《办会流程及注意事项（2020年整理）.ppt》由会员分享，可在线阅读，更多相关《办会流程及注意事项（2020年整理）.ppt（8页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、办会流程及注意事项 一 办会流程 1 会议筹备2 会场布置3 会前检查4 会中服务5 会后服务 1 会议筹备 接到办会通知后 根据会议要求 确定会议时间 地点 议题以及参会人员 向有关参会单位或人员发送会议通知和会议议题 准备有关会议议题的必要资料 核对 整理后发至参会人员或放在座位牌旁 便于与会者阅读和做好发言准备 如果是大型会议 则应组织相关接待工作 安排场地 设施设备 住宿 用车 礼仪及主持人等 2 会场布置 大型的会议 检查会场设施设备是否可以正常使用 做好会场清洁卫生 根据实际情况悬挂横幅 在会场摆放适当的盆景 可悬挂国旗 党旗 公司旗帜等增加会议庄严程度 根据会议礼宾秩序 统一摆放
2、座位牌 准备好茶水或饮料 准备音响 电脑 投影仪等设备 会场门口应配备迎宾礼仪 搭建签到台 一般会议 检查会场设施设备是否可以正常使用 做好会场清洁卫生 根据实际情况 按照会议礼宾秩序 统一摆放座位牌 准备好茶水或饮料 准备音响 电脑 投影仪等设备 3 会前检查 对在准备工作阶段考虑不周或不落实的地方进行补救 如 检查音像 文件等是否准备齐全 对会场的卫生 清洁情况进行检查 对会场内的照明设施及供暖 制冷设备进行检查 4 会中服务 会议进行中的服务要做到稳重 敏捷 及时 平常主要根据实际情况适时的增添茶水 如果与会者有电话或有人转告要事 服务人员应走到该人员身边 以便条形式传达 根据会议需要
3、安排专人进行会议摄影 摄像 并做会议记录 在会议过程中如遇用餐时间 及时与会议负责人取得联系 协同解决用餐问题 5 会后服务 会议结束后 全部接待人员应分工明确地做好善后处理工作 打扫卫生 整理电器设备等 大型会议结束后 有时可能安排一些活动 如联欢会 会餐 参观 照相等 应服从领导统一指挥和协调 以保证计划的顺利实施 清理会议文件 回收重要文件资料 整理会议纪要 文件归档 会议总结 二 注意事项 1 涉及到会议有费用开支情况时 应首先根据实际情况制作会议经费预算表 报请相关领导同意后严格按照预算表控制费用开支 2 会议通知之前 应仔细校对会议时间 地点 议题以及参会人员 3 会议服务人员需对各种突发事件做出及时反应 做好应急准备工作 4 加强保密意识 会议录音要定时归口销毁 会议资料要由专人妥善保管 不得外传 集团公司办公室 督察部和酒店板块质检部将定期进行抽查 对于违反规定的单位 部门和个人将予以处罚
