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1、精品资料网(http:/)25万份精华管理资料,2万多集管理视频讲座XX五星级酒店采购管理制度 1、制定采购计划 (1)由酒店各部门根据每年物资的消耗率、损耗率和对第二年的预测,在每年年底编制采购计划和预算报财务部审核; (2)计划外采购或临时增加的项目,并制定计划或报告财务部审核; (3)采购计划一式四份,自存一份,其它三份交财务部。 2、审批采购计划: (1)财务部将各部门的采购计划和报告汇总,并进行审核; (2)财务部根据酒店本年的营业实绩、物资的消耗和损耗率、第二年的营业指标及营业预测做采购物资的预算; (3)将汇总的采购计划和预算报总经理审批; (4)经批准的采购计划交财务总监监督实
2、施,对计划外未经批准的采购要求,财务部有权拒绝付款。 3、物资采购: (1)采购员根据核准的采购计划,按照物品的名称、规格、型号、数量、单位适时进行采购,以保证及时供应。 (2)大宗用品或长期需用的物资,根据核准的计划可向有关的工厂、酒店、商店签订长期的供货协议,以保证物品的质量、数量、规格、品种和供货要求。 (3)餐饮部用的食品、餐料、油味料、酒、饮品等等,由行政总厨、大厨或宴会部下单采购部,采购人员要按计划或下单进行采购,以保证供应。 (4)计划外和临时少量急需品,经总经理或总经理授权有关部门经理批准后可进行采购,以保证需用。 4、物资验收入库: (1)无论是直拨还是入库的采购物资都必须经
3、仓管员验收; (2)仓管员验收是根据订货的样板,按质按量对发票验收。验收完后要在发票上签名或发给验收单,然后需直拨的按手续直拨,需入库的按规定入库。 5、报销及付款 (1)付款: 采购员采购的大宗物资的付款要经财务总监审核,经确认批准后方可付款; 支票结帐一般由出纳根据采购员提供的准确数字或单据填制支票,若由采购员领空白支票与对方结帐,金额必须限制在一定的范围内; 按酒店财务制度,付款30元以上者要使用支票或委托银行付款结款,30元以下者可支付现款。 超过30元要求付现金者,必须经财务部经理或财务总监审查批准后方可付款,但现金必须在一定的范围内。 (2)报销: 采购员报销必须凭验收员签字的发票
4、连同验收单,经出纳审核是否经批准或在计划预算内,核准后方可给予报销。 采购员若向个体户购买商品,可通过税务部门开票,因急需而卖方又无发票者,应由卖方写出售货证明并签名盖章,有采购员两人以上的证明,及验收员的验收证明,经部门经理或财务总监批准后方可给予报销。 采购部业务操作制度 1、按使用部门的要求和采购申请表,多方询价、选择,填写价格、质量及供方的调查表; 2、向主管呈报调查表,汇报询价情况,经审核后确定最佳采购方案; 3、在主管的安排下,按采购部主任确定的采购方案着手采购; 4、按酒店及本部门制定的工作程序,完成现货采购和期货采购; 5、货物验收时出现的各种问题,应即时查清原因,并向主管汇报
5、; 6、货物验收后,将货物送仓库验收、入库,办理相关的入库手续。 7、将到货的品种、数量和付款情况报告给有关部门,同时附上采购申请单或经销合同; 8、将货物采购申请单、发票、入库单或采购合同一并交财务部校对审核,并办理报销或结算手续。 仓库管理制度 1、仓库的分类: 酒店的仓库总的来说有:餐饮部的鲜货仓、干货仓、蔬菜仓、肉食仓、冰果仓、烟酒、饮品仓,商场部的百货仓、工艺品仓、烟酒仓、食品仓、山货仓,动力部的油库、石油气库,建筑,装修材料仓,管家部的清洁剂、液、粉、洁具仓,绿化部的花盆、花泥、种子、肥料、杀虫药剂仓,机械、汽车零配仓,陶瓷小货仓,家具设备仓等等。 2、物品验收: (1)仓管员对采
6、购员购回的物品无论多少、大小等都要进行验收,并做到: 发票与实物的名称、规格、型号、数量等不相符时不验收; 发票上的数量与实物数量不相符,但名称、规格、型号相符可按实际验收; 对购进的食品原材料、油味料不鲜不收,味道不正不收。 对购进品已损坏的不验收。 (2)验收后,要根据发票上列明的物品名称、规格、型号、单价、单位、数量和金额填写验收单,一式四份,其中一份自存,一份留仓库记账,一份交采购员报销,一份交材料会计。 3、入库存放: (1)验收后的物资,除直拨的外,一律要进仓保管; (2)进仓的物品一律按固定的位置堆放; (3)堆放要有条理、注意整齐美观,不能挤压的物品要平放在层架上。 (4)凡库
7、存物品,要逐项建立登记卡片,物品进仓时在卡片上按数加上,发出时按数减出,结出余数;卡片固定在物品正前方。 4、保管与抽查: (1)对库存物品要勤于检查,防虫蛀、鼠咬,防霉烂变质,将物资的损耗率降到最低限度。 (2)抽查: 仓管员要经常对所管物资进行抽查,检查实物与卡片或记账是否相符,若不相符要及时查对; 材料会计或有关管理人员也要经常对仓库物资进行抽查,检查是否账卡相符、账物相符、账账相符。 5、领发物资 (1)领用物品计划或报告: 凡领用物品,根据规定须提前做计划,报库存部门准备; 仓管员将报来的计划按每天发货的顺序编排好,做好目录,准备好物品,以便取货人领取; (2)发货与领货 各部门各单
8、位的领货一般要求专人负责; 领料员要填好领料单(含日期、名称、规格、型号、数量、单价、用途等)并签名,仓管员凭单发货; 领料单一式三份,领料单位自留一份,单位负责人凭单验收;仓管员一份,凭单入账;材料会计一份,凭单记明细账; 发货时仓管员要注意物品先进的先发、后进的后发。 (3)货物计价: 货物一般按进价发出,若同一种商品有不同的进价,一般按平均价发出。 需调出酒店以外的单位的物资,一般按原进价或平均价加手续费和管理费调出。 6、盘点: (1)仓库物资要求每月月中小盘点,月底大盘点,半年和年终彻底盘点; (2)将盘结果列明细表报财务部审核; (3)盘点期间停止发货。 7、记账: (1)设立账簿
9、和登记账,账簿要整齐、全面、一目了然; (2)账簿要分类设置,物资要分品种、型号、规格等设立账户; (3)记账时要先审核发票和验收单,无误后再入账,发现有差错时及时解决,在未弄清和更正前不得入账; (4)审核验收单、领料单要手续完善后才能入账,否则要退回仓管员补齐手续后才能入账; (5)发出的物资用加权平均法计价,月终出现的发货计价差额分品种列表一式三份,记账员、部门、财务部各一份; (6)直拨物资的收发,同其他入库物资一样入账; (7)调出本酒店的物资所用的管理费、手续费,不得用来冲减材料成本,应由财务部冲减费用; (8)进口物资要按发票的数量、金额、税金、检疫费等如实折为单价人民币入账,发
10、出时按加权平均法计价; (9)对于发票、税单、检疫费等尚未到的进口物资,于月底估价发放,待发票、税单、检疫费等收到、冲减估价后,再按实入账,并调整暂估价,报财务部材料会计调整三级账; (10)月底按时将材料会计报表连同验收单、领料单等报送财务部材料会计; (11)与仓管员校对实物账,每月与财务部材料会计对账,保证账物相符、账账相符。 8、建立档案制度: (1)仓库档案应有验收单、领料单和实物账簿; (2)材料会计的档案有验收单、领料单、材料明细账和材料会计报表。 物品、原材料采购制度 1、物品库存量应根据酒店货源渠道的特点,以掌握在一个季度销售量的一倍库存量为宜。材料存量应以两月使用量为限,物
11、料及备用品库存量不得超过三个月的用量。 2、坚持“凡国内能解决的不在国外进口,凡本地区能解决的不到外地采购”的规定。 3、各项物品、商品、原材料的采购,必须遵守市场管理及外贸管理的规定。 4、计划外采购或特殊、急用物品的采购,各部门知会财务部并报总经理审批同意后,方可采购。 5、凡购进物料,尤其是定制品,采购部门应坚持先取样品,征得使用部门同意后,方进行定制或采购。 6、高额进货和长期定货,均应通过签订合同的办法进行。 7、从国外购进原材料、物品、商品等,凡动用外汇的,不论金额大小一律必须取得总经理的批准,方予采购,否则财务部拒绝付款。 8、凡不按上述规定采购者,财务部以及业务部门的财会人员,
12、应一律拒绝支付,并上报给总经理处理。 物品、原材料盘查制度 1、物品、原材料、物料在盘点中发生的溢损,应对自然溢损和人为溢损分别作出处理。 2、自然溢损: (1)物品、原材料、物料采购进仓后,在盘点中出现的干耗或吸潮升溢,如食品中的米面及其制品、干杂货等,在升损率合理的范围内,可填制升损报告,经主管审查后,视“营业外收入”或“管理费”科目内处理; (2)超出合理升损率的损耗或溢余,应先填制升损报告书,查明原因,说明情况,报部门经理审查,按规定在“营业外收入”或“管理费”科目内处理。 3、人为溢损: 人为溢损应查明原因,根据单据报部门经理审查,按有关规定在“待处理收入”或“待处理费用”科目处理。
13、 物品、原材料损耗处理制度 1、物品及原材料、物料发生变质、霉坏,失去使用(食用)价值,需要作报损、报废处理。 2、保管人员填报“物品、原材料变质霉坏报损、报废报告表”,据实说明坏、废原因,并经业务部门审查提出处理意见,报部门经理或财务部审批。 3、对核实并核准报损、报废的物品、原材料的残骸,由报废部门送交废旧物品仓库处理。 4、报损、报废由有关部门会同财务部审查,提出意见,并呈报总经理审批。 5、在“营业外支出”科目处理报损、报废的损失金额。 食品采购管理制度 1、由仓管部根据餐饮部门需要、订出各类正常库存货物的月使用量,制定月度采购计划一式四份,交总经理审批,然后交采购部采购。 2、当采购
14、部接到总经理审批同意的采购计划后,仓管部、食品采购组、采购部经理、总经理室各留一份备查,由仓管部根据食品部门的需求情况,定出各类物资的最低库存量和最高库存量。 3、为提高工作效率,加强采购工作的计划性,各类货物采取定期补给的办法。 能源采购管理制度 1、酒店工程部油库根据各类能源的使用情况,编制各类能源的使用量,制定出季度使用计划和年度使用计划。 2、制定实际采购使用量的季度计划和年度计划(一式四份)交总经理审批,同意后交采购部按计划采购。 3、按照酒店设备和车辆的油、气消耗情况以及营业状况,定出油库、气库在不同季节的最低、最高库存量,并填写请购单,交采购部经理呈报总经理审批同意后,交能源采购
15、组办理。 4、超出季节和年度使用计划而需增加能源的请购,必须另填写请购单,提前一个月办理。 5、当采购部接到工程部油库请购单后,应立即进行报价,将请购单送总经理审批同意后,将请购单其中一联送回工程部油库以备验收之用,一联交能源采购组。 能源提运管理制度 1、采购部根据油库请购单提出的采购能源品名、规格、数量进行采购。 2、采购部将采购能源的手续办理好后,将有关单据、发票或随货同行单、提货单、提货地点、单位地址、电话等以及办妥提运证后,连同填写委托提货单据,交油库办理签收手续,便以安排提运。 3、各类油类、气类的验收手续,按油库验收的有关细则办理。 4、提货完毕,应及时通知铁路卸车专线负责人,把空车拖走。 5、验收情况要及时报告采购部。 仓库物资管理制度 1、酒店仓库的仓管人员应严格检查进仓物料的规格、质量和数量,发现与发票数量不符,以及质量、规格不符合使用部门的要求,应拒绝进仓,并立即向采购部递交物品验收质量报告。 2、经办理验收手续进仓的物料,必须填制“商品、物料进仓验收单”,仓库据以记账,并送采购部一份用以办理付款手续。物料经验收合格、办理进仓手续后,所发生的一切短缺、变质、霉烂、变形等问题,均由仓