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1、 1 沧州惠邦交通通讯产品制造有限公司 英文邮件书写技巧与注意事项 PreparedbyKyleYu20150603 2 沧州惠邦交通通讯产品制造有限公司 Email目的 沟通 记录 沟通三原则 准确 及时 有效 3 准确 建议 邮件内容写完后 从头到尾再检查一遍内容是否准确无误 由客户邮件推测客户目的 以提供客户需要但没想到的信息 邮件内容的事项层次分明 提供数据类信息尽量用表格并在邮件中附截图 需对方提供的信息需说明deadline 需要收集信息可自己做好信息模板 以便对方填写 回复的邮件删除不必要的信息 作为内部讨论问题的邮件要移除公司外部无关人员2 及时 当天邮件务必当天看完 尽量当天
2、回复 如需收集 整理信息 需告知客户收到邮件 预计何时回复 3 有效 对于急需的信息 发完邮件后要电话确认对方是否上班 是否有收到邮件 邮件内容言简意赅 以方便对方阅读 沧州惠邦交通通讯产品制造有限公司 邮件书写原则 4 邮件的记录作用 客户及其他人重要信息邮件要有特别文件夹保存 以方便查找 如客户通知设变 承担Liability等事宜 前段给后段的指令要有邮件作为依据 如交货计划 生产排配 物料 版次等信息 如事情紧急通过电话确认后 需发邮件告知对方电话所谈内容 如电话所谈 5 邮件书写规范 To部分 放事情直接责任人 2 CC CarbonCopy 部分 CC对方及我司Team的PM Le
3、ader及其他相关人员 CC高层主管及对方直属主管的两层含义 a 知会各主管邮件事宜 b 投诉 可从邮件内容表明 3 BCC BlindCarbonCopy 主要用于群发邮件 6 邮件书写规范 4 邮件标题 标题是对邮件内容的概括 如XX专案库存统计 XX专案交货计划如邮件紧急且重要 在标题最前方加 重要 紧急 字样如需要哪位老板特别关注 可在标题注明 5 邮件内容大致可分三部分 称谓DearXX DearSirorMadamGoodmorning afternoon evening day Thanksforyouremail Thankyouforyourpromptreply Thank
4、youforyourfeedback 7 邮件书写规范 5 2正文言简意赅条理清晰层次分明Highlight内容可用红色 加粗字体 8 邮件书写规范 5 3结尾及邮件签名5 3 1邮件结尾Thanksforyourgreatsupportandhelp Thanksforyourunderstanding Lookingforwardtoyourearlyreply Yourearlyreplywillbehighlyappreciated BR Yoursfaithfully Faithfullyyours Yourstruly Trulyyours Sincerelyyours5 3 2签名内容范例 姓名 公司名 国家 部门 职位 Phone 座机 ext 86477 Mobile 手机 Fax 传真 Email 邮箱 Site 公司网址 Address 公司地址 9 沧州惠邦交通通讯产品制造有限公司
