《(中层管理)主管八大基本教练》由会员分享,可在线阅读,更多相关《(中层管理)主管八大基本教练(27页珍藏版)》请在金锄头文库上搜索。
1、 中国管理资讯网主管八大基本教練 主管位尊權大,並非人人皆可登上此一寶座,但榮膺此職者卻不一定有卓越的表現。甚至有許多身歷其境的主管,常因處世不夠歷練,人際關係的運用不夠圓熟,以致“尺寸”拿揑不準,而大感主管難爲。做一個卓越主管,顯然必須熟知基本教練,方能在主管工作上游刃有餘。一、主管的特質與内涵 主管是勞心而非勞力者,是負責單位績效成敗的人;主管工作的特點為簡短、片斷與多變,並且仍以藝術成分居多。 主管一詞,所涉甚廣,不管是政府機關、民營企業,甚至非營利事業的組織,如學校、醫院、軍隊,以及各種基金會與財團法人,均有主管人員;此外,凡是有上下級關係的單位或團體,也都有主管的存在。大公司的負責人
2、,小到現場領班,依組織的不同,它有各式各樣的稱呼,但均可稱爲主管。故何謂主管,在觀念上相當混淆,這裡先對其基本人性特質略作澄清:主管的人性特質1. 主管是勞心而非勞力者 所謂勞心者乃指運用其心智,發掘潛在問題,進而深入分析,提出解決對策者;勞力者乃指憑其天生神力,勞碌工作,而少有大腦思考問題者。孟子說:勞心者役人,勞力者役於人。用現代的話說:勞心者(有企劃力者)領導人,勞力者(無企劃力者)被人領導。2. 主管是人才而非人手 企業之強弱乃是看其各類的異質“人才”(運用腦力去管理部屬者)是否多與齊全,而不是只求“人手”(依照上司旨意辦事的人)多。人多只是勢眾,但不一定能成事。3. 主管不是主官 主
3、管不是做官,而是引導別人把事做好的人,因此主管並非事必躬親者。既非當官,就不能有“官大學問大”的心態,頭銜高並非一定實力強,若狐假虎威常會忘掉“我是誰”;儘管“學歷”並非無用,但亦應憑真才實學的“學力”功夫。名實相符才是真主管,而非虛主管。4. 主管是既管又理的人 過去是勞力密集的天下,是人找事,人求事的時代;現今則是技術、資金、資訊與人才密集的時代,找事已變成求才,因此,主管的角色不能再憑其至高無上的權威,頤氣使人,管教、謾駡的待人方式已經落伍,起而代之的是講理、注重理性和身教的方式管理員工,故主管不只講求管教,且應求合理、合法及合情。5. 主管是負責單位績效成敗的人 企業各部門若有良好的績
4、效表現,大家都會說是主管的領導有方。然而,計算其成敗功過其實應按90:10的原則,即部門績效之表現有90%來自員工的團隊努力,主管真正的貢獻只有10%。反之,若績效不佳,則主管應負90%的失敗責任,員工只有10%。因此有人將此原則說的更明確,即有錯則大過應由上往下記,有功則大功應由下往上記起。6. 主管是綜合各方關係的人 有人說:企業主管是兩面人,扮演承上啓下的兩種角色,他在部屬之前的言行,有如老闆一般,人人敬畏,但在老闆面前,卻搖身一變成為“純夥計”身份。既要盡力而為,領導部屬完成上級所交待的任務。由於這種兩面關係,故常遇到“該說的不能說”、“不該說的又非說不可”的兩難窘境,而有“主管難爲”
5、的切身感嘆。然而,衡量實際情況,主管不僅是兩面人,也是綜合各方關係的人,圖一略可説明其間之關係。 圖一 主管是綜合各方關係的人 主管的類別 主管如前述有許多不同的稱謂,如按其頭銜來說,有:1. 經營主管(executive),包括董事長、副董事長、總經理、執行常董,或駐會常董、執行副總經理、以及副總經理等,外國人稱之為行政首長(chief executive officer, 簡稱CEO)。這些人是企業的權利中心,也是金字塔中少數令人羡慕的寶座。2. 管理人員,此層為公司的管理核心,身居承上啓下的重任,職司分工與協調工作,主要人員包括經理、課長、廠長、處長等。至於3. 監督人員則屬於基層的主管
6、人員,職司企業營運的第一線工作,包括股長、督導員、領班等。 主管除上述按頭銜分類外,亦可按其層級與職位來劃分。層級可分成第一層、第二層與第三層主管,職位則可分爲基層主管、中層主管及高階祖管等,詳見圖二。 依頭銜 依職位 依層級 圖二 主管的分類除上述分類,我們又可依其表現分成五種類型的主管:1. 唯命是從型主管 此類主管強調階級與服從,對上面忠心耿耿。上司有所命令,則絕對服從, 絕不懷疑與抗拒,並會向部屬説明與要求達成任務;但他絕不會主動做事,一切聽從上司的指示行事,上司無行動,他不會多所更張,一切蕭規曹隨,以求不出事,這種主管極具權威式的人格特質。2. 干預部屬型主管 此類主管並非不做事,但
7、卻認爲自己是主管,故喜歡管部屬,甚至搶部屬 的工作來做。平時喜歡到處走動,指示部屬如何進行工作,表面上是關切工作進度,實則希望部屬多向他請示,隨時向他報告。遇到這類主管,部屬反而樂得清閒,有事則往主管身上推。3. 專權獨斷型主管 這種主管對部屬無信心,自認自己高人一籌,認爲交給部屬做不如自己做,反而更有效率,討厭授權,不願花時間指導部屬,認爲培養部屬反而替自己製造競爭對手,故事必躬親,封鎖情報,不會將成就與部屬分享。4. 鴨子幹部型主管 此類主管是以不變應萬變的守舊型人物,一切緊守程序規定,不會有創新作爲。凡有新事例,大都採取不合作態度,且會阻擋別人多做事,認爲這樣會威脅他的地位,其標準的口頭
8、禪是:“這些我們公司早就嘗試過,結果證明行不通,不做也罷了。”這是標準的“企業公務員”心態。 5. 外科醫生型主管 這種主管重視情報,凡事主動積極,發掘問題,並以創意解決問題,不但有明確的目標意識,且注意大環境與顧客需求的變化,以充裕的情報來做綜合性判斷。他會去探討問題的真像,以求真正東西問題癥結,再尋找解決對策。主管工作的内涵 主管是推動群策群力以竟事功的人,其工作深富挑戰性,但也因掌舵該單位的方向及政策方針的制定與執行,故因任重道遠而飽受工作壓力之催逼,據實證研究,主管的工作内涵又以下幾點特徵:1. 工作進度異常緊湊 主管因居中負責工作單位的内外聯係,又要處理例行性業務與某些突發性事件,加
9、上國内企業一般相當集權化,業務的規劃、執行與考核都要由他來構思與推動,因此,可謂“集三千寵愛於一身”,工作繁重而忙碌,而一有空閒,書信與電話緊隨而來,部屬的請示與開會有剝奪了他不少時間,因此,主管幾乎沒有真正的清閒與休息時間。主管似乎無權可說:現在我的工作都完成了。2. 工作特點為簡短、片斷和多變 主管是各單位的靈魂人物、情報中心及決策者,各方面都要找他,但他一天只有二十四小時,因此,他除了加強工作進度與效率外,就是盡量縮短活動,推掉或避免冗長費心費力的工作,以加速情報的傳遞和業務的進行。因此,他根本無暇細思,這並不是說主管不用大腦,而是他忙碌的無法做好規劃工作。據國外的調查,主管的工作常被芝
10、麻小事打斷,他很少有十分鍾的空檔時間,一天有半小時不受上下級或外界干擾是奢求,可見主管工作確實富變化與簡短片斷。3. 主管都是行動導向者,且特別偏愛口語溝通 主管由於工作壓力大,很多事情都是十萬火急,故常以“務實”的態度,“兵來將擋,水來土淹”,不再深入分析問題如何形成與惡化過程。而事實上,也不可能允許他對事件的來龍去脈、因果關係作詳細的澄清,因此,都是行動導向,以處理how(如何做、手段),而非what(事實本質)為最高準則。而就溝通型態來說,時間的壓力使他喜歡口頭式的溝通,如開會、打電話,而不喜歡處理函件與閲讀報告,因那是緩慢又沉悶的方式,很少有可資行動的情報。4主管工作最大的危險是不能深
11、入 主管是“成事與做事”兼具的,又要辦多事與辦好事,在這種壓力下,他無法不接受最多的任務,但卻不容易把責任授予他人,因此授權與培養部屬常使他備受困擾,中國人凡事又喜歡找“頭”,但他又分身乏術,只好看那個事情緊急就先應付,但緊急又與重要性往往難以兩全,結果樣樣都管,樣樣不管,落得變成蜻蜓點水不深入的後果。5主管的工作仍以藝術成分居多 主管是從事管人理事的工作,問題是他所處理的是要透過人來完成,而且層級越高,越是要靠人來辦事,同時也需要蒐集各方情報再做卓越的判斷,主管當久之後,會養成他獨斷的習慣,依憑直覺與經驗,而不太重視科學的分析,因這樣常緩不濟急。管人至今仍屬高度藝術的範疇,而主管欲思考如何做
12、決策,卻又無法作深入的分析研究,因此,這方面仍有待大家深入研究。二、主管的角色與功能 主管要扮演人際、資訊、決策三大角色;主管的管理功能有規劃、組織、指揮、用人、控制等五項 。 主管是企業榮寵的職位,也是一般員工追求的地位象徵,因此,它被賦予某些角色規範,以發揮該職位應有的特定功能,以下分兩方面來説明主管的角色與功能。主管的角色 由於企業規模的擴大,人際關係日趨複雜,主管所扮演的角色日益繁多,加上企業給予他某些法定地位與職權,主管不再只扮演單一角色。依學者的研究,主管的角色可分成人際、資訊及決策等三大類角色;若詳加以分析,則可擴大為十大角色。而此三大類角色,最先產生的是人際關係角色,緊接著為資
13、訊角色,最後才是決策角色,其間關係可見圖三。 人際關係角色人際關係角色,乃指主管身份要與各界打交道,故要建立各種人際關係。一般又將此分成頭臉人物(figurehead)、領導者及聯係者三種。頭臉人物乃指因職務和地位上的需要,必須執行社交、法律及典禮儀式等任務,如主持部屬的婚禮、迎接來訪的重要客戶。領導者則指要給部屬明確的目標,激勵員工士氣及培養部屬做事的能力,並給予部屬應有的獎懲等。聯係者乃指主管要與各部門溝通與協調,不管是上級或平行部門,主管都要與他們建立資訊與溝通管道,主管是個聯係針(linking pin),其與上級、其他部門及外界關係係建立在這種角色上。 企業組織給予的 正式職權與地位
14、 圖三 主管的角色 資訊角色(informational role)這類角色描述主管如何處理各種情報,不管是與其他部門交換,或與外界客戶、經銷商或零售商,皆可獲得大量情報。主管的資訊角色又可分成三大類:即偵測者、傳播者及發言人。 作爲偵測者,主管要眼觀四方、耳聽八方。他要掌握周遭環境動態及其變化,這些情報多半帶有機密性。一方面他因身為聯係者而與外界有廣泛的接觸,一方面又因居於領導者的地位,而能獲得這些珍貴情報。至於身為傳播者,主管將有關機密性情報告訴部屬,一方面與部屬分享,一方面要部屬採取必要的配合行動或解決對策。此外,身為發言人,主管則為該單位的法定代表,他要定期向企業主説明其單位的工作狀況,甚至有時也要向訪客簡報,介紹其部門的營運狀況與管理心得。有關資訊角色可詳見圖四與表一。 圖四 主管之資訊角色