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1、1.1 文件命名,区分版本并随时回溯以前的版本,让接收方一眼明白文件的主题,沟通的需要,索引的需要,方便快速检索到所需要的文件,回溯的需要,2013.file,错误原因,不能反映文件的主题,部门年终总结.file,不能反映文件的归属部门,员工工资表.file,不能反映文件归属时期,1.1 文件命名,GBT-19580,文件编号,+,卓越绩效评价准则,文件主题,直接连接或者下划线连接,+,傅园园,文件作者,+,V3,版本号或修订时间,GBT-19580卓越绩效评价准则_人资部_傅园园_V3.doc,+,人资部,归属部门,+,营销部,归属部门,+,陈达,文件作者,+,20160606,修订时间,2
2、016年公司部门工作总结_营销部_陈达_20160606.doc,2016年公司部门工作总结,文件主题,不同的修订时间可以区别版本并方便回溯,具备时效性的主题,一定要标明时期,如:2016年,1.2 文件夹的管理,第一层,第二层,1.3 电脑文件5S管理,1.3 电脑文件5S管理,对把有用与无用的文件分开,再对无用的文件进行处理,1.3 电脑文件5S管理,培养每天清洁的良好习惯?,三个环节,保持电脑文件井然有序?,1.3 电脑文件5S管理,科学的电脑文件管理带来什么,1.3 电脑文件5S管理,小结:电脑文件管理的”5S”,2.5S小结:,1.3 电脑文件5S管理,我 的 文 档,桌面快捷方式
3、桌面便签 常用收藏文件夹 我的文档,2.1 办公电话,办公电话 的三注意,2.2 客户电话,客户电话 的三注意,1、职业化形象,礼貌、热诚、熟练地接听内外线电话,声音里透出微笑。,2、礼貌用语,自报家门,说明来意,告知打扰对方; 使用80%的耳朵去倾听顾客的话,使用20%的嘴巴去说话。,3、精简来意,在最短的时间内接电话,言简意赅说明电话来意,时间不宜过长,切不可让对方长时间拿着听筒等你办完事。,2.3 接打电话礼仪,1. 接电话,三声内接听,因故未及时接听说抱歉; 应先问候,然后自报家门; a、接听外部电话时:“您好,XX公司!” b、接听内部电话时:“您好,XX部!” 不可以“喂,喂”或者
4、“你是谁呀”像查户口似的。 声音适中、愉快、亲切; 微笑接听电话,你的微笑对方听得见; 代接电话:“请问您是找吗?他/她临时有事走开了,需要我代为转达吗?”或“请您稍后再来电话好吗?”切忌只说“不在”,应做好记录(5W1H)后转达。,2.3 接打电话礼仪,2. 拨打电话,内容,2.3 接打电话礼仪,2. 拨打电话,公务电话最好避开节假日、晚上、21:00至次日6:00、临近下班时间等时间段。,时间,私人电话不要在办公室打,要避开同事,打电话如果你要在公众空间的话实际上是一种噪音骚扰,非紧急事情尽量不要在公众场所打电话。,空间,无重要事情,牢记三分钟原则。,时长,2.3 接打电话礼仪,3. 挂断
5、电话,如果自己有事不宜长谈,需要中止通话时,应说明原因,告之对方:“一有空,我马上打电话给您”; 中止电话时应恭候对方先挂电话,不宜“越位”抢先; 一般下级要等上级先挂电话,晚辈要等长辈先挂电话,被叫等主叫先挂电话,不可只管自己讲完就挂断电话; 被骚扰的电话,可以先挂,比如卖商铺,装修房子,投资黄金,各种广告等。,3.1 邮件标题,3.2 邮件内容,标题:简单而又能概况内容的; 称呼:得体(如多人,则是大家,ALL); 问候语:开头、结尾最好要,结尾常见的Best Regards ; 简明扼要:有条理,但也文字不要太少,多用“一、(一)、1、(1)、 A、 a)类列表; 主送,抄送,密送:正确
6、使用; 附件打包:超过三个附件,命名概括附件内容,不宜超过4个,特殊格式注明打开方式; 签名:与正文同字体简体,可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息,不宜超过4行;不仅用一个签名,对内、对外、对私、对熟悉的客户, 及时回复:如需及时回复需提醒或XX。,邮件的行文是否有礼有节,措辞是否恰当、礼貌,在很大程度上显示了一位职场人士的专业素养,也一定程度地反应了其所在公司的专业形象。,3.3 回复技巧,邮件回复 的六特性,4.1 会议目的,4.1 会议目的,有这样一句话:“如果说农夫拥有田地、 工人拥有机械,企业家则拥有会议。”,1. 会议效率化:,发掘成员强烈热情、精力的强大组织文化,代表
7、性形式就是企业会议文化。 会议文化能够对成员的价值观和思想进行根本性的改革,将组织引向一个方向,并在竞争中连续性地获得胜利。,4.2 会议原则,三星将召开会议时最为基本的思想和行动原则整理成337原则,让所有子公司的职员熟记并付诸行动。,1. 三星会议根本:,4.2 会议原则,2. 三种思考:,4.2 会议原则,3. 三种原则:,4.2 会议原则,4. 七条规定:,4.3 高效会议的技巧,1. 会议类型:,4.3 高效会议的技巧,2. 高效会议的八个特征:,4.3 高效会议的技巧,确定内容方向,准备资料,会议主持者在会议开始之前,应当立足于5W l H这6条原则进行事先讨论,4.3 高效会议的
8、技巧,会议准备从会议目的开始,会议必须存在目的,遵循目的的会议形式,信息传达类型,抓准会议核心,不偏离主题,4.3 高效会议的技巧,让必要的人参加会议,4.3 高效会议的技巧,应当记入事前通知的项目:,通知与会人员时间、地点、内容,4.3 高效会议的技巧,事先传达议题、分发资料就有出 现优秀意见的保证!,做好有目的的开会,4.3 高效会议的技巧,严格遵守时间,提炼重点、精化主题,避免无谓讨论,4.3 高效会议的技巧,员工有效工作时间价值体现,提高重视会议力度、效果,费用,2、费用归类,1、投入,投入了某种程度的时间和费用的会议,就应当去除不必要的内容或者充实内容通过重视会议时间、去除消磨性的、不必要的内容来改变会议文化。 请再次铭记:参加会议需要费用,进行会议准备也需要费用,会议费用是将会议参加者和对会议进行准备的职员的薪水、按职员分配的劳务费(参加会议的人数、会议时间)及特别使用费、场所租用费等其他费用加起来计算的。计算出的费用细目在会议开始前事先告知所有参加者。,4.3 高效会议的技巧,通过会议内容、大小、人数、层次,灵活选择会场、布置环境,4.3 高效会议的技巧,管控会议主题、时间、情绪、调动与会人员参与合作,4.3 高效会议的技巧,了解会议的目的,准备适当的资料,绝对不要迟到,围绕主题积极发表见解,