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1、商务管理作业流程库房管理作业流程2004年6月1目的32. 范围33.权责34.名词定义45. 相关文件46.流程内容46.1入库46.1 .1入库通知46.1.2 验收56.1.3零星物的入库56.1.4入库单填写要求66.2出库66.2.1出库依据66.2.2库房发货66.2.3出库单填写要求66.3派车配送76.3.1配送准备76.3.2运输76.3.3现场移交76.3库房借调76.3.1借调申请76.3.2借调执行86.3.3借调归还86.4维修86.4.1维修申请86.4.2责任的明确96.4.3维修实施96.5 设备调换96.5.2 审核106.5.3 调换施实106.5 退库10
2、6.5.1设备退库106.5.2余料退库106.6库房日常管理116.6.1环境维护116.6.2物资堆放116.6.3库房帐目116.7 材料核算126.7.1材料信息的录入（速达软件）126.7.2材料信息的提供126.7.3 其他管理工作12附件141目的 本文件用以规范XXXXXX（简称本公司）工程物资流动过程中的管理工作。确保供货的及时性，库存物质的完好性，核算统计工作的准确性，物资在流动过程中的安全性。2. 范围 本文适用于本公司库房管理活动。 3.权责 n 工程项目经理 按工程进度需要分段提交材料领用申请计划，负责直发工地货物的验收、及时办理出库手续，并做好所领用材料的现场管理。
3、n 商务部经理负责领用依据的审核，负责督促物资出、入库手续的及时办理，负责定期检查库房帐、物。n 商务项目经理负责审核材料领用依据，负责编制移交清单，负责配送物资集货、配送时间，协助分货装箱、标注箱号，按排运输工具。n 采购人员负责发放到货通知，及时办理相关的库房手续，做好直发材料的发货登记。n 库房保管员负责物资出、入库操作和库房的日常工作管理。n 材料核算员负责材料信息的录入（速达软件），项目成本的核算。负责督促库房管理工作。负责材料付款的审核。负责材料信息的提供。n 送货司机负责做好运输中的物资防护，确保物资安全、按时到达目的地，督促收货方验收、签字，并将签字后的单据带回交于库房。 4.
4、名词定义n PO号采购落单的编号。n 领用依据经审核的材料领用申请单、材料增领申请单、待签项目材料领用申请单和设备调换申请单。 5. 相关文件n 材料审核作业流程n 采购管理作业流程6.流程内容 6.1入库6.1 .1入库通知采购人员通知库房、项目经理到货情况，明确到货物资、时间等。如是库房验收，须将采购依据转发于库房，作为入库验收依据。6.1.2 验收6.1.2.1验收依据 采购合同清单或采购人员发出的通知清单为验收依据。 6.1.2.2检验方式n 货到时，依据验收依据对物质的名称、型号、规格、数量及外包装的完好，附件的齐全等进行检验。n 对于物资的内在质量，需到用户现场进行检验。对于大宗设
5、备须供货商到现场共同检验，双方签订相应的验收报告。n 对于整箱零散物的验收，如供方提供明细清单，收货方应直接开箱检验。如没有提供：库房收货，商务部须提供明细清单或到库房协助验货；工地现场收货（原因离公司远）要求项目经理以验收依据对照实物验收，并做好收货记录。6.1.2.3验收原则n 货到哪里，哪里验收。n 库房为保管员验收。n 工地为项目经理验收。如项目经理不在工地，可委托他人。但项目经理须在三天内逐项检查，如有问题须及时反馈商务部，在收货后的第四天（含收货日）商务部没有收到反馈问题，该批物资视同合格。6.1.4验收不合格n 对于只有数量不符者，收货人按实际数量收货，并且必须在供货清单与入 库
6、单上填写实数，并加以注明。n 对于其他项目不符、不合格者，不得收货。须及时通知采购人员并要求给出处理意见。6.1.3零星物的入库要求符合采购依据，经库房保管员验收合格后，凭商务部经理签字后的购物发票办理入库、出库手续。6.1.4入库单填写要求n 入库单原则上由采购人员方打单，保管员确认。n 在入库单上方填写PO号。n 一张入库单上不得填写两个以上（含两个）采购合同中的材料。入库单一式三联 库房保管员应及时传送核算员、采购员处，各部门做好登帐与存档工作。保管员一联 - 作为库房台帐的原始凭证。核算员一联 - 作为成本核算依据。采购员一联 - 作为材料付款依据。6.2出库6.2.1出库依据经审核、
7、审批后的材料领用申请单、材料增领申请单、（合同待签）领用申请单为领用依据。6.2.2库房发货工程项目经理（或工程项目经理所委托的人）持领用依据到库房领料，库房保管员审核、打单、发货。 6.2.3出库单填写要求 n 出库单原则上由领用方填写，保管员审核确认。 n 出库单上方应填写：工程名称项目*期.n 增领材料需在出库单标题旁加“增”字。 出库单一式三联，项目经理带走一联，库房保管员应及时抄送至材料核算员处，相关人员根据出库单做好好登帐、存档工作： 保管员一联 - 作为库房登记台帐的原始凭证。核算员一联 - 作为成本核算依据。工程项目经理 - 作为登记项目台帐依据。6.3派车配送 6.3.1配送
8、准备n 由商务项目经理负责安排集货，根据实际集货情况制作移交清单并传发于库房，同时通知项目经理接货时间。n 库房保管员照单配货，如需分货装箱，商务项目经理应到库房协助保管员一同分货、装箱、编箱号，箱号要求与移交清单一一对应。并要求按项目将物资分区摆放。n 工程项目经理负责申请运输车辆，提出装车要求，监督装车与防护，并办理出库手续。保管员、驾驶员共同点清货物后，双方在移交清单（一式三联）上履行签字手续，库房留一联为出货证据。6.3.2运输n 运输人员作好物资防护检查，确保运输途中的安全、物资的完好、按时到达。运送大宗材料前，工程项目经理必须到仓库办理出库手续，并安排跟车人员。6.3.3现场移交n
9、 司机随车带两联移交清单，货到现场后以移交清单交于收货人，并协助验收，对方签收后将一联留给收货方，一联交于库房。n 当项目经理委托他人收货时，项目经理要对其委托人的签收结果负责。项目经理可以在三天内复查，如有问题及时反馈商务部，在收货后的第四天（含收货日）商务部没有收到反馈问题，该批物资视同合格。6.3库房借调6.3.1借调申请在项目需要借调库房产品的情况下，项目经理应填写库房借调申请单，经工程部经理签字批准后，交由商务部经理核准，并与产品归属部门协调确认后执行。6.3.2借调执行n 库房保管员根据审批过的库房借调申请单执行借调。当产品需交于客户时，保管员应将一份借用备忘一并交于借调人，由客户
10、签字确认后交于库房保管。 n 库房保管员应将上述借据传送与商务项目经理，要求商务项目经理编号归档管理。6.3.3借调归还n 商务项目经理应在借调到期前一周，通知催促借调人归还。借调人负责按时归还产品。n 对于归还产品，商务项目经理应协助保管员入库检验，并要求附件齐全、原包装完好。合格者入库，同时在“库房借调申请单”上填写归还记录。如有损坏不得办理归还手续，及时上报商务部经理给出处理意见。n 需要续借时，由借调人于到期前办理续借申请。续借申请参照6.3.1条款进行。6.4维修 6.4.1维修申请n 在工程验收前，设备损坏由商务部负责处理。项目经理填报设备维修申请单，说明其损坏原因及责任，提出维修
11、方法。经工程部经理审核，技术部经理确认，商务部经理核准后实施维修。n 在工程验收后，设备损坏由售后服务部处理。6.4.2责任的明确 商务部经理在负责实施维修同时，明确责任并做好费用的处理。 n 如设备损坏责任属供货方，一切费用（包括更换）由供货方承担；n 如责任属用户方，项目经理应负责办理维修回执或增领签证，向用户收取相关费用；n 如责任属公司內部，公司应按公司的奖惩条例对责任人或责任部门酌情处理，所有维修费用应打入工程项目成本；n 如责任属施工队，项目经理应按合同条款追溯施工队责任及维修费用。 6.4.3维修实施 n 经相关部门签字后如决定自修，可按相关程序办理备件借用或增领手续，如需送出维
12、修商务部经理应及时安排对口采购人员与供应商或维修部联系，在设备移交的同时办理移交签字手续。n 设备修回后，移交方须进行检验或经过施用验证合格后，办理归还手续。如果已办理设备借调或增领，施用部门须用原包装包装好设备，方办理归还或退库手续。n 如设备修不好，（责任属公司方），坏设备送交库房，不办理正常退库，库方登入待处理流水帐。 6.5 设备调换 6.5.1 调换申请 工程项目经理填写设备调换申请单，经技术审核总经理审批后，到库房退回被替换材料。 6.5.2 审核n 调换前，库房对退回材料进行检验，检验内容包括数量、型号、包装以及配件。n 其他相关审核参见材料审核流程6.46.5.3 调换施实 退
13、回设备要求附件齐全和外包装完整，通过检验后办理退库，然后可以办理调换材料的出库手续。 6.5 退库 6.5.1设备退库 n 设备退库须填设备退库申请，经商务项目经理核实，商务部经理审核后，办理退库，如需退货（对于今后工程上不用设备尽量办退货），商务部负责与供货商联系退货。n 设备退货：要求设备完好、外包装完好，商务项目经理应协助库房保管员进行验收工作，合格后方办理退库、退货手续。n 设备退库：如设备完好，外包装损坏或附件缺损等，应在商务项目经理确认设备完好、附件可配的情况下，须由工程部经理签字保证以后工程需要首先领用此设备，方由商务部按质定价后，保管员方可办理设备退库。商务部应在退库后配齐附件。 n 设备的损坏不能办理正常退库，能维修的应按6.4 条款将设备修好，再办理退库手续。6.5.2余料退库n 项目竣工后，项目经理负责工地余料在竣工后15日内办理余料退库，商务部负责督促实施。n 如项目间需挪用材料必须得到商务项目经理同意，并重新办理退库、出库手续。n 余料退库，工程项目经理需将退库材料按物资的品种、规格分类整理，并编制退
