外贸企业订单管理程序（11号）.pdf

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1、学 海 无 涯 文件编号 外贸企业 订单作业流程控制管理程序 文件编号 制定日期 修改日期 总页数 1 1 目的 目的 了解客户需求 将审查合格后之客户需求转化为内部指令 保证客户需求得到及时有效的满足 2 2 范围 范围 所有公司客户及潜在客户的需求 包括对产品和服务的需求 3 3 定义 定义 无 4 4 职责 职责 4 1 业务部负责客户需求的搜集 审查和确认 通过与客户及内部相关部门的沟通协调 保证客户需求得到及 时有效的满足 4 2 开发部负责新开发案的可行性评估 估价 新产品开发案流程管控和样品提交等与产品开发相关的工作 4 3 生产部负责交期评审 生产的组织实施 4 4 品检部负责

2、产品生产全过程的质量控制 4 5 其它相关部门根据各自的职责 配合上述部门做好订单的流程管理 5 5 流程流程 步 骤 工 作 流 程 主导 部门 配合 部门 说 明 相关支持文 件及表单 业务部 无 1 1 一般在客户下订单之前 都会有相 关的 Inquiry 给业务部 做一些细节上 的了解 无 客户询盘 学 海 无 涯 步 骤 工 作 流 程 主导 部门 配合 部门 说 明 相关支持文 件及表单 业务部 无 2 1 因时差问题对于不同地区的客人在 邮件回复的时间上有所不同 亚洲客人 应在早上回复 欧州客人应在下午回 复 美洲客人应在晚上回复 因此公司 可能会据此时差及业务发展的状况来 调整

3、业务员的工作时间 以能更好地服 务于客人 2 2 对于对方以企业邮箱联系的客人 要求必须第一时间给予及时的回复 2 3 原则上所有业务员都要用公司的企 业邮箱与客人联系 不准用其它邮箱与 客人联系 无 业务部 开发部 3 1 在客户要求的时间内对产品技术 生产和成本 风险及时效等可行性 作出评估 3 2 若该产品在技术 生产和成本要求 等方面不可行 评估部门应及时告 知业务员 业务员应及时通知客户 并与客户确定一致意见并反馈评估 部门 估价需求 及可行性评 估表 估价单 报价单 邮件的回复 可行性 评估 Y Y 报价 现有产品 N 取消 产品研发 学 海 无 涯 步 骤 工 作 流 程 主导

4、部门 配合 部门 说 明 相关支持文 件及表单 业务部 算价部 4 1 首先要明白产品的价格同其所用材 料的材质及订单数量有关系 因此在报 价时在报价单上必需具体体现 产品的 图片 产品的规格型号 选用的材质 产品尺寸 内盒外箱规格 报价的数量 包装方法及交易条件及交货时间 要 求报价单格式化 严格使用公司的报价 单 不得另制其它表单 但最终报价 应以确认样品为准 4 2 对未能与客户达成一致意见之报 价 进行结案处理 估价需求 及可行性评 估表 估 价单 N 结案 报价 确认 Y 学 海 无 涯 步 骤 工 作 流 程 主导 部门 配合 部门 说 明 相关支持文 件及表单 开发部 业务部 5

5、 1 业务员根据客人的产品要求 制作 样品单 客人有额外特殊要求的 需详 细备注 5 2 开发部 责任人 王秀红 依据业 务员打印的样品单 制作相应的样品 5 2 1 常规 简单产品的胚型 请务必按 照老规矩做 以避免出错 5 2 2 客人有特殊要求 或者工艺复杂的 样品 请制样人务必及时与业务沟通清 楚 必要时与经验丰富的专业人员沟通 探讨 并考虑到批量大货时能满足质量 及交期的需要 还需考虑大货生产的人 工成本控制问题 5 2 3 供样必需保时 保质供客人确认 样品完成后 前后 正反面 均需拍照 留底 5 2 4 新样或者客户样 前后做的要一 致 如不确定 请务必跟相关人员核对 清楚 5

6、3 根据客人要求制造的样品如果不能 做 我们也要如实相告 不应欺瞒客人 当然条件许可下可努力试制 并适时告 知进度 要深知企业是靠质量取胜 而 不是靠低价格竞争得来的 因此 样品 的品质相当关键 5 4 制样时我们要费时 耗财 同时又 可体现客人诚意度 为此 对于暂末合 作过要供样品的新客人原则上要付样 品费且要付运费 当然 客人能付样品 费 他也会思考合作可能性有多大 那 样合作可能性才会有 5 5 制作完成的样品 经业务员确认后 特殊的 工艺复杂的还需公司领导及 生产技术负责人确认 样品部及时安 排样品的寄样 样品单 制样 样品的 确认及寄样 学 海 无 涯 步 骤 工 作 流 程 主导

7、部门 配合 部门 说 明 相关支持文 件及表单 业务部 设计部 开发部 品检部 生产部 采购部 6 1 合同评审 如客户要求签订保密协 议 制造合同 技术协议等法律文档 业务员须审核与业务相关的条款 提出 需调整部分 同时将合同交总经理审 核 保证公司权益得到有效维护 合同 的年度评审由业务组织在每年初进行 6 2 订单评审 业务员需确认是否已建 立该产品的基本资料 6 3 若合同评审不能通过 业务员需于 2 个工作日内将审核意见统一反馈给客 户并与其进一步协商达成一致意见 BOM 表通 知单 订单评审 表 业务部 无 7 1 与客户协商 谈判 确立合同项目 包括所购产品的品名 规格 数量 颜

8、 色 价格 包装要求 交货期及其他要 求 贸易国别 付款方式 目的港 配 件额度及其他条款 合同条款的确立 合同 订 单评审 Y N 客户沟通 合同 订单 学 海 无 涯 步 骤 工 作 流 程 主导 部门 配合 部门 说 明 相关支持文 件及表单 业务部 业务员 8 1 业务员收到订单后 首先做出业务 审核表 按 出口合同审核表 的项目如 实填写 尽可能将各种预计费用都列 明 合同审批需附上经双方确认的销售 合同 审核表要由业务员申请 部门经 理审核 再交总经理核准后才能执行 8 2 如果是 L C 付款的客户 通常是在 生产前 1 个月确认 L C 已经收到 收到 L C 后业务员和单证员

9、分别审查信用 证 检查是否存在错误 交货期能否保 障 及其他可能的问题 如有问题应立 即请客人改证 8 3 如果是 T T 付款的客户 要确认定 已经到账 8 4 业务员制定生产单 生产单必须从 系统走 生产单应按统一的格式 生产 单上所有的描述必须使用中文 所有的 信息都必须清楚明确 通俗易懂 一目 了然 不会因公司任何岗位人员的变 化 而产生不应有的失误 生产单包含 以下内容 a 生产单号 客户名称 生 产依据 签样 产前样 样品室样品 图片或图纸 生产单等 质量要求 大货样数量 要求及提供时间 大货照 要求及提供时间 验货要求及验货时 间 出货时间等 b 产品图片 工厂货 号 客人货号

10、产品描述 产品尺寸 数量 单位 机芯品牌 包括机芯上的 文字 LOGO 等要求 钟针种类 包装 细节要求 内盒资料 盒子类型 盒子 尺寸 纸板类型 外箱资料 箱规 尺寸 纸板类型 单个体积 总体积 条形码 单个净重量 单价 总金额 其它事项备注等 8 5 生产单由业务员打印下发相关部门 没彩盒的打印 15 份 有彩盒的打印 16 份 所有收单人应在 订单发放签 收表 上签收 出口合同 审 核 表 订 单 发 放 签收表 业务审批 学 海 无 涯 步 骤 工 作 流 程 主导 部门 配合 部门 说 明 相关支持文 件及表单 生产部 设计部 采购部 排产部 业务部 品检部 9 1 业务员 或跟单员

11、 需在生产单下 达后的十天内 将钟面贴纸确认给设计 部 否则延期一天 交货期也顺延一天 以此类推 9 2 设计部在收到生产单的 7 10 天内 9 2 通过合同评审的订单依 生产管理 作业指导书 作业 留底的样品 生产要用的话 请务必找 我们核对之后再拿出去 不要自己随便 拿 这样容易错 而且容易不知道样品 去哪了 生产管理作 业指导书 业务部 生产部 10 1 备货期间 对订单生产情况进行跟 踪 并告知客户生产进度和交货时间 10 2 在订单执行过程中若需要变更 生 管部需知会业务部 业务部与客户重新 确认 订单或合同变更的范围及内外 部联络方式 如客户口头订单或变更或 通知 合同的执行 合

12、同跟踪 学 海 无 涯 步 骤 工 作 流 程 主导 部门 配合 部门 说 明 相关支持文 件及表单 品检部 业务部 生产部 11 1 如果客人要自己或指定验货人员 来验货的 要在交货期一周前 约客户 验货并将验货日期告知生管部和品保 部 11 2 如果客人指定由第三方验货公司 验货的 要在交货期两周前与验货公司 联系 预约验货时间 确保在交货期前 安排好时间 确定后将验货时间通知生 管部和品保部 业务部 品检部 12 1 如果属于法定检验的商品范围 属 于 种类表 商品范畴 在商品报关 时 需出具商检机构的出口货物通关单 方可报关 12 2 申请出口商品检验时 公司报检 员 将报检委托书 外

13、销合同 商业发 票 装箱单 厂检单等单据寄到报关行 委托报检 商检通过 取得出口货物通 关单 如需商检验货 约定验货时间 并通 知品保部配合 验货通过取得出口货物 通关单 与纸箱单一并寄到货代公司用 于报关 验货 商检 学 海 无 涯 步 骤 工 作 流 程 主导 部门 配合 部门 说 明 相关支持文 件及表单 业务部 无 13 1如 果 跟 客 人 签 定 的 合 同 是 FOB CHINA 条款 通常客人会指定运输 代理公司或船务公司 应尽早与货代联 系 告知发货意向 了解将要安排的出 口口岸 船期等情况 并确认工厂的交 货能否早于开船期至少一周以前 以及 船期能否达到客人要求的交货期 应

14、在 交货期两周之前向货运公司发出书面 订仓通知或邮件 网上订仓 跟踪舱位 预订情况 尽早取得订舱确认 13 2 如果是由卖方支付运费 应尽早向 货运公司或船务公司咨询船期 运价 开船口岸等 经比较 选择价格优惠 信誉好 船期合适的船公司 并告诉业 务员通告给客人 如客人不同意时要另 选客人认可的船务公司 开船前两周书 面定仓 程序同上 13 3 如果货物不够一个小柜 需走散 货时 向货代公司订散货仓位 拿到入 仓单时 还要了解截关时间 入仓报关 要求等内容 13 4 向货代或船务公司订舱时 一定 要传真书面定仓单或邮件订仓 网上订 仓 注明所定船期 柜型及数量 目的 港等内容 不得口头订舱 以

15、避免差 错 租船订仓 学 海 无 涯 步 骤 工 作 流 程 主导 部门 配合 部门 说 明 相关支持文 件及表单 业 务 部 生产部 14 1 货物做好并验货通过后 委托拖车 公司拉柜 要给拖车公司传真以下资 料 订确认书 拖柜委托书 注明装柜 时间 柜型及数量 装柜地址 及装船 口岸等 并要求回传一份上柜资料 列 明柜号 车牌号 司机及联系电话等 工厂装柜后一定要记住上封条 业 务 部 无 15 1 在拖柜同时将报关委托书 商业发 票 装箱单 合同 空白核销单 用快件 寄出 联系并确认报关行收到上述单据 通常要给报关留出两天时间 船截关 前 15 2 委托报关时 应告知报关行操作货 代的联

16、系方式及本公司的联系人和电 话等 跟踪报关放行情况 业 务 部 无 16 1 最迟在开船后两天内 要将提单内 容传真给船运公司或货运代理 提单内 容要按找 L C 或客人的要求来做 并给 出正确的货物数量 以及一些特殊要求 等 16 2 督促货代或船公司尽快出提单样 单 仔细核对样单无误后 向船公司书 面确认 如果提单需客人确认的 要先 传真提单样单给客人 得到确认后再要 求货代或船公司出正本 16 3 根据收到货代公司费用催缴单向 财务请款 付款后通知货代或船公司及 时取得提单和发票 16 4 收到货代或船公司的发票及提单 交给财务 LC 情况下 将提单及其他信 用证要求的单据 如清单 发票 FORM A 等 交银行议付 安排拖柜 获 得 运 输 文件 委托报关 学 海 无 涯 步 骤 工 作 流 程 主导 部门 配合 部门 说 明 相关支持文 件及表单 业务部 无 17 1 商业发票 L C 要求提供的文件中 对商业发票要求最严格 发票的日期要 确定在开证日之后 交货期之前 发票 中的货物描述要与 L C 上的完全相同 小写和大写金额都要正确无误 L C 上 对发票的条款应显示出来