（管理制度)投资有限公司行政管理制度

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1、1 （管理制度）投资有限公司 行政管理制度 编号：GYHA-ZD-011 青岛国誉鸿安投资有限公司行政管理制度 目 录 第一部分 行政管理制度和作业指引.2 行政办公管理规定.2 一.印章管理规定.3 二.公文管理规定.7 三.信息化管理规定.12 四.车辆管理规定.14 五.出差管理规定.17 六.会议室管理规定.19 七.档案管理规定.21 八.固定资产管理.30 九.接待管理规定.33 十、大型会务操作指引.37 十一.管理文件编号作业指引.40 第二部分 行政管理相关表格清单 附：行政管理相关表格清单 第一部分 行政管理制度和作业指引 行政办公管理规定 1 1目的 规范日常办公行为，提

2、高工作效率，营造良好的办公环境，提高办公 效率。 2 2适用范围 适用于项目公司对办公时间、职业礼仪、办公环境、办公设备和办公 用品等的管理。 3 3职责 3.1 各部门 严格遵守公司的办公管理办法，对部门员工办公行为进行日常监督。 3.2 综合部 1）落实集团行政办公相关要求； 2）制定项目公司/城市公司行政办公管理办法，对公司制度执行情况的 落实和检查。 4 工作程序 4.1 办公时间管理 1）根据青岛公司实际情况，办公时间夏令时为上午 8:30-12:00，下午 14:00-17:30；冬令时为上午 8:30-12:00，下午 13:30-17:00。 2）法定节假日按国家规定休息，如临

3、时调整工作时间或休假日，以公 司通知为准。 4.2 职业礼仪管理 1）周一至周五：综合部人员应着职业装。工程现场办公人员根据实际 需要着装； 2）周六：可着与工作场所相适应的轻便服装，但不得穿着短裤、拖鞋、 无领 T 恤、无袖装、超短裙、奇装异服等。 4.3 办公环境管理 1）综合部负责安排公司办公环境，外地办公如租赁综合部，需提出书 面租赁方案，说明办公环境配置、租赁周期、租赁及装修费用情况等，报 总经理审批后方可执行。 2）办公区域的分配由综合部提出方案，总经理审批执行； 3）保持办公台面整洁，办公文具、纸张应摆放整齐。不在桌面上遗留 非公开资料。秘密资料应入柜上锁。离开办公位应及时将座椅

4、归位。长时 间离开办公桌前应主动锁定电脑屏幕； 4）办公区域内不得大声喧哗，禁止吸烟，吃零食。 一.印章管理规定 1目的 为加强公司印章管理，规范印章的刻制、发放、保管、使用以及停用 和废止。 2适用范围 适用于项目公司与城市公司各类印章的刻制、发放、 保管、使用及 废止等管理。 3术语与定义 3.13.1公司印章的分类：公章、企业法人章、合同专用章、财务专用章、 发票专用章、法定代表人印鉴章、签字章、部门业务章。 4职责 4.1各部门 根据业务需要，提出印章使用需求，并按规定合理使用印章； 按规定保管业务印章及部门印章。 4.2综合部 负责保管公司公章、法人代表私章、合同专用章； 负责审核部

5、门的刻章需求并报公司审批； 负责公司公章的管理及用印管理。 4.3财务部 审核财务专用章、发票专用章的刻制需求； 负责保管财务用章； 负责公司财务专用章、法定代表人财务印章、私章的合理使用和管理。 5 工作程序 5.15.1印章的刻制 1）除部门业务章外，其它所有企业印章（企业法人章、合同专用章、 财务专用章、发票专用章、法定代表人印鉴章和签字章）由综合部申请刻 制，填写印章刻制申请表 ，报总经理审核，由综合部按照法律规定程 序到工商行政管理部门注册登记和到公安机关核准，然后委托指定的专营 单位刻制； 2）部门需要使用部门业务章时，由使用部门填写印章刻制申请表 ， 部门分管领导审核，综合部审核

6、，总经理审批后，综合部负责办理刻制。 办理刻制完成后移交到使用部门时应填写印章留样备案表并办理交接 手续。 5.25.2印章的保管 1）企业印章实行专人保管制度： 1.1）企业公章、企业法人章、合同专用章、法定代表人签字章由公 司综合部保管； 1.2）财务专用章和发票专用章由财务部保管，法定代表人印鉴章由 财务部指定的出纳员保管； 1.3）部门业务章由使用部门指定人员保管。 2）综合部负责所有企业印章的登记留样和建立印鉴档案；印章保管人 因事、病、休假等原因离岗时，其直线上级领导应指定他人代管，并监督 办理代管交接手续和工作交底； 3) 印章保管人调职或离职时，须办理移交手续，按规定填写印章交

7、 接单 ，移交人应当将其管理的印章及印鉴档案一并移交给接收人，监交 人监督移交工作全过程， 印章交接单一式三份，移交人、接收人各存 一份，综合部存档一份。 5.35.3印章的使用范围 1）企业对外签发的文件； 2）企业与相关单位联合签发的文件； 3）由企业出具的证明及有关材料 ； 4）企业对外提供的财务报告； 5）公司章程、协议； 6）员工调动、任免、聘用； 7）协议（合同）资金担保承诺书； 8）对外投资、合资、合作协议； 9）各类经济合同等。 5.45.4印章的使用管理 1）因业务对外文书需加盖企业印章的，需填写用章申请表 ，说明盖 章事由，经综合部负责人审核、总经理审批签字后方可用章； 2

8、）以企业名义印发的公文（包括红头文件和非红头文件） ，不论上报上 级机关，还是下发各部门，根据公文格式要求加盖印章的，依照总经理在 发文稿纸或文件审批签发流程表上的签字用印； 3）以企业名义签订的合同、协议、订购单等，需由法定代表人或授权 签约人签字并注明年月日后，方可盖章； 4）因售楼签订的房屋买卖合同，按揭贷款合同及国土局备案所需资料 等，可免逐一填写用章申请表 ，但需事先提交盖章合同清单，由印章 管理人核对合同后盖章。该合同清单作为盖章登记表存档； 5）综合部、财务部在其业务范围内的例行性工作文件，如办理各公司 证照的年审变更、社保及住房公基金业务、对外报送的各类业务报表、开 户资料、贷

9、款资料、申购/代开发票等，由印章管理人审阅并在用章登 记表上登记后盖章； 6）严禁员工私自将企业印章带出公司使用。若因工作需要，确需携印 章外出使用，需填写印章借出使用申请表 ，由综合部审核、总经理签 批后方可借出。印章借出期间，借用人只可将印章用于所申请事由，并对 印章的使用后果承担一切责任。 5.55.5印章管理人工作职责 1）印章管理人在盖章前应对所需盖章的文件进行审阅，如在文书的内 容、手续、格式等方面发现问题或疑问，应请示直线上级领导。重要文件 的用印，更要加强审阅工作，具体要求如下： 1.1)审阅用章申请表与用印材料的主题是否一致； 1.2)审阅已经审批的用印材料是否有涂改； 1.

10、3)审阅文本的空白处是否全部填写完毕或已划去； 1.4)审阅一式多份的材料，每份的内容是否一致； 1.5)审阅其他须特别审核的事项。 2）印章一律不得用于手写文件、空白纸张、证明、证件、合同、协议、 单据等文件的盖章。如因特殊情况需要盖章时，应经总经理书面批准； 3）印章管理人应设立印章使用登记台账，以备日后核查。 5.65.6印章的废止 1）企业印章如遇丢失、损坏或被盗时，保管人应及时向直线上级领导 汇报和书面备案，并及时办理作废声明和补刻手续； 2）印章如因废旧、企业撤销等原因需废止，由综合部负责办理相关的 废止手续。 二.公文管理规定 1 1目的 为规范、细化公司公文管理，提高公文处理质

11、量和效率。 2 2适用范围 适用于项目公司与城市公司的公文起草、发布等管理工作。 3 3术语与定义 3.1公文：是指公司或下属部门与政府部门、外界单位往来行文的外部 文件，及公司内部的各类文件的总称，但不包括管理文书与合同文件； 3.2管理文书是指流程、指引、制度、细则、办法、规定、手册、程序、 标准等管理性文件，管理文书由综合部发布管理； 3.3合同文件：包括公司与外部单位间订立的具有法律效力的合同、协 议及其附属文件，其管理规范遵循合同管理相关要求执行。 4 4职责 4.14.1各部门 1）负责本部门的公文协调处理工作； 2）行使权限内的收发文。 4.24.2综合部 1）负责公司的公文的收

12、发、流转工作； 2）负责公文所涉及到相关事项的跟进工作。 5 工作程序 5.15.1公文分类 公文种类主要有： 1）决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及 人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项； 2）通知：适用于批转下级单位的公文，转发上级单位和互相隶属单位 的公文；发布规章；传达要求下级单位办理和有关单位周知或者执行的事 项；任免人员； 3）通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况； 4）报告：适用于向上级单位汇报工作，反映情况，答复上级单位的询 问； 5）请示：适用于向上级单位请求指示、批准； 6）批复：适用于答复下级单位的请示事项； 7）意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法； 8）函：适用于不相隶属单位之间相互商洽工作，询问和答复问题；请 求批准和答复审批事项； 9）会议纪要：适用于记载和传达会议情况和议定事项。 5.25.2发文管理 1）公文的编写方法：公文一般由紧急程度、发文单位标识、发文字号、 签发人、标题、主送单位、正文、附件、成文日期、印章、附注、主题词、 抄送单位、印发单位和印发日期等部分组成。行文格式与规则要