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1、 会计档案管理 重庆市档案局业务指导处左莉63899392 一 会计档案管理的依据 财政部 国家档案局 会计档案管理办法 财会字 1998 32号 重庆市档案局重庆市财政局关于进一步规范会计档案整理工作的通知 渝档发 2010 26号 二 会计档案的归档范围 本单位形成的会计凭证 会计帐簿 财务报告 银行对帐单 银行存款余额调节表等会计核算专业材料 本单位的经费预算 财务收支计划以及各种财务制度 财务管理文件材料 纳入文书档案立卷 会计档案移交清册 会计档案销毁清册归入全宗卷 注 预算通知单归入文书档案进行整理 保管期限10年 三 会计档案的分类 会计凭证类 原始凭证 记帐凭证 汇总凭证 其他
2、会计凭证 99年后的工资册 会计帐簿类 总帐 明细帐 日记帐 固定资产卡片 辅助帐薄 其也会计帐薄财务报告类 月报 季报 年度财务报告 包括会计报表 附表 附注及文字说明其他类 余额调节表 银行对帐单 四 会计档案的保管期限 会计凭证类 15年会计帐薄类 现金出纳帐 银行存款日记帐25年总帐 明细帐15年财务报告类 月报 季报5年年度决算报告永久其他类 余额调节表 银行对帐单5年其余各种会计档案的保管期限按 会计档案管理办法 附表一 二执行 五 会计档案的整理会计档案分类 分保管期限进行整理 一 会计凭证的整理1 会计凭证的装订 按月分开并按凭证号顺序排列 折叠整齐 规范 拆除金属物 加具凭证
3、封面 用线绳或塑钉装订成卷 厚度1 2厘米 不超过2 5厘米 装订后密封 加盖经手人章或财务专用章 2 填写会计凭证封面项目3 排列会计凭证同一年度按记账分类 按月先后顺序排列 4 编号在每册会计凭证封面上编制案卷号 跨年度拉通编制 或分年度编制 跨年度编号的最大号不超过999 5 装盒按会计凭证的排列顺序 依次将凭证装入凭证盒内 一盒可装一卷或数卷 并填写凭证盒封面项目 企业 事业单位可在凭证盒盒脊上端填写档号 会计档案凭证盒 6 编目 会计凭证应逐卷编目 会计凭证案卷目录 会计凭证目录应加封面 会计档案案卷目录全宗名称 类别 保管期限 年度 二 会计账簿 财务报告及其他类会计档案的整理 1
4、 装订会计账簿 财务报告及其他类会计档案区分类别和保管期限立卷 用线和不锈钢钉装订 订本账保持原装订方式 2 封面要求会计账簿 财务报告及其他类会计档案 装订时应加封面 封面格式如下 订本账和已有封面且封面内容能揭示会计档案内容的 无需再加封面 只在封面上加盖归档章 归档章格式如下 3 排列 永久保管的财务报告按年度顺序依次排列 定期保管的会计账簿 财务报告及其他类会计档案 按年度顺序依次排列同一年内按保管期限从高至低排列 也可区分保管期限按年度顺序排列 个别单位工资册未入凭证的 排入定期内 企业 事业单位分年度 分类别排列 4 编号 编页号 编案卷号按排列顺序编案卷号 跨年度编制 最大不超过
5、999 企业 事业单位分年度 分类别编制案卷号 5 装盒 按会计档案排列顺序 依次装入会计档案盒 一盒一卷或数卷 盒内末放置一张备考表 并填写相关项目 企业 事业单位档案盒封面只填全宗名称一栏 盒脊上端填写档号 档号编制格式 9 1 2009 1 即为2008年会计凭证第一卷 9 2 2009 1 2008年会计账簿第一卷 备考表 6 编目 会计档案应逐卷编目 案卷目录应加封面 格式如凭证目录封面格式 企业会计档案的排列 编号 企业会计档案的分类排列仍按 工业企业档案分类试行规则 国档发 1991 20号 执行 分年度 分类别 四大类 排列 编号在编制目录时 案卷号 改为 档号 档号编制格式
6、9 1 2008 1 即为2008年会计凭证第一卷 9 2 2008 1 2008年会计账簿第一卷 六 会计档案的销毁 一 成立鉴定小组应在机关分管负责人的领导下 由本单位档案机构和会计机构有关人员共同组成鉴定小组 二 对于保管期满但未结清的债权债务的原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证 不得销毁 应抽出组卷 并保管到未了事项完结为止 对于抽出组卷的会计档案应在销毁清册和保管清册中注明 三 对需要销毁的会计档案应按程序销毁 1 由鉴定小组提出销毁意见 编制销毁清册 会计档案的名称 卷号 册数 起止年度 档案编号 应保管期限 已保管期限 销毁时间 2 单位负责人在销毁清册上签署意见 3 由档案机构和会计机构共同派员监销 国家机关由同级财政部门 审计部门派员监销 财政部门由审计部门派员监销 4 监销人按销毁清册 清点应销毁的会计档案 销毁后在销毁清册上签名盖章 并将情况报告单位负责人
