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1、2013-2014学年第一学期温州大学学生会宣传部工 作 手 册目 录1 部门介绍31.1 部门简介31.2 部门职能32 常规要求42.1 礼貌要求42.2 例会要求42.3签到、值班要求43 部门制度53.1 拍照预约制度53.2影像照片整理、存储制度53.3物品借用需知63.4部门工作分配64 工作细则74.1 活动拍照工作细则74.2财务管理工作细则94.3档案管理工作细则114.3.1 存档114.3.2 档案查收124.3.3 档案借阅134.3.4 档案整理及统计135 各项流程145.1 物品签单及领取流程145.2 文印资料签单及打印流程145.3 电子海报、喷绘签单及领取流
2、程145.4 海报盖章流程155.5 喷绘悬挂审批流程165.6 场地申请流程176 附 录231 部门介绍1.1 部门简介温州大学学生会宣传部，是展示其学生会工作的窗口。主要负责学生会各项会议以及各个活动的拍照，并且为学校大型活动、校园日常采写等提供相关影像素材。并且定期组织学生会的新闻发布会，同时，在新闻宣传中心统一负责下，通过组建学生会微信平台的形式，定期为全校师生展示其学生会的风采。1.2 部门职能1）活动拍照学生会拍照工作主要分为活动拍照和会议拍照。2）影像照片整理工作对于各类影像照片资料，进行整理存储。3）新闻发布会在整个新闻宣传中心的指导下，定期召开新闻发布会，扩大学生会的透明度
3、。4）学生会微信平台、微博平台在新闻宣传中心统一负责下，宣传部负责其中的一些板块，并为微信、微博平台提供相关影像照片资料。2 常规要求2.1 礼貌要求 在参加正式工作或会议室，穿着需得体，不得穿背心、拖鞋等。在日常生活及工作中碰到学生会的成员要主动问好，遇到学长学姐要礼貌称呼。在接打工作电话中，也需注意礼貌问题，“您好”、“请”等词语要常挂在嘴边。在收到通知短信时，需及时、礼貌地回复。另外，在休息时间，即上午8点之前，晚上11点之后，以及午休时间，除非特别紧急的事件，最好不要影响他人休息。2.2 例会要求宣传部例会每两周举行一次，定于前一周周三晚上举行，具体时间、地点会提前1天以短信形式通知。
4、在会议上主要总结之前的工作，以及作之后工作的计划，同时分享大家的工作心得与感想。如遇紧急任务，会临时安排例会，不设固定时间、地点。例会需准时参加，不得无故缺席、迟到，如有特殊情况需向负责人请假。与会者穿着需得体，不允许穿拖鞋参加例会。与会者需保证会议秩序，不允许无故扰乱会议进程，会议过程中不允许吃零食。2.3 签到、值班要求宣传部干事每周应至少保证3次签到，并且严禁代签现象的发生；宣传部干事必须认真对待值班任务，不得无故缺勤、迟到、早退，严禁值班代签现象，如有特殊情况不能值班者需向人力资源部相关负责人请假；参加会议或活动必须准时出席，并及时签到、签退，若有事不能参加者，需向部门负责人请假，经同
5、意后方可。3 部门制度3.1 拍照预约制度时间：以提前3天预约为准，若时间紧急，提前2天预约也可以（但为了有效的安排人员进行拍照工作，请尽快联系我们进行预约），少于2天，我们部门概不受理。说明：1) 由于部门相机短缺，一般以数码相机进行拍照，举办中大型活动，如需单反，请活动负责部门提供相机，具体提供几只，负责部门可视活动的规模，重要性等而定，单反可向团委唐华老师处借用。2) 如有特殊情况需向宣传部借用相机者，需承担相机的保管和维护义务，如出现丢失或损坏，责任由借用相机者全权承担。3.2 影像照片整理、存储制度1) 一般活动结束时间若不是太晚，我们部门会于当天晚上上传至活动部门，用以存档。如果有
6、特殊情况，我们会尽快于次日传至相关部门。2) 若照片已传至相关部门，则希望相关部门妥善管理。对于各类影像照片资料，只要是宣传部拍摄的，部门都会在活动和会议后，自行存储一个月，在活动后的一个月内，若其他部门需要该活动照片可向我们部门所要；超过一个月，相关照片请向活动负责部门所要。望各部门需要相关资料的，尽快拷贝过去。3.3 物品借用需知在310办公室的宣传部办公用品，未经宣传部的同意，望各部门成员勿要随意拿取。如需借用，需先向宣传部干事吕凌（685752）说明情况，同意后方可借用，望各部门能相互监督，谢谢。3.4 部门工作分配照片存储 崔益 （539232）拍照调人 郭笃鹏（621373）签单
7、娄菁 （582006）财务管理 吕凌 （685752）活动通知及文件管理张蔚雯 (535212)场地申请王子晨 （626827）4 工作细则4.1 活动拍照工作细则（一） 拍照人员需要在活动时间前15分钟签到，向活动负责人了解工作情况，做好工作准备。（二） 活动拍照人员严禁穿背心、拖鞋等参加各部门的活动拍照工作。（三） 活动拍照人员需注意自身的言行举止，不得因拍照工作影响活动的正常秩序，不得与他人聊天，不得与其他部门成员发生冲突。（四） 会议照的拍摄：a. 赴会前需将手机关机或调成静音模式。b. 拍照人员不得占用与会者席位。c. 在会议过程中不要经常性走动拍摄而影响会议正常秩序。d. 会议照的
8、拍摄过程中如非特殊需要，切勿使用闪光灯。e. 会议过程中可抓拍代表发言、鼓掌等特定镜头，如有标明会议内容的横幅、海报、PPT等需单独拍摄。f. 会议照的拍摄过程中需注意镜头的框选，边缘不得出现明显的人体的切割现象。g. 会议后若条件允许，可拍摄与会人员的合照。（五） 活动（报名）照的拍摄：a.拍照人员原则上不得参与活动。b.活动过程中要注意镜头的把握，既要有全景的捕捉，也要有局部的特写。c.活动现场或报名现场如出现与活动内容相关的横幅、喷绘、海 报等需单独拍摄。d.活动过程中需注意自身言行举止，不得影响活动的正常秩序。e.活动（报名）照的拍摄过程中需注意镜头的框选，边缘不得出现明显的人体的切割
9、现象。f.活动后若条件允许，需拍摄合照；同时，活动后期场地整理、前期场地布置等也需给予一定的拍摄。（六） 集体照的拍摄：a. 集体照拍摄前需整理好整体的队形。b. 集体照要保证每个人的脸部清晰，尽量不出现遮挡现象。c. 如有脚架条件尽量使用脚架，或尽量采用蹲位拍摄，将手抵在大腿上，尽量避免因为手抖造成的照片模糊。d. 如集体照拍摄中出现横幅、旗帜等标志性物品，需清晰摄入，不得出现截取、遮挡等现象。（七） 舞台（演出）照的拍摄：a. 参与舞台（演出）照拍摄的人员需佩戴工作证，或穿着工作服。b. 参与舞台（演出）照拍摄的人员不得占用观众、演员等席位。c. 拍照人员严禁在演出过程中直接从前台进入后台
10、。d. 舞台照的拍摄过程中尽量使用较大的ISO（但过大会增加照片噪点），并配合相应的光圈、快门参数，尽量保证相机的进光量。e. 舞台（演出）照的拍摄过程中应谨慎使用闪光灯，内置闪光灯容易造成中间亮、边缘暗的效果，并且容易出现红眼现象。f. 舞台（演出）照的拍摄过程中需要对舞台演员、台下观众、评委发言等均给予一定的镜头，如有标明演出内容的横幅、喷绘等需要单独拍摄。g. 舞台（演出）照的拍摄过程中需注意面光和背光的区别，并及时调整曝光参数，以获得最佳的拍摄效果。h. 演出结束后，所有的工作人员需上舞台进行合照；同时，后期的场地整理、前期的场地布置等也需进行一定的拍摄。4.2 财务管理工作细则(一)
11、 财务管理员必须对相关项目价位有一定的了解，每次报销必须认真仔细地审核各项报销费用，并了解各个报销款项的具体用途。(二) 财务管理员每学期初需进行本学期部门的财务预算工作，财务预算包括日常报销和活动预算两大块，各个款项需合成详细的表格，其中需明确说明项目、规格、数量、单价、总价等，资金的预算要尽可能准确。(三) 每次在宜思签单领取物品后，需索要粉红色的“宜思销售单”，并妥善保管，以备后期查证之需；每次在特典制作宣传品后，需索要粉红色的“特典业务单”，并妥善保管，以备后期查证之需。(四) 日常报销：a. 每月可进行两次报销：15号、30号。b. 需要报销的人员请在当月15号或30号以前的任意一天
12、到202填写报销单（需由部门负责人签字），并在15号或30号将发票夹在办公室报销文件夹里或交到办公室财务管理员处。c. 报销时，需在发票背面注明报销内容、时间、经手人，经指导老师签字后方可到报销老师处报销。d. 每月19号、下月6号对本月日常报销根据账簿上的条目进行资金的返还。(五) 报销单（下附）的填写：e. 报销内容包括项目和金额，并注明用途。f. 负责人处需经手人所在部门负责人签字，经手人上填写需要报销人的姓名、联系方式（短号），方便资金返还。报 销 单(签单)报销时间报销部门报销内容（物品清单）经手人及联系方式：负责人：报销总额：(六) 收据、小票转换成发票：g. 资金的报销只依据发票
13、，收据、小票不予报销。h. 将收据和小票转换成发票时记得将税收费用加到发票上。i. 发票必须注明单位名称、日期、经济业务内容、数量、单价、金额、填制人等。j. 发票户名必须是“温州大学”，不能写个人名字（住宿费、机票、科研通讯费、学费、培训费票据除外）。k. 发票总计金额必须与数量，单价的乘积相符或和各项金额累计相加相符；发票（收据）的大小写金额必须相符。 4.3 档案管理工作细则档案是对整个活动的详实记录，对活动、对工作具有见证作用。档案可以供后人借鉴学习，为今后更好地开展工作奠定基础。4.3.1 存档（一）学生会档案主要以部门和活动为单位；（二）档案的整理顺序是以活动流程为主的，为确保在整
14、理查收过程中不缺不漏，档案管理员必须要清楚各个部门各活动的大概流程；（三）活动时应注意及时收集各种需要存档的材料，活动后一周内由部门负责人对资料进行系统归纳、仔细整理；（四）学生会档案分为以下几项： 1纸质版资料一式两份； 2电子版资料（和纸质版资料配套）需刻盘三张； 3照片资料需单独刻盘三张； 4若有视频需刻盘三张（具体活动：主要有最受学生喜爱的老师、十佳歌手大赛等）。（五）每份档案根据活动流程整理后必须附上目录与档案同时存档；（六）档案内容应包括活动策划书、活动红头、活动申请表（如活动是各学院承办）、活动过程的资料（如宣传单、报名表、节目单、打分表、调查表、签到表等）、活动过程照片、活动通讯、活动总结等重要材料；（七）纸质档案一式两份，刻盘都需一式三份；（八）档案袋上需注明学年、学期、活动名称、负责部门、存档资料的名称及份数；（九）学期末对各个部门活动及日常工作档案进行学期整体查收。4.3.2 档案查收（一）各部门活动结束后提醒部门负责人着手存档工作，需在活动结束后一周内上交；（二）各部门上交档案时必须由办公室档案管理员当场进行检查验收，查收时必须对每份材料进行详细地检查，包括是否符合存档规格、材料分数、档案袋填写规范等；（三）部门上交资料时需检查是否统一规格存档，要求为普通文章标题二号宋体、加粗，正文四号宋体；通知及
