2020年（工作手册）某集团行政工作手册(DOC 80页)

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1、 1 道和集团道和集团 行政工作手册行政工作手册 发布日期 发布日期 签发人 签发人 2 序言序言 热烈欢迎您加入道和集团 感谢您的选择和对我们的信任 道和集团是一家充满梦想与责任的企业 永远把帮助别人做为企业的经营宗旨 对于我们的同事 公司会本着双赢的原则提供卓越的发展平台 让您的聪明才智得以充分的发挥并有所成就 相信随着公司的发展 您也会在这里拥有属于自己的一片 天空 本手册将介绍道和集团的行政管理哲学 系统的解释行政各项规章制度及工作方法 简述内容重点 以便您尽快熟悉 适应并顺利地开展各项行政工作 友情提醒 本手册为企业内部管理资料 请您注意保管 不要外传 适用范围 本手册适用于广东道和

2、投资产业集团有限公司 集团旗下产业公司可参照本制度执行 修订原则 公司在遵守国家法律法规的前提下 根据公司经营发展的需要 对本手册进行修改 并征求同事们 意见 经集团董事长批准并公布后生效 欢迎您对公司政策及本手册提出宝贵意见 集团行政部会将修 改后的行政工作手册于公司内部 OA 平台上进行公布 公司所有同事有义务随时了解行政工作手册内容 并依照遵守 批准与解释 本手册经集团董事长批准并公布后实施 由集团行政部负责解释 如有不明事项 请向集团行政部 咨询 3 4 目目 录录 第一部分第一部分 行政管理制度行政管理制度 1 项目筹建行政职能 1 集团文件管理制度 2 印章管理规定 3 档案管理规

3、定 4 台帐管理规定 6 会议组织管理规定 6 安全管理规定 8 保安管理规定 9 保洁管理规定 10 IC 卡 钥匙管理规定 11 办公用品管理规定 13 资产管理规定 14 办公电脑使用管理规定 16 手提电脑配备管理规定 17 司机 车辆管理规定 18 办公室 6S 管理规定 20 办公环境的管理规定 22 员工着装管理规定 23 行政前台接待工作管理规定 25 接送机行政服务标准 26 行政管家计划的实施规定 30 行政费用预算管理规定 32 行政制度罚则 32 第二部分第二部分 附表附表 36 一 行政类项目立项预算总表 36 二 装修工程建造申请表 37 三 建造决算项目报表 38

4、 四 发文审批表 39 五 印章刻制申请表 40 六 印章外借登记表 40 七 印章保管台账 40 八 行政台账 日记账 参考表 41 九 行政台账 月度报表 参考表 41 十 IC 卡 钥匙补领申请表 42 十一 月度办公用品需求计划表 42 十二 供货商比价信息表 42 十三 月度固定资产购置计划表 43 十四 集团 预算内 固定资产采购申请表 43 十五 集团 预算外 固定资产采购申请表 44 十六 资产领用登记表 44 5 十七 月度资产台账报表 44 十八 资产盘点表 45 十九 资产处理申请表 45 二十 资产维修申请单 45 二十一 车辆维修保养申请单 46 二十二 行车记录表

5、46 二十三 来访人员登记表 46 第三部分第三部分 行政审批流程行政审批流程 47 一 集团行政内部审批流程 47 二 集团各部门行政事项审批流程 48 三 子公司行政事项审批流程 49 第四部分第四部分 行政制度模版及参考标准行政制度模版及参考标准 51 一 公文模板 51 二 会议纪要格式模板 55 三 行政事项执行标准 56 一 云来斯堡办公区保洁员清洁工作步骤及检验标准 56 二 清洁后物品摆放参考标准 58 三 台式机配置参考标准 62 四 组装机配置标准 62 五 笔记本电脑配置参考标准 63 六 办公用品配置标准 63 七 行政公务车辆收费标准 64 八 6S 办公区域执行标准

6、 66 九 6S 员工着装执行标准 71 十 6S 管理评分标准 74 四 广州白云国际机场平面图 77 1 第一部分第一部分 行政管理制度行政管理制度 项目筹建行政职能项目筹建行政职能 一 项目筹建概述一 项目筹建概述 一 目的 规范项目启动前的计划性 依据企业发展的中长期规划提出框架性的设想 二 适用范围 项目筹建的行政准备 含租赁 装修 家具 设备及预算等 二 项目筹备二 项目筹备 一 规划方案已通过 新项目的架构规划 部门设置 人员数量 办公区域 三年内发展规模等框架已 形成并确认 依据规划信息进行办公区面积的核算并选址 二 选址的同时 将办公室设计风格 VI LOGO 等识别信息的确

7、认工作并列进行 三 编制 行政类项目立项预算总表 附表一 三 项目租赁与装修三 项目租赁与装修 一 依据核算后的项目办公面积及所定区域进行选址确认 谈判内容包括 建筑面积与实用面积的比率 租金 管理费 空调水电费 免租期 税金 备案信息等 签订物业租赁合同 二 合同签订需附业主房产证复印件 核实原件 业主营业执照 组织机构代码证或身份证明 物业 所在楼层平面图纸版及电子版 三 通过招投标方式选择办公室装修的设计与工程施工方 明确对资质的限定 出具平面图 效果图 议价后的报价方案 填写 装修工程建造申请表 附表二 审批选择合作商 签订设计与工程施 工合同 合同中明确工期 四 设计与施工合同需附合

8、作单位资质认证 营业执照 组织机构代码证 项目负责人资质证明等复印 件 核实原件 及工程进度表 五 装修合作商确定后需立即确认消防与空调施工方 消防与空调施工单位一般挂靠所在物业单位 通 过招投标价格对比后 审批选择合作商 签订消防与空调施工合同 明确工期 合同附件资料与装 修单位要求一致 六 办理物业验收交场 装修进场及消防报建手续 七 装修及消防进场施工后 即联络采购部洽谈办公家具 弱电工程 软装 办公设备等合作商 审批 选择供应商 签订供货合同 明确交货期 八 跟进工程进度 确保工程按时完工 认真完成工程验收 四 项目决算与资产备案四 项目决算与资产备案 一 工程结束后 填写 建造决算项

9、目报表 附表三 审批确认与审计稽核 对整个项目出具审计报 告 2 二 正式进驻办公前需对项目筹建期所购资产进行首次盘点 将盘点表呈报集团行政部进行数据核查 确认无误后进行资产信息备案 并由集团资产管理员指导项目资产管理员进行 NC 系统资产信息录 入 集团文件管理制度集团文件管理制度 一 文件管理一 文件管理概述概述 一 目的 为了规范文件下发 传达 提高管理效率 结合公司的实际情况 特制订本制度 二 适用范围 集团的各类文件 包括综合管理类 人事任免类 以及制度颁布 修订类 此制度产业 公司可做为参考 形式可以一致 但流程按产业公司的执行 二 制度内容二 制度内容 一 一 文件发布文件发布

10、1 公司级文件 政策类 大型项目 需跨部门执行 类事项必须以公司文件形式下发 发布部门为 总裁办 2 公司日常运营管理工作中 有关各部门内部的工作安排部署 传达上级指示等事项 由主管部门 OA 通知执行 二 二 文件分类标准及编号规则文件分类标准及编号规则 1 公司级文件下发主要包括以下四类 A 类 综合管理类 公司级事项通知 通报以及短期政策 包括奖罚通报 短期管理政策等 B 类 人事任免类 公司的各类人事任免书 C 类 制度颁布 修订类 各类制度颁布和修订的通知 2 各类文件按编号规则单独编号并使用独立的流水号 三 三 文件的格式文件的格式 文件一般由标题 发文编号 签发人 密级 紧急程度

11、 正文 附件 发文时间 主送单位 部门 抄送单位 部门 等部分组成 四 四 发文的程序发文的程序 1 拟文 需发文部门负责起草文件 文稿拟好后 拟稿人应在 OA 上填写 发文审批表 附表四 2 核稿 3 拟发文部门须在 发文审批表 附表四 申请部门总监意见 处签字 签字人为部门总监 无 部门总监的 由分管副总直接签字 签字人对文稿内容和质量负责 3 会签 拟稿确定后需要会签 由部门总监或分管副总决定相关会签部门 会签前先以 OA 发送电子版文件 到各会签部门负责人 各会签部门负责人应当在 1 个工作日 24h 内进行审阅并回复意见 4 审批 文稿审核 会签后 送呈董事长批准 5 下发 董事长批

12、准后交由总裁办秘书统一编号下发 6 传阅 文件下发后要求各部门有针对性地开展相关培训 传达文件的内容 五 五 文件的归档文件的归档 各类文件统一由总裁办秘书登记 存档 包括文件原件及审批表 各发文部门同时自行登记 留 存副本 各部门指定专人 原则上由助理 内勤兼任 负责接收各类文件 并于第一时间向部门经 理汇报 同时负责接收文件的归类 存档 六 六 文件的密级文件的密级 1 文件的密级由发文部门确定 2 文件的密级程度由低到高依次为 公开 秘密 机密 3 公开 级别为对全公司发布的文件 4 秘密 级别为向公司内部一定范围和层级人员发布的文件密级 禁止在指定发放范围外传播 严禁流出公司范围 5

13、机密 级别为向公司特定人员发布的高等级文件密级 严禁在特定发送人员名单之外传播和谈 论 七 七 文件的有效期文件的有效期 任何文件都必须在文件正文和审批表中注明文件适用的有效期限 印章管理规定印章管理规定 一 印章管理概述一 印章管理概述 一 目的 为保证印章使用的合法性 严肃性和可靠性 杜绝违法行为 维护公司利益 特制订本管理 制度 二 适用范围 公司印章包括公章 法人代表名章 专用印章等印章的管理 4 二 印章类别二 印章类别 一 公章 刻有公司的法定名称 正式代表公司的权力和职责的印章 用于公司下发的正式文件 以公司名义 发出的对外函件及报表 以公司名义签订的非经济类协议书 其他须加盖公

14、章的文件材料等 二 法人代表名章 刻有法人代表姓名 代替手写签名 加盖在文件或凭据上以示负责的印章 用于公司开具的支票 其他须加盖法人代表名章的凭证与法律文书 三 专用印章 为行使某一项专门性业务而使用的印章 印文中除刊有公司的法定名称外 还刊有专门的用途 包 括有财务专用章 含发票章 合同专用章 业务专用章等 三 印章的刻制申请 使用三 印章的刻制申请 使用 一 公司注册成立时的印章刻制由法务部统筹办理 完成注册后法务部对公章进行保管 对财务印章进 行移交 办理交接手续 移交后由接手部门进行保管 二 私自刻章无效 因公刻章填写 印章刻制申请表 附表五 三 公章 合同章使用的审批流程按法务部标

15、准执行 其他印章的使用由主管部门负责管理 使用人外 借公章须填写 印章外借登记表 附表六 四 印章的保管责任四 印章的保管责任 一 公章 合同专用章 法务部第一负责人负保管责任 二 财务专用章 财务部第一负责人负保管责任 三 法定代表人名章 发票专用章 由财务部第一负责人指定财务人员保管 任何时候财务专用章与法 定代表人名章不得指定同一人保管 五 印章的停用与销毁五 印章的停用与销毁 一 单位名称变更 撤销 或因为业务内容发生变化 公司或部门决定停用的印章 应立即交法务部注 销 法务部在 印章保管台账 附表七 中注明 停用日期 在封存 30 天后进行销毁 二 印章丢失 印章保管人应立即向法务部

16、报失 由法务部对外公告作废 档案管理规定档案管理规定 5 一 档案管理概述一 档案管理概述 一 目的 为保证档案资料的准确性 完整性 连续性 以利于后续查阅 借鉴 二 适用范围 公司的档案包括管理类文件 证照文件 资信文件 合同文件 技术和设备文件 声像 信息类等其他重要文件资料的管理 二 档案管理范围二 档案管理范围 一 管理文件 在经营活动中具有重要依据的各类文件 包括规章制度 部门岗位职责 年度工作总结 和计划 大事记 各类公函 会议纪要 二 证照文件 经营活动中产生的各类证件 执照等 三 资信文件 验资 审计 评估报告等 四 合同文件 经营活动中产生的各类合同 协议等 五 技术和设备文件 设备 技术 售后资料等 六 声像信息类 公司具有重要价值的 或用于营销策划广告的照片 录音 录像 电子文件等 七 其他需要归档的重要文件 三 档案管理部门三 档案管理部门 一 总裁办指定专人负责集团文件档案的收集与管理 二 法务部负责证照文件 资信文件 合同文件档案管理工作 借阅或外带按法务部流程办理 三 人事 财务 项目 行政等专业档案管理可由各自职能部门指定专人负责 四 档案管理要求四 档