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1、北研、上研非生产异地认证、采购组试运作暂行规定一、目的根据集中认证、分散采购的原则，现试行在上海研究所、北京研究所建立非生产异地认证、采购组，提高非生产物品异地采购的响应速度与成本控制的效率，保证需求部门对非生产物品的紧急需求。二、定义非生产异地认证、采购组：即华为行政采购中心在深圳以外地域的延伸机构，负责授权范围内的非生产物品采购的执行，并根据专家团供应商选择策略和决定，具体参与供应商认证，保证当地非生产物品的及时供应及最优品质与技术，控制采购成本。三、适用范围1、采购的物品范围原则上适用于所有类别的非生产物品。2、采购管理范围北京、上海研究所认证、采购组负责自身行政管理范围内的非生产采购。
2、在运作初期，上研、北研所认证、采购组的认证、采购物品范围，由行政采购中心依据外地研究所需求的实际情况，统一安排每个时期的认证授权范围，根据项目进行分类，逐步将一些项目交给当地采购组认证、采购，在公司行政采购中心和相关CEG的指导协调下，建立起满足本地需求的合格供应商系统并对本地供应商进行管理。授权以专家团决议或采购总部、行政采购中心函件的书面文件为准。四、运作原则1、组织制度：（1）非生产异地认证专家组： 负责采购总部授权的认证运作与采购的推行，由一名兼职的主任、副主任和一名较专职成员（PE）、若干兼职成员组成，由研究所主要的或较高层领导兼任主任、副主任。 主任负责当地认证、采购事项的重大与最
3、终决策的达成，负责当地认证、采购组工作的整体推行与计划的完成； 副主任负责推行专家组日常的认证决策和采购组的日常管理工作；较专职的成员（同时是PE）应具有相当的认证采购经验和协调、推动能力，负责异地认证专家组的日常运作与协调；其他兼职成员按照公司专家团成员的入选规定，由代表主要需求部门的各采购项目（如计算机、IT、仪器设备、行政用品及服务等）相关的专家组成，共同对须专家组负责的各类项目进行集体决策。（2）非生产异地采购组：接受采购总部和当地的认证专家组的业务指导与决策，负责当地采购供应，参与当地非重要项目认证的执行。0采购组的领导可由当地认证专家组副主任兼任，负责日常采购的审批，采购组整体工作
4、的达成。 较专职的采购员（非认证组的成员），负责下单、跟单，并协助PE的选择、管理供应商。（3）所有异地认证、采购人员（包括兼职），接受采购总部业务指导，行政考评由各研究所管理，实施定期岗位轮换制度（由采购总部干部部与异地研究所干部部共同决定）。详细职责见北研、上研异地认证、采购小组组织结构与职责文件。2、决策原则：对授权范围内的供应商选择与管理，由异地认证组按照公司专家团决策制度集体决定；对授权范围内的订单执行，由当地采购组领导审批。对协助公司总部的采购管理，根据具体项目的情况，分级评审。3、运作规则：由采购总部负责授权异地认证、采购组的具体运作范围，运作规则完全遵照行政采购供应商认证、管理
5、以及采购执行的流程（以编号PROC/GP开头的流程）和相应的规定，同时形成相应的文档，根据采购总部有关规定建立档案，以备接受相关的审计。同时应成立中央收发监控部授权的收货组，按中央收发监控部非生产物品异地接收的规定收货。异地采购组的授权采购和收货过程与结果应接受公司审计部、采购总部、中央收发监控部及中研部相关部门的审计。五、基本运作流程及说明流程图附后，流程说明如下：01 组织制定采购需求计划北研、上研管理办A、半年度需求预测管理办每年12月和6月下旬组织各部门制定下半年度需求预测，由管理办评审、汇总后，提交研究计划处批准。批准的半年度需求预测提交给行政采购中心、各行政专家团、当地认证/采购组
6、（也即中研的半年度需求预测中北研、上研需单列）。行政采购中心、各专家团与当地认证/采购组共同分析需求预测，协商哪些物品需寻找、认证当地供应商，对于需要认证当地供应商的采购项目，当地认证/采购组即可有意识地开始供应商的寻找工作。B、月度需求计划管理办在每月下旬组织制定下月的需求计划，由管理办评审、汇总后，提交研究计划处批准。批准的月度需求计划提交给行政采购中心、各行政专家团、当地认证/采购组。由行政采购中心、各专家团与当地认证/采购组共同分析需求计划，协商、确定需由当地认证/采购组的采购项目后，当地认证/采购组应立即着手供应商的寻找和项目认证工作。C、不定期计划根据工作开展的需要，可随时制定不定
7、期的需求计划，提出某一特定时期的需求，但这类需求的提出，一般应比实际需要到货时间提前一个月左右。制定需求计划应按照PROC/GP01“制定采购需求计划”执行。02 协商、确认认证授权范围行政采购中心/各行政专家团/北研上研认证采购组根据需求预测、计划和采购历史数据统计，北研、上研认证/采购组与行政采购中心、各专家团协商确定需认证当地供应商的采购项目。具体项目由行政采购中心合同管理处分单。总的原则是：以总公司认证资源为统一平台，在总公司资源不能有效支撑异地采购时，建立异地供应商资源。03 申购并取得批准申购人申购人根据工作需要，上非生产物品申购电子流或框架采购电子流填写申购，提交相应的主管批准。
8、此申购应参考已批准的采购需求预测计划。04 认证北研、上研认证/采购组根据已经确认的项目，北研、上研认证/采购组启动认证过程。 认证工作的具体流程按照PROC/GP03“认证合适供应商并签订合同”和华为采字2000第1号“行政采购认证及文档管理实施细则”执行。如果经认证组评审决定由申购人自购或由采购员代购，可在申购单上注明“自购”或“代购”字样，申购人或采购员直接根据此申购内容，寻找供应商自行采购。异地认证/采购组在认证工作产生的文档，其审批权限见附件（可参照行政采购供应商认证及文档管理实施细则），其供应商信息与报价单的上网采取将有关表格传真给运作支持部（集中录入）的形式进行。05 执行采购北
9、研、上研采购员北研、上研采购员（简称异地采购员）根据异地认证/采购组或深圳采购总部认证的结果在系统中向供应商下单，并跟踪到货和处理例外情况。运作初期由行政采购中心合同管理处统一分单。具体流程参见PROC/GP04“执行采购”、PROC/GP040001“管理订单”、PROC/GP040002“订单更改”、PROC/GP040003“管理非生产采购例外情况使用中质量发生问题”。对于进口物品，如条件成熟，可在当地直接进口，否则仍由深圳采购员下单、跟单。对于代购、自购方式，采购员或申购人采用现金（或支票）进行交易，以费用报销方式核算。06 验收、发放货物授权收货组/中央收发监控部对于深圳交货的物品按
10、中央收发监控部的正常流程收货。对于异地交货的物品，授权收货组按照中央收发监控部相应的流程执行。异地授权收货组完成全部的收货过程，并在系统中接收，所有纸面的入库单据完成后立即传递给采购核算处以便向供应商付款。资产类物品（含集中现购或代购、自购的）登记按照现有流程做法执行。07 付款采购核算处对于在系统中下单的采购，付款的方式与现有流程一致。由供应商将发票送至指定收票地点，采购核算处收到中央收发监控部或北研、上研收货组的入库单后在系统内匹配付款。（目前在系统下单的采购，暂时仍在深圳付款，待条件成熟后，由财经管理部与采购总部共同确定当地付款的运作）代购或自购凭发票在当地费用报销。08 管理供应商异地
11、认证/采购组按照PROC/GP05、PROC/GP05-0001、PROC/GP05-0002、PROC/GP05-0003的要求对供应商进行管理。日常的管理工作以当地采购人员为主，异地认证/采购组对采购人员提出的重大问题进行协调和决策。对供应商的年度评审由异地认证/采购组组织进行。六、例外原则异地认证、采购组如遇紧急情况及例外情况，甚至是超越原定授权范围的，在事先沟通而采购总部资源无法满足的时候，可直接决策，但须严格按流程规范办事。七、审计由审计、采购部门负责对异地采购情况进行审计。八、附件附件一：北研、上研行政采购物品认证、采购方式简要分类原则。附件二：认证、采购审批权限简表附件一： 北研
12、、上研行政采购物品认证、采购方式简要分类原则认证方式下单、结算方式分类原则及物品类别说明1、认证当地供应商研究所采购员在系统中下单，通过采购核算付款1、属固定资产的办公设备类（复印机、传真机、投影仪等）2、常用耗材（如碳粉、硒鼓、复印纸等）3、计算机零配件4、五金交电类（含实验室用品）、国产仪表（1000元）5、劳保用品、清洁用品6、文具办公用品类由行政采购中心合同管理处具体分单，下达指令。2、自行选择供应商自行采购或代购，费用报销。满足自行采购规定的，不适用上两种方式的，可由申购人或采购员现金采购；凡是不在上表内的物品种类，如计算机、开发系统、仪器设备、网络设备、软件等，依然通过深圳采购部认证、采购，待时机成熟后逐步向两个研究所采购组过渡。附件二：认证、采购审批权限简表文档类型文档名称拟制审核决议批准复核录入认证文件非生产物品认证表(PROC/GP03/F10)PE认证专家组副主任运作支持部录入员非生产物品供应商档案表A(PROC/GP03/F11)PE认证专家组副主任运作支持部录入员其它认证文件PE认证专家组会签认证专家组副主任采购文件采购订单（PO）采购员采购组组长1
