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1、文秘和办公室工作学习资料（第35期）张家口市人口计生委办公室 2006年7月25日搞好协调是办公室主任的重要职责办公室作为机关的综合办事机构，是沟通上下左右、联系四面八方的桥梁和纽带，是领导的助手和参谋。搞好协调是办公室主任的一项重要职能，是衡量办公室整体素质水平的重要体现。一、增强协调意识，处理好四大关系协调，是办公室主任协助领导进行管理的基本职能，也是一项十分重要而且难度很大的工作。很多工作由于多家负责，你中有我、我中有你、职责交错、利益相兼的问题，往往是导致部门之间意见分歧和相互矛盾的一条重要因素。因此，做好协调工作具有重大意义。办公室主任在协调工作中，要站在全局的高度上，正确处理好整体
2、与局部、局部与局部之间的利益关系，最后在全局利益上达到协调统一。增强协调意识，要处理好四大关系。一是处理好重点和一般的关系。办公室主任服务的对象很多，有领导和群众，有上级和下级，有在职干部和退休干部，有上级机关和下级机关。在这些关系的协调中，既要保重点，又要兼顾一般，要学会“弹钢琴”。保不住重点不行，只顾重点不顾一般也不行。二是处理好对上负责和对下负责的关系。对上要在服从中参谋，做到既发挥参谋作用又不越位包办，既坚持真知灼见又坚决执行领导意图。对下要在领导中服务，既要按照领导的指示精神加强对下属的领导，又要牢固树立领导就是服务的思想。三是处理好中心工作和日常工作的关系。既要抓住中心工作，又要抓
3、好日常工作，二者不可偏颇，要把二者统一起来，做到两手抓，两手都要硬。四是处理好办公室和各处室的关系。办公室与各处室都是机关的组成部分，没有高低贵贱之分，没有老大老二之分，关系都是平等的。办公室首先要树立为各处室服务的观念，尊敬各处室，服务各处室，经常主动地征求各处室对办公室工作的意见，不断改进工作。二、做到“四勤”，努力提高协调素质办公室主任的工作，不仅需要强烈的事业心和责任心，而且需要具备很强的协调素质。办公室主任的协调素质需要很多，但概括地说，要努力做到“眼勤、耳勤、脑勤、手勤”，通过广泛的“看、听、思、写”来认真地分析、研究、协调问题，要眼观六路，耳听八方，多思善谋，精于写作。只有这样，
4、才能结合自己的工作特点和性质，切实搞好调查研究，高质量高水平地为领导出谋划策，作好协调工作。（一）眼勤，勤于看。一是要发挥“近水楼台”的优势，把纸上得来的和实地考察来的有机结合起来，创造性地掌握调查研究的方法，做到勤看会看。办公室抓总合成，接触面宽，每天都要处理大量的公文材料。因此，办公室主任要学会当材料库，通过细心观察，日积月累，摘存资料，获取大量的、有参考价值的第一手资料，并对这些资料及时进行整理和综合分析，从中梳理提炼出新情况、新问题、新观点，以获取面上的情况。在此基础上对所掌握的第一手材料由此及彼由表及里地调查研究，以印证材料的真实性和可靠性。二是要在收集资料调查研究的基础上，深刻领会
5、领导意图，要把精力放在领导最关心、最迫切需要了解和解决的问题即领导关注的热点问题上，积极主动地为领导提供决策依据。只有这样，办公室主任在工作中，才能了解“气候”，掌握“火候”，说到关键之处，干到点子上，取得事半功倍的效果。（二）耳勤，善于听。办公室是从属于领导工作并为领导服务的辅助性工作，它的从属性和服务性决定了办公室工作形态上的被动性。因此，办公室工作在很多情况下，是靠听来接受领导的指示，理解领导的意图，传达工作精神的。所以，我们要讲究听的艺术，做到善于听，把耳朵听和脑子想结合起来，边听边想，提高听的效果。（三）脑勤，敏于思。毛泽东同志说，“感觉到了的东西，我们不能立即理解它，只有理解了的东
6、西才能更深刻地感觉它。”了解了情况，搜集了材料，还需要我们认真地分析研究，对所获取和掌握的情况，进行科学地分析和归纳，探索事物的本质规律。这就要求我们要勤于动脑，善于动脑，把得来的材料加工整理，弃其糟粕，取其精华，从中分析综合提炼概括出有价值的东西来。（四）手勤，精于写。写是机关工作人员的一项综合能力的反映，是办公室人员的必备条件。提高写作水平，写好文章的要求很多，但最重要的有以下几个方面：一是内容新颖，具有独创性。写文章既不能忽视前人的成果，又不应受前人已有结论的束缚。既要汇总、综合来自各方的资料，又必须结合本单位、本部门、本地区的实际，认真分析，不断探索，提出自己的新的、独特的观点。二是持
7、之有故，言之成理，具有科学性。持之有故，就是以事实为根据，有据可查；言之成理，就是条理清楚，观点明确；科学性，就是客观地、真实地反映其本来面目，有一是一，有二是二，既不夸大也不缩小。三是行文严谨，具有简洁性。“文以辩洁为能，不以繁缛为巧”。写文章一定要在认真调查研究、广泛搜集资料的基础上，锤炼文章的逻辑性，使论点论据一环紧扣一环，直至导向结论。三、掌握协调方法，搞好四个方面的服务办公室主任要出色的履行自己的职责，必须注意和不断改进协调方法，搞好以下几个方面的服务。一是传递信息、调查研究，为领导决策提供服务。办公室要善于掌握工作重心，紧紧围绕本单位的工作目标和主要任务以及需要领导决策的重大问题，
8、积极主动地组织与参与各种调查研究，通过信息的收集、筛选、传输等项工作，把调查中获得的大量第一手材料，进行综合分析，去粗取精，去伪存真，由此及彼，由表及里，从中理出完成各项工作任务和进行决策的有利因素与不利因素，及时向领导反馈，协助领导实施科学的宏观决策和有效的指挥，保证各项工作目标和任务的圆满实现。首先，在领导决策前，办公室主任要通过调查研究，协助领导广泛收集同决策密切相关的各种情况，然后进行可行性研究，经过加工和筛选，为领导提出可供选择的多种方案。其次，在领导决策中，办公室主任要通过调查研究，收集和整理方方面面的意见和反应，为领导冷静周密的思考提供准确的依据，坚定领导决策的信心和决心。最后，
9、在领导决策之后，办公室主任要通过调查研究，了解和掌握决策意见的贯彻执行情况、可供借鉴的典型经验、需要解决的某些问题，协助领导搞好跟踪反馈，保证决策贯彻落实，或根据客观变化的形势及时进行调整和充实。二是承上启下，搞好环节服务。各单位在长期工作中逐步形成了一定的领导层次和隶属关系，建立了一整套有秩序的指挥、联络系统和工作体系，办公室就是这个工作体系中最靠近指挥中心的中枢环节。为保证整个工作体系能够按指挥中心的指令有秩序、快节奏、高效率地运行，需要办公室主任做大量承上启下的工作。一方面要组织力量把领导的大量决策、指令下达给所属部门或基层群众；一方面又要把大量的情况、信息上报给领导，确保上下左右之间的
10、联系畅通无阻。在承上启下的工作中，办公室主任要起到“总调度”的作用，做到迅速、准确、及时。三是做好会议的组织准备工作，搞好会议服务。组织会议，是办公室主任做好协调工作的一项重要职能。第一，会议召开前，要充分听取领导和有关部门的意见，协助领导确定会议的中心议题和主要事项，组织编制会议日程，起草或审查会议通知，安排撰写和印刷会议文稿，落实与会人员的接待工作和食宿安排，会场布置等。第二，会议进行中，要根据会议的进展情况和需要，及时地提供会议服务和会议所需要的各种文字材料，保证会议的圆满成功。第三，会议结束之后组织人员整理会议纪要、决议，修改会议报告，催办、落实会议所确定的重要事项，贯彻好会议精神。这些工作虽然不要求办公室主任每项都亲自去做，但是必须对各个环节进行督促检查，不能出现纰漏或失误。要充分发挥“总管家”的作用，不仅要及时向领导反馈会议进展状况，而且要及时反馈与会人员的思想情绪和意见要求，以便领导采取相应的措施，提高会议质量，确保会议达到预期的目的。四是当好机关的“总管”，搞好后勤服务。搞好后勤服务是办公室主任的一项重要职能，这就要求办公室主任在紧紧围绕中心工作当好参谋助手，提高综合能力的同时，还要把全体工作人员的衣、食、住、行挂在心上，要经常过问每个工作人员的疾苦，努力为他们解除后顾之忧，使每个同志都能感受到组织上的关怀，激发他们更加自觉地做好工作的热情。 6
