(2020)(办公文秘)如何与秘书及前台打交道(doc 21)

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1、(一)如何与前台打交道我们的销售人员在电话行销中遭受到接待人员阻拦而得到的挫折太大了。接待人员总是挡在我们和决策者进行实质接触的大门之外。在这里提供你一些诀窍,让你利用人性和心理学,增加突破的机会,获得见面的机会。你还可以选择你个人风格的方法,或者根据对方的反映随机应变。1)克服你的内心障碍;-不妨了解你为什么对于没法突破接电话的人,会觉得心理很惶恐:是否因为过去的经验造成的心理障碍;必须突破这种心理障碍; 是否从小就被教导:跟陌生人通电话要客气。 否觉得买方公司是你的衣食父母,你不敢轻易冒犯。 你是否站在接电话的人的角度思考,想象他将如何拒绝你。如果你这样想,就变成了两个人在拒绝你。 2)注

2、意你的语气-好象是打给好朋友;-早安,请问张先生在吗?不要说:我是XX要说出公司的名称。不要说我是XX的XX人, 如果接电话的人说出他自己的名字,就说:嗨,李小姐,请问张先生在吗? 3)将接待人员变成你的朋友;-你以平常的开场白说:早安!我是XX,我想跟张先生谈谈,请问您尊姓大名? 接电话的人说:我是他的秘书,李小姐。 你说:假如你是我,而你必须跟张先生谈谈,你要怎么办呢? 4)避免直接回答对方的盘问;-接电话的人通常会盘问你三个问题:你是水?你是哪家公司?有什么事情?如果你不直接回答这些问题,他们就不知道该怎么办。你或许该这样回答: 我很想告诉你,但是这件事情很重要,我必须直接跟他说。 我也

3、不确定。 你觉得这会讲很久吗?我是打长途电话呢! 喂喂,你那边在下雨吗?5)使出怪招,迂回前进;让接电话的人措手不及,不要让自己听起来就象推销员,要使出些怪招让对方失去戒心。-例如: 对方:这是某某公司,您好! 你:嗨!张先生在吗? 对方:请问你是哪家公司? 你:我也不知道,所以我才打电话找她。 对方:你要推销什么? 你很迷惑地说:我实在搞不懂。 对方提高声音再问一次:你要推销什么吗? 你还是很迷惑地说:有没有可能是李勇要卖东西给我? 6)摆高姿态,强渡难关。-你跟陌生人讲电话都是这样的吗?你老板交代你要这样吗? 你帮我转电话之前,还想知道关于我个人什么事? 你为什么不让我跟你的老板说话? 你

4、不转这通电话,公司将会因此而失去赚钱的机会,你愿意冒这个风险吗? 既然你不愿意接电话,能不能告诉我你的名字?如果贵公司还有人打电话来询问,我就可以告诉他,我曾经跟谁谈过了。 7)别把你的名字跟电话号码留给接电话的人。如果买方不在或是没空,再找机会试试。-如果你是我,你会再打电话来吗?我想我再打电话过来,什么时间比较恰当? 8)对于语音信箱;-如果是语音信箱,通常不必留下任何讯息。 不过要仔细听他的声音,想象以后如何沟通比较好。 如果在语音信箱留话,务必令人印象深刻。 你可以这么说: 有三个理由你一定要打电话给我。 将这通留言消去,并不能消去你的问题。 将这通留言消去,你可能付出很高的代价,你愿

5、意冒这个风险吗? 你还可以,先留下你的名字和电话号码,然后在重要事项讲一半时切断电话,好象是电话线突然中断一样。销售技巧之绕过前台31法 1.在找资料的时候,顺便找到老板的名字,在打电话的时候,直接找老总,若对方问到我是谁,我会说是其客户或者朋友,这样找到的机会大一些;(装老板朋友/客户(与外有业务联系的部门是比较好转的,如:人事招聘,销售,市场,广告,采购。)2.多准备几个该公司的电话,用不同的号码去打,不同的人接,会有不同的反应,这样成功的几率也比较大。3.随便转一个分机再问(不按0转人工),可能转到业务员那里或人事部,这样就躲过前台啦,然后就看如何与非前台人员如何沟通了,没准一下转到老总

6、那里,呵呵!4.直接告诉前台建网站有好处,或者做推广的必要性,让她无法拒绝!5.如果你觉得这个客户很有戏,你就不要放弃,可以找另外一个同事帮你打,顺便考考你的同事,也可以学到新的方法!6、事态严重化(使无权处理)例如:(对于房产公司)你好,我有一栋楼要出租,希望找你们公司老总谈,不知道你们老板贵姓?再如:(对于广告公司)你好,我是北京晚报的,您们公司老总是那一位?我们跟他谈谈代理的事情!7.你好我是www.51job的,贵公司在我们这里登记招聘员工的信息,我想问一下贵公司的法人是谁? 因为我们要核对您的相关资信情况!8.夸大身份! 例如:你好,转你们李总(声音要大)!我是公司的王总啊!9.(我

7、是用了历史上最卑鄙无耻的两种方法设知道老总姓李A:你好这是+公司B:你好李*叔叔在么?我是他的侄子!嘟嘟-转过去了设不知道老总姓什么A:你好这是*公司B:你好*公司吧,你们在*大厦上么?我是电力公司的,你们这个月的电费有点问题,给我转到行政部 嘟嘟-转过去了对付她们很容易的,只要你有征服他们的欲望,就有办法!)10. 威胁法!1)例如:小姐,这事情很重要,你能否做主? 我很急,马上帮我转给你们公司老总(或负责人) 备注:此类方法适用于买域名!11.A:喂.李总在吗?B:不在,你哪里A:我泉州的,我姓章,他电话(手机)是多少?声音放低点,一般情况前台都会告诉你老板手机的12.前台:你哪里?回答:

8、厦门的,刚来福州,有重要事情找你们老总(知道姓名,那就直说姓名)前台:我问你哪里,哪个公司的?!回答:小姐,你姓什么?我很不习惯你这样问话知道吗?!(语气要强,拍着桌子说话)在不在,在就给我转进去,不在就把手机拿过来!13.A:小姐,张总可能有急事找我,他打了我的手机,现在还在公司吗?我回电!谢谢!14.大家好,我是厦门商务部的新员工,黄添荣,希望能和你有很好的交流,对于绕前台,我自认为这种办法有时还是挺管用。针对外地的,官方式:你好,我是(厦门),受国家有关部门委托,找贵司总经理!本地的:我:“你好,转总经理”小姐:“你有什么事?”我:“有”小姐:“你是哪个单位的?”我: “我是黄添荣。”评

9、论:小姐听到我们的名字一定会以为我们和总经理很熟,这个办法真的很不错的,试试!15. 1)惠州这边很多的土老板,我就会直接说:老板在吗?他电话多少?2)有时在知道老板的姓以后我会讲:王老板在吗?若不在就说:他过我公司来了没有呀?怎么还没来?手机多少 ?16.“我是*路邮局的,请问你们公司的全称是*,总经理是*,我现在找他核对一下.。一般广州这边这种方法比较有效,还有假装政府机关或银行等17. 我是厦门分公司的周统彬,针对平常方法绕不过的前台时,索性坦白相当,尊重她:王小姐,你早!我是中国企业网的周统彬,我昨天已与李总联系过了,不知你是否可以替我安排今天上午或者下午,与李总通个电话,只需2分钟,

10、谢谢!18. 我通常是用国际采购商的身份找相关负责人或老板。有时我会留下另一个手机给她们让他们叫老板来找我!19. 你好,我是国家互联网信息中心XX处办事处的,叫你们老总接电话!20. 在武汉,很多人好管闲事,非要问清楚,其实问不问结果都一样,所以她越想知道我越拽,通常说,*总在不在啊?你是哪位啊?我是他一个朋友。找他有什么事?有点私事,他是不是不在啊?这时她就给老总了。或者她会说,他不在。那你告诉我他的手机,我把他号码弄丢了,谢谢,有点急事。21. 如果是要找老板,我一般会说是外商的翻译员,然后就拿老板的姓名和手机,这个方法还是挺管用的.各位不防可试试的.例如:你好,有一家德国的公司,看到你

11、们公司的英文网页(供求信息)想和你们公司老总通个电话,你们老板的手机是多少?他在吗?22. “您好!XX公司吗?我们是市政府经济贸易委员会的,我们有一个重要的经济论坛活动要邀请贵公司负责人,麻烦您把电话转给他,我们要就具体的事宜跟他确认。” 因为上个月我们广州公司刚好有这样一个大型活动,我通过这种电话得到不少老总的姓名和电话。 23. 知道该公司老总名字(男性)后,请一男士拿起电话:我找*(直呼其名)。不在?他手机号码是多少?。我是谁?昨天还一起喝酒了的!(很拽的语气)24. 你们总经理姓什么我忘记了,对了,上次他对我说:过段时间再打给他。所以我今天就打给他了,你帮我转到总经理办公室好吗?谢谢

12、你!25. 请找总,怎么不在?不是说好今天这个时候让我去个电话吗?你看他什么时候回来?这事挺重要,他的手机是138还是139?你告诉我,我记一下。26. 您好!我是沈阳分公司的庞玉。我一般就是告诉前台的小姐说:“我知道你很为难,每天接到各种各样的电话都很多,很难确定那个电话该去找老板,我也有过这样的经历,我很理解您。同时我也告诉您,我给你们老板打电话是有一个对贵公司很重要的事情。必须马上和你们老总取得联系,麻烦你现在帮我找一下。27. 自称自己是某银行的需要和X总核对资料,或者是存款出了些问题,要通知X总。(前台一般不敢过问老总的钱的事情。)28. 你好, 我是某某记者. (我本身有记者证)想

13、和你们老总商量一些事情!29.“您好!帮我接一下你老总!我昨天有一份传真给他,确认一下他是否收到了”30.假如你英语好的话,给前台几句纯正的英语,立马搞定,百试不爽31.好好想想吧(二)如何突破秘书关与前台关?有几个法则: 其实,你们打电话给秘书的时候.小姐,您好!我有急事需要马上跟张总商讨一下,您可不可以帮我把电话直接转给张总?”假如你真的提出这个愿望,你讲电话又讲得非常贴切有礼貌,秘书就很难拒绝不给你转接。但是你遇到专业的秘书小姐,她有可能把你过滤掉。不过,我们要使用更好的方法走过这一关。 2压力法则。每个人在接电话的时候,由于没有见到顾客的面,容易制造压力。压力法则就是你不跟我转接电话,

14、我就一直在电话线上等,你不给我转接,我就不挂电话。你不给我转接,我就一直让电话占线,我会一直打过来。你今天不接,我明天还会打过来,持续一个月,每天九点钟都打电话给你。让对方觉得你不达目的,是势不罢休的。我可以等,制造压力,如果对方在线上。这个方法非常有效。 用我的一个亲身的例子证明给大家看。我上次带我的助理去石家庄讲课,我们的主办单位从石家庄开车来接我们。他们下午3:00来接我们,到达市区大概已经到了晚上六、七点钟了。我们看完会场,应该是七点多钟,回到宾馆还没吃饭。我们的衣服全部放在包里面,当我们挂起来的时候,发现衣服都皱皱巴巴的。我们准备熨衣服,可是我们住的那个宾馆,因为到了晚上,宾馆的洗衣

15、房已经停止服务,已经没有人了。我就打电话给我的助理,说:“今天晚上,你务必把我的衣服熨好。明天你不会忍心看着我穿着皱皱巴巴的衣服上台吧?”我的助理就打电话给宾馆前台助理。前台助理说:“我们三星级酒店没这种服务,洗衣房晚上关门,没有人值班了。”我再次让助理去做好这件事情,打电话给他们的前台助理,前台助理又说了这两种理由。我跟助理说:“你一定想办法。”最后我的助理实在再也没有办法让前台助理给拿来熨斗,最后他把电话交给了我。 我对前台助理说:“我需要你的帮助,因为我明天要出席一个非常重要的工作活动,可是我的衣服都被压得皱巴巴的。我想你一定想提供帮助给我。” “真的,我们已经想了办法。” “我不相信整个石家庄在晚上的七点钟就拿不到一个熨斗,是吗?” “是的,可是” “假如我是你的话,我会到家里借一个熨斗拿来。” 她又告诉了我一个理由,她说:“我不是住在这里的,我是来这里打工的。我没有自己的家,我只是住在宿舍。” 我说:“假如今天

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