公文排版要求（2020年整理）.pptx

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1、2020 年公文排版要求,20 xx 年公文排版要求一 (1)设定版心 国际GB/T9704-1999 要求公文用纸采用GB/T148 中规定的A4 型纸， 其幅面尺寸为：210mmx297mm，公文用纸天头(上白边)为：37mm 正 (负)1mm，公文用纸订口左白边)为：28mm 正(负)1mm，版心尺寸为： 156mmX225mm(不含页码)。设定页边距：纸型选 A4 纸，方向选纵向。 选择“页边距”，根据上述规定，可算出页边距尺寸为：“上”设定值 为 3.7cm;“下”设定值为 3.5cm;“左”设定值为 2.8cm;“右”设定值 为 2.6cm。按此数值设定即可实现版心尺寸 156mm

2、X225mm(不含页码)。 (2)设定每页行数、字数 国际 GB/T9740-1999 规定公文排版每页 22 行，每行排 28 个字。 设定：打开页面设置，选定“文档网络”标签，选择“指定行和字符 网络(H)，不选择“不改变字符跨度”，“字符”行设为 28，“行”每页 设为 22，“栏数”用默认值 1，“文字排列”选“水平”，“应用于”选 “整篇文档”。以上设置完成后，点击页面设置左下角的“默认”会出 现选择性提示：“是否改变页面的默认设置?此更改将影响所有基于 NORMAL 模板的新文档”，点击“是”，以后建立新文档时，将以上述设 置为默认设置。 (3)字体设置 国际 GB/T9740-1

3、999 规定公文“正文用 3 号仿宋体字，文中如有 小标题可用 3 号小标宋体字或黑体字。设定：选择格式菜单中的“字 体”对话框，选定“字体”，中文字体选“仿宋-GB3212”，字形选“常 规”，字号选“3 号”其他设置不变。点击对话框左下角的“默认”，将,1,2,上述设置保存为默认值。标题字可另行设置。 (4)插入页码 国际 GB/T9740-1999 规定公文排版页码“用 4 号半角白体阿拉伯 数码标识，置于版心下边缘之下 1 行，数码左右各放一条 4 号一字线， 一字线距版心下边缘7mm，单页吗居右空1 个字，双页码居左空1 个字。 设定：页面设置-版式-页眉和页脚，在“奇偶页不同”前打

4、，选择 “插入”菜单中的“页码”命令，“位置”选页面底端，“对齐方式” 选外侧，“格式”选带一字线的数字。一般第 1 页为了美观不放页码， 可将“首页显示页码”前的去掉。页码插入后还要将页码更改为 4 号字及调整页码的位置，这里不再赘述。 20 xx 年公文排版要求二 公文标题 公文标题由发文机关、发文事由、公文种类三部分组成，称为公 文标题“三要素”。 如：延华集团董事局关于表彰 1997 年度先进工作者的通知这 一文件标题中，“延华集团董事局”是发文机关，“关于表彰 1997 年度 先进工作者”是发文事由，“通知”是公文种类。公文标题应当准确、 简要地概括公文的主要内容。文号的位置在公文的

5、开首，居于正文的 上端中央。 用 3 号仿宋体于版头下空 2 行红色横线之上，下行文、平 行文的居中排印，上行文的在左侧排印，与右侧的“签发人”对称。 其中，发文机关代字由发文机关所在行政区代字、发文机关代字和公 文类别代字组成。发文年度与发文顺序号都只能用阿拉伯数字，发文 年度要用六角括号“”(word 中插入特殊符号)而不能用中括号“ ” 或圆括号“”，另外发文年度应标全称，不能简写，例如20 xx不能 简写为06。发文序号分年度从 1 号起，按公文签发时间的先后依次,3,编号，不能跳号，不留空号，不随意编号(例如“1”不编为“01”或 “001”)，不加“第”字。标题位于红色横线下方空

6、2 行排印。用 2 号华文中宋体，居中排印。标题中除法规、规章名称加书名号外，一 般不用标点符号。 主送机关 上级机关对下级机关发出的指示、通知、通报等公文，叫普发公 文，凡下属机关都是受文机关，也就是发文的主送机关;下级机关向上 级机关报告或请示的公文，一般只写一个主送机关，如需同时报送另 一机关，可采用抄报形式。主送机关一般写在正文之前、标题之下、 顶行写。 在标题下空 1 行，左侧顶格用 3 号仿宋体排印，回行时顶格， 最后一个主送机关名称之后用全角冒号。 公文正文 这是公文的主体，是叙述公文具体内容的，为公文最重要的部分。 正文内容要求准确地传达发文机关的有关方针、政策精神，写法力求

7、简明扼要，条理清楚，实事求是，合乎文法，切忌冗长杂乱。请示问 题应当一文一事，不要一文数事。 文中的结构层次序数应准确掌握和 使用，即：第一层用“一、”，第二层用“(一)”，第三层用“1.”，第 四层 用“(1)”。第三层的“1.”不能写成“1、”，即把小圆点写成顿 号。在正文层次不多的情况 下，第一层用“一、”，第二层可用“1.”。 在正文中，只能用仿宋、小标宋、黑、楷 4 种字体，均用 3 号字。正 文中只有一级小标题的，小标题用黑体字排印;有两级小标题的，第一 级小标题用黑体字排印，第二级小标题用楷体字排印;有多级小标题的， 第一级小标题用小标宋体字排印，第二级小标题用黑体字排印，第三

8、级小标题用楷体字排印，第四级小标题用仿宋体排印。除小标题之外 的正文文字，有双文种的(既复合型公文)，第一文种的正文用楷体字,4,排印，第二文种的正文用仿宋体字排印。 发文机关 写在正文的下面偏右处，又称落款。发文机关一般要写全称。也 可盖印，不写发文机关。机关印章盖在公文末尾年月日的中间，作为 发文机关对公文生效的凭证。2 发文日期 公文必须注明发文日期，以表明公文从何时开始生效。发文日期 位于公文的末尾、发文机关的下面并稍向右错开。发文日期必须写明 发文日期的全称，以免日后考察时间发生困难。发文日期一般以领导 人签发的日期为准。 一般以领导人最后签发的日期为准，经会议讨论 通过的决议、决定

9、等以会议通过的日期为准。用汉字标注，“零”写成 “”，成文日期在正文之下一般空 4 行、右边空 4 个字，用 3 号仿宋 体排印。 抄送单位 是指需要了解此公文内容的有关单位。一般均用上下两条线隔开， 抄送指除主送机关以外的其他需要告知公文内容(需要执行或知晓内 容)的上级、下级和无隶属关系的机关，应当用全称或规范化简称、统 称。 抄送机关名称标注在印制版记上方，主题词下方，用横线把主题 词和印制版记隔开，抄送机关名称前加“抄送”2 字用 3 号仿宋体字左 边空 1 字排字，后标全角冒号。抄送机关名称之间用顿号或逗号隔开， 末尾用句号。一行不够用二行,二行与冒号后对齐。 文件版头 正式公文一般

10、都有版头，标明是哪个机关的公文。版头以大红套 字印上“(机关)文件”，下面加一条红线(党的机关在红 线中加一五角星)衬托。,5,公文编号 一般包括机关代字、年号、顺序号。如：“国发19975 号”，代 表的是国务院一九九七年第五号发文。“国发”是国务院的代字， “1997”是年号，(年号要使用方括号“”)，“5 号”是发文顺序 号。几个机关联合发文的，只注明主办机关的发文编号。编号的位置： 凡有文件版头的，放在标题的上方红线与文头下面的正中位置;无文件 版头的，放在标题下的右侧方。编号的作用：在于统计发文数量，便 于公文的管理和查找;在引用公文时，可以作为公文的代号使用。 签发人 许多文件尤其

11、是请示或报告，需要印有签发人名，以示对所发文 件负责。签发人应排在文头部分，即在版头红线右上方，编号的右下 方，字体较编号稍小。一般格式为“签发人：”。 机密等级 机密公文应根据机密程度划分机密等级，分别注明“绝密”、“机 密”、“秘密”等字样。机密等级由发文机关根据公文内容所涉及的机 密程度来划定，并据此确定其送递方式，以保证机密的安全。密级的 位置：通常放在公文标题的左上方醒目处。机密公文还要按份数编上 号码，印在文件版头的左上方，以便查对、清退。 紧急程度 这是对公文送达和输时限的要求，分为“急件”、“紧急”、“特急” 几种。标明紧急程度是为了引起特别注意，以保证公文的时效，确保 紧急工

12、作问题的及时处理。紧急程度的标明，通常也是放在标题左上 方的明显处。 阅读范围 根据工作需要和机密程度，有些公文还要明确其发送和阅读范围，,6,通常写在发文日期之下，抄报抄送单位之上偏左的地方，并加上括号。 如：“(此件发至县团级)”。行政性、事务性的非机密性公文，下级机 关对上级机关的行文，都不需特别规定阅读范围。 附件 这是指附属于正文的文字材料，它也是某些公文的重要组成部分。 附件不是每份公文都有，它是根据需要一般作为正文的补充说明或参 考材料的。公文如有附件，应当在正文之后 、发文机关之前，注明附 件的名称和件数，不可只写“附件如文”或者只写“附件件” 置于主件之后，另起一页开始排印，

13、与主件装订在一起。 公文如 有附件，要在正文最后一行后空 1 行的左侧空 2 个字，用 3 号仿宋体 字排印“附件”2 字后标全角冒号和附件名称。如有 2 个以上附件，用 阿拉伯数字依次标注序号。附件名称长需要回行时，应当与附件名称 的文字对齐序号后面用小圆点。 例如“附件：1.XXXXXXXXXX” 附件 的首页左上角顶格用 3 号黑体字排印“附件”2 字及附件的顺序号。党 委仅用附,十五、其他。公文文字一般从左至可横写、横排。拟写、 誊写公文，一律用钢笔或毛笔，严禁使用圆珠笔和铅笔，也不要复写。 公文纸一般用 16 开，在左侧装订。 印章 除“会议纪要”和以电报形式发出的公文外，均应加盖发文机关 的印章。印章距正文 2mm4mm 居中压成文日期。当印章下弧无文字时， 采用下套方式，即仅以下弧线压在成文日期上;当印章下弧有文字时， 采用中套方式，即印章的中心线压在成文日期上。 印制版记 由发文机关名称、印发日期及两条横线组成。印发机关左空 1 字， 印发时间右空 1 字，用 3 号仿宋体字排印。印发时间用阿拉伯数字、,7,年份不能简写。上行文的，印发日期后接着排印“印字”;下行文平行 文的，排印“印发”2 字。,