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1、采购业务采 购 业 务1采购管理风险与关键点控制1.1采购管理风险：采购是指公司外购商品并支付价款的行为，在采购管理方面应当至少关注采购业务所涉及八种风险：1采购行为违反国家法规和公司制度规定，可能遭受外部处罚、经济和信誉损失。2采购未经适当审批或超越授权审批，可能因重大差错、舞弊、欺诈而导致损失。3请购依据不充分、不合理，相关审批程序不规范、不正确，可能导致公司资产损失、资源浪费或发生舞弊。4采购计划程序失控、依据不当、分解不到位与其他计划不协调，可能造成资源浪费。5未对供应商建立科学评估体系，可能由于供应商选择失误而给公司造成损失。6盲目签订采购合同、采购合同条款无效、不利或违约，可能造成
2、公司资金损失。7验收程序不规范，可能造成账实不符或资产损失。8付款方式不恰当、执行有偏差，可能导致公司资金损失或信用受损。1.2采购管理关键点控制公司在建立与实施采购内部控制过程中，至少应当强化对下列关键方面或关键点的控制：控制事项要控制的关键点岗位设置与审批1、建立采购业务岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责、权限。2、制定并严格执行采购业务申请审批流程。采购预算与计划1、开展合理并具有前瞻性的采购预算，并及时修正。2、制订与生产相协调的采购计划。3、构建一套切实可行的采购预算及计划管理制度。供应商选择1、建立供应商准入、考核、奖惩、淘汰制度。2、确定采购方式及供应商选择办法。3、建立并随时
3、更新供应商档案，加强供应商资格的动态审核。确定采购价格1、对公司的主要采购物资进行价格跟踪。2、健全采购定价机制，科学合理地确定采购价格。签订采购合同1、审核合同签约主体的资格。2、准确表述合同条款，明确权利、义务和违约责任。3、规范审查合同的合法性、可行性，做好已签约合同的保管工作。供应管理1、跟踪供应商的生产过程，加强巡视、点检或监造。2、加强对物流运输环节的管控。3、进行采购全过程的登记或信息化管理。验收及付款1、建立规范的采购验收程序、方法和标准。2、按照规定的方式及流程进行付款及对账工作。2采购管控职责与授权审批2.1采购管控职责建立采购管理的岗位职责制，明确相关部门和岗位的职责、权
4、限，确保办理采购业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。岗位类别主要职责不相容职责总经理1、审批采购部门各项规章制度。2、审批年度采购预算和采购计划。3、审议批准合格供应商名单。4、审批预算及计划采购项目。5、批准请购单和重要购货合同。1、拟定采购计划和购货合同。2、制定采购部门的各项规章制度。3、选择供应商。财务总监1、审核采购部门各项规章制度。2、审核年度采购预算和采购计划。3、审核预算及计划外采购项目。4、根据权限审批请购单和购货合同。1、审批年度采购预算和采购计划。2、审批预算及计划外采购项目。3、制定采购部门各项规章制度。采购部经理1、制定采购部规章制度和工作流程。2、编制年度采购预算
5、和采购计划。3、审核购货合同和采购订单。4、在授权范围内签订购货合同。5、办理大宗物资及重要物资的采购。6、组织进行合格供应商的选择和评审。1、批准采购计划及预算。2、批准计划外采购项目。3、选定合格供应商名单。4、填写采购订单。5、起草购货合同。采购员1、进行市场调查，填写询价比价单。2、负责起草购货合同和填制采购订单。3、提出付款申请。4、负责采购及办理退换货事宜。5、建立、更新与维护供应商档案。6、对供应商的质量、交货情况等进行评价。1、制定采购部规章制度。2、制定年度采购计划。3、审批购货合同和付款申请。财务部经理1、审核购货合同及付款申请。2、审批会计提交的付款凭证。3、参与合格供应
6、商评审。4、参与对供应商付款条件的商定。1、实施采购。2、编制采购预算和采购计划。3、执行具体结算工作。应付账款会计1、核对原始单据并入账。2、开具付款凭证。1、批准付款。出纳1、支付货款。1、编制付款凭证。采购物资使用部门1、编制本部门年度采购预算和采购计划。2、提出推荐供应商名单。3、提交请购单。4、参与检验采购物资的质量。5、参与合格供应商选择评审。6、对不合格及报废物资提出处理意见。1、实施采购。2、审批请购单。3、决定供应商名。质量部1、事先检验样货质量。2、检验所购物资的质量。1、实施询价比价。2、物资在库管理。技术部1、提供对所购物资的专业技术建议。2、参与对特有物资的技术检验工
7、作。1、采购物资的询价比价。仓储部1、参与外购物资的出入库验收。2、外购物资的标识、保管、收发。3、提出外购物资的补仓申请。1、具体实施采购。2.2采购管理岗位职责2.2.1采购部经理：岗位名称采购部经理部门名称/编号直接上级财务总监工作联系内部总经理、财务总监、质量部、仓储部、提出采购申请的各部门和本部门员工。外部潜在供应商、现有供应商、政府质检部门等。工作目标完成公司年度采购计划，降低采购成本，合理控制部门费用。序号工作职责负责程度1制定采购部有关采购管理制度，报上级审批后监督执行。全责2制订采购部年度、季度、月度工作计划及采购预算支出，报上级审批。全责3负责完成公司所需各类物资的采购任务
8、。全责4负责重大数量及重要物资的采购工作。全责5组织市场供货信息调研和供应商评审。全责6负责采购合同管理及合同纠纷的防范。全责7负责建立和完善供应商档案。全责8组织合格供应商的选择评审工作。全责9负责采购部内部管理的各项工作。全责确认我已准确理解，完全接受以上职责安排，并承诺全力履行以上职责！确认人： 确认日期：生效日期批准日期2.2.2采购专员：岗位名称采购专员部门名称/编号直接上级采购部经理工作联系内部采购部经理、仓库负责人、仓库管理员、质量部、提出采购申请的各部门。外部潜在供应商、现有供应商、政府质检部门等。工作目标保证公司所需物资的及时供应，确保采购物资的数量和质量符合公司的相关规定。
9、序号工作职责负责程度1填写采购订单，并跟踪订单，保证物资及时供应。全责2进行市场供需调查，编写市场调研报告，报上级领导审阅。全责3进行询价、比价，编写询价比价记录表，报上级领导审阅。全责4负责与供应商进行接触和谈判，尽量降低采购成本。全责5负责草拟购货合同的相关条款，报上级领导审阅。全责6负责办理不符合公司要求的采购物资的退换货工作。全责7审核购货合同的付款条款及采购发票、结算凭证等相关凭证，提交付款申请。部分8负责建立供应商档案，并及时进行更新。全责9参与合格供应商的评选工作。部分确认我已准确理解，完全接受以上职责安排，并承诺全力履行以上职责！确认人： 确认日期：生效日期批准日期2.3采购授
10、权审批制度1总则：1.1目的：为了达到以下目的，特制定本制度：1.1.1明确审批人对采购与付款业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施。1.1.2规定经办人办理采购与付款业务的职权范围和工作要求。1.2审批权限：采购业务中审批人应当在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。1.3审批效力：1.3.1采购员应当在职权范围内，按照审批人的批准办理采购与付款业务，严禁未经授权办理采购与付款业务。1.3.2对于审批人超越授权范围审批的采购与付款业务，采购员有权拒绝办理，并及时向审批人的上级授权部门汇报。1.4专家论证适用情形：对于重要和技术性较强的采购业务，采购部应当组织专家进行论证，实行集体
11、决策和审批，防止出现决策失误而造成严重损失。2采购过程控制：2.1请购：使用部门、仓储部门及其他相关部门根据公司采购预算、实际经营需要等提出采购申请，经部门负责人签字后，及时向采购部门提出采购申请。2.2审批：采购经理、财务总监、总经理根据规定的职责权限和程序对采购申请进行审核、审批。2.2.1采购预算内采购额在 万元以内的由采购经理审批，在 万元以内的由财务总监审批，在 万元以上的由财务总监审核、总经理审批。2.2.2采购预算及计划外采购项目均由财务总监审核、总经理审批。2.2.3对不符合规定的采购申请，审批人应当要求请购人员调整采购内容或拒绝批准。2.3采购：2.3.1采购经理根据经过审批
12、的请购内容组织采购员进行采购。2.3.2采购员进行市场调查，进行比质、比价，拟定供应商名单，经采购经理审核并提出参考意见，交总经理最终确定合格供应商名单。2.3.3采购部根据合格供应商名单进行采购谈判，采购员拟定采购合同后，交采购经理审阅，报香港负责人审批后签订购货合同。2.3.3.1采购计划范围内金额在 万元以内的采购项目合同，须由财务部审核后交采购部签订购货合同即可。2.3.3.2采购计划范围内金额在 万元以上 万元以下采购项目合同，须交财务部审核，财务总监审批后交采购部签订购货合同。2.3.3.3采购计划范围内金额在 万元以上的采购项目合同，经财务总监审核、总经理审批后交采购部签订合同。
13、2.3.3.4采购计划外的所有采购项目合同，须由财务部核对后，交财务总监审核、总经理审批后，签订购货合同。2.4验收：质量管理部门根据公司有关验收规定对采购的商品进行验收并入库，对于在验收中发现的问题应及时报告采购部门，采购员根据验收情况进行办理。2.4.1对于验收过程中出现的采购商品或劳务数量不符合公司规定的情况，采购员需提出解决方案，报采购经理审批。2.4.1采购的商品出现重大质量问题时，采购经理需组织管理层人员、质量管理部、财务部等部门开会共同讨论解决，解决方案报总经理审批后，由采购部负责处理。2.5付款：2.5.1财务部应付账款会计对采购业务的各种原始凭证进行审核，具体审核采购的各种单
14、据和凭证是否齐备，内容是否真实，手续是否齐全，计算是否正确。2.5.2应付账款在 万元以内的由财务总监审批，在 万元以上的由总经理审批。2.5.3预付款与定金在 万元以内的由财务部负责人审批即可，超过 万元且在 万元以内的由财务总监审批，在 万元以上的由总经理审批。2.5.4审核无误后交财务部应收账款会计开具付款证明，交出纳办理贷款支付，并通知采购员联系供应商。2.5.5账务处理：2.5.5.1财务部在采购单据齐全的情况下，按照会计核算规定及时、准确地编制记账凭证。2.5.5.2将请购单、订购单、验收单、外购物资入库单、专用发票以及进口物资的报关单等支持性凭证附在记账凭证的后面，如凭证资料较多，也可另外装订成册，注明索引号后存档。2.5.5.3每月应根据记账凭证准确、及时地登记入“存货”及“货币资金”“应付账款”
