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1、办公费用节省制度(doc 26页)编 号 共 13 页第 2 页办 公 费 用 节 省 办 法 使用回纹针也是一种浪费，用钉书机钉上或用胶带贴上就可以。用回纹针邮寄时，常因曲别针的重量，而超重增加邮费的支出。 第七条 考虑信纸的折叠方式 信纸通常都把写字的一面反折向内，是不合理的。收件人的名称如露在外面在公司内就不需用信封，收件人马上就知道内容比较合理。又有折成四折的习惯，张数多时折为三折，比较好处理。为了收件人与内容一目了然，利用三折方式为宜。 第八条 收件人名称要简化 公司以一个字代表厂长级，吴厂长就用吴代表即可。科长级用两个字，陈科长只用陈科。这种订制胸前挂牌开始使用，在公司内的往来文件
2、亦用简称, 这样制作名牌时也因小而节省费用。写文件时吴只写1个字，有3秒钟就写好, 如要写成“深圳厂长吴某先生”要写8个字，每字用3秒，写8个字要花24 秒。所以文件的收件人名称要尽量的简单化。 第九条 标示事务用品的价格 由公司提供的物品，往往没有成本观念，容易造成浪费使用。所以需要把信纸1张多少钱，信封大的多少钱、回纹针1支多少钱等，所有用品全部标示价格。对每种用品的成本要花多少，让每人有数字观念是节省费用的第一步。每月最少在开会时，突然发出质问“某小姐橡皮圈一个是多少钱”让大家记得物品成本价格。 第十条 贴出电话费用表 为了要让全部员工对电话费都有成本概念，编制电话费用表，贴在电话机前。
3、费用要详列，市区每通1次多少钱,长途电话每3分钟、每10分钟、每1秒钟为单位连1秒钟花多少钱也要有概念。 第十一条 电话通话定时 有一本书“一分钟经理”很畅销。经理指导属下工作，已达到在1分钟内的时代。电话的通话最长在3分钟内讲完。我们1分钟可说50句话，3分钟就150句。除了例外，全公司可展开“电话以3分钟内完成”的运动。如指导得当,与外面的通话也可以缩短时间。 第十二条 利用电话自动记录机 电话费用自动记录机约几千元就可以购入。为了对每次打电话花多少电话费做到心中有数。对每台电话每个月编立预算遵守费用很有效。 几千元的投资，长远计算很快就可以回收。许多公司使用自动记录机 编 号 共 13
4、页第 3 页办 公 费 用 节 省 办 法 后 ，节省30以上话费。 第十三条 长途电话要经由总机 公司为了提高成本概念，长途电话都由总机发出。电话机前放置记录用纸，填写通话结果。这样可以做笔录，同时可防止无谓的长途电话使用。也不会打错电话，在等对方通话时可以再确认联络内容。直拨电话很方便，所以挂接长途电话亦很容易，像使用市区电话的轻易感觉。 经由总机可防止以上情况，同时也是培养成本观念的一种方法。 第十四条 建立电话传真机系统 总、分公司之间的电话费用，在做记录后，可考虑建立传真机系统。不只可节省电话费用，还可以用作文书联络之用，消除传达上的错误。用电话如本人不在时，就造成电话费的浪费，用传
5、真机可以电送就没有这个情况。与电报机不同的是，用电话传真机时，不必另请打字员打字，谁都轻易会使用。公司改用传真机后，电话费省下约三分之一。 第十五条 总、分公司之间，联络制定标准化 员工不要用随意的方法联络，需要制定标准的方法。方法可分为、普通信件，、限时专送，、电话传真，、电话等，这些方法，制定一览表彻底执行。有的公司禁止使用总、分公司之间的电话，改用电话传真机，及活用电脑连线等，而达到节省费用。时代在进步，头脑也要转得快，信息的传达亦要符合时代需要。 第十六条 用一个字的单位简化公司内的电话 我在南部打电话回公司联络时，“喂，林，好”就问候完，通常的方法,“ 喂，喂，我是林某，您好吗？”要
6、这么说，这个字数的差异，前者三字,后者九字，差异很大。前者可节省时间与电话费。公司内的联络电话简略用一个字来传达。季节的问候、久未见面、互相问候近况都要免除。 第十七条 打电话要考虑区域 业务员为了联络，从公司打电话与客户联络时，要考虑打电话的地点。因为业务员程度不一，有时和客户中的异性一聊，往往忘了费用一秒一秒的增加, 公司应编制详细电话费用表，给每位业务员，这样的考虑可达到节省电话费用。 编 号 共 13 页第 4 页办 公 费 用 节 省 办 法 第十八条 利用表格 为了节省电话费用，打电话前先作成的表格，整理后再打电话。这个表格不只是打电话前使用，接听电话或其他“转言记录”也要广为利用
7、。 、 何时 、 谁 、 何事 、 理由 、 场所 、 方法 、 数量、金额 第十九条 对方讲话中则改时再打 从这边打的电话，常常会碰到对方在另一线电话讲话中。这个时候不要用“我等待”而问“是不是要些时间”如果还要一点时间的话,告诉对方“待一会再打来”先挂断电话。这样可以节省电话费用，同时两边的电话机都可以空出来。 第二十条 要求对方打过来 向厂部订货的电话尽量避免。让对方每天固定时间打电话来，这样可以有计划的进行工作，同时可以节省电话费。这个方法也可以利用在其他事情上。当然这个方法，依对方的立场，有时候行的通，有时候行不通的。例如对方与这边立场相等，碰到对方另有一部电话时可说“很抱歉,讲完电
8、话可否给我电话联络”这样拜托就可以了。 第二十一 条 禁止电话私用 市内电话就无所谓，家乡、朋友等的长途电话，被私人使用是一笔很大支出。私用电话不但是费用的损失，对周围的人也会构成妨碍工作，所以绝对禁止。工作中原则上，朋友与恋人打来电话都要禁止。私用电话要休息时间打来。另外一种方法是，在公司内装设公用电话，供私用，多少也可以增加收入，一举两得。 第二十二条 每1盏灯，设置1个开关 通常在房间的进出口集中设置开关。日光灯每1盏设置1个开关，可以节省电费。已经有日光灯集中开关,换成每1灯1开关的工程费, 编 号 共 13 页第 5 页办 公 费 用 节 省 办 法数年间就可以节省回来。对节省有无观
9、念，只看是否用1盏灯1个开关就能判断。 第二十三条 桌上放置台灯 在桌上办事，而光线从天花板照射是一种浪费，在各人桌上放置日光台灯,可以节省电费。台灯要准备瓦以上为宜。比装在天花板上的瓦双管一盏的日光灯经济的多。白天稍微阴暗时，或室内只有一、二人时天花板上的灯大放光明是非常浪费。 第二十四条 定期清扫日光灯管 日光灯如果不清扫，六个月就减低效率。希望尽可能每月都用干布擦试。又三个月六个月一次用清洁剂清除干净。有的企业用到日光灯管寿命终了都没有清扫过，这是没有节省观念。污浊的天花板及墙壁要细心去清扫，要有自发去清扫的想法。 第二十五条 窗户不可放物品 在难得的窗户旁边放置物品，阻挡光线进入，反而需要照明这就失去了窗的作用。要养成将玻璃常常擦洗干干净净的习惯。 在德国的家庭中玻璃每天都擦的亮晶晶。有人喜欢洗澡，但一提起擦洗玻璃就认为是一件苦差事。 第二十六条 尽量使用日光灯 日光灯的
