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1、办公室会务工作规范一、接受会议指令办公室工作人员在接到会议指令时,应准确记录会议召开的各项要求,全 面掌握有关情况,做好相关准备工作。二、会议方案制订根据接到会议的指令和领导的有关要求,制订会议方案,内容主要包括: 会议名称、主办单位、协办单位、时间、地点、议程、出席领导、参加人员、 列席人员、拟邀请人员、会议文件资料准备、会场布置、安全、卫生、新闻报 道、典型发言、颁奖、会议经费预算以及其它特殊要求。三、会议方案审批将拟定的会议方案报发指令领导或分管领导、主要领导审批。四、会前筹备(一)会议通知1、会议一般应发书面或网上通知。电话通知的,应拟定简明扼要的通知 稿,以传真为主。2、通知内容包括
2、:会议名称、时间、地点、参加人员、会议内容和会期注 意事项、联系电话等。3、通知范围:参会领导、其他参会人员、本单位列席人员、媒体记者及相 关单位,确定报名日期,要求在报名截至日期之前反馈参会人员的姓名、性 别、单位、职务和联系方式。4、通知下发后,应掌握应到会人员拟出席、请假情况并及时向领导汇报5、邀请省部级领导参加的会议,要以文件形式向领导人或者有关部门发邀 请函。(二)会议文件准备由相关单位负责会议文件的准备,对需向大会提交的文件资料,应明确专 人负责收集和分发,并与会务承办部门做好协调工作。会议文件主要有:1、会议主体文件,包括主持辞、主题报告、专题报告、决议、领导讲话 等。2、会议程
3、序文件,包括议程文件、日程安排、选举程序、表决程序等。3、会议管理文件,包括会议须知、保密规定、作息时间等。(三)会场布置布置会场应体现会议的性质和需要,烘托会场气氛。1、会场装饰(1)党代表大会和党代表会议,背景布置党徽和红旗。(2)根据会议需要在主席台悬挂会标、摆放花卉。(3)根据会议需要悬挂标语、摆放花坛等。2、会场座次排列(1)主席台人员座次的排列。会议主席台座次排列顺序,一般按职务高低 排列,以主席台座位为准,无论人数单、双,均以最高领导为中心,然后依先 左后右次序排列。如领导对座次安排有特殊交待,按领导意见办。(2)标识座次的方法,采用在主席台或会议桌上摆放座签、在与会人员入 场券
4、上注明座次等方法。(3)重大会议,印制座位图表,经有关领导审定后发给代表和有关人员。(4)有一定级别领导人参加的会议,要在主会场旁边准备休息间,以准备 领导人提前来了有休息的地方。3、其他要求(1)会场要考虑制冷、取暖、通风和消毒等事项。(2)会场桌椅摆放应整齐划一,横成行、竖成列。铺有台布的桌面应干净 整齐、颜色统一。(3)座位牌要统一、规范、醒目,摆放要整齐。(4)会场内音响、话筒、灯具等应提前 2 小时调试,会前 10 分钟重试, 确保正常使用。同时准备备用品,随时应对突发情况。4. 特殊要求(1)对表彰类会议,根据需要安排礼仪人员、音乐等。要求上述人员着装 整齐,守纪律、听指挥。(2)
5、党代表大会和党代表会议等会议,根据需要安排工作人员宣读文件。(3)对出席重要会议的领导和其他参会人员有着装要求的,应提前通知。(4)涉密会议,应按有关保密规定和通知要求办理。(5)重要会议会场应提醒与会人员关闭移动通讯工具。(四)住宿、就餐安排1、住宿。提前统计好住宿人数、性别、民族、预订客房、档次和房间数 量,拟定房间分配方案,安排宾馆值班等。由会务人员提出要求,督促所在宾 馆落实2、就餐。掌握就餐人员情况,包括少数民族人员及不同饮食习惯,提前2天确定就餐地点、食谱,安排卫生防疫,制作餐证等。由会务人员提出要求, 督促餐厅、防疫部门落实。(五)会议用品准备提前制定周密方案或者开列用品准备清单
6、,将所用物品的名称和数量详细 列出。主要包括:1、制作证牌。包括:座位牌、出席证(列席证)、工作证、车辆通行证、 奖状、证书、文件袋等。2、印制会务手册。包括:议程、日程、参会人员名单、房号、电话号、就 餐安排、乘车安排等。3、特殊会议,如召开选举性会议,应准备选票、选票箱、封条等,并准备 填写选票用笔等物品。(六)会议车辆安排明确专人负责提前确定会议所需车辆,会议需要多辆车时应将车辆编号、 排序。(七)信访安全保卫工作由会务人员协调院保卫处制定、落实预案。(八)新闻报道工作根据会议需要,院党委宣传部做好新闻报道工作或与新闻单位联系协助做 好会议新闻报道工作,会议新闻稿件应经有关领导审批。(九
7、)卫生医疗、防疫工作根据会议需要,院后勤管理部门制定或与医院和防疫部门联系,安排卫生 防疫人员驻会并制定应急预案。(十)会议经费编制根据会议需要,编制会议经费,报关有关领导和部门审批。五、会前检查会议召开前,由办公室领导牵头对上述会议准备工作进行检查、调度,确 保各项工作落实到位。对未完成的任务,明确专人限时完成,确保大会按时顺 利召开。六、会议报到会务工作人员应至少提前 30 分钟到达会场并做好以下工作:1、会议签到。要求与会人员本人签到。报到完毕后,应及时汇总情况,向 会议主持人报告。会务工作人员在会前 5 分钟,对没有到会人员进行催促。2、发放文件、资料。包括各种会议文件及出席证、列席证
8、、房证、餐证 等。3、会议报到后需要召开预备会的,组织参会人员或参会代表召开预备会, 布置会议相关工作。4、会议开始前,引导与会人员入座,制止无关人员进入会场。5、宣布会议纪律。开会时要关闭手机,进入会场不准吸烟,不准随意走 动、交谈喧哗,涉密的会议强调有关保密纪律。6、校党委会议、党政联席会、校长办公会等会议,有候会人员的应安排候 会人员在候会室等候,确保会议衔接紧密、有序。七、会中服务1、会场服务人员应稳重大方、礼貌用语,适时搞好会场服务2、会议开始后,会务人员应巡视会场,维持会场秩序,发现不遵守纪律的 情况,及时制止,妥善处理突发情况,确保会议顺利进行。3、会议期间应安排专人值班,搞好会
9、中服务。4、根据需要安排有关人员做好会议简报、讨论记录和意见汇总工作。5、校党委会议、党政联席会、校长办公会等重要会议的记录,应使用统一 标准的会议记录纸,记录应真实、准确、完整,不得随意做增删改动。八、会后工作1、会议结束后,应疏导与会人员离开并检查会场,查看有无遗留物品、资 料,清退会议室、客房等。2、收回会议文件。对需要收回的会议文件,在会议结束时及时如数收回。3、校党委会议、党政联席会、校长办公会等会议结束后,应及时整理会议 纪要,报领导审定后,按规定范围发放。4、会议文件的归档。将形成的所有文件包括会议方案、通知、报告、简 报、记录、签到表等文件整理归档。5、督办落实。根据会议部署或领导安排督办落实,并将督办情况向有关领 导汇报。6、会议经费结算。由会务工作人员、院财务处负责与会议有关服务单位进 行经费结算。