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1、 公司 秘書課工作作業標準2005/11/4修訂壹、 数据管理作业标准1一、文书档案管理作业标准1二、名片管理作业标准4贰、主管行程安排及协助作业标准5一、行程安排确认登录提醒作业标准5二、差假手续办理支持作业标准13三、代办高阶主管出国手续作业标准15参、行政业务作业标准16一、费用报支作业标准16二、事务用品增补礼品申请作业标准17三、公文数据收发作业标准18四、翻译文件作业标准21肆、个人公关作业标准22一、婚丧喜庆处理22二、电话对应作业标准23 三、访客接待作业标准26伍、其它作业标准31一、高阶主管个人需求作业标准31A总经理个人需求作业标准31B副总个人需求作业标准35C副总个人
2、需求作业标准41D副总个人需求作业标准43E特助个人需求作业标准47F副总个人需求作业标准51F副总个人需求作业标准53壹、資料管理作業標準 一、 文书档案管理作业标准情况步骤注意事项说明(一)剪报管理 标的 平时上班日1. 剪报内容分为CMC群报导、产业新闻、其它消息、产险相关、纺织相关每日由一Leader负责统筹、跟催阅报情形并扫瞄挂计算机上。每日剪报需于10:30前完成影印托号讯。秘书课存有剪报档案，于翌年元月份装订成册，存盘。剪报工作2001年10月经简协理核定由企划管理GROUP共同制作。CMC报导中华及裕隆相关消息产业新闻五大车厂、产业相关报导、机车、WTO汽车相关、整体经济环境其
3、它消息进口车消息、汽车外围商品讯息产险相关产险业相关报导纺织相关纺织业相关报导，谨呈董事长确保影印质量，避免模糊、缺页。 三天(含)以上之休假期间剪报人员于放假前排好回厂加班日期。于返厂上班前一日完成所有剪报作业(剪、贴、扫瞄、挂上计算机)。(二)报章杂志管理凡是呈阅主管的所有报章杂志皆须过滤右列注意事项后再呈阅。若主管指转送其它单位，则依指示转送。主管阅后之杂志存放得视内容及主管之需求订定保存期限。若主管曾指示某些杂志径转送其它单位则径送。逾保留期限之杂志及文书数据须过滤其内容后，可送给CMC图书馆。若内容为公司之专题报导或其它具存参价值之报导，应先确认是否有其它单位存盘，若无则须保留或提供
4、给其它单位存参。(三)书籍管理属主管所有之书籍可视状况分类保存。(四)档案管理档案管理依下述分类管理：a.类别(部门、信件)。若有需求时可于档案前附加文件名目录。档案内文件如工连单、通告、会议通知等若已过有效期限即可销毁； 机密资料逾期先以碎纸机销毁再丢弃。二、名片管理作业标准情况步骤注意事项说明(一)名片管理名片上加注日期。依主管需求予以分类，依序放入名片盒。有新名片时立即抽换旧名片。主管通讯簿上之数据配合名片换新随时更新维护。加注日期目的在区别其名片之时间性。貳、主管行程安排及協助作業標準 一、行程安排确认登录提醒作业标准情况步骤注意事项说明(一)公司内部例行性会议将正确之会议名称、时间、
5、地点等详实的登录于白板或行程备忘卡或PDA上。于会议召开前，提醒主管出席会议，并将会议通知、议程及资料呈给主管携带赴会。会议召开如有变动，应尽速呈报主管知晓，并同时修正白板、行程备忘卡、PDA之内容。主管如因事无法准时出席会议，应代为告知承办人，并向主办单位说明。主管如无法出席会议，应请示是否需委托代理人出席？如YES，应知会代理人该会议相关事宜及数据，并同时转知承办单位； 如NO，则应于事前告知主办单位。如主管为该会议之主持人，遇有需变更会议召开时间时，可斟酌主管行程内容，先行拟妥一建议案提供主管参考。更改后，应尽速知会与会人员。(二)外界邀约参加之会议收到会议通知先行确认是否与其它会议冲突
6、(如为初次受邀之会议，先了解会议性质及与会人员)。将会议通知及所汇总之相关资料呈送主管。确认参加与否。行程登录。向上一级主管口头报告行程。.安排与会之相关事宜。通知代理人。提醒主管出发时间。通知司机STAND BY。若YES呈阅会议通知时，加以注明。NO记录于自备之主管行程内，而后将该通知上呈主管。若YES(1)记入主管行程备忘卡、登录于白板或PDA上(2)如需数据，协调相关单位准备，并随时F/U。NO事前告知主办单位，切勿拖延。知会司机会议时间及地点，并与其讨论出发时间，而后向主管报知。应预留时间供主管准备出差之相关事宜。如遇用餐时间，应请示是否需准备餐点。如有需携带之文件，应先行置于座车上
7、。(三)媒体要求采访时了解其欲采访之主题及时间、地点。如直属主管核示直接请示高阶主管，则由秘书直接请示。登录行程。前一日与对方再确认。提醒主管隔日有媒体来访。检视相关事宜是否已安排妥当。如判断可由公关回复之一般性采访，而对方亦同意由公关回答，则可将案子转给公关(避免直接将电话转给主管)若YES(多由公关承办)(1)联络对方采访时间、地点，并了解来访人数及来访人员阶层。(2)协调相关位准备资料。(3)依高阶主管指示联络相关人员一同出席。(4)如需参观工厂，应于事前填妥申请单，并会相关单位。备齐待客应备事宜，并随时跟催。若NO(1) 请示是否转由公关应对？亦或拒绝接受采访？(2)依指示办理。如无把
8、握判断正确，则可汇集相关讯息，呈报上级主管核示。(四)外界邀请演讲时了解相关内容(如演讲主题、地点、时间、听讲对象、人数、听众阶层等)。请示主管意愿。若YES(多由公关、总经理室承办)(1)回复对方。(2)联络数据准备事宜(包括数据准备，另请示主管是否需随行人员)。(3)随时F/U数据制作进度。(4)呈核资料。(5)登录行程。(6)准备当日需用设备如投影机、幻灯机、雷射笔等。(7)于前一日确认相关准备事宜。(8)提醒赴会。NO委婉予以回绝。(五)公关活动之参与收到邀请函。了解对方与公司或主管情谊。检视是否与其它行程冲突。请示主管参加之意愿。若YES(多由公关、或采购等部门承办)(1)准备相关事
9、宜(含致词稿)。(2)准备贺礼。(3)与司机沟通前往路线及出发时间。(4)登录行程。(5)提醒出发时间。若NO(1)委婉的告知对方主管无法参加。(2)致赠贺礼。(六)餐会 主管为主办人 主管为受邀宾客了解宴请对象、欲安排之宴客场所、宴请时间、大约消费金额等。安排宴客事宜。请示是否需备纪念品。行程登录。提醒赴会。与司机沟通前往路线及出发时间。确认是否准备贺礼。行程登录。通知对方。提醒赴会。如主管对某些细节尚无腹案，应依主管平日习惯及宴请对象，适时的提供意见。如主管自行前往，则须于事前备妥相关路线图供主管参考。如(1)座次排定。(2)订席、订菜单。(3)确认受邀者之时间。(4)发邀请函。(5)前一
10、日F/U宴席准备情形。(6)确认是否须安排接送。(七)高尔夫球联谊 主管为主办人 主管受邀参加了解邀约对象、欲安排之联谊场地、联谊时间等。安排相关事宜。行程登录。前一日再次确认球场。提醒出赛。其它临时待办事宜应变。CHECK主管时间。请示主管参加意愿。如主管对某些细节尚无腹案，应依主管平日习惯及邀约对象，适时的提供意见。应提醒主管避开实施交通管制的例假日，以免因此而无法顺利进行。如前一日雨天，则应请示是否要取消活动？若YES尽速联络参加人员，同时取消球场预约。 NO球赛如期举行。若YES(1)登录行程。 (2)提醒参加。 NO诚恳的告知对方不克参加的原因；或婉拒。如(1)球场预约。(2)球票筹
11、措。(3)邀约。(4)分组名单。(5)发邀请函。(八)参加公司内大型活动先了解主管在该活动中所扮演的角色。跟催相关必备资料(如致词稿、程序表等)。请示是否需陪同出席。行程登录及提醒。(九)非上班时间之活动收到活动讯息。先了解活动性质及主管在该活动中所扮演的角色。过滤是否与其它活动冲突。确认参加与否。行程登录于活动前确实安排好与会之相关事宜，包括致词稿、流程表、讲稿、贺礼及司机接送等。请示主管是否陪同出席或其他配合事宜。提醒赴会时间。若主管不出席，事前通知主办单位。二、差假手续办理支持作业标准情况步骤注意事项说明(一)国内、外出差确认出差时间及地点。确认出差期间之职务代理人后，填妥电子差单，并上
12、呈上一级主管核阅。确认及安排出差地点之往返交通工具。制作同行人员名单、联络电话及细部行程、活动表。1. 国内出差不须填差假单，但须向上一级主管口头报告行程。2. 国外出差须填写电子出差单呈上一级主管核准。(二)请特休假确认主管今年度之特休天数、已休天数及剩余天数。确认主管之职务代理人并通知代理人及相关单位。电子假单之填写与呈核。确实确认，以免请假天数超过实际剩余天数。(三)请有薪事假确认主管目前为止所持有之有薪事假。确认主管之职务代理人。电子假单之填写与呈核。确实填写主管之出勤状况单。主管之加班时数可换取1/5的有薪事假(特休假有薪事假18天为主管一年可休假天数)(四)其它注意事项秘书应请示主管于出差(国) 或回厂(国)当天，是否需要配合加班或其它协助。有关请假规则请参照公司工作规则。
