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1、（采购管理）第二章 采购组织第二章采购组织第一节采购制度一、采购制度的主要类型一般说来，连锁公司商品采购的组织形式有两种类型：集中采购（又称统一采购）和分散采购。统一采购是指连锁企业设专门的采购机构和专职采购人员统一负责企业的所有商品采购工作，连锁企业所属各门店只负责销售；分散采购是指由连锁企业各门店在核定的商品资金定额范围内，直接向供应商采购商品。如果承认采购部门是主要的职能部门，那么就必须在组织结构中加以体现。将采购的权力分放给许多人是不合理的。经理的责任可以被分解并分配给其下属员工或部门，但是还是要清楚地认识到每一个部门经理对其部门的职责和权力。而且，进行职能划分也意味着要把采购主管作为
2、主要的负责人，使其承担所有采购职能所涉及的责任。仅仅将发定单这样一种采购负责人的个人职责变成是一种办公室中的例行公事是远远不够的。对于其职责和权力必须有清楚和具体的了解。采购负责人必须获得来自下属的有效协助和来自高层管理人员的大力支持。当然，真正的困难在于明确地定义采购负责人的职责和权力。常见的工作有：在供应商的销售人员与公司其他人员见面之前先进行一次谈话；检查采购的商品是否与申请或规格要求相符；选择供应商；进行所有供应商与需求部门之间的中介谈判；通过发出定单完成采购过程。当采购部门处于一个积极进取的领导者的领导之下，同时与其他部门的合作也很好的话，必然会带来许多的好处。采购职责由那些有兴趣并
3、且也有能力把工作做好的人来承担，而这些人也必须集中精力于这一具体工作的绩效上。这有助于将责任固定于个人并有利于检验任何已有采购政策的效果；有利于改进与供应商的关系；有助于程序和记录的规定，而且也加速了对商品采购和货款支付的审核和批准；推动了对市场的分析、对价格趋势的研究、对供应商生产成本的分析。在这些工作结果的指导下，采购活动就可以以最有利的条件在最合适的时机进行。通过统一需求和对库存设置标准，也有利于提高经济效益；通过寻找替代商品，也会在不降低产品或服务质量的前提下推动成本的削减。二、采购制度的主要优缺点1、统一采购所对应的大批量采购有利于降低进货价格统一采购是实施规模化经营的基本保证。连锁
4、公司由于实行统一采购制度，采购决策集中控制，所购商品就比较容易达到标准化。由于合并了多个部门的需求，采购部门找到供应商时，其手上的定单数量就足以引起供应商的兴趣。采购部门就可以说服供应商尽快发送或给予数量折扣。大批量进货，能充分享有采购商品数量折扣（包括一次性数量折扣和累计数量折扣）的价格优惠，保证企业在价格竞争中的优势地位，同时也较好地满足和适应消费者同质求廉的需求。需要在此特别指出的是：统一采购和大批量进货是两个既有区别又有联系的概念。集中采购与分散采购是根据采购的组织形式而划分的，其核心是采购权的集中与分散。虽然集中采购通常采取大批量进货方式，但即使采购少量商品，只要决定权是由企业采购部
5、统一作出，就应视为集中采购；相反，即使一次采购大批量商品，只要决定权是由门店作出，却应视为分散采购。集中采购和分散采购反映的是现代商业和传统商业在组织化程度高低上的一种本质区别。2、统一采购所对应的统一配送有利于降低连锁系统的整体物流成本大批量集中进货的实行，使连锁公司的直接进货费用（如采购人员差旅费、采购谈判的交易成本等）大幅度减少；同时与统一采购相配套的统一配送制度的建立，有效地控制了连锁公司库存费用，大大降低了企业的物流总成本。除此之外还可以节省运费，因为集中了所有的需求后商品可以整车整车地进行装运。3、统一采购所对应的科学组织结构和规范业务流程有利于规范采购行为由于企业现金流出量的大部
6、分是用于商品采购，因而对于任一时点交易总量的集中控制就显得有必要。在分散采购制度中，由于商品采购的决定权下放到各门店，对采购行为很难实施有效的约束，所以个别采购员向供货商索取回扣等不规范行为屡禁不止,而且，如果采购定单发给那些不道德的供应商，出现回扣和贿赂的机会大大增加，这时，采购定单向谁发出就应该小心谨慎了；而在统一采购制中，由于建立和健全了较为完善的采购组织机构和制衡机制，所有采购决策都经过集中控制，这样，需要加大控制的就仅仅是采购部门，而不必对分散于整个公司的不同部门的采购决策加以监督，那些非法或不道德的行为也就容易避免，企业采购行为得以规范，为连锁公司和供应商的交易提供了良好的秩序和条
7、件。4、统一采购所对应的购销分离制度有利于门店集中时间和精力做好门店销售工作，有利于采购决策中专业化分工和专业技能的发展。在分散采购制度中，由于购销合一，采购与销售职责全部落在门店，所以，门店店长要花大量的时间联系供应商和洽谈采购业务，难以集中精力投入商品销售工作，严重影响了公司的销售效率；而在统一采购中，由于购销分离，门店无需承担商品采购职责，所以，店长可将绝大部分的时间精力投入销售工作，可大大提高门店销售工作的效率。如果店长和部门经理的工作看起来却像一个采购代表，那么他就把许多本来可以用于更好地管理本部门的时间花费在采购活动上了。况且，部门经理花费在采购活动上的时间也不足以掌握任何采购方面
8、的专业知识。一个将其全部精力集中于采购活动的全职采购人员，很快会掌握采购方面的专业知识、供应源、已有的或是新的商品和生产流程、市场情况和价格。进行专业知识方面的开发正是几乎所有公司都采用集中化采购的原因。需要指出的是，统一采购制度也并非是完美无缺的。由于购销分离体制难以明确界定公司整体销售业绩的职权范围，所以容易引发总部采购人员与门店销售人员的矛盾冲突；同时统一采购制度所对应的统一商品政策（统一商品结构、统一价格策略、统一促销策略、统一商品陈列等），很难适应不同商圈类型店铺的消费需求差异。反之，如果一家公司实施分散化采购，那么各部门的管理者会处理其各自的采购业务。这种方法的优点在于商品的的销售
9、者比其他人更加了解自己需要什么。而且这种方法更加快捷，如果一个部门有某种需求，部门的管理者只需拿起电话定货就可以了。三、集中采购制度发挥优势的前提1集中采购要实施归口管理。归口管理主要是指商品采购计购、供应工作集中于采购管理部门，实行集中批量采购，降低采购价格，强调控制成本，提高经益。在市场开放之初，以“放权”为主要标志，采购人员满天飞，多头采购，重复采购，甚至出现了花钱不见物，公款购私物等，导致产品成本上升，质量没有保证。实践证明，这种“放权”是不明知的。2集中采购要加强计划管理。做到计划准时、便捷，进而编制采购计划，有效发挥集中采购的优势。3要减少分散采购途径。集中采购是要与具备集中供力的
10、供方建立长期的供需关系。供需关系已经确定，只要此供应商有的商品就不能再到其他供货商家进货，除非质、价均优于此家。要实行货比三家，就地就近原则，经常核实供货方是否具备供货及时、质量优良、价格合理、服务周到的能力，据此确定是否继续维持供需关系。第二节采购部门及其人员的职责一、采购功能和采购决策权1采购部门的主要功能连锁公司采购部门在连锁体系中拥有哪些功能，对采购组织框架的设计具有重要的意义。对于大型连锁公司来说，其商品采购部门一般具有以下主要功能：1）日常采购业务。如选择供应商、发出或征集报价单、分析报价、与供应商进行采购业务谈判、决定供货量、交货期、付款方式、送货方式、查核门店申购单、核查发票、
11、批准付款、负责退货及向供应商索赔等。2）新商品开发与滞销品淘汰。随着社会经济发展和人们收入水平的提高，消费者需求呈多样化趋势，消费者对商品的要求越来越高。在买方市场条件下，作为流通业主导者的连锁企业，应主动承担起引导消费、引导生产的重任，不断开发出能满足消费者需要的新商品。同时，为了更有效地利用有限的卖场空间，提高销售业绩，企业采购部门在开发新商品的同时，也应认真做好滞销商品的淘汰工作。3）市场调查与分析。包括研究商品的市场价格走势及供求状况，价格及成本分析，新商品的开发分析，总代理、总经销业务的可行性分析，竞争对手货源及渠道的调查与分析，商品别、门店别、供应商别的排行榜分析等。4）促销策划。
12、采购部门应根据门店前台POS系统提供的销售及其他信息资料，制定企业年度（或季度、月度）的促销计划，策划有供应商配合的节日、店庆等大型促销活动，设计与指导门店的商品配置与陈列，决定促销商品的价格优惠幅度等。2采购决策权如果采购部门想圆满地完成采购工作，那它必须在四个关键领域有决策权：1）选择供应商。采购部门在了解和判断谁有能力提供本企业所需商品和如何分析供应商的可靠程度方面，应该成为行家里手。2）使用任何一种台适的定价方法。这也包括确定采购的总成本以便制定最有利的价格和协议条款。这是采购职能的一个主要的专业领域。为了取得最低的最终价格和采购总成本，采购部门必须有回旋的余地。3）对采购商品的规格提
13、出质疑。采购部门通常能提供与目前所使用的商品功能相同的替代品，而且它也有责任提请消费者和申请采购者关注这些替代品。当然，是否接受这些替代品要由使用者最终做出决定。4）监督与潜在供应商的联系。采购部门必须和潜在的供应商保持联系。如果销售者直接和供应商联系，则可能出现一个潜在的供应商将通过影响销售者对商品的要求从而成为惟一的供应商。或是申请采购者将私自给供应商一些许诺，从而使企业不以最低的最终价格签订理想的合同。如果供应商的技术人员需要和采购企业的销售人员直接交换意见，采购部门应负责安排会谈并对会谈的结果加以审核。这些采购方面所必需的权力应该被制定为公司政策，并为公司的首席执行官首肯。二、统一采购
14、制下采购机构设置的原则和特点1、统一采购制下采购机构设置的原则1）专业化分工下的高效率原则如针对一般性采购业务和新商品引进的不同特点，可分别设立日常采购业务部和新商品采购委员会。在日常采购业务部中，有专人负责与供应商进行业务谈判，签订合同；有专人负责下订单，落实具体供货时间与供货数量；有专人负责制定和调整商品配置表，确定引入商品在卖场的布局和陈列的货架。在商品采购委员会新商品引入决策中，总部采购人员负责提供市场信息和供应商信息，门店店长负责提供销售分析和顾客需求情况。2）部门别操作的制衡原则总部采购业务部按职能可下设计划、促销等部门，按商品大类可分设若干个商品部，不同职能部门、不同商品部职责明
15、确，具体采购业务实行部门别分工操作，部门别之间相互制约，形成有效的激励机制和约束机制。在不同采购业务流程阶段，采购权的控制，可通过不同部门别权力集中与分散的统一而实现。3）程序化制度化原则采购业务部的每一项工作必须按照科学化的程序来进行，以便采购业务能有序运转。有序的运转就是为了达到工作内容和质量的稳定性。对这种程序与程序操作中的要求，必须以制度的形式规定下来，形成标准的制度。制度化的目的就是强调程序化运转的控制和运转质量的考核，这种考核和控制使商业企业在采购这一首要工作环节就达到制衡下的安全性。2连锁公司采购组织设置的特点一是实行统一采购制度。有关统一采购制度的基本特征在本节第一个问题中已作
16、叙述，这里不再重复。二是购销业务统分结合。虽然连锁公司统一采购制度下，实行购销分离的经营体系，但总部采购人员的职责决不仅仅是将商品采购进来，他们还要对商品销售负责、统一规划促销活动，以促使采购人员在决定商品采购前及时掌握销售动态，真正做到“以销定购”，同时门店也可在总部授权下拥有少数有特殊配送要求商品的采购权。三是能开发通道利润。连锁公司由于拥有庞大的销售网络体系、占据流通最终通道、实现巨额的销售业绩，因而在商品采购过程中、在与供应商进行采购合同谈判中，连锁公司处于相当有利地位，连锁公司有条件、有理由在互惠互利基础上，向希望进入连锁销售通道的供应商收取适当的进场费、市场推广费，从而能从采购系统中开发一般单体零售商无法享有的通道利润。三、不同采购人员的工作职责和岗位素质要求1、采购主管的工作职责及岗位素质要求1）采购主管的工作职责主要
