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1、关于如何提高项目管理成效的论述安徽天洋交通工程有限公司 闵沂 2009.10.10第一章 绪论项目管理知识体系包含了许多内容，它是对项目管理专业知识的一个总结，正如法律、医药和会计等其它专业一样，这一知识体系也有赖于那些实践者和学者们对它加以应用和提高。整个项目管理知识体系不仅包括那些已经被求证过的理论知识和已经被广泛加以应用的传统经验，而且还容纳了新的理论知识以及还没有被充分应用的先进经验。本章将对几个关键术语进行定义和解释，并且给出全文的梗概，主要包括以下几个主要内容：什么是项目需要组织来实施完成的工作。所谓工作通常既包括具体的操作又包括项目本身，虽然，这两者有时候是相重叠的。但具体操作与
2、项目有许多共同特征，比如： 需要由人来完成。 受到有限资源的限制。 需要计划、执行、控制。具体操作与项目最根本的不同在于具体操作是具有连续性和重复性的，而项目则是有时限性和唯一性的。我们因此可以根据这一显著特征对项目作这样的定义-项目是一项为了创造某一唯一的产品或服务的时限性工作。所谓时限性是指每一个项目都具有明确的开端和明确的结束；所谓唯一是指该项产品或服务与同类产品或服务相比在某些方面具有显著的不同。各种层次的组织都可以承担项目工作。这些组织也许只有一个人，也许包含成千上万的人；也许只需要不到100个小时就能完成项目，也许会需要上千万小时。项目有时只涉及一个组织的某一部分，有时则可能需要跨
3、越好几个组织。通常，项目是执行组织商业战略的关键。以下的活动都是一个项目： 开发一项新的产品或服务 改变一个组织的结构、人员配置或组织类型 开发一种全新的或是经修正过的信息系统 修建一座大楼或一项设施 开展一次政治性的活动 完成一项新的商业手续或程序什么是项目管理项目管理就是为了满足甚至超越项目涉及人员对项目的需求和期望而将理论知识、技能、工具和技巧应用到项目的活动中去。要想满足或超过项目涉及人员的需求和期望，我们是需要在下面这些相互间有冲突的要求中寻求平衡： 范围、时间、成本和质量 有不同需求和期望的项目涉及人员 明确表示出来的要求（需求）和未明确表达的要求（期望）“项目管理”有时被描述为对
4、连续性操作进行管理的组织方法。这种方法，更准确地应该被称为“由项目实施的管理”，这是将连续性操作的许多方面作为项目来对待，以便对其可以采用项目管理的方法。虽然，对于一个通过项目实施管理的组织而言，对项目管理的认识显然是非常重要的，但是如何由项目实施管理这不在本文讨论的范围之内。项目管理的框架图1-1项目管理知识体系主体和项目管理过程图 第二章 项目管理环境项目和项目管理是在一个远大于项目本身的环境中实施的，项目管理人员必须明白这个大的环境-项目的日常工作管理对于项目的最终成功是必要而不充分的。本章讲解的是项目管理的几个关键问题（本文的其它部分将不再另述），这一主题包括以下几点内容：项目的阶段和
5、项目的生命周期因为项目都是些具有唯一性的工作，因此它们包含一定程度的不确定性，组织在实施项目时通常会将每个项目分解为几个项目阶段，以便更好的管理和控制，并且将执行组织正进行的工程与整个项目更好的连接起来。总的来看，项目的各个阶段构成项目的整个生命周期。项目阶段的特征每个项目阶段都以一个或一个以上的工作成果的完成为标志，这种工作成果有形的，可鉴定的。如一份可行性研究报告、一份详尽的设计图或一个工作模型。这些中间过程，以至项目的各阶段都是总体逻辑顺序安排的一部分，制定这种逻辑顺序是为了确保我们能够正确的界定项目的产品。一个项目阶段的结束通常以对关键的工作成果和项目实施情况的回顾为标志，作这样的回顾
6、有两个目的：1)决定该项目是否进入下一个阶段；2)尽可能以较小的代价查明和纠正错误。这些阶段末的回顾常被称之为阶段出口，进阶之门或是关键点。每个项目阶段通常都规定了一系列工作任务，设定这些工作任务使得管理控制能达到既定的水平。大多数这些工作任务都与主要的阶段工作成果有关，这些阶段通常也根据这些工作任务来命名：识别需求、设计、构建、测试、启动、运转，以及其它恬当的名称。在第2章第1节的第3个总是中我们将讨论几种具有代表性的项目生命周期。每个项目的主要涉及人员有： 项目经理-负责管理项目的个人。 顾客-使用项目产品的个人或组织。对一个项目而言，可能会有多个层次顾客户。比如，一种新药的顾客包括了开出
7、药方的医生、使用该药的病人以及为其承保的保险商。 执行组织-指雇员直接从事该项目工作的企业。 发起者-在执行组织中为该项目提供现金或其它财政支持的个人或团体。除此之外，还有许多不同称谓，不同类别的项目涉及人员-项目内部的和项目外部的，项目所有人和投资者，供应商和承包商，工作组成员及其家属，政府机构、媒介、个体公民、临时的或固定的疏通组织，乃至于整个社会，通过对项目涉及人员命名和分组，我们可以确认哪些个人和组织将自己视为项目涉及人员。当一家工程设计公司为其正在设计的二个工厂提了资金帮助时，作为项目涉及者，这家公司的职能就有相互重合的地方。想要完全满足项目涉及人员的期望可能是非常困难的，因为众多项
8、目涉及人员的期望可能有所不同，有时甚至可能会相互冲突，比如： 一个部门的主管可能希望新的管理信息系统运行成本低，系统的建筑师却更注重技术的完善，而项目承包商更感兴趣的可能是如何获得尽可能大的利益。 在一家电子产品公司中，主管开发的副总裁以产品的设计工艺来判定产品的成功与否，主管生产的副总裁则以一流的生产操作判定新产品的成功与否，为主管市场的副总裁则更多的考虑的是产品新特征的数量，以此来定义产品的成功与否。 一个房地产开发项目的业主关心的是要按时完工，地方政府则希望尽量得到更多的税收，环境保护组织要求尽可能减少对环境的负面影响，而附近的居民也许希望将该项目另迁别处。总的来说，要解决项目涉及人员目
9、标的分歧还是要以顾客的期望为准。但是，这并不是意味着我们可以忽略其他项目涉及人员的要求与期望。对于项目管理而言，寻求一种适当的方式解决这些冲突是一项重大的挑战。组织系统以项目为基础的组织是通过项目来实现运作的，这些组织可以分为两个大类： 通过为其它组织承担项目来获取收入的组织-建筑设计公司、工程设计公司、咨询机构、建筑施工单位、政府分包商等。 通过项目实施管理的组织（见第1章第3节）。这些组织都偏向于建立一个便于项目管理的管理系统。比如：专门设计了能对多个项目同时进行核算、跟踪、汇报的财务系统。不以项目为基础的组织-生产企业、金融服务公司等-很少会设计出能够高效满足项目需求的管理系统，缺乏这种
10、以项目为导向的系统常常会使项目管理的难度加大。某些情况下，不以项目为基础的组织会设立一些部门或其它的子单位，这些部门和子单位可以象那些以项目为基础的单位一样，采用相应的管理系统进行动作。项目工作组应该非常准确地知道组织系统是怎样影响项目的。比如，如果部门经理们会因为能调动员工按时完成项目而受到组织的嘉奖，那么项目管理工作组就需要监督参与项目工作的员工要高效工作。组织结构执行组织的结构会对取得项目资项源的可能性有所限制，组织的结构类型从职能型到项目型跨度很大，在这两者之间，还有好几种矩阵型，在图2-6解释了几种主要的企业组织结构中与项目相关的关键特征。“项目组织将在第9章第1节的“管理规划中进行
11、讨论。图2-7所表示的是传统的职能型组织，这种组织具有明确的等级划分，每一个雇员都有一个明确的上级。员工高度地依各人专长进行组合，比如生产、市场、工程、会计。而工程又可能进一步细分机械和电气。职能型组织也有项目，但各部门对项目的研究范围被局限于部门的职能界限内：一个职能型组织中，工程部的工作是独立于生产部，市场部之外的。比如，当一个纯粹的职能型组织准备开发一项新产品时，设计阶段会被称为“设计项目，仅仅由工程部人员来完成，如果一旦涉及到生产方面的问题，这些问题将会被逐级地汇报到部门主管处，再由他向生产部主管咨询，然后通知工程部主管，再由工程部主管解决问题的方法逐级向下传递到项目负责人。组织结构对
12、项目的影响职能型组织图2-8项目型组织与职能型相对应的另一极端是项目型组织。如图2-8所示。在一个项目型组织中，工作成员是经过搭配的。项目工作会运用到大部分的组织资源，而项目经理也有高度独立性，享有高度的权力。项目型组织中也会设立一些组织单位，这些单位也称作部门，但是这些工作组不仅要直接向某一项目经理汇报工作，还要为各个不同的项目提供服务。图2-9弱矩阵型组织图2-11 强矩阵型组织（黑色方块表示职员参与项目活动） 项目协调图2-9到2-11表示的是矩阵型的组织，这种组织是职能型和项目型的混合体，既具有职能型组织的特征又具项目型组织的特征。弱矩阵型保持了较多的职能型组织特征，项目负责人扮演的是
13、协调者、协助者的角色，还算不上是一个项目经理。同样也是矩阵型，强矩阵型则具备较多的项目型组织的特征-有专职的收力很大的项目经理，有专职的项目行政管理人员。更为现代化的组织则不同的程度地包括以上各种组织类型的结构特点，如图2-12所示。比如，一个基本上是职能型的组织设立了专门的项目工作组去完成一个重要的项目，这个工作组具有项目型组织中项目组的许多特征：有独立于职能部门的专职项目工作人员；有自己的一套工作程序；可以在组织常规的标准、正式报告架构之外进行运作。第三章 项目管理程序 项目管理是一种综合性的工作-在某一工作区域内采取行动或不采取行动都会对另一个工作区域产生影响。这种内在的相互作用可能是很
14、明确的，可以把握的，也可能是不确定的、难以把握的。比如，项目范围的变动几乎总是会影响项目的成本，但是这是否会影响工作组的士气决心或者产品的质量就不一定了。由于存在这种内在的相互作用所以需要我们对各种项目目标进行权衡-在一个工作区域加强工作力度就可能需要减少在另一个工作区域的工作力度，成功的项目管理要求能有效的控制这些内在的相互作用。为了帮助大家理解项目管理的综合性，以及强调这种综合的重要性，本文就项目程序的构成及其它们的相互作用作了阐述，本章把项目管理分解为许多相互连接的程序，为大家理解4-12章有关程序的理论提供了必要的基础，本章的内容包括：项目程序项目由一个一个的程序组成，一个程序是“为实
15、现某一个结果的一系列行动，项目的程序是由人来完成的并且大致可以分为两类： 项目管理程序注重对项目工作进行描述和组织。项目管理的程序在大多数时候对多数项目都是适用的，本章对此只作了简要的阐述，我们将在4-12章中再作进一步讨论。 产品导向型程序注重对项目产品进行具体说明并进行制造。产品导向型程序常常是通过项目生命周期来进行定义（见第2章第1节），并且在不同的应用领域会有所不同（见附录F）。项目管理程序和产品导向型程序在整个项目中会相互迭用、相互作用。比如，如果缺乏对如何制造产品的基本了解，我们就无法确定项目的范围。程序的相互影响在每一个程序块中，各个程序通过它们的输入、输出进行连接。如果将注意力集中于这些连接上，我们可以这样描述程序： 输入-书面文件或书面表述的工作，下达开始工作的指令。 工具和技巧-运用各种输入得到输出。 输出-书面文件或书面表述的工作，它们是每个程序结束后得出的结果。在下文我们列出了对于大多数应用领域中的大多数项目都普遍适用的项目管理程序，在4-12章我们会详细讲解。程序名后括弧中的数字指明了在哪一章节会作进一步阐述。在这里阐述的程序内部的相互作用同样也是对大多数应用领域的大多数项目适用的。在第3章第4节我们讨论按顾客要求确定有关程序说明和相互作用的问题。计划程序计划对于一个项目
