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1、企业公司会务操作手册附座次及材料一、会前工作（一）会议确立根据全集团工作部署或者工作需要，进而召开会议。会议主要包括年度工作会、务虚会、职代会，各项董事会会议（股东大会）、监事会会议、党委会、经营班子会议，月度例会、经营分析会、总结会、工作布置会议以及其它会议；行外政府部门、监管部门调研会、座谈会、通报会，政府、企事业单位、公司等业务洽谈会以及其它会议。（二）会议内容及议题根据会议性质确立会议后，会务负责人积极跟相关领导或外部单位联络员确定会议内容及议题。就例会举例，一是根据近期工作情况或年度、季度工作任务完成情况拟定会议主题，明确会议目的；二是向各子公司征集会议议题及需总行协调解决的事项，明
2、确工作重点，着重解决工作难点，制定确保完成工作任务目标的工作措施及方案。三是草拟会议议程，并请示领导尽快确定会议时间、议程、主持人等事项。（三）会议准备事项确定会议的时间、地点、参会人员、议程、主持人等。督促相关部门准备好会议材料，包括会议议程、领导讲话代拟稿以及会议相关材料。做好会议后勤保障准备工作：一是通过OA系统或电话询问后勤服务中心申请会议室相关事项；二是确保会议室音响设备、投影仪、远程视频系统、电子媒屏（会议横幅）等设备支持；三是根据参会人员跟安保部联系，酌情预留好一楼停车位数量；四是与后勤服务中心联系并通知清洁人员提前对会场进行打扫，摆放桌子、椅子、矿泉水等物品；五是与后勤服务中心
3、对接大型会议专用电梯、参会人员用餐、座位指示牌等事宜。（四）会议通知会议通知的基本内容：会议名称、会议时间、会议地点、会议主持人、会议议程、参会人员以及是否需要参会人员准备发言材料等。会议确定后，会务负责人应根据会议重要程度以邮件、电话、短信等方式进行会议通知，确保参会人员知晓各会议事项。 会议通知方式包括邮件通知、电话通知、短信通知、OA系统通知、微信群通知。1.邮件通知：确保将会议通知发送至各参会各单位及其主要负责人邮箱，并查看邮件送达状态及阅读记录。2.电话通知：注意礼貌用语，不卑不亢，吐字清晰精准。同时记录通知的时间、接电话人员姓名。3.短信通知：年度工作会等大型会议需通过短信平台进行
4、会议通知及参会注意事项的温馨提示，拟好短信内容走流程后发送。关于常规会议，可根据实际情况，一般会前一天发送会议通知短信，会前1-2小时发送会议提醒短信。4.OA系统通知：在OA系统上发布会议通知，并做好查阅记录。5.微信群通知：在“内部工作联络群”内发布会议通知，再次提醒参会人员，确保通知到位。根据会议要求，原则上需回复参会人员名单，并及时提醒参会单位落实参会人员名单。（五）会务准备会务负责人应提前做好会场布置准备工作，确保会议顺利召开，相关工作要求如下：1.会场布置。水牌打印需要用粉色纸张，根据统一模板（宋体加粗、150字号）（附件1）要求制作。水牌的摆放：领导人数为单数时，1号领导在中间，
5、2号领导在左，3号领导在右，依次类推；领导人数为双数时，1、2号领导在中间，2号领导依旧在1号领导左首，3号领导在1号领导右首，依次类推。1号领导视情况而定，接待来访客人时，为突显尊重，通常把客人作为1号领导。会议室整体座位布置：小型、中型、圆型、大型会议室及会客室座位布置示意图（附件2）。会前半小时再次确认水牌摆放是否正确，会议室空调是否开启，视频语音设备是否正常使用，后勤保障人员是否已经到位，录音笔是否备好以及其它布置的检查工作。2.会议材料。会议材料应包括：领导讲话稿和主持词、会议议程（附件3）、正式会议通知（附件4）、参会人员名单（附件5）及相关汇报材料。及时督办相关单位做好会议材料准
6、备。对于重要会议或大型会议，会议材料原则上要在会议前一天收集完毕，并对会议材料进行逐个校对，报领导审定。需要印刷会议材料的,将材料PDF格式文件发送至印刷店打印。3.会议请假。请假包括口头请假与书面请假。一般性会议因事不能参加的，可跟集团领导口头请假，经得同意后报备办公室会务负责人处；重要会议及大型会议要有书面请假，按要求填写请假条，经领导签字、单位盖章后，将纸质版或扫描件报备至办公室。二、会中工作（一）会议签到会前准备好数份签到表（附件6），并督促好参会人员签到，同时引导参会人员入座。会前5分钟仍未到会的人员，则进行电话提醒，确保参会人员到齐。（二）材料摆放根据参会人员数量，准备好会议材料。
7、如领导会议材料与其他参会人员有区别，请注意摆放位置的正确及摆放时间的先后。材料摆放要整齐统一，并按照会议议程有序地摆放材料。会议记录本、水性笔等物品的摆放视具体情况而定。（三）会议记录由专人做会议记录。一般情况下，应进行会议录音。会议记录内容，着重记录领导的指示、部署等，参会其他人员有建设性的意见也要注意记录。同时，记录各单位需总部协调解决的各类事项，汇总成表，于会后发由相关部门反馈意见及解决方案。（四）其他会务在会议进行过程中，要时刻注意会场的动态，关注各领导以及参会人员的需求，需要纸笔、加水时，要动作轻快、干脆利落。三、会后工作（一）整理会场会议结束后，要在第一时间整理好会场，注意回收会议
8、材料和水牌，同时要提醒参会领导带好随身物品。会议相关材料要及时整理存档。（二）会议纪要会议纪要要表现出纪实性、概况性和条理性，会议的共识、决议等内容要完整表现出来，也要根据参会主要领导的工作动态进行延伸。会议记录人员要在2个工作日内草拟会议纪要，经办公室主任或副主任核稿，报分管办公室的领导审定后签发。会议纪要（附件7）一般在会后5个工作日发出。（三）新闻稿重要会议、领导重要活动等重要事项的新闻稿，一般提前拟好框架，待会议现场照片及主要会议内容出来后，尽快在微信平台、门户网站、内网OA发布相关会议报道。（四）督办落实 会议决定事项及工作部署汇总成表，移交办公室负责督办工作的人员，确立督办事项，根
9、据督办工作制度相关要求进行督办。要一对一落实到相关责任人，定期跟踪督办事项的落实情况，形成督办报告，及时向相关领导汇报。四、总结经验对会议办理过程中出现的纰漏和问题，要及时总结和归纳失误之处，并形成文字记录，吸取经验教训，杜绝再次出错。五、会议办理流程图附件1某某某 （LOGO+单位名称）附件2小型会议室座位示意图：门口随行人员次 座投影幕布主 座随行人员中型会议室座位示意图：各单位发言顺序酌情增加座位数量主 座投影幕布次 座各单位发言顺序设备控制间酌情增加座位数量门 口门 口圆型会议室座位示意图：客1主2投影幕布随行人员备注：如无投影，以主座1为准；如有投影，以主座2为准。主座1主座2主1客
10、2门 口大型会议室座位示意图：备注：如领导作报告，以主座1为准；如领导听取汇报，以主座2为准。主 席 台 主 座1讲座席门口发言席柱子柱子主 座2投影仪投影仪参会人员就坐区会客室座位示意图：备注：如交谈的领导为两名，以主座1为准；如交谈的领导为三名，以主座2为准；主1主座2主座1客1门 口附件3X月例会议程（例）会议时间：2020年 月 日上午08:30会议地点：X会议室主 持 人： 参会人员：序号内 容发言人时 间12020年X月经营运行情况简报8分钟2X汇报上半年工作情况及措施（例）5分钟3X汇报上半年开门红工作情况及措施（例）5分钟4相关议题5分钟5分支行、村镇银行分别汇报工作情况每人5
11、分钟休息10分钟6领导布置分管工作各领导每人5分钟7领导总结60分钟附件4关于召开X月例会的通知（例）各子公司、各部室：X月例会定于X月X日（周X）上午8:30，在X会议室召开，会期半天。现将相关事项通知如下：一、参会人员： 二、会议材料的征集：1.议题征集。请各单位将需要上会讨论的议题于X月X日（周X）前发送至办公室邮箱，同时，请在议题中明确需要讨论的事项，以便会上展开讨论。2.固定议题的发言准备。请X单位做好发言准备，X发言内容为对X月/季度任务完成情况进行通报，X发言内容为工作情况及措施。请将发言PPT于X月X日（周X）下午下班前发送至办公室邮箱。3.需协调、解决的困难和事项的报送。请各
12、单位将需要协调解决的困难和事项于X月X日（周X）前发送至办公室邮箱，办公室将对各单位提出的困难和问题进行汇总，并呈报领导及主办部门予以反馈、解决。三、其它事项：1.本次会议为现场会议，所有参会人员须在X参会，请各联络员做好传达工作。（如有视频分会场，则请各分支行办公室组织视频参会人员按要求准时参会。视频调试及打开时间：X月X日（周X）下午16:30准时调试；X月X日（周X）上午08:00准时打开。）特此通知。附件：会议议程。联系人：某某某（会务负责人）。 办公室 2020年X月X日附件5参会人员名单（例）X政府、监管部门、集团、公司：某某某 职务某某某 职务某某某 职务X(本单位)：某某某 职务某某某 职务某某某 职务附件6X2020年X月例会签到表序号单位名称姓 名签到1领导23410 本部11121320各子公司21222324附件7X例会会议纪要2020年第X期X月X日上午，X月经营分析会在X会议室召开。X主要负责人参加现场会议;X以上中层管理人员参加视频会议。现将会议纪要如下： 一、主要会议议程(一)X通报下半年重点工作督办情况； (二)X通报三季度末经营运行情况及任务完成
