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1、XX公司内控文件材料采购订单管理流程 1 目的此流程规范了采购订单的签订与管理行为，确保了采购订单的有效性，并且保证有效订单完整正确的录入供应链系统。2 适用范围此流程适用于材料采购订单的管理，分为原材料和辅助材料的采购，原材料主要包括铜包铝母材，辅助材料主要为生产燃料、拉伸油、托盘和包装物等。本流程涵盖了签订采购订单相关的信息流、单据流。3 流程责任人采购部长负责本文件的有效性。4 相关文档l 生产计划根据公司实际情况设计。l 采购申请单l 供应商基本信息表l 材料价格清单l 采购订单l 公章使用登记表l 逾期订单统计表根据公司实际情况设计。- 9 -XX公司内控文件5 流程说明编号步骤说明
2、部门人员控制活动1.提出采购申请1.1采购申请生产部统计员根据生产计划中的材料需求进度，以及现有的库存情况填写采购申请单，申请进行材料采购。原料采购申请必须在需求日前30天提出，辅料采购申请必须在需求日前15天提出。申请单中必须注明材料的代码、名称、规格、数量和需要到货的日期，统计员填写完备后后递交生产部长进行审批。生产部统计员2处理采购申请采购申请的审批生产统计员将采购申请单后附生产计划递交生产部长进行审批，生产部长根据生产计划检查采购申请是否符合计划要求，同时与库房核实库存情况，检查无误后在采购申请单上签字确认，返还生产统计员。统计员将经审核的采购申请单复印一式两份，原件递交采购部采购员进
3、行订单处理，复印件与生产计划一并归档，同时更新生产计划中的已采购信息，作为日后审核采购申请的依据。若生产计划发生变更，销售部、车间或其他相关需求者应及时通知生产统计员，以便统计员根据新的需求及时调整采购申请的时间和数量。生产部统计员生产部长审核3.提出采购订单3.1检查采购申请采购部采购员检查采购申请单是否由生产部长签字确认，检查无误后，采购员方可进行供应商的选择和定价。采购部采购员检查3.2确定供应商和采购价格考虑采购类别、交货期等因素后，采购员从供应商基本信息表中选择供应商并确定采购价格：- 原材料（铜包铝母材）：采购员与多个同类合格供应商进行沟通，综合考虑其当时的供货能力、供货速度、加工
4、费以及运费等因素后，选取一家作为本次采购的供应商；采购员根据采购申请单的需求数量和现货市场价格； - 辅助材料（油剂类、化学类）：采购员向首选供应商索取报价单（采购部对辅料供应商根据价格质量等因素，确定首选供应商，在供应商基本信息表中记录，并按季度进行评价更新），并要求其在报价单上签字盖章，采购员根据存档的材料价格清单对报价单进行审核，分析价格波动是否合理，对不合理的报价与供应商进行议价或在其它同类合格供应商中进行选择；- 辅助材料（劳保类等小件辅料）：采购员要求供应商每季度提供产品的完整报价单并加盖印章，由采购部长审批后在材料价格清单中进行记录；每次下订单前，采购员根据材料价格清单与供应商口
5、头确认价格是否有变动，对于材料单价变动幅度低于1时，不必重新进行报价，变动超过该标准时，供应商应重新提供加盖公章的书面报价单。材料价格清单每个季度由采购员根据所取得的供应商的最新报价单进行更新维护，采购总监对清单的维护进行监督并审核。确定供应商和采购价格后，采购员将供应商信息、采购单价和总金额填入采购申请单中相应位置，将填写完备的采购申请单和相应报价单递交采购内勤进行订单处理。采购部采购员采购部长采购总监审核检查审核3.3生成/索取采购订单采购内勤根据填写完备的采购申请单和报价/锁价单，在1个工作日内准备采购订单：- 采用供应商格式订单：采购内勤通知供应商传真加盖公章的采购订单，与报价单核对一
6、致后，将采购信息（供应商名称、物料代码、物料名称、数量、单价、供货方式、付款条件和售后服务条款等）录入供应链系统中的采购订单，将供应商订单和采购申请单一并递交采购部长审核，待审核通过后由印章保管员加盖公章回传至供应商执行订单（转步骤4.1）；- 采用利华格式订单：采购内勤根据采购申请单信息在供应链系统中录入订单并打印，与报价单和采购申请单一并递交采购部长审核，待审核通过加盖公章后传真至供应商进行确认签订订单（转步骤4.2）；- 无需签订订单的材料采购（劳保用品等小额辅料）：采购内勤根据报价单和采购申请单信息在系统中录入采购订单并打印，注明“非正式”订单，与上述材料一并递交采购部长审核，待审核后
7、录入材料采购统计表中进行来料跟踪（转步骤4.3）。采购部采购内勤4.审核采购订单4.1审核采购订单 供应商格式订单a). 审核订单条款：采购部长首先审核供应商的订单条款是否符合规定：- 采购订单基于已签订的框架合同基于框架合同的采购订单中必须注明框架合同的编号，采购部长根据备案的框架合同，检查采购订单中是否存在与框架合同不一致的条款（例如付款方式、在不同时间段货物安全的责任归属、售后服务条款等），如有差异，需提请法律部和财务部对不一致条款出具意见并填写合同/订单评审记录表；如需更改订单条款，提请采购员联系供应商进行修改；若订单条款与框架合同没有差异，采购部长进一步检查订单内容（转步骤 b）-
8、未签订框架合同的采购订单采购部长检查该版本的供应商采购订单是否经过法律部和财务部的审核并备案，若已进行备案，采购部长进一步检查订单内容（转步骤b）；若该版本订单尚未备案，采购部长提请法律部和财务部对该订单的各项条款进行认定，并出具合同/订单评审记录表（详见 非标准合同/订单的使用与审批）；认定通过的，由法律部对该版本订单进行备案，以便于采购部日后对同类订单进行审核；认定未通过的，由采购部与供应商沟通修改订单条款。b). 审核订单内容：采购部长检查后附的采购申请单是否由生产部长签字确认，检查无误后，就以下事项对系统外的供应商采购订单内容进行审核：- 材料的型号数量是否与采购申请单一致，如有差异提
9、请采购员修改；- 报价单是否加盖供应商公章或公章，订单价格与报价单一致，如有差异提请采购修改。采购部长对上述内容审核无误后在采购申请单上签字确认，按照付款及相关事项审批权限的规定依次递交各部门对采购订单进行审批（转步骤4.4）采购部采购部长审核4.2审核采购订单 利华格式订单 利华格式的合同/订单模板由法律部会同采购部和财务部一同制定，以确保公司利益受到保护（标准模板的制定与审批详见 制定标准合同模板）。a). 审核订单条款：采购部长首先审核订单条款是否符合规定：- 采购订单基于已签订的框架合同采购部长检查订单中是否存在与框架合同不一致的条款（例如付款方式、付款条件、付款期限、送货方式、质量标
10、准、在不同时间段货物安全的责任归属、售后服务条款等），如有差异，且有差异的条款不符合公司标准合同或订单的规定，采购部长提请采购员与供应商沟通对条款进行修改；若有差异的条款符合公司标准（如付款期限、送货方式变更等），采购部长与采购员沟通，结合实际情况判断差异是否合理，若差异不合理，则提请采购员修改；若订单条款与框架合同没有差异，采购部长进一步检查订单内容（转步骤 b）- 未签订框架合同的采购订单采购部长检查订单条款中的付款方式、付款条件、付款期限、送货方式、质量标准、退换货条件与方式、在不同时间段货物安全的责任归属、售后服务条款是否符合公司标准合同或订单的规定，并且结合供应商实际情况判断条款是否
11、合理，如有差异，提请采购员与供应商沟通进行修改；审核无误的，采购部长进一步检查订单内容（转步骤b）b). 审核订单内容：采购部长检查采购申请单是否由生产部长签字确认，检查无误后，就以下事项对采购订单内容进行审核：- 材料的型号数量是否与采购申请单一致；- 报价单是否加盖供应商公章或公章，订单价格与报价单一致。采购部长审核上述内容如有差异，提请采购员进行修改；审核无误后在采购申请单上签字确认，按照付款及相关事项审批权限的规定依次递交各部门对采购订单进行审批（转步骤4.4）。采购部采购部长审核4.3审核采购订单 非正式订单 采购部长首先检查采购申请单是否由生产部长签字确认，检查无误后，就以下事项对
12、采购订单内容进行审核：- 材料的型号数量是否与采购申请单一致；- 有索取报价单的，检查报价单是否加盖供应商公章或合同章；无报价单的，检查订单价格与材料价格清单是否一致或差异在合理范围之内（单价差异低于1）；- 是否注明非正式订单。采购部长审核有差异的，提请采购员修改；对上述内容审核无误后在采购申请单上签字确认，按照付款及相关事项审批权限的规定依次递交各部门对采购订单进行审批（转步骤4.4）。采购部采购部长审核4.4审批采购订单总经理、COO财务主管和采购经理根据规定依次对采购订单进行复核审批：- 财务部长确认付款是否能够按期实现，并进行付款计划；若无法保证按期付款，则提请采购部门与供应商沟通，
13、协调付款日期或付款期限；财务部长审核无误后，在采购申请单上签字盖章，传递至COO审批；- COO检查采购订单与采购申请单是否一致（供应商名称、物料名称、数量、单价等），检查采购申请单是否由财务部确认签字；COO检查无误后，在采购申请单上签字盖章，转交总经理审批，返还采购内勤办理加盖公章手续。采购部财务部等财务部长采购总监等复核审批4.5加盖公章采购内勤将经审核的采购申请单递交行政部，印章保管员就以下事项进行审核：- 根据付款及相关事项审批权限的规定检查采购申请单是否充分审批；- 订单主要内容（供应商、材料型号、价格、数量）是否与采购申请单一致；- 从系统中调出未过帐的采购订单，检查系统内订单的
14、主要信息（供应商、材料型号、价格、数量）是否与经审核的采购申请单一致。印章保管员检查无误后，在供应链系统订单上进行审核，将订单信息自动登录到材料采购统计表中，同时在交易用的正式采购订单上加盖公章，并在公章使用登记表上登记订单编号；对于小额辅料采购的非正式订单，不必加盖公章，印章保管员仅在订单上的印章位置签字确认审核即可。行政部印章保管员检查5.存档与备份5.1采购订单及附件采购订单下达后，采购内勤将双方盖章确认的采购订单与相应采购申请单、生产计划、采购申请单、供应商基本信息表、材料价格清单、按编号顺序归档管理，用以日后对来料到货和付款进行跟踪管理采购部采购内勤5.2逾期订单统计表月初第一个工作日，采购内勤将经审核并发布的逾期订单统计表打印，按时间顺序存档。采购部采购内勤6.结束
