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1、基建管理 Q/XNY-214.05-08-2012北京京能新能源有限公司企业标准 Q/XNY-214.05-08-2012基建工程竣工资料归档与整理管理规定2012-06-30发布 2012-07-01实施北京京能新能源有限公司 发 布目 次前 言III1 范围12 规范性引用文件13 术语和定义14 职责25 管理活动内容与方法3附录A（支持性附录）企业科技文件归档范围与8-9大类档案分类及保管期限划分表17附表B（规范性附录）档案用表45前 言本标准是根据北京京能新能源有限公司（以下简称新能源公司）标准体系工作的需要编制，是企业标准体系建立和实施的个性标准。档案是国家和企业的宝贵财富，档案
2、管理目的是为加强公司工程基建过程中的资料积累，保证建设工程档案内容齐全、准确、有效，并加快企业标准体系的完善，适应国家标准和国际先进标准的需要。本标准的附录A为规范附录，附录B为规范性附录。本标准由公司工程部提出并归口管理。本标准起草单位：工程部本标准起草人：杨华、杨骞本标准修改人： 张家文本标准审核人：季万勇本标准复核人：樊立云 王丰绪本标准批准人：岳恒飞本标准于2011年8月首次发布，2012年6月第一次修改。III基建管理 Q/XNY-214.05-08-2012基建工程竣工资料归档与整理管理规定1 范围本标准规定了北京京能新能源有限公司基建工程档案管理职责、分类规则、分类表、档号标识及
3、其整理、归档、组卷、排列等要求。本标准适用于公司所属全资或控股风电工程（含新建、扩建及改造工程）、太阳能发电工程的档案管理，其它工程参照执行。2 规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。DA/T 28-2002 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范档发字199715号 国家重点建设项目档案管理登记办法GB/T 11822-2000 科学技术档案案卷构成的一般要求DA/T 22-2000 归档文件整理规则DA/T42 企业档案工作规范国家电力公司总文档20022
4、9号 火电企业档案分类表6-9大类(修订本) GB/T11821 照片档案管理规范DL/T5191-2004 风力发电场项目建设工程验收规程NB/T31021-2012 风力发电科技文件归档与整理规范中电建协工20061号 中国电力优质工程评选办法3 术语和定义下列术语和定义适用于本规定：3.1 前期文件：工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件。3.2 竣工文件：工程项目竣工时形成的反映施工（指建筑、安装）过程和项目真实面貌的文件，主要由施工文件、竣工图和监理文件组成。3.3 施工文件：工程施工过程中形成的反映项目建筑、安装情况的文件。3.4 竣工图：工程竣工
5、后按照工程实际情况所绘制的图纸。3.5 监理文件 ：指监理单位对工程质量、进度和建设资金使用等进行控制的文件。3.6 竣工验收文件：项目竣工后试运行中以及项目竣工验收时形成的文件。3.7 设备资料：设备说明书、图纸、合格证、出厂检验报告。进口设备还包括原产地证明、出厂证明、商检证明等。3.8 单位工程：具有独立设计文件、可独立组织施工，但建成后不能独立发挥生产能力或工程效益的工程。单位工程的分类应符合电力建设施工、验收及质量验评标准。3.9 电子档案：具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支撑软件、参数和其它相关数据。3.10 正本：有规范格式和生效标志的正式文本。（即指有各方代表符合规定格式
6、的亲笔签名，盖有责任单位公章的文件。）3.11 副本：再现正本内容和形式特征的复本，备存查和通知有关方面之用。3.12 归档：对办理完毕且具有保存价值的文件，经系统整理移交保存的过程。3.13 立卷：将若干文件按形成规律和有机联系组成案卷的过程。4 职责4.1 工程部4.1.1 本标准的归口管理部门，负责标准执行情况的监督、检查、考核。4.1.2 负责指导、协调项目公司基建工程档案管理工作。4.1.3 负责基建工程档案归档责任部门中的相关内容的收集、整理和归档。4.2 前期部4.2.1 负责工程前期文件管理，负责基建工程档案归档责任部门中的相关内容的收集、整理、归档及向项目公司移交。4.3 计
7、划部4.3.1 负责招投标文件管理和合同管理，负责基建工程档案归档责任部门中的相关内容的收集、整理、归档及向项目公司移交。4.4 项目公司4.4.1 组织各参建单位学习、贯彻落实公司基建档案管理规定，制定项目公司档案管理实施细则。4.4.2 定期、不定期组织监理单位、施工单位档案管理人员、施工技术人员、质量管理人员、资料管理人员、技术负责人召开档案管理工作会议，解决工程档案实施过程中存在的问题。4.4.3 定期、不定期组织组织相关人员进行施工过程资料和验收资料的收集、整理检查，并监督监理单位、施工单位按档案归档内容进行收集和整理，做到与工程同步，内容准确、项目齐全。4.4.4 负责各参建单位档
8、案整理和归档过程中的指导、监督。4.4.5 负责项目前期、工程管理以及竣工验收各阶段形成文件的收集、整理，在工程竣工后将各参建设单位移交的竣工档案汇总整理后移交档案部门归档。4.5 勘测、设计单位4.5.1 负责地质、测量、水文、气象等设计基础资料保管及图纸发放。4.5.2设计阶段形成的图纸、文字说明、概预算书、设备材料清册、专题报告、设计计算书、工程标书、询价书、报价书、竣工图等设计资料保管及发放。4.5.3 按期提交竣工图纸。4.6 监理单位职责4.6.1 负责监理过程形成的监理大纲、监理规划、监理细则、专题会纪要、监理工作总结等资料保管。4.6.2 协助建设单位监督、检查项目建设中文件收
9、集、积累、整理情况，审核、签署竣工文件。4.6.3 负责竣工资料的收集、整理和归档、移交。4.6.4 负责归档资料的完整性、真实性和准确性审查。4.7 施工单位职责4.7.1 负责工程建设期间建筑施工、设备安装等过程中全部资料的形成、收集、整理和保管。4.7.2 按归档要求提交竣工资料。4.7.3 对所形成的资料真实性、准确性、完整性负责。4.8 调试单位4.8.1 负责提交调试方案、措施、调试报告，调试过程中设备缺陷处理记录，调试试运质量验评表、性能试验、调试过程中变更设计资料、调试工作总结等调试过程中产生的文件材料。4.8.2 按归档要求提交竣工资料。4.8.3 对所形成的资料真实性、准确
10、性、完整性负责。5 管理活动内容与方法5.1 总则5.1 企业档案管理的总体要求5.1.1 所有的归档的文件材料必须达到完整、准确、系统、规范的要求，以保证工程建设、生产、管理和维护的需要。5.1.2 档案的完整：指按依据基本建设项目档案资料管理暂行规定国家档案局档发（1988 版）4 号和国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范DA/T282002 所确定的内容，将各基建项目应归档保存的竣工文件材料原件齐全、完整归档。5.1.3 档案的准确：指档案的内容真实反映各项目的实际情况和建设全过程，保证图、物相符，技术数据准确可靠，签字手续完备。5.1.4 档案的系统：指按其形成规律，保持各部分之
11、间的有机联系，分类科学、组卷合理。5.1.5 档案的规范：指档案卷盒、卷皮、表格、分类、编目、装订、用纸规格、图纸折叠、书写格式等，应符合国家相关的行业标准。5.1.6 各参建单位应有归口管理部门并有专人负责档案管理工作，文件形成部门以及有关单位应对科技文件的质量负责，符合文件归档要求。5.2 工程资料的书写设置要求5.2.1 施工、监理、调试单位所形成的工程文件，如作业指导书、监理月报、工程联系单等的封面标题要求空四行（标准四号字距离），在主标题上方写入本项目的工程名称，空两行（四号字距离），写入主标题内容（采用宋体二号字加粗），居中布置。结尾签章与主标题空八行，二号字距离，字体采用标准宋体
12、四号字，居中布置。5.2.2 文件材料(非验收资料和过程验收记录)的编写一律采用A4纸，用激光打印机打印（也可用碳素墨水或蓝黑墨水书写亦可），正文文字采用小4号宋体，1.5倍行距，标题为宋体小二号加粗。编排文本时，要求段落的开头缩进两个文字的距离，如果开头文字需要写入序号，要在序号后加一个空格。文件书写格式应横行排列，文章段落、章节编排，按有关公文编写要求，汉字简化应符合国家颁发的有关规定执行。5.2.3 凡是正文应有页眉和页脚，其字型均采用小五号字体，页眉左边书写工程名称，右边书写项目公司名称，两侧位置调至下横线上紧靠两边。页脚居中设置，内容为第X页共Y页，页眉尺寸为1.5 cm，页脚为1.
13、5cm；页眉下横线重度为1.5磅。5.2.4 正文中出现的大标题采用加粗宋体小二号字，要标题显著、突出、一目了然。正文文件的标题距页眉空一行（标准宋体四号字的距离）。正文内容中序号排列应统一，序号后无需加符号，只需空一格。5.2.5 施工技术记录、质量评定表必须使用相关验评的现行表式，不足部分经监理单位、项目单位认可后确定表式，所有典型表式必须是印制或激光打机打印件，不能复印。表格名称字为小宋四号加粗。表内“工程名称”应填写整个工程名称；表格内容字体采用五号字宋体，签字应为碳素墨水，严禁用圆珠笔或铅笔书写。表格左边距为2.5cm，右边距这1.5cm，上边距为2cm，下边距为2cm，页眉为1.5
14、cm，页脚为1.5cm。表格设置要求外边框宽为1.5mm，内边框为0.5mm。5.2.6 施工技术记录、工程签证单、试运记录、材料半成品实验单、设计修改通知单（含工程联系单）等表格和数据均应用70g以上的白色书写材料（也可打印），如表式为复印件，数据虽然用合格材料书写也不能作为原件；验收签证单中的各方人员必须签名，不能以盖章或打印件代替签名归档。5.2.7 归档文件附图中的幅面、构件代号均应符合国家和行业标准，图纸的尺寸一律以毫米为单位。5.2.8 调试措施、方案和报告等均应为激光打印机打印件，不能用复印件或普通色带打印件，以保证字迹的耐久性。5.2.9 验评表填写规定5.2.9.1施工质量检验表式应符合施工质量检验及评定标准所列表式，表式尺寸规格为A4纸。5.2.9.2 验评表的检验（实测）结果填写“符合/满足于项”；空白栏均应用“/”代替；签字均应使用黑色笔，且必须签日期，包括年、月、日，不写日期则为
