迁移，成立、合并以及撤销时间，职权范围、隶属关系、领导的任免、编制发展情况、内部组织机构的设置变化情况。组织沿革的结构：由封面和正文两部分组成封面：例西安市长安区建设局组织沿革全宗号：16XX 年至 2008 年西安市长安区建设局档案室编2008 年 10 月 5

6、 日正文：西安市长安区建设局组织沿革A.机关成立、合并、更改名称的时间B.机关办公地址的迁移长安区建设局成立之初在韦曲街 1 号办公，2007 年 12 月迁至 XX 路 XX 号办公至今。C.机关的隶属关系、性质、职权范围XX 局隶属 XX,其主要职能：XXXXD.机关领导人的任免自 XX 年建局以来，历任机关领导人是：局长 XX (XX 年 1 月 1 日-XX 年 1 月 1 日)副局长 XX （XX 年 1 月 1 日-XX 年 1 月 1 日）XX （XXXXX ）E.内部组织机构负责人设置、变化、负责人姓名内部组织机构的设置、变化办公室 （XX 年 1 月 1 日-XX 年 1 月

7、 1 日）内部组织机构负责人设置、变化办公室 XX 主任 （XX 年 1 月 1 日- XX 年 1 月 1 日）XX 副主任F.机关人员编制（四）大事记：是按时间顺序简要记载一定历史时期的重大事件和重要活动的参考资料。其特点是内容上记载大事 ，文体上记而不评，编写方法以时间为线索，并且比较简练。大事记，由大事时间和大事记述两部分组成，编写大事记首先要明确大事记的时间界限和内容范围；其次要广泛收集与之相关的档案文件和其它相关材料；第三是摘录应该列入大事记年表的事实；第四是对摘录的事实进行审核；第五是按计划排列大事，组成完整的系统。1.大事记结构：由封面、正文两部分组成（1）封面如下：西安市长安

8、区建设局大事记全宗号：16XX 年至 2008 年 西安市长安区建设局档案室编2008 年 10 月 5 日（2）大事记正文由大事记述和时间两部分组成2.大事记记述的范围大事记记述范围要全面记述反映机关职能活动和反映本机关工作特色的大事、要事。(1)本机关召开的各种代表大会和重要的专业会议；(2)本机关发生的重大事件和影响较大的活动；(3)本机关重大的组织机构调整和人事任免；(4)本机关发布的重大决定、决议事项；(5)本机关对社会上某些重大活动的态度和反映；(6)上级党、政府机关对本机关发布的重要指示、批示、批评、表彰等事项；(7)各种报刊对本机关的经验介绍、批评等方面的报道；(8)上级领导来

9、机关视察的情况；(9)本机关先进人物的事迹；(10)各类重大事故；(11)重要的外事活动；(12)在业务职能活动中发生的大事、要事。大事时间：对每件大事、要事按照时间顺序排列。一般以年度为一个部分，每部分按时间顺序排列。如：二 OOO 年1 月 1 日。 。 。 。 。 。 。 。 。2 月 1 日。 。 。 。 。 。 。 。 。3.大事记记述要素总体要求是文字简练、记述清楚，体现出五个要素：时间、地点、主要人物、事件的前因、事件的后果。（五）基础数字汇编：又称基础数字汇集或统计数字汇集，是以数字的形式反映某一地区、某一单位或某一方面基本情况的参考资料。1.内容：（1）综合性基础数字汇编记载

10、和反映某一地区全面情况的数字汇编。包括自然环境、行政区域、人口、土地、工业、农业、畜牧业、水产、林业、水利、交通运输、文教卫生、财贸、党政工团等各方面情况；记载和反映某一机关、某一系统全面情况的数字汇编。其内容根据本机关业务职能活动的具体情况确定，汇编的项目和数字以本机关各类统计报表为依据，主要包括本机关系统的机构设置、人员设置、劳动人事管理、党政工团和各项业务工作情况。（2）专题性基础数字汇编记载和反映某一方面基本情况的数字汇编，编写时可根据需要确定专题。2.编写方式（1）文字记述式。将反映各方面情况的基本数字按统计对象分项目介绍（2）表格式。将反映各方面基本情况的数据、项目和年代分别作为横

11、行标题和纵览标题，将历年来个方面的情况的基本数据汇集在一起。(3)图示式。将历年来某一方面情况的数据以直方图或折线图的形式汇集在一起。3.结构基础数字汇编由提示部分、正文和注释三部分组成。（1）提示部分：包括封面和说明封面： 西安市长安区建设局基础数字汇编全宗号：16 XX 年至 2008 年西安市长安区建设局档案室编2008 年 10 月 5 日说明：位于篇首，说明编写的目的、材料来源、收编范围与收编年限以及其它需要说明的问题。（2）正文：一般采用表格式，将反映本单位各项工作基础数字分门别类汇编成表格。4.编制基础数字汇编的工作步骤：（1）根据本单位实际情况确定编研课题。（2）根据课题要求了

12、解档案中基础数字信息情况，明确选编范围，选定数据项目。（3）根据汇编用途和原始数据资料特点设计汇编正文各个表格格式。（4）鉴定原始数据的准确性、进行核对准确。5.编制注意事项：(1)尽量利用档案中的原始统计报表及现成的统计材料。(2)选题要典型。涉及的年限、数据体系要具有代表性。(3)数据要准确、权威，口径要统一，计量单位要符合国家标准。四种常用的现行文件汇编1.现行政策法规文件汇编现行政策法规文件汇编，是将上级机关或本机关颁发的具有现行效用的法律、行政性法规类文件按照一定的选题汇集成册的编研成果。现行政策法规文件汇编，按内容范围分，有综合性的，如中华人民共和国法规汇编 ，也有专题性的，如人事

13、工作文件选编 ；按收录的文件所属时间分，有一年的，也有多年的；按发行范围分，有公开出版的，也有内部使用的。只能内部使用的，不能对外公开出版的在收集编研时，要分开收集编制，以免造成不必要的麻烦。机关、专业主管部门一般编制本专业的政策法规汇编；企业、事业单位结合自身的工作职能、业务范围，选择与主要职能工作关系密切、使用频率高的政策法规性文件编制汇编。2.重要文件汇编重要文件汇编是将属于领导指导性的、方针性的或反映本机关主要职能活动的文件汇集成册的汇编。重要文件汇编选择收录的材料范围较广泛，其选材标准以文件的重要程度和对本单位、本地区的适用性为主。重要文件汇编一般仅收录具有现行效用的重要文件，主要用

14、于为实现各项工作提供参考和依据。重要文件汇编一般只收录上级和本级（本机关）的重要文件，而不选用下级的文件。既可单独编制上级重要文件汇编或本级（本机关）重要文件汇编，也可在一册汇编中同时收录上级和本级的重要文件。机关、企事业单位编制重要文件汇编时，要从本单位的主要职能活动出发选择文件材料。对非职能性质的文件，如果其记载的事件、人物、科技活动等具有重大影响，也需选入汇编中。3.会议文件汇编会议文件汇编是将一些重要会议产生的、具有查考利用价值的文件汇集成册形成的汇编，属于专题汇编的范围，对于总结工作、交流经验、宣传和贯彻会议精神、开展学术研究等具有重要的参考价值。会议文件汇编一般由召开会议的机关、单

15、位编制。会议有各种各样的会议，如各级党代会、人代会、政协会议、工会会议、专业会议、学术会议等等，均可根据需要选择编制会议文件汇编。具体编制时，可选择一届（次）编制，如会刊，一般只针对一届（次）会议；也可将历届（次）会议的主要文件汇集起来，按届（次）顺序编排，形成历届（次）会议文件汇编。由于一届（次）会议产生的文件材料庞杂，有的文件参考价值不大，也有的文件不宜公布，因此编制会议文件汇编时要注意从会议产生的所有文件中选择应收录的文件材料；会议的开幕词、上级的重要贺信、信电，工作报告、领导讲话、大会发言，提案审查报告、选举结果、会议讨论通过的决议、文件、宣言，闭幕词、代表资格审查报告，大会主席团、秘书长、个委员会名单、会议纪要、公报、大会照片等，一般视需要予以选择收录。会议的通知，一般的贺电、贺信，分组名单、参阅材料可不予收录。大部分会议的会议记录、小组会议记录不宜公布，因此也不予以收录。4.发文汇集发文汇集是由发文机关将本机关的全年发文按发文号顺序编排形成的汇编。