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1、中国建筑标准设计研究所质量管理体系文件公 文 管 理 办 法文件编号：QSC-02-2002批准人：修改码： 0/A 公文管理办法1 目的为使我所的公文管理工作加更加规范化、制度化、科学化。2 范围本办法适用于本所公文的收文和发文两部分。a收文包括：签收、登记、分发、拟办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序。b发文包括：拟稿、审核、签发、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。3 职责 办公室负责公文的归档管理及文书档案的管理。4 管理内容4.1 收文4.1.1 外单位的来文，经办公室负责人按来文内容、性质提出拟办意见后，分送有关部门阅办或领导阅批。4.1.2 对盖“急件”章的特件或有
2、时间限制的文件要立即处理，对一般文件的办复时间一般不超过3天。4.1.3 负责公文处理的工作人员，要及时了解公文的办理情况，按文件要求领导批示经常督促、检查和催办，直到承办完毕。做到件件有着落，事事有交待。4.1.4 对机密文件，各部门应指定专人负责办理，办完后立即退到办公室存档。4.1.5 文件原件除在拟办中注明最后存档单位的外，办完后一律送交所办公室留存。4.2 发文 4.2.1 管理规范4.2.1.1 凡以通知、通报、批复、决定、意见等形式下发的公文为内部公文，由所主管部门负责起草。凡以所或所办公室名义向上级领导提交中国建筑标准设计研究所质量管理体系文件公文管理办法文件编号：QSC-02
3、-2002批准人：修改码： 0/A 的请示、报告、意见或是寄发合作单位的函、通知等上发公文，均由所责任部门或涉事部门草拟。4.2.1.2 上级下发的一般性公文，下发时间不超过一天，紧急公文当即办理。4.2.1.3 以所的名义发出的公文，应经主管领导签发。下发内部公文时，必须经所领导签发。以办公室名义下发的公文应经办公室负责人签发。4.2.1.4 对有关提请院做出批示、答复的请示、意见，必须按院有关规定处理。4.2.1.5 所各部门发文，统一使用所编制文号。4.2.2 管理要求4.2.2.1 对领导已签发的文稿，不得再作修改，需作修改的，要报经签发领导同意。4.2.2.2 报给上级的请示，应当一文一事，不得在公文中夹带请示事项。4.2.2.3 公文中的人名、地名、时间，数字、引文要准确，汉字、缩略语、标点符号要标准。4.2.2.4 公文结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。4.2.2.5 公文正文部分应使用3号仿宋体汉字，从左至右横排，公文用纸采用标准A4型纸。4.2.2.6 行文应当确有需要，内容力求主题明确、条理清晰、文字简练，并正确选用公文文种。5 立卷、归档、销毁 公文的立卷、归档、销毁，按文书档案管理办法（QSC-03-2002）执行。
