第八章 会展项目的现场管理

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1、 第八章会展项目现场管理 第一节会展项目现场管理的意义 第二节会展项目现场管理的原则与内容 第三节现场管理的方法与措施 2 第一节会展项目现场管理的意义 1 会展现场现场是执行或实施展示 展出各个环节的操作时段 地点以主办方开始启用后的场馆为主 也包括其他相关涉及的场所 如运输拆卸场地等 现场包括室内外场馆及其配套活动场所与设施 如会展场馆的门禁系统 馆区连接通道 贵宾接待室 开 闭 幕典礼及相关活动场所 休息场所 餐饮场所 卫生间 停车场等 会展现场就是从会展开始布展 开幕 开放展览 观众参观直到会展闭幕后撤展所涉及的场地及环境 3 2 会展项目现场管理 进场布置的第一天到展览结束撤馆结束的

2、这段时间内 展览主办方对参展商 搭建商 运输商等各类服务商在内的各实施单位在现场按原有计划进行有序的协调 监督和管理 以及对参展商 观众在现场所发生的一切需求所进行的协调服务和管理 会展项目的现场管理就是会议或展览主办方对会展活动的现场及周边环境实施的总体管理 4 3 现场管理的意义 1 保障会展项目的正常进行从准备阶段的会场布置 展台搭建 展商报到 到开始阶段的开幕式 观众和与会者的登记 现场服务 各类社会及专业活动 再到会展结束阶段的会场善后 会议文件整理及撤展管理 2 取得最佳的会展活动效果会展现场及环境管理做得不好会影响整个会展活动的品质 会展的圆满举办还离不开会务服务公司 搭建商 运

3、输商 餐饮公司 广告媒体等服务供应商的合作和支持 3 体现会展管理的组织水平管理对象不仅涉及会议代表 与会者 参展商 客户商和各类服务商 还包括各种设备物件 各项管理和服务细节 5 第二节会展项目现场管理的原则和内容 一 管理原则 一 基础性管理原则会展项目管理涉及多项基础性工作 会议场所的布置 会议设备的管理 会议活动的组织 展览区域的划分 展台的设计布局 展品的登记管理 会议代表及展商的接待 现场环境的保洁 秩序管理 安全检查等 二 综合性管理原会展项目现场管理不但包括会展目标效益管理 还包括会展资源 人力配置 参展与会人员的组织协调 现场环境及文明的管理 6 三 群体性管理原则会展项目的

4、现场管理综合性强 内容多 必须依靠项目团队中每一位成员的合理分工及有效合作 群体性管理的原则就是要求重视每一个人员 每一个岗位 发挥每一个人的主观能动性 四 动态性管理原则由于会展项目所处的环境是复杂而不断变化的 会展现场管理和服务具有不确定性的特征 因此 应根据实际情况实行动态管理 以不断适应变化了的情况 7 二 会展现场管理的要求 展会现场管理是对展会期间各种工作的计划和管理 现场服务是其最有表现力的环节 是展会成功与否的直接体现 1 会展现场服务的基本要求基本要求可归纳为以下四点 一是以客户为中心 二是细节决定成败 三是以真诚换取信任 四是树立全程服务思想 8 1 具备团队合作精神 2

5、精力充沛 3 自信进取 4 解决问题的能力强 3 坦诚相待 守时守信 1 热情周到 观察入微 2 以人为本 礼貌先行 4 专业扎实 表达得当 2 会展服务礼仪的基本规范 3 会展服务礼仪人员的素质要求 9 三 管理内容 一 合理规划会展场地1 展览场地的规划指对会展场地的平面划分 包括对展览展示区 登记与咨询区 接待和洽谈区 休息区 办公区 储存区参观路线 消防通道等的合理划分与布局 2 会议场所的布置包括与会登记区的布置 会场内座位的布局 主席台的布置 同声传译室的布置 视听设备监控室的布置 新闻采访拍摄区的布置 贵宾室的布置等 合理布置会场主要考虑两大因素 一是会议类型二是会议规模 10

6、二 展区和展位的划分1 划分原则 1 按专业题材划分展区不仅可以使会展秩序井然 还有助于提高布展效率 2 力图提高会展档次展区和展位的划分直接影响到参展商和观众对会展的印象 而划分不好 会认为它档次不高 不专业 印象也不会好 3 方便观众参观给予观众方便有利于会展贸易成交量的提高 提高会展在观众心目中的地位 11 4 提高展出效果展区和展位的划分对参展商和展出效果有直接的影响 因此 展区和展位的划分既要符合展品的特点 也要考虑到展位的搭建装饰效果 还要考虑到方便观众参观和集聚 5 便于会展现场管理和现场服务展区和展位的划分不要留有闲置的展览死角 要注意展馆消防安全 紧急时的人员疏散 方便展位的

7、搭建和拆卸 展品的进馆和出馆 划分好展区和展位以后 要制作会展展位平面图 并在图中标明各展区展位的具体位置 展馆各出入口 楼梯以及现场服务点等 使人一目了然 如图8 1所示 12 展位平面图 13 2 应注意的问题 1 注意统筹兼顾最大限度地兼顾办展机构 参展商 观众以及社会服务商各方面的利益和便利性 2 因地制宜要充分考虑到展馆的场地条件 因地制宜设立合理的展位数量 提高使用率 尽量使所有的展位都面向观众 3 避免遮挡展馆的服务设施不能遮挡消防栓 赌塞消防和安全通道 遮挡配电箱等 4 适应参观人流的规律一般来说 参观人流的形成和流动都一定的特点和规律 5 合理安排展览的功能服务区域安排一些如

8、登记处 咨询处 洽谈区 休息区 新闻中心等功能服务区域 14 三 会展空间布设的人本化 1 人本化是最好的布展艺术会展功能是人组织物 陈列物 物招引人 服务人的整体活动 会展的时效性是指会展空间设计受特定时间的制约 表现为三维空间和时间的交集 构成 时 空 交融的多维空间 如图8 2所示 会展空间的布设还必须充分考虑贯彻人本化理念 讲究人本化艺术 8 2 15 2 人本化对布展的要求会展空间导向设计必须有效考虑四个方面要求 空间尺度 空间时序 空间动线 空间的无障碍导向设计 在会展空间实际布设中 主要有以下内容要求 1 展览空间的人本化布设一是会展空间设计需要做到人性化二是会展空间设计要以最有

9、效的空间位置展示展品三是要保证展示环境空间的安全性 2 回忆空间的人本化布设为了保证良好的会议效果和给与会者营造一个舒适的参会空间 会场空间的布设要贯彻人本理念 讲究科学性 合理性和艺术性 16 四 加强施工现场检查 在会场布置 展览布展期间 从事会议设计 展台设计搭建的企业成分复杂 因此 整个会展活动期间 会展中心或主办方都需要有专人负责值班 巡视 做好施工现场的监控和管理 保证施工安全 若发现事故 苗头 要及时阻止 排除 展台搭建施工管理具体内容如图8 3所示 17 18 五 观众登记和参观指南 1 观众登记 1 观众登记途径网上预登记与现场登记结合 现场登记采用分类登记方式 观众登记表是

10、观众登记的重要信息记载手段 2 观众登记的注意事项专人负责观众登记工作 督促观众提交完整的客户资料 19 2 参观指南参观指南是会展编印的 用来指引观众参观的一种小手册 主要向会展的专业观众 媒体记者以及参展的嘉宾发放 以便他们方便参观 参观指南内容包括五大方面 一是会展的基本内容 二是会展的简短介绍 三是展区和展位划分与安排 四是相关图表 五是相关活动安排 20 六 加强人流物流的疏导 会展活动进展期间 是人流 物流异常密集的时期 容易引发各种矛盾和冲突 首先 会展在短时间内聚集了来自四面八方的人流 所以 会展主办方需要制定相关的人流管理和疏导计划 加强现场秩序的控制 安排人群有秩序地登记

11、参观和购买 其次 展览现场的物流管理工作十分繁琐 涉及了展览所需物品的包装 运输 装卸 搬运等众多工作 需要规划专门的运输通道并进行引导 另外 还要加强对会展现场交通的疏导工作 包括现场的交通工具 停车场及线路的规划等 21 掌握现场观众流动的规律 1 展馆关键区位形成的观众流比如出入口处 主道 服务区等观众比较集中 2 跟随观众流羊群效应明显 也就是无意识的 无目的人会随着有目的人流动 3 好奇适应之后的观众流据观察 一般观众都是进入展厅之后 随意走一段之后 才看展品 4 本能所形成的观众流人们进入大厅之后 大多数人会自然向左转 然后按顺时针方向走 22 七 保证安全清场撤场 一般情况下 许

12、多参展商在会展最后一天下午一两钟就开始进行撤展了 如果这个阶段管理不善 很容易造成混乱 一般在此之前召开撤展会议 将撤展的相关计划和方案通知各方及各展位负责人 统一协调撤展工作的展开 在会展结束后 要做好善后工作 如有序疏散与会人员 整理会议资料 检查设施设备 归还租赁物品 清理会场等 使会展活动圆满完成 23 撤展期间的主要现场管理工作 撤展管理 24 案例分析 德国科隆国际家用电器博览会的服务清单 收集两三张所在地展会参观指南等现场管理资料 评析其不足及其理论依据 25 第三节现场管理的方法和措施 会展现场是最终检验会展项目前期筹备工作如何的场地和场馆 因此 会展项目现场成为项目各相关部门

13、和相关任务高度交织和共同协作的特殊空间 一 管理方法 一 责任到岗成立现场管理专门组织 责任到岗 责任到人 一般而言 现场管理组设六个小组 物业组 施工管理组 设备设施组 展具服务组 商务服务组和储运组 如图8 4所示 26 27 二 标准化管理 标准化管理就是按照标准和制度进行现场管理 使管理程序标准化 管理方法标准化 管理效果标准化 以及考核方法标准化 在会展项目现场管理中 主要表现在施工操作标准化 展品设备管理标准化 会议和展览服务流程标准化 展览环境标准化等 28 三 检查与考核 为了确保会展项目顺利达到预期目标 需要对各项计划的执行结果进行检查与考核 检查结果与计划比对后 有偏差时要

14、查明造成差距的原因 以改进管理工作 提高管理效果 四 目视管理 目视管理是生产管理的重要手段之一 是利用形象直观而又色彩适宜的各种视觉感知信息来进行现场活动的组织和管理 目视管理 也叫可视化管理 它是一种以公开化和视觉显示为特征的管理方式 29 现场观众控制的方法 1 根据展出的目的结合展品的特征 展览的背景 展馆的条件来设计 布局 标志引导 2 通过展示内容控制人流 内容相同按顺序归类为一排 展示重点分布均衡 在岔路口 在希望的观众流方向安排能吸引人的展品 装饰 3 通过场地控制 比如封闭式 开放式设计 展台的布局等 4 通过指示标记控制 场地示意图 路标 彩道 绳索等 30 二 管理措施

15、一 开展 6S 管理 6S 管理是现代企业行之有效的现场管理理念和方法 6S 是指整理 Seiri 整顿 Seiton 清扫 Seiso 清洁 Seiketsu 素养 Shitsuke 和安全 Safety 六项内容 6S 前五项起源于日本 其日语罗马拼音均以 S 开头 简称 5S 我国企业引入这一管理模式时 加上 安全 Safety 成为 6S 推行 6S 活动的作用 现场管理规范化 日常工作部署化 物品摆放标识化 展区管理整洁化 人员素养整齐化 安全管理常态化 31 32 1 整理是指对会展现场的人 事 物进行分析 按照有关要求区分有必要和不必要的 合理的和不合理的 将会展现场不需要和不合

16、理的人 事 物及时处理 目的 腾出空间 使其活用 防止误用 从而塑造清爽的会展现场 2 整顿在整理基础上 根据会展现场的布置和有关规定 科学合理地确定现场所需人 设备 物品物料 使其依规定位置摆放 设岗 使物放置整齐并加以标示 目的 使会展现场一目了然 呈现整齐的现场环境 消除寻找人和物的时间 消除过多的积压物品 33 3 清扫是对会展现场的设备 场地 展台 物品等进行维护和清洁打扫 保持场馆干净 设备正常 环境亮丽 目的 稳定会展品质 减少伤害和不满意 4 清洁就是将整理 整顿 清扫进行到底 通过清洁 是现场保持良好的环境和秩序 并始终使场馆环境处于最佳状态 目的 维持上面3S的成果 34 5 素养就是努力提高会展现场全体人员的素质 使每位成员养成良好的习惯 并遵守规则做事 培养积极主动的工作精神 这是开展 6S 活动的核心和精髓 目的 培养有好习惯 遵守规则的员工 营造团队精神 6 安全是指要时刻保持安全第一的观念 重视全员的安全教育 制定各项安全管理制度和防范措施 严格执行安全技术规程 规范 标准 防范于未然 目的 建立起安全生产的环境 所有的工作应建立在安全的前提下 35 6S