最新档案数字化整体解决方案

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1、档案室、档案馆 馆藏档案扫描、数字化加工 整体解决方案 武汉 xx 数字科技有限公司 目录 第一节质数字化加工作业前期准备1 一、数字化工作人员准备1 二、数字化工作软件、硬件准备4 三、确定数字化内容、数量及用户需求5 第二节数字化加工流程及主要技术方案6 一、入库提卷、拆卷6 二、标引著录7 三、档案扫描8 四、图像处理11 五、全文 OCR、生成双层 pdf、板式还原及格式 12 六、总质检14 七、批量挂接15 八、还卷及数据备份提交15 第三节质量控制方案和保证措施17 一、加工质量保障措施17 二、多环节，多层次的质量检查体系17 三、阶段性验收与终验相结合的严格验收程序是质量控制

2、的终 级保障19 第四节安全保密控制 21 保密协议 22 第五节售后服务24 项目背景 随着全国文化信息资源共享工程与中国数字图书馆工程的起动，信息化已 成为国际潮流，信息资源建设成为当务之急。信息资源建设的重点是电子文献、 各类数据库、网络资源、电子档案、电子图书等新型数字化信息资源的建设。 在数字化信息资源建设中，很大的一个需求是将现有的纸介质印刷品数字化， 使之成为能够用计算机阅读、理解、查询、检索的电子文件，最终将其应用于 数据库存储，或通过CD-ROM、Internet网进行出版，或上传数字档案馆供用户 使用。 以传统纸张为载体的保存方式，占据了大量的空间，需要特殊的环境，而 且不

3、方便查询，随着时间的推移，还面临着腐蚀、老化等问题。而将纸介质文 件信息进行电子化处理，保存到光盘上，具有存储、管理、共享等功能，还可 以减少文件库房占地，节省保管设备和人员方面开支，又方便统计和进行远程 查询。 因此，将档案、期刊、文件等资料通过扫描仪，扫描成图像文件，再通过 处理转换成电子文档，建立目录和索引，制作成电子文件，已是当务之急。 公司简介 武汉 xx 数字科技有限责任公司 （前身是湖北华新职业学院数字科研中 心）成立于 1994 年，是在原国家科委的支持下， 为推进建设国家 “工程” 高等学校中英文图书数字化国际合作计划（China-America Digital Academ

4、ic Library ） “CADAL ”项目而成立的一家高新技术企业。公司拥有先进的OCR （双 层光学字符识别）技术，图像扫描处理系统、生产流程管理系统，实现 工厂化流水作业，智能化质量控制与管理的具有国际领先水平的信息数字化工 厂技术。可同时为图书馆、档案馆、政府、企业提供信息管理系统和信息资源 数字化加工服务。 经过六年的不断探索和实践，公司建立了一套完善的服务于各领域的 业务体系，档案馆：档案综合管理系统，档案、古籍、期刊、论文、文献资料 数字化加工，档案著录、 OCR ，数据制作、档案馆设备及耗材提供等。 政府机关：数字档案管理系统，历史陈旧档案数字化加工。医疗、保险金融领 域:

5、病历、保单等数字化加工，数据录入服务，全文等。 第一节数字化加工作业前期准备 一数字化工作人员准备 1 . 甲方人员 职务：现场交接管理人员 人数要求：一名 专业要求：为学校档案馆负责档案管理工作的技术或管理人员。 职责范围： . 负责与乙方的档案提卷和还卷等交接工作，协同甲方人员作好交接清单记录 并签字。 . 负责监督乙方规范化加工。 随时把握乙方加工进度并进行协调。 . 及时关注并抽查乙方加工质量 代表甲方与乙方进行及时的沟通及问题协调，确保项目顺利完工。 2 乙方人员 2.1 管理人员 主要为：熟悉现场加工管理，熟悉数字化整体作业流程，具有较强组织能力和现 场管理及沟通能力的乙方负责人。

6、 2.2 工程技术人员 主要为：熟悉计算机软、硬件技术，了解档案数据库标准和系统开发。了解档案 管理等相关专业知识的乙方技术部技术支持工程师。 2.3 数据采集作业员 主要为：了解档案数据库数据标准和计算机软件应用等相关知识的乙方数字化制 作部工作人员。 人员安排见表 3-1 二 . 数字化工作软、硬件准备 1配备硬件数量及档次要视数据采集工作情况及数据量大小。 2甲方提供 PC机 4-6 台给乙方作为采集作业使用，其他硬件设备由乙方自行解 职务职责人 员 备注 管 理 人 员 项目负责 人 1负责人员，资源的调配工作。 2负责施工组织设计、管理。 3负责施工条件的保障及与甲乙双方 关于项目进

7、展状态的汇报和协调工 作。 1 人 项目负责人 不 一 定 要 常 驻 现场，但要通过 一 切 通 讯 手 段 和 定 期 到 现 场 的督导，切实做 到 对 该 项 目 加 工 进 度 和 加 工 质量的掌控 现场主管 1.负责与乙方的档案提卷和还卷等交 接工作 2.负责现场的人员管理和加工管理 3.负责数据的终验和挂接 4.配合项目负责人做好与乙方的沟通 协调工作。 1 人 数 据 采 集 人 员 著录人员 负责将档案卷内目录及其它索引信息 进行手工录入为电子数据信息并校对 1 人 扫描人员 负责按制定的技术规范将档案资料扫 描 1 人 图像处理 人员 1.去污：将扫描获取的图像进行图像去

8、 污;去黑边及去杂点等； 2.纠偏：将偏斜的图像进行纠正处理; 3.文字处理：将不清楚的文字进行加深 或变浅； 4.拼接：将页面较大的图像进行拼接处 理； 1 人 在进行图像处 理的时候， 肯定 是逐页处理， 所 以要留意每一 页扫描的质量， 发现扫描质量 问题立即发还 上一工序重扫 并作好记录。 图像矢量 化人员 1.负责将处理好的图像进行全文识别、 2.校对、板式还原和格式转换 3.对已经产生的成品数据进行初验后 移交给现场主管终验并挂接。 1-3 人 矢量化人员最 终定员需结合 矢量化的图形 数量和采集难 度。 决。 3场地 : 甲方提供。 4办公用具：甲方提供打印机（以实际用量为标准）

9、办公桌椅档案资料的 装订及打印机所用的全部耗材。 5. 其他条件：提供电力和饮水。 软硬件准备详见表3-2 表 3-2 软、硬件配备列表 软、硬件名称数量详细配置响应时间提供方 综合档案管理系统一套 1需支持全文 检索使用功 能。 2支持 TIFF 和 PDF 格式数 据的批量挂 接功能。 项目开始需 到位 甲方 数字化流程管理和加工 软件、 OCR 软件 全套 能 满 足 本 加 工 项 目 所 有 的 技术要求 项目开始需 到位 乙方 服务器一台 项目开始需 到位 甲方 扫描仪（ A3 幅面）一台 富士通 A3 幅面 FI-4750C(ADF) 项目开始需 到位 乙方 扫描仪（ A4 幅面

10、）一台 A4 幅面 虹光-FB6030 (平板) 项目开始需 到位 乙方 计算机4-6 套PC 机 项目开始需 到位 甲方 三. 确定数字化内容、数量及用户需求 在数据采集之前，首先要客观真实统计数字化内容和数量，确定用户使用需求， 然后制定对应方案和技术控制以便准确地进行施工安排。 表 3-3 三峡大学档案馆档案数字化用户需求调研表 档案类型档案数量数字化准备情况纸张及保存情况用户需求 备 注 招生名册 约件 约面 很好一般 较差很差 影像化 矢量化 学籍档案 约件 约面 很好一般 较差很差 影像化 矢量化 学生成绩 约件 约面 很好一般 较差很差 影像化 矢量化 党群档案 约件 约面 很好

11、一般 较差很差 影像化 矢量化 基建档案 约件 约面 很好一般 较差很差 影像化 矢量化 科研档案 约件 约面 很好一般 较差很差 影像化 矢量化 其它： 约件 约面 很好一般 较差很差 影像化 矢量化 填表人职务 第二节数字化加工流程及主要技术方案 档案数字化加工主要流程包括：提卷-拆卷- 档案著录 -扫描- 图像处理 -OCR- 校对-版式还原 -转双层 PDF-终验-挂接。 档案装订 档案著录 档案整理排序 档案装订 档案著录 档案整理排序 档案装订 档案著录 档案整理排序 档案装订 档案著录 档案整理排序 档案装订 档案著录 档案整理排序 档案装订 档案著录 档案整理排序 档案装订 档

12、案著录 档案整理排序 图一档案数字化加工流程图 一、入库提卷、拆卷 1. 从档案室移交档案，严格执行原始档案的交接手续，使用双方项目负责人 确认的档案交接清单（完成清点登记） 。 2. 档案整理：编写页码、核对纸质档案页码、对可拆钉的文件做拆钉处理以 适应扫描的要求、对需要修复的档案进行归并整理（如果发现破损严重，无法 直接进行扫描的档案，应先进行技术修复、折皱不平影响扫描质量的原件应先 进行相应处理后再进行扫描，发现破损严重的档案须立即报知项目相关负责人） 制作卷内目录，扫描文件抽取 3 按照扫描处理量明确交接周期和档案交接量（双方项目负责人签字， 以保 在施工过程中档案不损失、不丢失。 ）

13、 4 装订案卷应保证装订牢固，案卷整齐，卷内材料不松动，脱落，保持与原 案卷一致。 图二 二、标引著录 按要求将文件所需信息录入到软件数据库里，标引著录按照国家档案局有 关标准结合用户档案著录的具体要求进行。 1. 录入方式 采用手工录入的方式 2. 校对方式 校对以软件校对和打印输出、对比校对相结合，错误率在万分之二以下。 案卷目录和卷内目录按照档案的原始数据录入。卷案目录和卷内目录的样 式经用户同意可做相应调整。对档案目录数据修改和补充的数据，须填写更改 资料、更改资料放入原案卷内，卷内目录及其他不全的需补充完整。 三、档案扫描 1. 扫描方式：根据档案幅面的大小选择相应规格的扫描仪或专业

14、扫描仪进 行扫描。大幅面档案可采用加长式扫描或者图像拼接处理方式处理，同一页面 有两个以上文件，需分别扫描。 2.扫描色彩模式：以黑白二值扫描为主，附有灰度（彩色）照片及原件分明 度很低的档案，可视情况采取灰度和24位真彩色扫描。然后以黑白二值保存。 例：蓝底招生名册，此种档案长见为A3幅面、纸张很薄，底色与文字的分明度很低。实 物档案查看时都显吃力，此种档案如果用黑白二值扫描，则会出现大幅暗面，文字显现不清； 如果使用彩色扫描，文字部分明度很低。只有使用灰度扫描，效果相对好一些，如图三。扫 描后的图像再辅以黑白二值保存，则最大限度的提高了图像质量，如图四。 图三 灰度扫描效果图四 保存为黑白

15、值后的效果 3.分辨率：无全文检索需求的文档分辨率调整为200DPI 最为合适。需要全 文检索而做 ocr 识别的文档， 黑白二值扫描分辨率最佳为400dpi，此分辨率下识 别成功率最高。 24 位真彩色扫描分辨率标准为200dpi。 4图像文件的大小：黑白二值扫描A3 页面：20K40K；灰度或彩色扫描 A3 页面：100150K。 5如遇字间距和行间距过密、原件本身是复印件等字迹不清楚的情况，可 适当增加扫描的分辨率，但要保证图像清晰的同时，又不影响远程查询和浏览 的速度。 6清晰度：扫描图像字迹清晰、颜色恰当，不宜过浅或过深，并且不得出 现字迹笔画残缺或字迹笔画叠合而影响阅读的情况，即使原档案存在锈斑变质、 颜色过浅或深浅不一致，也保证扫描图像可读，扫描留下的墨迹宽度不得超过 0.5 厘米，并且指印和黑线不能覆盖或影响正文内容。 7根据档案实体情况，在档案电子文件中相对应目录设置“复制件”、 “原 件不清”标志。目录以原有档案目录为