公文写作及处理注意事项.ppt

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1、公文写作及处理注意事项 1 2 3 4 公文格式 公文行文规则 5 发文办理 收文办理 公文归档 公文的格式由眉首 主体 版记三部分组成 置于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首 置于红色反线以下至主题词 不含 之间的各要素统称主体 置于主题词以下的各要素统称版记 公文格式的组成 眉首 主体 版记 份号秘密等级紧急程度发文机关标识发文字号签发人 标题主送机关正文附件成文日期公文生效标识附注 主题词抄送机关印发机关印发日期份数 公文格式 AddYourTitle 公文中各要素标识规则 眉首 是公文的 头 1 发文机关标识 必要项 发文机关名称 文件 二字组成 如 成都海螺型材有限责任公司文件 字

2、体字号 提倡使用小标宋体字 颜色为红色 字号由发文机关以醒目美观为原则酌定 宽度不超过15mm 2 发文字号 必要项 由发文机关代字 年份 序号组成 3号仿宋体字 居中排布 年份 序号用阿拉伯数码标志 年份应标全称 用 括入 序号不编虚位 即1不编为001 不加 第 字 如 海政 2007 第04号 错 应为 海政 2007 4号 位置 在发文机关标识下空两行 红色反线之上4mm 主体 是公文的 身 1 公文标题 红色反线下空1行 2号黑体字 回行时 要做到词意完整 排列对称 间距恰当 2 主送机关 标题下空1行 左侧顶格3号仿宋字体 回行时仍顶格 最后一个主送机关名称后标全角冒号 主送机关应

3、为全称 规范化简称等 3 公文正文 主送机关下一行 每自然段行首均空两字 数字 年份不能回行 4 附件 左空两字用三号仿宋字体标注 后标全角冒号和名称 如文件有多个附件 则在附件后用阿拉伯数字标注 附件名称后不加标点符号 如 附件 1 2 关于 的通知 特此通知 附件 1 2 附注 附注是需要说明的其他事项 上行文请求必须告知联系人姓名 联系电话 以附注的形式标注 附注用三号仿宋字体 加圆括号在成文日期下一行左空两字标注 二 一一年 月 日 5 成文日期 用汉字书写 即俗称 大写 不能用阿拉伯数字和汉字共用 同时年月日要标全 不能写成 0 或 零 位置视印章的大小而定 一般下空2 3行 6 印

4、章 单一机关制发的公文的落款处不署发文机关名称 只标识成文时间 成文时间右空4字 加盖印章应上距正文2mm 4mm 端正 居中下压成文时间 当印章下弧无文字时 采用下套方式 即以下弧压在成文日期上 当印章下弧有文字时 采用中套方式 即印章中心压在成文日期上 注 当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时 应采取调整行距 字距的措施加以解决 务使印章与正文同处一面 不得采取标识 此页无正文 的方法解决 版记 是公文的 脚 1 主题词 用3号黑体字 居左顶格 后标全角冒号 词目间空1字 一般标注2 5个主题词 2 抄送机关 在主题词下一行 左空1字 用3号仿宋字体 后标全角冒号 抄送机关间用逗号隔开

5、 回行时与冒号后的抄送机关对齐 最后标句号 3 印发机关和印发日期 位于抄送机关之下 无抄送机关位于主题词之下 占一行 用3号仿宋字 左空1字 印发日期右空1字 4 版记中的反线 各要素均要加一条反线 长度同版心 注 页码用4好仿宋阿拉伯数码标识 居中 首页也一并编号 如文件仅一页可不编页码 页码格式为 1 2 6 注意事项 1 数字 年份不能回行 阿拉伯数字 年份不能分成两行 2 标题序号 一 一 1 1 3 除特定需要汉字外 正文中一般使用阿拉伯数字 在公文中主要使用阿拉伯数字 如表示数量 长度 高度 面积 体积 重量和百分比等 词 词组 成语 惯用语 缩略法和具有修辞色彩语句中做为词素使

6、用的数字应用汉字 如 50 不能写成 百分之五十 21世纪90年代 不能写成 二十世纪九十年代 党的十七大 错成 党的17大 发文份数序号用阿拉伯数 顶格标识在版心左上角第1行 发文机关标识距至版心上边缘25mm 发文机关标识居中 用红色小标宋字体 宽度为15mm 空2行 发文字号 机关代字 年号 序号 用3号仿宋字 居中排布 用六角括号 注 机密等级如无需与保密期限同时标识 则用3号黑体字顶格标识在版心右上角第1行 两字之间空1字 紧急程度如无需与机密等级 保密期限同时标识 则用3号黑体字顶格标识在版心右上角第1行 两字之间空1字 序号距上页边为37mm 空1行 公文标题用2号黑体 居中排布

7、 一般由发文机关名称 事由 文种三部分组成 空1行 主送机关左侧顶格 3号仿宋字体 名称后全角冒号正文字体为仿宋3号 行间距28 30磅 附件 1 2 特此通知换行 后加 句号 空1行 附件与结束语之间空1行 3号仿宋字体 后标全角冒号 附件名称后不加标点符号 空2 3行 上不压正文 压日期 骑年盖月 成文日期右空4字 主题词为3号黑体 居左顶格 后标全角冒号 词目用3号黑体 词目之间空1字 不用顿号 抄报或抄送机关使用全称或规范化的简称 左空1字 3号仿宋字体 抄送机关间用逗号隔开 回行时与冒号后抄送机关对齐 结尾用冒号 印发机关前也空1字 印发日期右空1字 1 页码为4号仿宋阿拉伯数码标识

8、 仅一页 首页无需编号 如多页 首页要一并编号 版记中的反线长度同版心 机密等级 保密期限用3号黑体字 顶格 标识在版心右上角第1行 两者之间用 隔开 紧急程度用3号黑体字 顶格标识在版心右上角第2行 两字之间空1字 红色反线与版心等宽 位于发文字号下4mm处 附注 1 发文字号不规范 应为 2011 23号 居中标识2 标题不规范 应将 印发 改为 转发 引号改为书名号 3 缺少主送机关 应写明收文单位名称4 附件说明不规范 应具体写明附件标题 空2字5 成文日期不规范 应用汉字写全 即 二 一一年四月二十三日 应加盖印章 右空4字6 主题词选用不当 应表明公文的主题项 行政经费 主题词之间

9、不加标点符号7 转发公司不应再向其他机关抄送 应取消抄送机关 8 抄送机关之间用逗号 结尾用句号9 印发日期在成文日期之前 应与成文日期相同或推迟1 2天 案例 行文关系是收 发文机关之间的组织关系 包括上下级关系 平级关系以及隶属关系和不相隶属关系 根据关系的类别和级别 制作公文时就可以分为上行文 下行文和平行文 上行文规则 1 请示应当一文一事 一般只写一个主送机关 需要同时送其他机关的 应当用抄送形式 但不得抄送其下级机关 2 报告不得夹带请示事项 3 一般不得越级请示和报告 4 除上级机关负责人直接交办的事项外 不得以机关名义向上级机关负责人报送请示 意见和报告 5 受双重领导的机关向

10、上级机关下文 应当写明主送机关和抄送机关 不要答复用 特此报告 要求答复用 妥否 请批示 公文行文规则 下行文规则 1 各部门依据部门职权可以互相行文和向下一级单位的相关业务部门行文 除以函的形式商洽工作 询问和答复问题 审批事项外 一般不得向下一级单位下正式文 2 部门之间对有关问题未经协商一致 不得各自向下行文 如擅自行文 上级机关应当责令纠正或撤消 3 上级机关向受双重领导的下级机关行文 必要时应当抄送其另一上级机关 4 向下级机关或者本系统的重要行文 应当同时抄送上直接级机关 下行文 要求下级执行的用 特此通知 望认真执行 要求下级执行后 上报情况的用 望遵照执行 并将情况及时上报 或

11、者用 希即研究执行 如有意见随时向我们反映 平行文 可写 特此函达 或写 特此致函 请查照 希见复为荷 或写 特此函 联合行文规则 同级单位 同级单位各部门 上级单位各部门与下一级单位可以联合行文 联合行文时发文机关标识 由发文机关全称或规范化简称后面加 文件 组成 联合行文时应使主办机关名称在前 联合行文过多时 必须保证首页显示正文 发文办理 发文办理指以本机关名义制发公文的过程 包括草拟 审核 签发 复核 缮印 用印 登记 分发等程序 1 拟稿 1 符合法律 法规 规章及其他有关规定 2 情况确实 观点明确 表述准确 结构严谨 条理清楚 直述不曲 字词规范 标点正确 篇幅力求简短 2 审核

12、 公文送负责人签发前 应当由办公室进行审核 审核的重点是 是否确需行文 涉及其他部门或地方职权的事项是否已协商 会签 行文方式是否妥当 是否符合文公实施办法规定的公文种类 公文格式 行文规则和拟制公文的有关要求 3 签发 以本机关名义制发的上行文 由主要负责人 指行政机关的正职或者主持工作的负责人 签发 以本机关名义制发的下行文或平行文 由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发 4 复核 公文正式印制前 应当进行复核 复核的重点是 审批 签发手续是否完备 附件材料是否齐全 公文格式是否统一 规范等 5 分发 各部门应当按照报送单位规定的份数报送公文 主办单位拟稿 主办单位负责人初审签字

13、 办公室复核 主办单位送有关部门会签 公司分管领导签批 总经理签发 办公室负责人审核拟在OA网发布 OA网发布 电子文档存盘 发文处理流程图 收文办理 收文办理指对收到公文的办理过程 包括签收 登记 审核 拟办 批办 承办 催办等程序 1 签收 签收一般包括拆封 清点 分类三个环节 拆封拆封是指拆装有文件 资料的信封或文件包 取出文件的过程 简要分类 一般公务文书由秘书人员拆封 绝密件一般由文秘部门负责人拆封 私人信件除授权外 一般不要拆封 拆封时注意不损坏文件 同时 要注意将封内文件取清 如发现空封应及时与发文单位联系 查明原因 拆封后的文件要单独存放 不要与已处理文件混放 更不要将未处理文

14、件让他人乱放和拿走 逐封核对来文 发现错送文件 应及时与发文单位取得联系并退回 发现短少 文件不符 错送文件等 联系后妥善处理 拆封后的空封筒应集中放一段时间 以便一旦发现差错及时核对查询 清点清点是对拆封后的文件进行检查核对的过程 按来文单位或签收回执标明的来文单位 标题 编号 数量等仔细查对 发现问题 及时处理 多收的文件要退回 对短少份数的 要及时通知发文单位补齐 对错发的文件要及时调换更改 检查文件是否齐全完整 看是否缺附件 是否缺页 白页 有无落款 加盖印章 成文日期等 2 登记登记是收到应登记的文件 对文件来源 存在 去向 密级 缓急程度 编号 内容和处理 运作过程情况的记录 注意

15、事项 必须逐项登记 不得漏登 省略 等记时不得重复和跳号 字迹必须清楚 工整 并符合档案要求 登记后的文件必须加盖收文章 分类分类是将清点后的文件按不同标准和要求分类分类一般标准有 按发文机关分 通常有中央 省 市 地区 县 市 等 按行文方向分 有上行文 下行文 平行文 按文件内容分 有需办理文件和阅知的文件两大类 有时 也可按文件 简报 资料三大类进行分类 按登记文件和不需登记文件分为两类 3 分发分发文件要准确及时 主次分明 手续齐全 注意事项 严格穿越范围 严禁文件横传 文件传阅只能直线联系 检查清理文件 要做好 四查一注 工作 一查有无阅文漏传应阅人 二查有无批办意见 三查有无缺失文

16、件 四查有无阅文过长 内容过时 一注即对传阅退文情况进行全面记录备注 以备查需 4 拟办 一般由办公室负责人对收文如何办理提出建设性意见 拟办意见应简明 具体 得体 5 批办 领导对来文提出处置意见 6 承办 承办部门收到交办的公文后应当及时办理 不得延误 推诿 紧急公文应当按时限要求办理 确有困难的 应当及时予以说明 对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的 应当及时退回交办的办公室并说明理由 7 催办与查办 对需要办复的文件 要根据缓急程度和办理时限要求 适时对承办工作进行查询督促 对未按规定时间办结的文件 要督促承办部门或承办人加快办结 限期报结 开始 登记 拟办 处理 结束 批示 分管领导意见 办理 传阅 收文处理示意图 反馈 反馈 反馈 收文处理流程图 请看案例 适用于子公司内部 右空4字 适用于各区域 子公司给部室 股份及集团公司的报告 二 一一年 年 月 以上请示 请审批 特此报告 公文归档 公文办理完毕后 应当及时整理 立卷 归档 个人不得保存应当归档的公文 1 集团部室 子公司各部门的公文 一律由本单位办公室公文处理人员保管 立卷 并定期交档案室归档 2 各单位公