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1、办公室会务工作规范一、接受会议指令办公室工作人员在接到会议指令时，应准确记录会议召开的各项要求，全 面掌握有关情况，做好相关准备工作。二、会议方案制订根据接到会议的指令和领导的有关要求，制订会议方案，内容主要包括： 会议名称、主办单位、协办单位、时间、地点、议程、出席领导、参加人员、 列席人员、拟邀请人员、会议文件资料准备、会场布置、安全、卫生、新闻报 道、典型发言、颁奖、会议经费预算以及其它特殊要求。三、会议方案审批将拟定的会议方案报发指令领导或分管领导、主要领导审批。四、会前筹备（一）会议通知1、会议一般应发书面或网上通知。电话通知的，应拟定简明扼要的通知 稿，以传真为主。2、通知内容包括
2、：会议名称、时间、地点、参加人员、会议内容和会期注 意事项、联系电话等。3、通知范围：参会领导、其他参会人员、本单位列席人员、媒体记者及相 关单位，确定报名日期，要求在报名截至日期之前反馈参会人员的姓名、性 别、单位、职务和联系方式。4、通知下发后，应掌握应到会人员拟出席、请假情况并及时向领导汇报5、邀请省部级领导参加的会议，要以文件形式向领导人或者有关部门发邀 请函。（二）会议文件准备由相关单位负责会议文件的准备，对需向大会提交的文件资料，应明确专 人负责收集和分发，并与会务承办部门做好协调工作。会议文件主要有：1、会议主体文件，包括主持辞、主题报告、专题报告、决议、领导讲话 等。2、会议程
3、序文件，包括议程文件、日程安排、选举程序、表决程序等。3、会议管理文件，包括会议须知、保密规定、作息时间等。（三）会场布置布置会场应体现会议的性质和需要，烘托会场气氛。1、会场装饰（1）党代表大会和党代表会议，背景布置党徽和红旗。（2）根据会议需要在主席台悬挂会标、摆放花卉。（3）根据会议需要悬挂标语、摆放花坛等。2、会场座次排列（1）主席台人员座次的排列。会议主席台座次排列顺序，一般按职务高低 排列，以主席台座位为准，无论人数单、双，均以最高领导为中心，然后依先 左后右次序排列。如领导对座次安排有特殊交待，按领导意见办。（2）标识座次的方法，采用在主席台或会议桌上摆放座签、在与会人员入 场券
4、上注明座次等方法。（3）重大会议，印制座位图表，经有关领导审定后发给代表和有关人员。（4）有一定级别领导人参加的会议，要在主会场旁边准备休息间，以准备 领导人提前来了有休息的地方。3、其他要求（1）会场要考虑制冷、取暖、通风和消毒等事项。（2）会场桌椅摆放应整齐划一，横成行、竖成列。铺有台布的桌面应干净 整齐、颜色统一。（3）座位牌要统一、规范、醒目，摆放要整齐。（4）会场内音响、话筒、灯具等应提前 2 小时调试，会前 10 分钟重试， 确保正常使用。同时准备备用品，随时应对突发情况。4. 特殊要求（1）对表彰类会议，根据需要安排礼仪人员、音乐等。要求上述人员着装 整齐，守纪律、听指挥。（2）
5、党代表大会和党代表会议等会议，根据需要安排工作人员宣读文件。（3）对出席重要会议的领导和其他参会人员有着装要求的，应提前通知。（4）涉密会议，应按有关保密规定和通知要求办理。（5）重要会议会场应提醒与会人员关闭移动通讯工具。（四）住宿、就餐安排1、住宿。提前统计好住宿人数、性别、民族、预订客房、档次和房间数 量，拟定房间分配方案，安排宾馆值班等。由会务人员提出要求，督促所在宾 馆落实2、就餐。掌握就餐人员情况，包括少数民族人员及不同饮食习惯，提前2天确定就餐地点、食谱，安排卫生防疫，制作餐证等。由会务人员提出要求， 督促餐厅、防疫部门落实。（五）会议用品准备提前制定周密方案或者开列用品准备清单
6、，将所用物品的名称和数量详细 列出。主要包括：1、制作证牌。包括：座位牌、出席证（列席证）、工作证、车辆通行证、 奖状、证书、文件袋等。2、印制会务手册。包括：议程、日程、参会人员名单、房号、电话号、就 餐安排、乘车安排等。3、特殊会议，如召开选举性会议，应准备选票、选票箱、封条等，并准备 填写选票用笔等物品。（六）会议车辆安排明确专人负责提前确定会议所需车辆，会议需要多辆车时应将车辆编号、 排序。（七）信访安全保卫工作由会务人员协调院保卫处制定、落实预案。（八）新闻报道工作根据会议需要，院党委宣传部做好新闻报道工作或与新闻单位联系协助做 好会议新闻报道工作，会议新闻稿件应经有关领导审批。（九
7、）卫生医疗、防疫工作根据会议需要，院后勤管理部门制定或与医院和防疫部门联系，安排卫生 防疫人员驻会并制定应急预案。（十）会议经费编制根据会议需要，编制会议经费，报关有关领导和部门审批。五、会前检查会议召开前，由办公室领导牵头对上述会议准备工作进行检查、调度，确 保各项工作落实到位。对未完成的任务，明确专人限时完成，确保大会按时顺 利召开。六、会议报到会务工作人员应至少提前 30 分钟到达会场并做好以下工作：1、会议签到。要求与会人员本人签到。报到完毕后，应及时汇总情况，向 会议主持人报告。会务工作人员在会前 5 分钟，对没有到会人员进行催促。2、发放文件、资料。包括各种会议文件及出席证、列席证
8、、房证、餐证 等。3、会议报到后需要召开预备会的，组织参会人员或参会代表召开预备会， 布置会议相关工作。4、会议开始前，引导与会人员入座，制止无关人员进入会场。5、宣布会议纪律。开会时要关闭手机，进入会场不准吸烟，不准随意走 动、交谈喧哗，涉密的会议强调有关保密纪律。6、校党委会议、党政联席会、校长办公会等会议，有候会人员的应安排候 会人员在候会室等候，确保会议衔接紧密、有序。七、会中服务1、会场服务人员应稳重大方、礼貌用语，适时搞好会场服务2、会议开始后，会务人员应巡视会场，维持会场秩序，发现不遵守纪律的 情况，及时制止，妥善处理突发情况，确保会议顺利进行。3、会议期间应安排专人值班，搞好会
9、中服务。4、根据需要安排有关人员做好会议简报、讨论记录和意见汇总工作。5、校党委会议、党政联席会、校长办公会等重要会议的记录，应使用统一 标准的会议记录纸，记录应真实、准确、完整，不得随意做增删改动。八、会后工作1、会议结束后，应疏导与会人员离开并检查会场，查看有无遗留物品、资 料，清退会议室、客房等。2、收回会议文件。对需要收回的会议文件，在会议结束时及时如数收回。3、校党委会议、党政联席会、校长办公会等会议结束后，应及时整理会议 纪要，报领导审定后，按规定范围发放。4、会议文件的归档。将形成的所有文件包括会议方案、通知、报告、简 报、记录、签到表等文件整理归档。5、督办落实。根据会议部署或领导安排督办落实，并将督办情况向有关领 导汇报。6、会议经费结算。由会务工作人员、院财务处负责与会议有关服务单位进 行经费结算。
